So alltäglich es für Vorstandssekretäre ist, ein Sitzungsprotokoll zu führen, so sehr mag es Sie überraschen zu erfahren, dass Vorstände gesetzlich nicht verpflichtet sind, überhaupt ein Protokoll zu führen. Das Anfertigen von Protokollen bei Vorstandssitzungen ist aus vielen Gründen der guten Unternehmensführung zu einer Best Practice geworden.
Vorlage für Sitzungsprotokolle
Mitglieder von Organisationen haben das Recht, bestimmte Unternehmensunterlagen wie Finanzberichte und Sitzungsprotokolle zu erhalten. Noch wichtiger ist, dass Vorstände gesetzliche und treuhänderische Pflichten haben, daher ist es wichtig, eine Aufzeichnung der Aktionen zu haben, die der Vorstand während der Sitzungen unternommen hat.
Zudem dienen die Protokolle der Vorstandssitzungen als Anleitung für den Vorstand, wenn er plant und strategische Entscheidungen trifft. Die Anfertigung von Vorstandssitzungsprotokollen unter Verwendung eines festgelegten Formats und einer Vorlage dient auch der rechtlichen Absicherung des Vorstands und der Organisation.
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Welche Informationen müssen Vorstandssekretäre aufzeichnen?
Die beste Quelle, die Vorstandssekretäre als Leitfaden für die Aufzeichnung von Vorstandsprotokollen verwenden können, sind die Robert’s Rules of Order.
Vorstandsprotokolle sollten einen Überblick über den Verlauf der Sitzung enthalten, ohne dabei zu wortreich zu sein. Der Vorstandssekretär sollte das Datum, die Uhrzeit und den Ort der Sitzung dokumentieren und angeben, ob es sich um eine reguläre oder eine Sondersitzung handelte.
Das Protokoll sollte auch eine Liste des Vorsitzenden, der Direktoren, der Mitarbeiter, der Gäste und aller anderen Teilnehmer enthalten. Es ist nicht notwendig, den Prozentsatz der anwesenden Mitglieder zu nennen, die ein Quorum bilden. Der Schriftführer muss nur dokumentieren, ob ein Quorum vorhanden ist oder nicht.
Das Protokoll sollte eine Aussage darüber enthalten, ob das Protokoll der vorherigen Sitzung gelesen und genehmigt wurde. Der wichtigste Teil des Protokolls ist die Dokumentation einer genauen Aufstellung aller Handlungen, die die Vorstandsmitglieder während der Sitzung vorgenommen haben.
Vorstandssitzungsprotokoll: Was man nicht aufzeichnen sollte
Es ist wichtig, dass Vorstandssekretäre verstehen, dass ein Protokoll nicht gleichbedeutend damit ist, Diskussionen wortwörtlich aufzuzeichnen. Das erschwert nicht nur die Arbeit des Schriftführers, auch die meisten Rechtsvertreter raten davon ab.
Vorstandsprotokolle sollten sich nicht wie ein Manuskript lesen. Stattdessen sollten sie als genaue und allgemeine Aufzeichnung von Vorstandsaktionen dienen. Vorstandsprotokolle sollten die Namen der Mitglieder wiedergeben, die einen Antrag stellen und unterstützen. In Bezug auf nachfolgende Diskussionen sollte das Protokoll die wichtigsten Argumente für oder gegen den Antrag enthalten, ohne Namen zu nennen. Die Aufnahme von zu vielen Informationen in das Vorstandsprotokoll könnte dazu führen, dass sich die Vorstandsmitglieder mit ihren freien Ideen während der Vorstandsdiskussionen zurückhalten.
Es besteht ein rechtliches Risiko, zu viele Informationen in das Vorstandsprotokoll aufzunehmen. Vorstandssekretäre sollten sich bewusst sein, dass Vorstandsprotokolle als juristische Aufzeichnungen dienen und vor Gericht verwendet werden können. Diskussionen und direkte Zitate von Vorstandsmitgliedern könnten von Gerichten viele Jahre später fehlinterpretiert werden, wenn die Vorstandsmitglieder den Kontext, in dem sie gesprochen haben, vergessen haben könnten. Anwälte werden Vorstandsprotokolle untersuchen, um nach Schwachstellen der Gegenseite zu suchen. Aussagen in den Protokollen können aus dem Zusammenhang gerissen werden, was dem Ruf einer Organisation schaden oder zu einer unangemessenen rechtlichen Haftung führen kann.
