Stephanie ist eine harte Arbeiterin, wenn es um ihre beruflichen Pflichten geht. Sie drückt sich durch den Tag und stellt sicher, dass sie das erledigt, was von ihr erwartet wird, oft sogar mehr. Spät auf der Arbeit zu sitzen, die Nacht durchzumachen, persönliche Verpflichtungen für berufliche Verpflichtungen zu vernachlässigen, ist für sie eine allzu häufige Erfahrung.
Und all die wichtigen familiären Verpflichtungen, die sie verpasst hat, sind eine ganz andere Geschichte für sich. Aber all das fordert nun seinen Tribut an ihrer Gesundheit (sowohl mental als auch physisch) und ihrer Produktivität.
Was genau fehlt also in ihrem Leben? Sie haben es erraten – die Eisenhower-Matrix.
Oftmals ist es Ihnen vielleicht nicht bewusst, aber das Einzige, was Sie in Ihrem Leben brauchen, ist ein wenig Organisation und Priorisierung dessen, was getan werden muss, um die sich überschneidenden Verpflichtungen zu erfüllen.
Mit diesen Worten denken Sie wahrscheinlich, dass es doch nicht so schwierig ist. Da liegen Sie falsch und richtig zugleich. Falsch in der Hinsicht, dass, wenn Sie denken, einfach nur wahllos eine To-Do-Liste zu machen, wird Wunder für Sie bewirken, es wird funktionieren, aber nicht auf eine umwerfende Art und Weise.
Und Sie haben Recht, mit ein bisschen mehr Aufwand und durch die Verwendung der Eisenhower Matrix wird Ihr Leben um einiges besser werden.
Was ist die Eisenhower-Matrix?
Die Eisenhower-Matrix ist eine Methode zur Priorisierung Ihrer Aufgaben auf der Basis ihrer Dringlichkeit. Sie hilft dabei, die Aktivitäten zu bestimmen, die wichtig sind und die, die Ihre Aufmerksamkeit gar nicht verdienen. Der Kopf hinter der berühmten Eisenhower-Matrix ist Dwight D. Eisenhower.
Eines seiner berühmten Zitate lautet: „Die meisten Dinge, die dringend sind, sind nicht wichtig, und die meisten Dinge, die wichtig sind, sind nicht dringend.“
Dieses Zitat bildet auch die Grundlage für Dwights persönliches Zeitmanagement.
Zu der Matrix kommend, kategorisiert die Matrix im Grunde Ihre Aufgaben in 4 Quadranten, je nachdem, was Sie zu einer bestimmten Zeit während Ihres Tages erledigen müssen.
Diese 4 Quadranten sind:
- Do
- Decide
- Delegate
- Eliminate
Do
Der erste Quadrant der Eisenhower-Matrix, Do, besteht aus Ihren wichtigsten Aufgaben. Die Tätigkeiten, die dringend erledigt werden müssen. In diese Kategorie fallen in der Regel die Aufgaben, bei denen eine Deadline naht oder die keinen Aufschub dulden.
Um Aufgaben in diese Kategorie einzuordnen, müssen Sie zunächst Ihre Prioritäten gründlich analysieren und dann entscheiden, ob sie zu den Do it now-Kriterien passen. Wenn die Aufgabe innerhalb eines Tages oder spätestens am nächsten Tag erledigt werden muss, handelt es sich um eine dringende Aufgabe. Do.it.now!
Eine andere Möglichkeit, dies in einen Zusammenhang zu bringen, ist, sich das berühmte „eat the frog first principle“ von Mark Twain vor Augen zu halten, womit gemeint ist, dass Sie Ihre dringendsten Aufgaben für den Tag als erstes am Morgen erledigen sollten.
