Urlaubsrichtlinien und Freistellung

Download PDF

Nicht alle Arbeitgeber gewähren ihren Mitarbeitern Urlaub, aber für diejenigen, die es tun, ist es ratsam, eine klare, gut durchgesetzte Richtlinie zu haben, um Verwirrung zu vermeiden und den Mitarbeitern zu helfen, zu verstehen, welche Schritte befolgt werden müssen, um ihre Freistellung zu nutzen. Wenn Arbeitgeber sich entscheiden, Freizeit zu gewähren, müssen sie sicherstellen, dass sie dies auf einheitliche Weise tun und für jeden Mitarbeiter die gleichen Regelungen anwenden. Schriftliche Urlaubsrichtlinien sind der einfachste Weg, um die Voraussetzungen für die Inanspruchnahme von Urlaub zu kommunizieren und klar zum Ausdruck zu bringen, was die Verantwortung der Mitarbeiter für die Zeit ihrer Abwesenheit ist, d.h. ob sie einen Ersatz für ihre Aufgaben finden oder ihre Zeit auf eine bestimmte Art und Weise einteilen müssen.

Berechtigung auf Urlaub

Arbeitgeber sind nicht verpflichtet, Urlaub zu gewähren. Für diejenigen, die dies tun, ist es jedoch ein guter Anfang für jede Urlaubsrichtlinie zu definieren, welche Mitarbeiter Anspruch auf Urlaub haben. Zum Beispiel: Bekommen Vollzeit- und Teilzeitmitarbeiter Urlaubstage? Müssen Mitarbeiter eine bestimmte Anzahl von Monaten beschäftigt sein, bevor sie Urlaubstage erhalten?

Urlaubsanspruch

Nachdem definiert wurde, wer Anspruch auf Urlaubstage hat, muss im nächsten Schritt festgelegt werden, wie der Urlaub verdient wird. Eine Richtlinie könnte vorsehen, dass der Urlaub am Jahrestag der Einstellung des Mitarbeiters anfällt oder dass drei Urlaubsstunden pro Lohnperiode anfallen.

Wenn der Urlaubsanspruch für verschiedene Arten von Mitarbeitern unterschiedlich hoch ist, sollte die Richtlinie die unterschiedlichen Sätze klar erklären. Zum Beispiel können Vollzeitbeschäftigte drei Urlaubsstunden pro Gehaltsperiode erhalten, während Teilzeitbeschäftigte nur zwei Urlaubsstunden pro Gehaltsperiode erhalten.

Beim Verfassen einer Richtlinie sollte der Arbeitgeber bedenken, dass das Ansammeln von Urlaubstagen nicht dasselbe ist wie der Erhalt von Urlaubsgeld. So kann eine bestimmte Richtlinie z. B. das Ansammeln von 40 Stunden Urlaubsgeld erlauben, aber auch vorsehen, dass nicht verbrauchte Urlaubsstunden bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses nicht ausbezahlt werden.

Urlaub nehmen

Nachdem das „Wer“ und das „Wie“ des Erwerbs von Urlaubstagen erklärt wurde, sollte eine Richtlinie regeln, auf welche Weise die Urlaubszeit eingelöst werden soll. Eine Urlaubsrichtlinie kann Beschränkungen dafür festlegen, wann Mitarbeiter Urlaub nehmen können, und kann eine Vorankündigung und die Genehmigung des Arbeitgebers erfordern. Zum Beispiel könnte eine Urlaubsrichtlinie vorschreiben, dass Mitarbeiter ihren Urlaub während der jährlichen Werksschließung oder nur mit vierwöchiger Vorankündigung nehmen dürfen.

Beispielrichtlinien

Die erste Richtlinie unten ist eine allgemeine Nutzungsrichtlinie, die leicht angepasst werden kann, um die meisten Büros anzusprechen. Ebenfalls enthalten ist eine Richtlinie, die auf einer maximalen Abgrenzung basiert, sowie eine Richtlinie, die auf einer jährlichen Abgrenzung basiert.

BEISPIEL-POLITIK

Es ist die Politik der Firma ABC, jedem Vollzeitmitarbeiter regelmäßig Urlaub zu gewähren. Die Höhe des Urlaubs, auf den ein Mitarbeiter Anspruch hat, wird durch die Dauer der Betriebszugehörigkeit des Mitarbeiters zum Zeitpunkt seines Dienstjubiläums bestimmt. Für Vollzeitbeschäftigte entsteht der Urlaubsanspruch wie folgt:

1. Am Ende des ersten Jahres der Betriebszugehörigkeit, eine Woche oder 40 Stunden Urlaub.

2. Zwei Jahre oder mehr, aber weniger als fünf Jahre Betriebszugehörigkeit, zwei Wochen oder 80 Stunden Urlaub pro Jahr.

3. Fünf Jahre oder mehr, aber weniger als zehn Jahre Betriebszugehörigkeit, drei Wochen oder 120 Stunden Urlaub pro Jahr.

