What Is a Probationary Period and How Does It Work?

Employers use probationary periods to coach and evaluate new employees, employees placed in a new position, and employees with performance problems. Eine Probezeit kann ein nützliches Managementinstrument sein, aber sie kann auch zu rechtlichen Problemen führen. Im Folgenden erklären wir, wie und wann Sie Probezeiten so einsetzen, dass Ihr Unternehmen nicht vor Gericht landet.

Verwendung von Probezeiten

Eine Probezeit ist eine Zeitspanne, in der ein neuer oder bestehender Mitarbeiter zusätzliche Aufsicht und Coaching erhält, entweder um eine neue Aufgabe zu erlernen oder um ein Leistungsproblem zu beheben. Die Probezeit kann so kurz wie ein Monat oder so lang wie ein Jahr sein, abhängig von der Situation, und oft verwenden Unternehmen eine 90-tägige Probezeit.

Arbeitgeber können Probezeiten vorschreiben für:

• neue Mitarbeiter (in dieser Situation könnte man sie als „Einführungszeit“ bezeichnen)
• bestehende Mitarbeiter, die in eine neue Position befördert werden (insbesondere, wenn es das erste Mal ist, dass der Mitarbeiter eine Aufsichts- oder Führungsposition innehat), oder
• bestehende Mitarbeiter mit erheblichen Leistungsproblemen.

Der Zweck einer Probezeit ist es, die üblichen Beschäftigungsregeln für einen Mitarbeiter auszusetzen oder zu modifizieren, der eine Aufgabe erlernt oder Schwierigkeiten mit der Leistung hat. Nehmen wir zum Beispiel an, ein Mitarbeiter hat Schwierigkeiten, Monatsberichte auszufüllen, gibt sie manchmal zu spät ab oder versäumt es, die notwendigen Informationen einzubeziehen. Nach ein paar Coaching-Sitzungen wird der Mitarbeiter für sechs Monate auf Probe eingestellt. Während dieser Zeit trifft sich der Mitarbeiter jede Woche mit seinem Vorgesetzten, um den Fortschritt bei den Monatsberichten zu überprüfen und Fragen und Bedenken zu besprechen. Der Vorgesetzte wird detailliertes Feedback und Coaching geben. Wenn sich der Mitarbeiter während der Probezeit nicht verbessern kann, wird er entlassen.

Rechtliche Risiken bei der Verwendung von Probezeiten

Eine Probezeit kann ein nützliches Coaching-Instrument sein: Sie gibt einem Mitarbeiter etwas zusätzliche Zeit und Aufsicht, während er eine neue Aufgabe erlernt, und sie gibt einem Mitarbeiter, der sich abmüht, eine detailliertere Anleitung und ein Gefühl für die Dringlichkeit von Verbesserungen. Es kann jedoch auch zu rechtlichen Problemen führen, wenn es die at-will-Beschäftigung gefährdet.

Die meisten Mitarbeiter in diesem Land arbeiten at-will. Das bedeutet, dass der Arbeitgeber den Mitarbeiter jederzeit entlassen kann, und zwar aus jedem Grund, der nicht illegal ist (zum Beispiel aufgrund von Rassen- oder Geschlechterdiskriminierung). Ein Arbeitgeber kann dieses Recht jedoch verlieren, wenn er ein Versprechen abgibt, das nicht mit der at-will-Beschäftigung vereinbar ist. (Um mehr zu erfahren, siehe At-Will Employment.)

Das implizite Versprechen (oder die Drohung) einer Probezeit ist, dass der Arbeitnehmer den Vorteil dieser Zeitspanne hat, um eine neue Arbeit zu lernen oder sich in einer alten zu verbessern. Mit anderen Worten, es könnte bedeuten, dass der Mitarbeiter die gesamte Probezeit zur Verfügung hat, um sich einzuarbeiten, und dass er während dieser Zeit nicht entlassen wird. Ebenso kann ein Mitarbeiter erwarten, dass er weiter beschäftigt wird, wenn er die Probezeit erfolgreich abschließt. Aus diesen Gründen verwenden viele Arbeitgeber keine Probezeit.

