Eine Reihe von CSV-Datendateien (Comma Separated Value) stehen für den Export aus SupportAbility zur Verfügung, z. B. NDIS-Sammelzahlungsanfragen, Rechnungsstapel und Stundenzettelstapel, um diese Daten in das entsprechende System zu importieren.
Obwohl dies nicht notwendig sein sollte, ist es durchaus üblich, dass Mitarbeiter diese exportierten CSV-Dateien mit Programmen wie Microsoft Excel öffnen, um ihren Inhalt zu überprüfen, bevor sie die Datei in eine Drittanwendung wie MYOB importieren. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie CSV-Dateien sicher mit Microsoft Excel öffnen können, wenn die Datei vor dem Hochladen in das gewünschte System geöffnet werden muss.
Zielgruppe: Alle
Warum müssen diese Dateien sicher geöffnet werden?
Wenn Microsoft Excel eine CSV-Datei öffnet, versucht es, die Daten in dieser Datei zu interpretieren und beginnt, Änderungen an ihr vorzunehmen. Wenn Excel z. B. etwas in der CSV-Datei sieht, das es als Datum identifiziert (oft fälschlicherweise), ändert Excel das Datumsformat in der CSV-Datei, um es an die Art und Weise anzupassen, die es für die Formatierung von Daten bevorzugt.
Dies ist oft problematisch, da sich die Daten allein durch das Öffnen der Datei geändert haben. Wenn man dann versucht, diese Datei in das entsprechende System hochzuladen, kann es deshalb zu einem Fehler kommen.
Wie Sie CSV-Dateien in Excel sicher öffnen, damit die Daten nicht verändert werden
Wenn Sie eine CSV-Datei in Excel öffnen müssen, erfahren Sie hier, wie Sie dies so tun, dass die Daten nicht verändert werden:
- In einem neuen Excel-Blatt öffnen Sie das Menü „Datei“ und wählen „Importieren“
- Auch wenn es sich bei der exportierten Datei um eine CSV-Datei handelt, wählen Sie hier „Textdatei“ als Dateityp aus, den Sie importieren möchten:
- Wählen Sie die entsprechende Datei aus Ihren Downloads oder dem Ordner/Speicherort, in dem die Datei gespeichert ist, und wählen Sie ‚Daten holen‘:
- Textimport-Assistent – Schritt 1 von 3 – stellen Sie sicher, dass ‚Getrennt‘ ausgewählt ist, lassen Sie alle anderen Einstellungen stehen und klicken Sie auf ‚Weiter‘
- Textimport-Assistent – Schritt 2 von 3 – wählen Sie ‚Komma‘:
- Textimport-Assistent – Schritt 3 von 3 – wählen Sie ‚Text‘ und klicken Sie auf ‚Fertigstellen‘
- Daten importieren – In diesem Schritt wird gefragt, wohin die Daten importiert werden sollen, Wenn Sie sich bereits in einem neuen Excel-Blatt befinden, lassen Sie dies auf ‚Vorhandenes Blatt‘ mit dem Standardwert stehen:
- Sie haben nun ein Tabellenblatt mit den importierten Daten, das Sie bei Bedarf überprüfen können, ohne dass Excel die erforderliche Formatierung für die vorgesehene Drittanwendung geändert hat:
- Nach der Überprüfung sollten Sie daran denken, die Datei erneut aus Excel zu exportieren, indem Sie „Speichern unter“ auswählen und als Dateiformat CSV wählen, bevor Sie sie in die Drittanwendung hochladen, falls Sie Änderungen vorgenommen haben:
