Bei der Arbeit organisiert zu sein, bedeutet nicht nur, Deadlines oder individuelle Leistungsziele einzuhalten. Wenn Mitarbeiter in der Lage sind, ihre Arbeit effizient zu managen, profitieren auch ihre Teamkollegen davon.
Ich werde allerdings nie die Art von Person sein, die Freude daran findet, meine digitalen und physischen Räume zu organisieren. Ich habe zwar festgestellt, dass ich in der Regel mit einem Minimum an Organisation auskomme, aber ich frage mich oft, wie viel Zeit und Stress ich mir sparen würde, wenn ich ein wenig sorgfältiger wäre.
Nun, es ist die Zeit der Vorsätze und des Neuanfangs. Wenn Sie also auf der Suche nach Inspiration sind, wie Sie bei der Arbeit organisiert bleiben können, haben wir Tipps für Sie, wie Sie Ihre Nachrichten, Dokumente, Beziehungen und Zeit in den Griff bekommen.
Managen Sie die Flut von Benachrichtigungen, Nachrichten und E-Mails
Selbst die am besten organisierten unter uns kämpfen gegen eine ständig steigende Flut von E-Mail-, App- und Nachrichten-Benachrichtigungen. In unserer aktuellen State of Work-Studie haben wir herausgefunden, dass die engagiertesten Wissensarbeiter im Durchschnitt 50 bis 100 E-Mails pro Tag erhalten.
Und wenn Ihnen da nicht die Kinnlade runterfällt, bedenken Sie Folgendes: Die durchschnittliche arbeitende Person in einem Industrieland sichtet an einem typischen Arbeitstag Informationen im Wert von 174 Zeitungen, sagt Sheena Iyengar, Professorin an der Columbia Business School.
Die digitale Kommunikation zeigt keine Anzeichen einer Verlangsamung, und die Nutzung von Apps nimmt zu. Um in der modernen Arbeitswelt bestehen zu können, ist es daher wichtiger denn je, ein System für die Verwaltung unserer Nachrichten zu schaffen.
Sie müssen Ihr Organisationssystem auch mit Grenzen schützen. Laut Sarah K. Peck, einer Autorin und Startup-Beraterin, sind schlechte Grenzen einer der Gründe, warum wir so digital desorganisiert sind.
„Kulturell sind wir schrecklich, was Grenzen und Priorisierung angeht“, schreibt Peck. „Das spiegelt sich zum Teil in unseren Konsumgewohnheiten und dem weitreichenden Ruhm von Marie Kondos minimalem Leben wider: Wir ertrinken in physischem und digitalem Durcheinander.“
Wie Sie bei der Arbeit organisiert bleiben
Auch wenn Sie nie vollständig kontrollieren können, wann Ihnen jemand Nachrichten schreibt, können Sie Parameter festlegen, wann Sie weniger dringende Nachrichten lesen und beantworten. Peck rät, mit Ihren Teamkollegen und Ihrem Vorgesetzten darüber zu sprechen, wie Sie während des Arbeitstages am besten mit Ihnen kommunizieren können. Und wenn Sie Ihr System für die Verwaltung Ihrer Nachrichten erstellt haben, teilen Sie es mit Ihren Kollegen und Ihrem Manager, damit sie Ihnen helfen können, diese Grenzen zu schützen.
Beispielsweise können Sie einen Zeitblock von 30 bis 45 Minuten als wiederkehrendes Kalenderereignis einplanen, um diese Zeit jeden Tag für das Lesen von Nachrichten zu reservieren. Legen Sie in diesem Zeitblock fest, welche Nachrichten dringend sind und welche Sie später beantworten können.
Für Nachrichten, die Sie nicht sofort beantworten können, geben Sie sich selbst eine Frist für die Rückmeldung an den Absender. Sie können sich zum Beispiel vornehmen, Nachrichten innerhalb von 48 Stunden nach Erhalt zu beantworten.
Widerstehen Sie dem Drang, während Ihrer festgelegten Zeit für das Nachrichtenmanagement Meetings zu planen oder andere Aufgaben zu erledigen. Sie können sogar ein Ritual darum herum schaffen: Gießen Sie sich eine Tasse Ihres Lieblingstees oder -kaffees ein, setzen Sie Kopfhörer auf und spielen Sie Ihre Lieblingsmusik für den Arbeitstag.
Zähmen Sie den digitalen Dokumentendrachen
Sie kennen den Albtraum – Sie arbeiten an einem gemeinsam genutzten Dokument, fühlen sich gut über den Fortschritt, den Sie machen, bis Sie feststellen, dass Sie die ganze Zeit in einer alten Version der Datei gespeichert haben. Oder Sie speichern Dokumente wahllos auf Ihrem Desktop oder im gefürchteten Download-Ordner.
Im Online-Magazin Bustle sagt die Autorin Carolyn Steber, dass diese Speicherpraktiken schlechte Angewohnheiten sind, die Sie versuchen sollten zu brechen, weil sie kein intuitives System für die Organisation Ihrer Dateien bieten. Sie rät: „Nein, Sie werden das alte Konzertkarten-PDF nie brauchen, also löschen Sie den Inhalt Ihres Download-Ordners.“
Wie Sie bei der Arbeit organisiert bleiben
Die Erstellung eines Dateinamensystems ist eine der besten Möglichkeiten, mehrere Versionen desselben Dokuments zu verwalten. Zum Beispiel könnte ich einen Artikelentwurf mit meinem Redakteur teilen, der „V1_Organisation101“ heißt. Mit diesem System werde ich meinen zweiten Entwurf „V2_Organisation101“ nennen. Es ist nicht wirklich wichtig, wie Sie Ihre Dateien benennen; was zählt, ist, dass Sie sie konsistent benennen.