Wenn sich Ihr Unternehmen für eine Probezeit entscheidet, sollte es Maßnahmen ergreifen, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter wissen, dass sie trotzdem jederzeit entlassen werden können. Alle Beschäftigungsdokumente, die sich auf die Probezeit beziehen, einschließlich des Mitarbeiterhandbuchs, der Leistungsbeurteilungen, der Pläne zur Leistungsverbesserung, der Einstellungsunterlagen usw., sollten deutlich darauf hinweisen, dass die Probezeit das Arbeitsverhältnis nach freiem Ermessen nicht ändert. Aus diesen Dokumenten sollte klar hervorgehen, dass ein Mitarbeiter auch während der Probezeit oder nach deren Beendigung jederzeit ohne Angabe von Gründen entlassen werden kann.

Tipps für den erfolgreichen Einsatz von Probezeitregelungen

Wie bereits erwähnt, besteht die wichtigste Maßnahme zum Schutz der Rechte Ihres Unternehmens bei der Verwendung von Probezeitregelungen darin, in allen Dokumenten zu vermerken, dass das Arbeitsverhältnis nach Belieben besteht, auch für Mitarbeiter, die sich in der Probezeit befinden oder die Probezeit beendet haben. Hier sind einige weitere Schritte, die Sie unternehmen können, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen keine unnötigen rechtlichen Risiken eingeht und dass der Mitarbeiter die beste Möglichkeit hat, die Arbeit zu erlernen oder Leistungsprobleme zu korrigieren:

• Seien Sie sich über Ihre Erwartungen im Klaren. Informieren Sie den Mitarbeiter über den Status der Probezeit, wie lange sie dauern wird und was während dieser Zeit passieren oder sich ändern muss. Wird sich der Mitarbeiter jede Woche mit Ihnen treffen? Muss der Mitarbeiter bestimmte Leistungsmeilensteine erreichen?
• Geben Sie regelmäßig Feedback. Führen Sie regelmäßige Besprechungen mit dem Mitarbeiter durch, um ihm Feedback zu geben und ihn zu beraten. Wenn der Mitarbeiter Leistungsprobleme hat, geben Sie detaillierte Hinweise, wie der Mitarbeiter sich verbessern kann – und bieten Sie bei Bedarf Schulungen an.
• Holen Sie sich Hilfe für den Mitarbeiter. Weisen Sie einen sachkundigen und erfahrenen Mentor zu, der den Mitarbeiter berät. Wenn der Mitarbeiter Schulungen oder andere Ressourcen benötigt, stellen Sie sicher, dass diese bereitgestellt werden.
• Holen Sie sich Feedback von Ihrer Personalabteilung. Die Personalabteilung kann Ihnen helfen, sicherzustellen, dass Sie den Mitarbeiter fair und konsequent behandeln. Wenn Sie z.B. einem Mitarbeiter, der sich schwer tut, eine einmonatige Probezeit geben, die meisten anderen Manager ihm aber drei Monate Zeit geben, um seine Leistung zu verbessern, sollten Sie sicherstellen, dass Sie dem Mitarbeiter eine faire Chance geben, die Dinge zu ändern.
• Dokumentieren Sie alles. Wenn ein Mitarbeiter die Arbeit nicht erledigen oder seine Leistung nicht verbessern kann, werden Sie das Arbeitsverhältnis wahrscheinlich beenden wollen. Um rechtlichen Ärger zu vermeiden, sollten Sie während der Probezeit alles genau dokumentieren: die Leistung des Mitarbeiters, Ihre Bemühungen, ihn zu coachen und zu führen, alle Schulungen, die er erhalten hat, und so weiter. So sind Sie rechtlich auf der sicheren Seite, wenn Sie entscheiden, dass der Mitarbeiter den Schnitt nicht schafft.