Von Aleks Sheynkman
Director of Engineering
SpaceIQ
Das breite Spektrum des Facility Managements macht es schwer, diese Position zu definieren. Während ein Vertriebsleiter direkt für die Verwaltung der Leistung der Vertriebsmitarbeiter verantwortlich ist, gehen die Funktionen des Facility Managements weit über das „Verwalten von Einrichtungen“ hinaus. Infolgedessen ist es für Unternehmen oft schwierig, die Vorteile eines guten Facility Managers zu maximieren.
Aber welche Bedeutung hat das Facility Management? Um wirklich zu verstehen, was ein Facility Manager tut, wofür er verantwortlich ist und welchen Einfluss er auf ein Unternehmen hat, ist es am besten, seinen Arbeitsbereich aufzuschlüsseln. Das bedeutet, dass man sich die vier Hauptsäulen des Facility Managements genauer ansieht: Menschen, Prozesse, das Gebäude und die Technik.
Menschen unterstützen
Das oberste Ziel eines Facility Managers ist es, eine angenehme Arbeitsumgebung für die Mitarbeiter zu schaffen. Dies dient vielen weitergehenden Zielen, einschließlich der Gewinnung und Bindung von Top-Talenten, der Verbesserung von Effizienz und Produktivität und der Schaffung einer positiven Arbeitsplatzkultur. Facility Manager unterstützen die Mitarbeiter in vielerlei Hinsicht, z.B.:
- Koordinierung von Schreibtischanordnungen
- Verwaltung von Mitarbeiterverzeichnissen
- Förderung von Umzügen und Raumnutzung
- Handhabung der Notfallplanung
Facility Manager dienen als Brücke zwischen dem Arbeitsplatz und den dort arbeitenden Mitarbeitern. Wann immer Fragen der Unterbringung, der Sicherheit oder des Komforts auftauchen, ist es die Aufgabe des Facility Managers, diese zu lösen.
Dies gilt auch für den Aufstieg. Facility Manager sind dafür verantwortlich, der Unternehmensleitung wichtige Planungsdaten zu liefern und den langfristigen Ansatz für die Arbeitsplatzoptimierung festzulegen. Ihr täglicher Umgang mit dem Arbeitsplatz gibt Aufschluss über die wahren Kosten und Wettbewerbsvorteile auf Mitarbeiterebene.
Prozesse etablieren
Was wären die Funktionen des Facility Managements ohne einen Prozess, der sie regelt? Die Etablierung von Prozessen bringt Ordnung an den Arbeitsplatz. Ordnung schafft ein System von Erwartungen, das eine Organisation hervorbringt, die sich positiv auf die Art und Weise auswirkt, wie Menschen den Arbeitsplatz nutzen. Der Arbeitsplatz läuft über eine Vielzahl von Prozessen, wie z.B.:
- Einreichen eines Arbeitsauftrags
- Reservieren von Räumen innerhalb der Einrichtung
- Einchecken von Gästen und Besuchern
- Notfallplanung
Facility Manager haben die doppelte Aufgabe, Regelungsbereiche zu identifizieren und Prozesse anzupassen, um diese abzudecken. Wann immer eine neue Situation auftritt, ist es die Aufgabe des Facility Managers, Ordnung aus dem Chaos zu schaffen und einen wiederholbaren Rahmen für den Umgang mit diesem Szenario in der Zukunft aufzubauen.
Die Entwicklung von Prozessen ist auch der Bereich, in dem sich der Umfang des Facility Managements ausweitet. Neue Prozesse können verschiedene Abteilungen, Mitarbeiter, Anlagen, Einrichtungen und Räume einbeziehen – alles, was die vielen Aspekte des Unternehmens miteinander verbindet.