In einem kürzlich geführten Interview mit Courtney Nolan, einem Strategic Customer Success Manager bei Dropbox, erfuhren wir, wie die Mitarbeiter des File-Hosting-Unternehmens ihr Dokumentenmanagementsystem aufgebaut haben.
„Sie sollten nicht darüber nachdenken müssen, was ‚a.1.xyz‘ bedeutet“, sagt Nolan und beschreibt Best Practices für Dateinamenskonventionen. „Geben Sie Ihren Dateien einen logischeren Kontext. Oft stellen wir fest, dass sich die Leute eher an den Kunden erinnern, oder an denjenigen, dem das Pitch gegeben wurde, oder an den Kontext des Pitches.
Bustle schlägt auch vor, einen Desktop-Hintergrund mit Grafiken herunterzuladen, die Ihnen helfen, Dateien und Ordner zu organisieren.
Fördern Sie gute Beziehungen zu Kollegen
Wenn wir darüber nachdenken, wie wir uns organisieren können, denken wir oft an unsere Arbeitsbelastung, nicht an unsere Beziehungen. Aber zu verstehen, welchen Beitrag unsere Kollegen zu unseren Teams und Unternehmen leisten, ist essentiell, um eine Ausrichtung am Arbeitsplatz zu schaffen.
Das Verständnis, wie Rollen und Teams zusammenpassen, ist ebenfalls essentiell, um so ziemlich alles zu erledigen. Wenn Sie sich dabei ertappt haben, in einem organisatorischen Silo zu arbeiten, nehmen Sie sich etwas Zeit, um die Menschen um Sie herum kennenzulernen und zu verstehen, wie sich ihre Arbeit auf Ihre auswirkt.
Wie Sie bei der Arbeit organisiert bleiben
Schauen Sie sich in Ihrer Abteilung um und finden Sie es heraus:
- Der Name jedes Einzelnen und seine Rolle im Unternehmen
- Was Ihre Kollegen jeden Tag tun
- Die Zeitpläne Ihrer Kollegen, damit Sie wissen, wann sie am meisten zu tun haben
- Die Arbeitsstile Ihrer Kollegen – wer leitet gerne Gruppeninitiativen und wer ist ein Introvertierter, der Probleme lieber eigenständig angeht
- Ihre persönlichen Ziele innerhalb der Organisation
Vergessen Sie nicht, diese Informationen auch über sich selbst mitzuteilen, damit Ihre Kollegen wissen, wie sie am besten mit Ihnen zusammenarbeiten können.
Weiterlesen: Wie Sie die richtigen Kommunikationsmittel wählen und die effektivsten Kommunikationskanäle für den Aufbau von Beziehungen zu Kollegen.
Schützen Sie Ihre wertvollste Ressource: Zeit
Zeit ist wohl einer der am schwierigsten zu verwaltenden Aspekte unserer Arbeitsbelastung. Selbst wenn wir Organisationsprofis sind, kann jemand anderes unseren Arbeitstag stören, indem er eine Deadline verpasst oder ein Meeting überziehen lässt.
In der Harvard Business Review schreibt die Organisationsexpertin Elizabeth Grace Saunders: „Auch wenn Sie nicht immer diktieren können, wie Menschen mit Ihnen kommunizieren, können Sie oft Erwartungen festlegen, wann Sie reagieren. Zum Beispiel können Sie eine arbeitsbezogene Textnachricht um 22.00 Uhr abends erhalten, aber Sie können sie am nächsten Morgen beantworten. Oder Sie können mit der Beantwortung von Nachrichten, die am Wochenende eingegangen sind, bis Montag warten.“
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass es beim Zeitmanagement in der Zusammenarbeit mit anderen auf Grenzen ankommt. Legen Sie Ihre Grenzen fest und kommunizieren Sie sie mit Ihren Kollegen.
Wie Sie bei der Arbeit organisiert bleiben
Bei Slack blockieren viele von uns in ihren Kalendern die Zeit, in der sie „den Kopf frei haben“, wenn wir vor einer Deadline stehen. Diese Aktion signalisiert unseren Kollegen – und auch uns selbst -, dass es Zeit ist, sich zu konzentrieren.
Aber was ist, wenn wir leicht abzulenken sind? Executive Coach Monique Valcour schlägt vor, dem Problem mit einer täglichen Selbstreflexion auf den Grund zu gehen, um zu verstehen, was bei der aktuellen Arbeitsbelastung nicht funktioniert.
Und wenn Sie dazu neigen, im Namen der Recherche in Informationskaninchenlöcher zu fallen, empfiehlt Sheena Iyengar, Grenzen für die Informationsbeschaffung zu setzen. Je nach Umfang des Projekts könnte das bedeuten, dass man sich zwei Stunden – und nur zwei Stunden – Zeit nimmt, um zu recherchieren.
„Vorbei sind die Zeiten, in denen man einfach gesagt hat: ‚Hey, lass mich doch einfach mal recherchieren und sehen, wo ich hinkomme‘, denn dann vergehen zwei Stunden und man wird feststellen, dass man nichts geschafft hat“, sagt Iyengar.
Lernen, wie man bei der Arbeit organisiert bleibt, bedeutet, dass man auf sein Team achtet
Sich jeden Tag etwas Zeit zu nehmen, um ein wenig besser organisiert zu sein, ist keine reine Fleißarbeit; es geht darum, Systeme und Grenzen zu schaffen, die für einen selbst funktionieren. Und indem Sie nach Möglichkeiten suchen, Ihre Produktivität zu verbessern, senden Sie ein klares Signal an Ihre Kollegen, dass Sie auch deren Zeit und Beiträge respektieren.