Lassen Sie uns hier ein konkretes Arbeitsbeispiel nehmen, um die Sache für Sie zu vereinfachen. Am Ende jeder Woche sind Sie mit der Aufgabe betraut, Ihrem Vorgesetzten einen umfassenden Bericht vorzulegen. Nun, Ihr Wochenende ist ein Freitag. Es ist bereits Donnerstagmorgen und Sie haben den Bericht noch nicht vorbereitet. Gilt das als dringende Aufgabe? Auf jeden Fall!
Entscheiden
Der 2. Quadrant der Eisenhower-Matrix ist Entscheiden. Er besteht aus den Aufgaben, die wichtig, aber nicht unbedingt dringend sind. Dies könnte eine Reihe von Aufgaben umfassen, die von beruflichen E-Mails, Nachfassaktionen bis hin zu eher persönlichen Terminen und Verpflichtungen reichen.
Aufgaben in diesem Quadranten müssen für einen anderen Zeitpunkt geplant werden. In der Regel stehen diese Aufgaben im Einklang mit Ihren langfristigen Zielen und tragen zu Ihrem Wachstum bei. Ein alltägliches Beispiel könnte sein, Sport zu treiben. Sie wissen, dass es für eine gute Gesundheit wichtig ist, aber Sie können keine Zeit dafür aufwenden. Also müssen Sie entscheiden, wann Sie dazu bereit sind.
Planen Sie Aufgaben so, dass sie nicht in die Kategorie „dringend“ fallen. Stellen Sie sicher, dass Sie genug Zeit haben, sie zu erledigen, solange sie noch in diese Sparte passen.
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Delegieren
Der dritte Quadrant der Eisenhower-Matrix ist Delegieren. Diese Kategorie bezieht sich auf die Aufgaben, die nicht wichtig, aber dringend sind. Auch wenn es kontraintuitiv klingt, denn natürlich wäre Ihr erster Instinkt: Sind Aufgaben, die dringend sind, nicht auch wichtig? Nicht unbedingt!
Diese Tätigkeiten geben Ihnen in der Regel die Täuschung, wichtig zu sein, während sie in Wirklichkeit nicht viel zu Ihrer Produktivität beitragen. Sie müssen entscheiden, ob Sie sie verschieben müssen oder ob jemand anderes sie für Sie erledigen kann.
Zu den Beispielen gehören die Terminierung von Vorstellungsgesprächen, die Beantwortung bestimmter E-Mails oder Teambesprechungen, die von jemand anderem durchgeführt werden können, während Sie mit der Ausführung Ihrer Aktivitäten aus Quadrant 1 beschäftigt sind.
Eliminieren
Die letzte Kategorie der Eisenhower-Matrix ist Eliminieren. Diese besteht aus Aufgaben, die im Wesentlichen Ihre Produktivitätskiller sind. Sie tragen überhaupt nicht zu Ihren Zielen bei. Identifizieren Sie diese Aktivitäten und eliminieren Sie sie, um Ihrer Produktivität einen Schub zu geben.
Gängige Beispiele für diese Aktivitäten sind das gedankenlose Surfen in sozialen Medien, das ständige Überprüfen Ihres Telefons auf Anrufe oder Nachrichten, das Spielen von Videospielen oder allgemeine Aktivitäten, die Sie zum Prokrastinieren nutzen.
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Wie man die Eisenhower-Matrix für das Zeitmanagement nutzt
Wenn Sie sich jetzt fragen, ob Ihr Leben durch die Verwendung dieser Matrix auf magische Weise organisiert wird, ist es nicht so einfach! Aber mit ein wenig Aufwand können Sie sich selbst auf den Weg bringen.
Zunächst müssen Sie Ihre dringenden und wichtigen Aktivitäten klassifizieren. Dazu müssen Sie Ihre Prioritäten richtig setzen und Dringlichkeitsstufen definieren.
Ihre dringenden Aufgaben sind in der Regel diejenigen, die mit einer zeitlichen Einschränkung verbunden sind. Diese Aktivitäten sind mit einem „Sofort“ versehen und erfordern Ihre volle Aufmerksamkeit.
