Viele Start-up- oder wachstumsstarke Technologieunternehmen (wie z.B. Software-as-a-Service- oder SaaS-Firmen) sehen sich mit einer beträchtlichen Menge an anfänglichen Kosten bei der Erstellung ihrer Software konfrontiert, die später verkauft oder zur Bedienung von Kunden eingesetzt werden soll. Oftmals stellen sich Firmeninhaber die Frage, wie diese Softwareentwicklungskosten angemessen zu behandeln sind; soll ich sie als Aufwand verbuchen oder aktivieren? Die Bestimmung dieser Kosten kann sich erheblich auf die Finanzzahlen eines Unternehmens auswirken, einschließlich des EBITDA, das ein Maßstab ist, auf den sich die meisten privaten Investoren konzentrieren, um die Bewertung eines Unternehmens zu bestimmen. Dieser Artikel wird versuchen, einem CEO/CFO/Controller Klarheit zu verschaffen, um die US General Accepted Accounting Principles (GAAP) zu diesem Thema besser zu verstehen.
Zunächst definieren die Rechnungslegungsstandards nach GAAP zwei Richtlinien für die Aktivierung von Software:
- Software, die verkauft, vermietet oder vermarktet werden soll (ASC 985-20)
- Software für den internen Gebrauch (ASC 350-20)
Diese Standards haben eine Reihe unterschiedlicher Bilanzierungsregeln, nach denen Kosten zu aktivieren oder als Aufwand zu verbuchen sind.
Software, die verkauft, vermietet oder vermarktet werden soll
Nach ASC 985 müssen alle Kosten, die bis zu diesem Zeitpunkt angefallen sind, als Aufwand verbucht werden, bis eine Technologie die technologische Durchführbarkeit erreicht hat. Die technologische Realisierbarkeit ist nach ASC 985 definiert als ein Punkt, an dem
„alle Planungs-, Entwurfs-, Kodierungs- und Testaktivitäten, die notwendig sind, um festzustellen, dass das Produkt produziert werden kann, um seine Entwurfsspezifikationen zu erfüllen, einschließlich der Funktionen, Merkmale und technischen Leistungsanforderungen, abgeschlossen sind.“
Viele in der Softwarebranche werden den Standpunkt vertreten, dass die technologische Realisierbarkeit erst dann erreicht ist, wenn die Software in irgendeiner Form von der Öffentlichkeit genutzt oder verbraucht werden kann. In dieser Denkweise wird der größte Teil der Entwicklungskosten als Aufwand verbucht werden. Andere wiederum sind der Ansicht, dass die technologische Durchführbarkeit bereits vor dem Verkauf des Produkts gegeben ist, da ein Produkt bereits vor der Markteinführung für einen begrenzten internen Gebrauch oder für „Familie und Freunde“ funktionieren kann, um Feedback zu generieren. Wie Sie sehen, kann die technologische Durchführbarkeit je nach Produkt und Verwendungszweck der Interpretation eines Unternehmens unterliegen. Sobald die technologische Durchführbarkeit erreicht ist, werden alle indirekten und direkten Kosten, die mit der Softwareentwicklung verbunden sind, bis zur Freigabe an den Kunden aktiviert.
Software für den internen Gebrauch
Wenn ein Unternehmen intern Software ausschließlich für den internen Bedarf des Unternehmens entwickelt, können die Kosten aktiviert werden, sobald das Produkt das Stadium des Vorprojekts überschritten hat und in das Stadium der Anwendungsentwicklung übergegangen ist. Gemäß ASC 350,
„Die Anwendungsentwicklungsphase umfasst (a) das Design des Entwicklungspfads, einschließlich der Konfiguration und der Schnittstellen der Software, (b) die Codierung, (c) die Installation auf der Hardware und (d) das Testen, einschließlich der Parallelverarbeitung. In dieser Phase sind die internen und externen Kosten für die Entwicklung der intern genutzten Software zu aktivieren, ebenso wie die Kosten für die Entwicklung oder Beschaffung von Software, die für den Zugriff auf alte Daten oder deren Konvertierung durch neue Systeme verwendet wird. Die Kosten für die Datenkonvertierung sollten hingegen als Aufwand verbucht werden. Auch die in dieser Phase anfallenden Schulungskosten sollten als Aufwand verbucht werden.“
Daher sind Kosten, die für die Auswahl von Anbietern, die Beratung, die Planung und die strategische Entscheidungsfindung anfallen, als Aufwand zu verbuchen, da sie Teil der Vorprojektphase sind. Kosten, die für die eigentliche Anwendungsentwicklung anfallen (z. B. Kodierung der Software, Installation von Servern, Hosting von Servern während der Entwicklungsphase, Zinskosten, die während der Entwicklung der Software anfallen, usw.) werden aktiviert, bis das Produkt für die Implementierung oder die Betriebsphase bereit ist. Nach der Implementierung werden alle zusätzlichen Kosten wie Schulungen, Upgrades und Erweiterungen wieder als Aufwand verbucht.
Wo fallen SaaS-Produkte also hin?
SaaS-Unternehmen stehen vor einer schwierigen Entscheidung, welcher Richtlinie sie folgen sollen. Einige mögen argumentieren, dass die Dienstleistungen, die sie anbieten, eine Software sind, da die Software das Produkt ist, das ein Kunde kauft, und somit ASC 985 gilt. Andere können argumentieren, dass ihre Kunden kein Eigentum an der Software haben, sondern lediglich Zugang zu einer Dienstleistung, die über eine intern entwickelte Software erbracht wird, mit der die Kunden eine Schnittstelle haben, so dass ASC 350 Anwendung findet. Die Bestimmung dieses Sachverhalts hängt tatsächlich von verschiedenen Faktoren ab. Einige dieser Faktoren können die folgenden sein:
- Gehostete Arrangements werden im Allgemeinen ASC 350 folgen
- Software, die auf Kundenhardware geladen werden kann, wobei der Kunde physischen Zugang zum Quellcode erhält, kann ASC 985 folgen
Aus diesen Gründen können die meisten SAAS-Unternehmen mit traditionellen Hosting-Arrangements ihre Entwicklungskosten als Software zur internen Nutzung aktivieren.
Zusammenfassung
Nachfolgend finden Sie eine Zusammenfassung der Unterschiede zwischen ASC 985 und ASC 350
| Zu verkaufende Software, verleast oder vermarktet wird (ASC 985-20) | Software zur internen Nutzung | |
| Wann können die Kosten aktiviert werden? | Technologische Machbarkeit erreicht | Während der Anwendungsentwicklung |
| Wann beginnen die Kosten zu amortisieren? | Bei Freigabe der Software | Bei Inbetriebnahme |
| Wie werden diese Kosten abgeschrieben? | Amortisiert in den Herstellungskosten unter Verwendung des größeren der folgenden Werte:
– Das Verhältnis zwischen den aktuellen Bruttoerlösen für ein Produkt und der Summe der aktuellen und erwarteten zukünftigen Bruttoerlöse für dieses Produkt – Die lineare Methode über die verbleibende geschätzte wirtschaftliche Lebensdauer des Produkts einschließlich der Periode, über die berichtet wird. |
Die lineare Methode über die erwartete Nutzungsdauer durch Abschreibungsaufwand |