Firmengesponserte Ruhestandspläne waren früher für viele kleine Unternehmen unerreichbar, aber die jüngsten Änderungen des Bundesgesetzes und Anreize sollen Sie ermutigen, einen Plan für Ihre Mitarbeiter und sich selbst zu starten. Sie werden inzwischen auch von größeren Arbeitgebern für die Altersvorsorge akzeptiert, und der Internal Revenue Service (IRS) schätzt, dass 55 Millionen US-Arbeitnehmer an Plänen vom Typ 401(k) teilnehmen.
Was ist ein 401(k)-Plan?
Ein 401(k)-Plan ist eine Art von IRS-zugelassenem Pensionsplan, der es Mitarbeitern erlaubt, vorversteuerte Beträge (sogenannte Gehaltsumwandlungen) auf individuelle Pensionskonten einzuzahlen. Auch Arbeitgeber können zu den Mitarbeiterkonten beitragen, indem sie die Beiträge der Mitarbeiter oft bis zu einem bestimmten Prozentsatz ergänzen.
Sie können aus verschiedenen Arten von 401(k)-Plänen für Kleinunternehmen und anderen Arten von Pensionsplänen wählen. Lassen Sie sich von einem Ruhestandsplan-Berater helfen, um den besten für Ihr Unternehmen auszuwählen.
Wie kann ein 401(k) meinem Unternehmen helfen?
Das Einrichten und Einzahlen in einen Pensionsplan kann Ihrem Unternehmen, Ihnen als Eigentümer und Ihren Mitarbeitern zugute kommen.
Vorteile für Ihr Unternehmen
Die Beiträge Ihres Arbeitgebers sind als Betriebsausgaben absetzbar, was Ihre Unternehmenssteuern reduziert.
Ihr Unternehmen kann Steuergutschriften und andere Anreize für die Einführung eines Plans erhalten. Die Steuergutschrift gilt für Arbeitgeber mit 100 oder weniger Angestellten und wird auf 50 % Ihrer anrechenbaren Gründungskosten für einen 401(k)-Plan angewandt, bis zu einem Maximum von 500 US-Dollar pro Jahr. Die Steuergutschrift wird für die Einrichtung und Verwaltung des Plans sowie für die Schulung Ihrer Mitarbeiter gewährt.
Außerdem ist das Angebot eines Pensionsplans für aktuelle und potenzielle Mitarbeiter attraktiv und verschafft Ihnen einen Wettbewerbsvorteil bei der Einstellung und Bindung von Talenten.
Vorteile für Sie und Ihre Mitarbeiter
Investitionen in den Plan wachsen steuerfrei, nachdem Beiträge geleistet wurden, und es werden keine Steuern auf Investitionsgewinne gezahlt, bis die Mitarbeiter das Geld abheben. Beiträge zum Plan können das steuerpflichtige Einkommen für das Jahr reduzieren.
Mitarbeiter können ihre Beiträge über die Gehaltsabrechnung einzahlen und das Vermögen ihres Plans in den Plan eines anderen Arbeitgebers übertragen, wenn sie den Arbeitsplatz wechseln.
Was muss ich sonst noch wissen?
Hier sind einige weitere wichtige Informationen, die Sie als Unternehmer wissen müssen, wenn Sie die Einrichtung eines 401(k)-Plans in Erwägung ziehen.
Ein 401(k)-Plan gilt nach den Regeln des IRS als qualifizierter Plan. Das bedeutet, dass er die Anforderungen des Internal Revenue Code für diese Art von Altersvorsorgeplan erfüllen muss, wozu auch die Erstellung regelmäßiger Berichte über den Plan an die Teilnehmer und die IRS gehört.
Der 401(k) und einige andere Arten von arbeitgebergesponserten Pensionsplänen werden „beitragsorientierte Pläne“ genannt, weil die Beiträge definiert sind, nicht aber die Leistungen, wie es bei traditionellen Renten der Fall ist. Der Wert des Kontos ändert sich mit der Höhe der Beiträge und der Performance der Investitionen der Person.