Die wichtigen Aufgaben hingegen sind in der Regel langfristig und eher zielorientiert. Sie liefern in der Regel keine sofortigen Ergebnisse und sind eher darauf ausgerichtet, langfristig bessere Entscheidungen zu treffen.
Nachdem Sie Ihre dringenden und wichtigen Aufgaben klassifiziert haben, sind die nächsten Dinge, die Sie tun müssen, um das Potenzial der Eisenhower-Matrix für das Zeitmanagement voll auszuschöpfen:
Quadranten mit Farbcodes versehen
Weisen Sie Ihren Quadranten Farbcodes zu, um die Schwere der Situation schnell zu erfassen. Durch die Zuordnung von Farben erhalten Sie einen schnellen Überblick darüber, was als nächstes zu tun ist. Diese Farbcodes helfen Ihnen auch, Ihre Aufgaben zu priorisieren, um fundierte Entscheidungen zu treffen.
Zum Beispiel kann der Erledigungsquadrant rot eingefärbt werden, um die Dringlichkeit der Aufgaben anzuzeigen.
Kategorisieren Sie Ihre beruflichen und persönlichen To-dos
Um Überschneidungen von Verpflichtungen zu vermeiden, erstellen Sie getrennte Matrizen für Ihre beruflichen und persönlichen Aufgaben. Das verschafft Ihnen Klarheit über die anstehenden Aufgaben und hat großen Einfluss darauf, wie Sie Ihre Zeit managen. Ein Trick kann hier darin bestehen, dass Sie für beide Arten von Verpflichtungen bestimmte Stunden des Tages vorsehen und sehen, wie das für Sie funktioniert.
Begrenzen Sie die Anzahl der Elemente pro Quadrant
Das Hinzufügen von zu vielen Elementen pro Quadrant wird die Dinge zu sehr verkomplizieren und der Zweck der Eisenhower-Matrix für das Zeitmanagement wird verloren gehen. Um sie zu optimieren, beschränken Sie die Anzahl der Aktionen auf 7 oder 8. Auf diese Weise werden Sie nicht überwältigt von dem, was Sie tun müssen.
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Verwendung eines Projektmanagement-Tools zur Implementierung der Eisenhower-Matrix
Sehen wir der Tatsache ins Auge, dass Sie viel verpassen, wenn Sie nicht auf professionelle Tools für das Zeitmanagement setzen. Damit diese Matrix wie ein Zauberstab funktioniert, brauchen Sie ein Projektmanagement-Tool. An dieser Stelle möchten wir Ihnen nTask vorstellen.
Nutzen Sie nTask, um Ihre Zeit effektiv und ohne Angst vor Prokrastination zu verwalten. Folgende Funktionen des Tools helfen Ihnen, Ihre Produktivität drastisch zu verbessern und Zeitfresser zu eliminieren:
- Checklisten: Beginnen Sie damit, Ihre To-Dos in Form einer Checkliste aufzulisten. Dies bildet die Grundlage für die Identifizierung Ihrer beruflichen und persönlichen To-Dos und hilft Ihnen zu definieren, woran Sie als Nächstes arbeiten sollten
- Kategorie: Sobald Sie eine Checkliste erstellt und die entsprechenden Aufgaben angelegt haben, können Sie verschiedene Kategorien zuordnen, um die Dinge für sich selbst oder Ihr Team übersichtlich zu gestalten. Die Kategorien sind vollständig anpassbar und können nach Belieben verwendet werden
- Prioritätsstufe: Schließlich weisen Sie Ihren Aufgaben Prioritätsstufen entsprechend ihrer Dringlichkeit zu. Diese Prioritätsstufen erleichtern Ihnen die Entscheidung, in welchen Quadranten der Matrix Ihre Aufgaben passen und was Sie als Nächstes tun sollten
- Stundenzettel: Um die Zeit zu analysieren, die Sie oder Ihr Team für Aufgaben mit hoher oder niedriger Priorität aufwenden, können Sie die Stunden einfach in Stundenzetteln erfassen und später auswerten, um zu entscheiden, wo Sie Verbesserungen benötigen
Gantt-Charts in nTask Vs. Eisenhower-Matrix
Da wir bereits einige der Variablen der Eisenhower-Matrix wiederholt haben, ist es an der Zeit, die Dinge auf einer tieferen Ebene zu betrachten.