4. Zehn Jahre oder mehr Betriebszugehörigkeit, vier Wochen oder 160 Stunden Urlaub pro Jahr.

Teilzeitbeschäftigte verdienen ihren Urlaub am Jahrestag ihres Beschäftigungsverhältnisses in dem Verhältnis, in dem ihre normalerweise geplante Stundenzahl zu 40 pro Woche steht. Zum Beispiel würde ein regulärer Teilzeitmitarbeiter, der normalerweise 20 Stunden pro Woche arbeitet, bei Vollendung seines ersten Dienstjahres 20 Stunden Urlaub erhalten.

Urlaub entsteht nicht zwischen den Jahrestagen des Arbeitsverhältnisses und kann nicht genommen werden, bevor er verdient ist. Der Urlaub muss in dem Jahr verbraucht werden, in dem er verdient wird, und kann nicht über das nächste Jahr hinaus übertragen werden. Zum Beispiel muss ein Mitarbeiter, der an seinem dritten Jahrestag zwei Wochen Urlaub hat, diese zwei Wochen vor seinem vierten Jahrestag nehmen. Wenn ein Mitarbeiter es versäumt, seinen verdienten Urlaub vor dem Jahrestag des Mitarbeiters zu nehmen und damit gegen diese Richtlinie verstößt, verdient der Mitarbeiter keinen weiteren Urlaub, bis der ungenutzte Urlaub genommen wurde.

Der verdiente Urlaub muss genommen werden. Mitarbeiter haben keinen Anspruch auf Bezahlung anstelle von Urlaub.

URLAUBSPOLITIK (maximales Guthaben)

Unser „Urlaubsjahr“ ist auf das Jahr bezogen. Das bedeutet, dass Ihr Urlaubsjahr am beginnt.

Vollzeitangestellte haben einen Urlaubsanspruch in der Höhe, die in der folgenden Tabelle angegeben ist:

Dienstjahre

Urlaubsstunden pro Lohnperiode

Urlaubsrate

0 bis __

__ Tage pro Jahr

bis __

__ Tage pro Jahr

Die maximale Anzahl an Urlaubsstunden, die Sie ansammeln, wird durch Ihren Ansammlungssatz bestimmt. Sobald dieses Maximum erreicht ist, wird der weitere Aufbau von Urlaubsstunden eingestellt, bis die Urlaubsstunden verbraucht sind und unter das zulässige Maximum fallen. Während unbezahlter Abwesenheit wird kein Urlaub angesammelt.

Oder

Bitte teilen Sie Ihrem Vorgesetzten so weit wie möglich im Voraus mit, wann Sie Ihren Urlaub nehmen möchten. Urlaubsanträge für geplanten Urlaub müssen schriftlich eingereicht werden. Außerplanmäßige Urlaubsanträge müssen den Abrufverfahren des Unternehmens entsprechen, die in der Anwesenheitsrichtlinie dargelegt sind. Um sicherzustellen, dass die personellen und betrieblichen Anforderungen unseres Unternehmens jederzeit erfüllt werden, behält sich das Unternehmen das Recht vor, Urlaubsanträgen nach eigenem Ermessen stattzugeben. Selbst wenn sie genehmigt werden, sind Urlaubsanträge nicht unbedingt entschuldigt im Sinne der Anwesenheitsrichtlinien.

Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses wird Ihnen der gesamte ungenutzte, angesammelte Urlaub nicht ausbezahlt.

URLAUBSPOLITIK (jährliche Ansammlung)

Unser „Urlaubsjahr“ basiert auf dem Jahr. Das bedeutet, dass Ihr Urlaubsjahr am beginnt.

Alle regulären Vollzeitmitarbeiter sind berechtigt, bis zu __ bezahlte Urlaubstage während des ersten Jahres der Beschäftigung zu sammeln. Diese bezahlten Urlaubstage werden anteilig angesammelt, d.h. für jeweils ___ Monate ununterbrochener Betriebszugehörigkeit erhalten Sie einen bezahlten Urlaubstag. Danach sammeln Sie Urlaubstage nach folgendem Schema an:

a. __ Tage pro Jahr der Betriebszugehörigkeit für die __ bis ___ Jahre der ununterbrochenen Beschäftigung.

b. __ Tage pro Jahr der Betriebszugehörigkeit für die __ bis ___ Jahre der ununterbrochenen Beschäftigung.

Bei unbezahltem Urlaub entsteht kein Urlaubsanspruch.

ODER

Bitte teilen Sie Ihrem Vorgesetzten so weit wie möglich im Voraus mit, wann Sie Ihren Urlaub nehmen möchten. Urlaubsanträge für geplanten Urlaub müssen schriftlich eingereicht werden. Außerplanmäßige Urlaubsanträge müssen den Abrufverfahren des Unternehmens entsprechen, die in der Anwesenheitsrichtlinie dargelegt sind. Um sicherzustellen, dass die personellen und betrieblichen Anforderungen unseres Unternehmens jederzeit erfüllt werden, behält sich das Unternehmen das Recht vor, Urlaubsanträgen nach eigenem Ermessen stattzugeben. Selbst wenn sie genehmigt werden, sind Urlaubsanträge nicht notwendigerweise entschuldigt im Sinne der Anwesenheitsrichtlinie.