Facilities upkeep and improvement
Wie der Name schon sagt, ist Facility Management weitgehend in der Instandhaltung und Verbesserung des physischen Gebäudes verwurzelt. Es ist die häufigste Antwort auf die Frage: „Was beinhaltet Facility Management?“
Aber es ist auch der größte Erwartungshorizont für Facility Manager. Es beinhaltet nicht nur die Pflege des Gebäudes, sondern auch die Pflege von Partnerschaften, Zukunftsplanung und Asset Management. Einige Beispiele für dieses breite Spektrum an Verantwortlichkeiten sind:
- Finden und Pflegen von Lieferantenverträgen
- Reparatur, Wartung und Gebäudeverbesserung
- Arbeitsplatzreinigung und -dekoration
- On- und Off-Site Property Management
Wenn es mit dem physischen Gebäude zu tun hat, fällt es in den Bereich des Facility Managers. Einrichtungen sind die zweitgrößten Ausgaben nach den Arbeitskräften – es ist die Aufgabe eines Facility Managers, den Arbeitsplatz in einen Wettbewerbsvorteil zu verwandeln, anstatt in eine Kostenstelle. Es geht darum, sicherzustellen, dass die Einrichtungen die Bedürfnisse der Menschen erfüllen, die sie nutzen.
Technologie-Integration
Wichtiger denn je ist die Notwendigkeit für Facility Manager, Technologie zu verstehen und zu nutzen. Arbeitsplatzmanagementsysteme sammeln Daten, die wichtige Entscheidungen über die Führung des Unternehmens und die Gestaltung des Arbeitsplatzes vorantreiben. Die richtige Technologie zu identifizieren und zu implementieren ist eine der Hauptaufgaben von Facility Managern.
Die Integration der physischen Technologie fällt normalerweise in die Zuständigkeit der IT-Abteilung. Allerdings haben Facility Manager das erste und letzte Wort bei der Auswahl, dem Einsatz und der Nutzung dieser Technologien. Einige Beispiele dafür, wie dies in einer modernen Umgebung aussieht, sind:
- Recherchieren von IoT-Geräten auf der Grundlage von Datenerfassungsanforderungen
- Integrieren von IoT-Geräten in alltägliche Facility-Prozesse
- Bestimmen der Kosten, des ROI, und Vorteile intelligenter Technologien
- Nutzung aggregierter Daten zum besseren Verständnis des Arbeitsplatzes
Mit einem Integrated Workplace Management System (lesen Sie mehr darüber, was IWMS-Software ist) können Facility Manager Daten von vernetzten Technologien sammeln und analysieren, um Erkenntnisse über den Arbeitsplatz zu gewinnen. Dies führt zu einer besseren Entscheidungsfindung, wie die Arbeitsumgebung für die Menschen, die sie nutzen, optimiert werden kann.
Es ist wichtig zu beachten, dass nicht alle Bürotechnik auf Datenerfassung beruht. Zugangskontrollsysteme unterstützen die Sicherheit, während Automatisierungstechnik Prozesse rationalisiert. Und obwohl jedes vernetzte Gerät oder jede Software eine Datenkomponente enthält, liegt der wahre Nutzen der meisten Technologien in ihrer Funktion. Es liegt an den Facility Managern, diese Funktion zu verstehen und für einen optimalen ROI zu nutzen.
Alles zusammen für das Facility Management
Facility Manager unterstützen die Mitarbeiter direkt und indirekt. Sie schaffen Prozesse für Ordnung und Organisation. Sie sind mit der Instandhaltung und Verbesserung der Anlagen selbst beauftragt. Sie schaffen komplexe Integrationen, um Daten für den Erfolg zu nutzen.
Fasst man diese vier Funktionen zusammen, ergibt sich ein Bild dessen, was Facility Manager wirklich tun. Im Großen und Ganzen liegt ihr Fokus auf der Optimierung des Arbeitsplatzes, um jeden Aspekt des Geschäfts zu unterstützen, den er berührt. Aber auf einer tieferen Ebene geht es darum, dem Unternehmen ein stabiles Fundament für den Erfolg zu geben.
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