Erinnern Sie sich an die folgenden Quadranten der Eisenhower-Matrix – d.h.
- Erledigen
- Entscheiden
- Delegieren
- Eliminieren
Die meiste Zeit haben einige Aufgaben einen dringenden Charakter. In den Anfangsphasen eines Projekts ist vielleicht noch keine Dringlichkeit gegeben, aber sie kann jederzeit auftreten. Stellen Sie sich vor, Sie fallen auf eine Deadline zurück, weil Sie nicht liefern können oder der Kunde zusätzliche Wünsche hat.
In diesem Fall durchläuft der Workflow der Eisenhower-Matrix eine Metamorphosephase. Dies geschieht, weil Sie aufgrund von Anforderungen in letzter Minute oder in der Mitte des Projekts im Namen von irgendjemandem anders vorgehen.
Erinnern Sie sich in solchen Fällen daran, dass die Quadranten der Eisenhower-Matrix die gleichen bleiben. Das Einzige, was sich ändert, sind Aufgabenabhängigkeiten und viele andere Feinheiten.
Als wir von Aufgabenabhängigkeiten sprachen, fügten wir nTask eine interaktive Gantt-Diagramm-Benutzererfahrung hinzu. Es ist eine leistungsstarke eingebaute Funktion, bei der Sie diese Abhängigkeiten im Modus der Gitteransicht sehen können. Sie können eine beliebige Anzahl von Aufgaben mit anderen verknüpfen, wenn eine Aufgabe von etwas anderem abhängig ist.
Zuweilen werden diese Abhängigkeiten aufgrund der Natur von Meilensteinen Teil des Projekts. Zum Beispiel müssen die Entwickler eine Funktion liefern, können aber nicht weitermachen, wenn sie kein Design/Framework haben, auf das sie zurückgreifen können. In solchen Szenarien spielen Abhängigkeiten eine wichtige Rolle.
Weiter geht es mit der Problembeseitigung, die in nTask extrem praktisch ist. Da „Eliminierung“ Teil des Eisenhower-Matrix-Quadranten ist, können Sie Probleme entschärfen, indem Sie sie identifizieren und an einen Mitarbeiter in Ihrem Team übergeben.
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Verwalten und priorisieren Sie Ihre wichtigste Arbeit mit nTask!
Nutzen Sie es für persönliche oder Team-Produktivität. nTask ist kostenlos und beinhaltet eine unbegrenzte Anzahl von Aufgaben und Checklisten.
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Klingt kompliziert, oder?
Nun, wenn Sie über eine beliebige Anzahl von Problemen stolpern, können Sie Red Flags setzen und Probleme erstellen. Danach müssen Sie nur noch jemandem dieses „Problem“ zuweisen, damit es rechtzeitig behoben werden kann.
Das ist der beste Weg, um einen reibungslosen Arbeitsablauf zu gewährleisten, während bestimmte Personen im Hintergrund an der „Beseitigung“ des Problems arbeiten.
Die Verwaltung des Arbeitsablaufs anhand der Eisenhower-Matrix war nur ein Teil der Gleichung. Viele andere Elemente kommen während der Laufzeit eines Projekts ins Spiel. Sie müssen unvorhergesehene Umstände berücksichtigen, wie Urlaub, Krankheit und andere Katastrophen, die Teammitglieder den Projektmanagern von Zeit zu Zeit bescheren!