Beiträge zu aufgeschobenen Pensionsplänen, einschließlich 401(k)-Plänen, werden zunächst nicht besteuert. Aber der Kontoinhaber muss Steuern auf die Investitionen und Erträge (Dividenden und Kurssteigerungen) zahlen, wenn sie aus dem Plan entnommen werden, bei der Pensionierung oder unter besonders erlaubten Umständen.
Wer beaufsichtigt Ruhestandspläne?
Der IRS qualifiziert bzw. genehmigt die Pläne und reguliert sie aus steuerlicher Sicht. Das U.S. Department of Labor (DOL) beaufsichtigt die vom Arbeitgeber gesponserten Pensionspläne nach dem Employee Retirement Income Security Act von 1974 (ERISA). Sie befassen sich mit den treuhänderischen Pflichten der Plansponsoren, den Rechten der Teilnehmer und der Garantie der Leistungen.
Wer kann an dem Plan teilnehmen?
Im Allgemeinen können sich Mitarbeiter, die mindestens 21 Jahre alt sind und ein Dienstjahr absolviert haben, für den Plan anmelden. Sie können keinen Mitarbeiter ausschließen, weil er oder sie ein bestimmtes Alter erreicht hat.
Der IRS legt Beschränkungen fest, um sicherzustellen, dass die Pensionspläne allen Mitarbeitern zugute kommen, nicht nur den hoch vergüteten Mitarbeitern (HCEs) wie Führungskräften, Eigentümern und hoch verdienenden Mitarbeitern des Unternehmens. Der IRS definiert HCEs als diejenigen, die:
- Im Vorjahr mehr als 5 % der Anteile am Unternehmen besaßen oder
- Im Vorjahr eine Vergütung von mehr als einem bestimmten Betrag ($125.000 für 2019 oder $130.000 für 2020 und 2021) erhalten haben.
In den Plandokumenten finden Sie an verschiedenen Stellen Einschränkungen, die die Teilnahme von gut verdienenden Mitarbeitern einschränken. Zum Beispiel müssen die Matching-Beiträge von Mitarbeitern und Unternehmen für HCEs proportional zu denen für andere Mitarbeiter sein. Sie können am 401(k)-Plan Ihres Unternehmens als Eigentümer teilnehmen, wobei es einige Obergrenzen für den Betrag gibt, den Sie pro Jahr einzahlen können.
Wenn Sie keine Angestellten haben und die einzige Person in Ihrem Unternehmen sind, können Sie sich möglicherweise für einen so genannten Solo 401(k) qualifizieren. Es erlaubt einem Ein-Eigentümer-Unternehmen (mit jeder Art von Unternehmensrechtsstruktur), Beiträge zum Plan zu leisten. Möglicherweise können Sie sowohl als Arbeitnehmer als auch als Arbeitgeber Beiträge leisten.
Lesen Sie mehr von der IRS über 401(k)-Pläne mit einem Teilnehmer.
Wie erstelle ich einen 401(k)-Plan?
Einen 401(k)-Plan für ein Unternehmen zu erstellen – selbst für ein kleines – ist ein komplexer Prozess. Im Folgenden finden Sie einen grundlegenden Überblick über die Schritte, um die Genehmigung zu erhalten und den Plan zu starten:
- Schreiben Sie einen Plan mit Hilfe eines Planberaters und senden Sie ihn an die IRS, um ein Bestimmungsschreiben (Genehmigung) zu erhalten.
- Teilen Sie den Mitarbeitern Informationen mit, wenn Sie den Plan starten und dann jedes Jahr danach.
- Finden Sie einen Treuhänder (Investment Manager), der Ihnen bei der Entscheidung hilft, wie Sie die Beiträge investieren und die einzelnen Mitarbeiterkonten verwalten.
- Beginnen Sie mit der Zahlung von Arbeitgeberbeiträgen, falls angeboten, und erlauben Sie Arbeitnehmerbeiträgen über Ihr Gehaltsabrechnungssystem.
Welche Funktionen sollte ein 401(k) haben?
Matching Contributions. Ihr Unternehmen ist nicht verpflichtet, Beiträge zum Plan zu leisten, aber Sie können wählen, ob Sie einen Prozentsatz des Gehalts jedes Mitarbeiters beitragen, ob Sie den Betrag verdoppeln, den jeder Mitarbeiter beiträgt (bis zu einer bestimmten Grenze), oder ob Sie beides tun. Bei einem traditionellen 401(k) können Sie den Betrag, den das Unternehmen beisteuert, jedes Jahr ändern.