Nonprofit-Organisationen sollten den D.C. Code §29-406.24 beachten, der besagt, dass davon ausgegangen wird, dass alle Vorstandsmitglieder den Handlungen ihrer Vorstände zustimmen. Aus diesem Grund sollten Vorstandssekretäre in den Protokollen vermerken, dass ein Mitglied oder mehrere Mitglieder Einspruch gegen eine Maßnahme erhoben haben, die durch eine Abstimmung des gesamten Vorstands getroffen wurde.
Was sind Best Practices für Vorstandssitzungsprotokolle?
Das genaue Format von Vorstandssitzungsprotokollen variiert von Organisation zu Organisation, obwohl Best Practices für Governance darauf hinweisen, dass alle Sitzungsprotokolle einige grundlegende Informationen enthalten sollten. Best Practices ermutigen Vorstände auch dazu, in ihrer Art der Berichterstattung konsistent zu sein, damit die Informationen zuverlässig sind.
Vorstandsprotokolle sollten sorgfältig alle Entscheidungen, die der Vorstand getroffen hat, zusammen mit den nächsten Schritten dokumentieren. Das Protokoll dient auch als offizielles Protokoll, um Aktionspunkte zu identifizieren und zu verfolgen.
Aussagen sollten kurz und prägnant sein. Das Protokoll sollte mindestens die folgenden Informationen enthalten:
- Datum, Uhrzeit und Ort
- Uhrzeit, zu der die Sitzung einberufen und vertagt wurde
- Namen der Anwesenden und Abwesenden
- Korrekturen und Ergänzungen zu früheren Sitzungsprotokollen
- Ergänzungen zur Tagesordnung
- Status der Beschlussfähigkeit
- Gestellte oder zurückgezogene Anträge
- Abstimmungen, dass es einen Antrag und eine zweite Stimme gab, zusammen mit dem Abstimmungsergebnis
- Maßnahmen, die beschlossen wurden
- Neue Angelegenheiten
- Offene Diskussion und Teilnahme
- Datum und Uhrzeit für die nächste Sitzung
Der Vorstandssekretär spielt eine entscheidende Rolle bei der Aufzeichnung von Vorstandsprotokollen. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass der Vorstandssekretär mehr tut, als bei einer Sitzung mit Stift und Papier aufzutauchen. Ein wenig Planung von Seiten des Sekretärs, einschließlich der Verwendung einer Vorlage für Vorstandsprotokolle, wird die Arbeit wesentlich erleichtern.
Vorbereitung für Vorstandssekretäre: Verwendung einer Vorlage für Vorstandssitzungen
Der Vorstandssekretär und der Vorstandsvorsitzende sollten sich darauf einigen, was in das Vorstandsprotokoll aufgenommen werden soll. Sie sollten sich auch darüber einigen, was nicht protokolliert werden soll, um den Vorstand und seine Direktoren vor rechtlicher Haftung zu schützen.
Vorstandssekretäre können sich auf Sitzungen vorbereiten, indem sie Formate vergangener Sitzungsprotokolle durchsehen und Vorlagen für Musterprotokolle von Vorstandssitzungen verwenden. Die Vorlagen enthalten Bereiche zum Eintragen relevanter Informationen wie Datum, Uhrzeit und reguläre Tagesordnungspunkte, wobei neue Punkte flexibel hinzugefügt werden können. Es ist hilfreich, Formate für Vorstandssitzungsprotokolle zu prüfen, die andere Organisationen erfolgreich verwendet haben.
Vor jeder Sitzung muss der Vorstandssekretär vom Vorstandsvorsitzenden Informationen über Teilnehmer, Gäste und etwaige Redner oder besondere Präsentationen einholen. Der Sekretär wird auch die Protokolle der letzten Sitzung durchsehen und alle Dokumente für die Sitzung zusammenstellen wollen. Schließlich wird der Sekretär mit dem Vorstandsvorsitzenden zusammenarbeiten, um die Tagesordnung festzulegen.
Ein paar abschließende Worte zum Vorstandsprotokoll
Vorlagen und Formate sind wichtige Werkzeuge für Vorstandssekretäre. Warum sollten Sie sie nicht nutzen, um dem Vorstand einen Großteil der Arbeit beim Protokollieren abzunehmen? Eine gute Faustregel für Protokollanten ist es, eine Erklärung für jede Vorstandsaktion aufzuzeichnen, um zu vermeiden, dass sie zu wortreich ist.
Hoffentlich werden Ihre Vorstandsprotokolle nie als Beweis vor Gericht vorgelegt. Wenn dies jedoch der Fall ist, kann Ihr Vorstand mit diesen Hilfsmitteln sicher sein, dass das Protokoll die Vorstandsgeschäfte genau wiedergibt.