Automatische Anmeldung. Ein zunehmend beliebtes Merkmal betrieblicher Altersvorsorgepläne ist die automatische Einschreibung, um die Beteiligung der Mitarbeiter zu erhöhen. Sie können für jeden Mitarbeiter einen individuellen Plan einrichten und die Beiträge zur Altersvorsorge automatisch von seinem Gehalt abziehen.
Ab dem 1. Januar 2020 kann sich Ihr Unternehmen für eine neue Steuergutschrift von bis zu 500 Dollar für die Einrichtung eines neuen Kontos für die automatische Anmeldung qualifizieren, dank des Gesetzes SECURE Act, das für „Setting Every Community Up for Retirement Enhancement“ steht. Es setzt zahlreiche Bestimmungen in Kraft, die die Rentensicherheit im ganzen Land stärken sollen. Diese Steuergutschrift für Arbeitgeber für die automatische Registrierung ist zusätzlich zu der oben beschriebenen Startgutschrift und ist für drei Jahre verfügbar.
Unverfallbarkeit. Sie müssen in Ihrem Plandokument festlegen, wie Mitarbeiter unverfallbar werden, aber Ihr Unternehmen kann die Details festlegen. Unverfallbarkeit in einem Pensionsplan bedeutet Eigentum. Wenn das Rentenkonto eines Mitarbeiters unverfallbar ist, kann es nicht verfallen, wenn er oder sie das Unternehmen verlässt. Die Unverfallbarkeit hängt von der Art des Beitrags und der Dauer der Betriebszugehörigkeit des Mitarbeiters zum Unternehmen ab:
- Eigene Beiträge des Mitarbeiters sind per Gesetz sofort zu 100 % unverfallbar. Diese Beträge können aus keinem Grund verwirkt werden.
- Arbeitgeberbeiträge für 401(k)s können eine Vielzahl von Unverfallbarkeitszeitplänen haben, wie von Ihrem Unternehmen in Ihrem Plandokument festgelegt. Sie können eine sofortige Unverfallbarkeit, eine 100%ige Unverfallbarkeit nach einer bestimmten Anzahl von Dienstjahren oder einen Unverfallbarkeitsplan haben, der den Prozentsatz der Unverfallbarkeit des Mitarbeiters jedes Jahr erhöht.
Alle Mitarbeiter müssen zu 100 % unverfallbar sein, wenn sie das normale Rentenalter erreichen oder wenn der Plan beendet wird.
Investitionsmöglichkeiten. Sie müssen entscheiden, wie das Geld auf den Mitarbeiterkonten angelegt werden soll und welche Anlagemöglichkeiten Sie den Mitarbeitern zur Verfügung stellen wollen. Finden Sie einen Anlageberater, der die Anlagen verwaltet und Ihnen und Ihren Mitarbeitern hilft, sich für ein Menü von Allokationsoptionen zu entscheiden.
Informationen für die Teilnehmer
Sie müssen den Planteilnehmern regelmäßig Berichte vorlegen, einschließlich einer jährlichen zusammenfassenden Planbeschreibung und eines individuellen vierteljährlichen Leistungsnachweises, der den Kontostand jedes Teilnehmers zeigt. Sie müssen auch einen jährlichen Informationsbericht, das sogenannte Formular 5500, über Ihren Plan bei der Bundesregierung einreichen.
TIP: Sie haben einen gewissen Ermessensspielraum, was Sie Ihren Mitarbeitern in einem 401(k)-Plan anbieten, aber die Einrichtung eines solchen Plans hat auch viele spezifische Anforderungen. Dieser IRS-Artikel, „A Guide to Common Qualified Plan Requirements“, enthält weitere Informationen über Mindestbedingungen und was Sie in Ihren Plan aufnehmen müssen.
Überwältigt? Hier ist Hilfe
Viele Finanzinstitute, Plananbieter und andere Organisationen bieten vom IRS vorab genehmigte 401(k)-Pläne an, eine Vorlage, die den Verwaltungsaufwand für die Einrichtung und Pflege eines 401(k) erheblich verringern kann.