Após montar um bloco de quarto de casamento, os seus convidados pagarão pelos seus quartos individuais dentro do bloco do seu quarto. Muitas vezes, ser-lhe-á dado um link web que poderá dar aos convidados que lhes permitirá reservar os seus quartos ou eles podem contactar o organizador de viagens do seu casamento de destino para os ajudar no processo de reserva e depósito de quartos.
Há 2 tipos de blocos de quartos – Cortesia e Contracto
Um bloco de quartos de cortesia é um bloco de um certo número e tipo de quartos que o hotel reservou para si como “cortesia”. Por vezes ser-lhe-á atribuída uma tarifa especial para estes quartos, mas nem sempre. Não tem de garantir financeiramente que estes quartos serão reservados por si ou pelos seus hóspedes. Se os reservar, isso é óptimo. Se não, não é nada de especial, porque não lhe será cobrado por isso.
Pode ainda ser-lhe pedido que assine um contrato para o bloco de quartos de cortesia. Não lhe será cobrado se os seus quartos não reservarem, mas isto acrescenta algum peso para o hotel para que este bloco de quartos seja realmente guardado para si.
Basicamente, delineia que o hotel guardará estes quartos e você está ciente disso. Irá listar a tarifa a que o(s) quarto(s) está(ão) a ser oferecido(s). Também indica a data em que os quartos do hotel serão disponibilizados ao público, altura em que os seus hóspedes não poderão reservar um quarto nos termos oferecidos no seu contrato de bloco de quartos.
Hotéis oferecerão tipicamente cerca de 10 quartos num bloco de quartos de cortesia, mas tudo depende do hotel.
Um bloco de quartos contratado requer um contrato para retirar os quartos dos hóspedes do inventário do resort. Terá de garantir um certo número de quartos que serão vendidos nesse bloco ou terá de pagar por eles de qualquer forma. O contrato indicará a tarifa, o montante e o tipo de quartos, e as consequências de não reservar todos os quartos do bloco. Esta consequência é frequentemente denominada cláusula de desgaste.
Uma cláusula de desgaste é quando um grupo não cumpre o acordo de bloco de quartos de hotel e é exigido um pagamento para compensar os quartos não alugados. Por exemplo, hotéis de elevado tráfego podem ter uma garantia de 90%, o que significa que deve reservar 90% do total de quartos no seu bloco. Assim, se tiver bloqueado 10 quartos, será financeiramente responsável por 9 dos quartos, mesmo que os seus hóspedes não os reservem.
Se estiver a trabalhar com um agente de viagens de destino para o seu bloco de quartos de casamento num resort all inclusive no México, eles podem muitas vezes negociar algo chamado “drop date”. Uma data de entrega acontece normalmente cerca de 6 meses antes do seu casamento e permite-lhe remover quaisquer quartos do seu bloco de quartos que não tenham sido reservados, sem qualquer penalização, pelo que não está no gancho para quaisquer quartos não reservados. Um organizador ou agente de viagens de destino será seu aliado na navegação desta concessão de contrato.
Por que razão iria com um Bloco Contratado quando um Bloco de Cortesia não tem penalidades?
- li>A sua estância de casamentos não pode oferecer um bloco de quartos de cortesia. A maioria das estâncias inclusivas e cadeias de hotéis de gama média a alta não oferecerão um bloco de quartos de cortesia como opção. É mais provável que encontre um bloco de quartos de cortesia num hotel de preço mais baixo.
>ul> Reservou um hotel movimentado que reserva rapidamente ou reservou um fim-de-semana movimentado que irá preencher rapidamente. Se qualquer um destes casos for o caso, vai querer um bloco de quartos de casamento para se certificar de que os seus convidados terão um quarto para o seu casamento. Muitos convidados esperam até ao último minuto para reservar e se não tiver reservado um bloco de quarto, podem não poder vir ao seu casamento.
- >li> Necessita de muitos quartos. Mais uma vez, muitas vezes os seus convidados esperam até ao último minuto para reservar e se não montou um bloco de quartos, os quartos podem ter desaparecido, e eles podem não poder vir ao seu casamento. Os casais pensam muitas vezes que querer bloquear uma maior quantidade de quartos lhes dá mais poder de negociação. Este não é normalmente o caso com um bloco de quartos de casamento, onde o número de quartos que os convidados reservam não é garantido, uma vez que há mais riscos envolvidos do ponto de vista do resort. Em muitos casos, quanto mais quartos de casamento solicitar, menos favoráveis serão os termos do contrato.
O meu casamento está a 3 meses de distância e a estância acaba de libertar todos os meus quartos mas ainda tenho convidados que não reservaram o seu quarto. O que aconteceu?
O que aconteceu é que chegou ao seu “corte” ou data final do contrato. Esta é a data em que o resort liberta quaisquer quartos restantes que não reservaram dentro do seu quarteirão. Eles oferecem-nos de volta ao seu inventário na esperança de que sejam reservados por outra pessoa.
Após a sua devolução ao inventário, a tarifa torna-se a tarifa actual para o quarto – geralmente mais elevada do que a quantidade negociada do bloco de quartos, uma vez que o bloco original foi reservado muitos meses antes, quando as tarifas eram mais baixas. Se os seus hóspedes ainda precisarem de reservar um quarto, irão agora reservar fora do quarteirão e pagarão a tarifa que o hotel estiver a oferecer. Sim, os seus hóspedes vão ficar super aborrecidos. A culpa não é sua – apenas acontece. Isto também significa que, uma vez que os quartos tenham desaparecido, eles já não existem. Os seus hóspedes de última hora podem não ter um quarto para reservar.
E se estiver perto da data limite e os seus quartos não reservados estiverem prestes a ser libertados, mas sabe que a sua prima melhor amiga, a sua prima, vai definitivamente precisar de um quarto, mas não pode pagar agora?
Então, precisarás de reservar esse quarto – ou pagas tu e eles pagam-te ou a mãe da tua melhor amiga fá-lo-á e eles pagam-lhe – ou o que quer que seja. Mas se souber que vai precisar desse quarto e estiver bastante confiante que o hotel vai reservar, vai querer ficar com esse quarto à tarifa mais baixa para a qual o bloqueou.
O que acontece se os meus convidados reservaram todos os quartos no bloco de quartos do casamento, mas agora preciso de mais quartos?
Você tem dois cenários possíveis – o primeiro é que avise o hotel ou resort e eles têm a gentileza de acrescentar ao bloco de quartos a mesma tarifa contratada que você recebeu para os outros quartos. O outro é que eles não adicionarão ao seu bloco actual. Neste caso, se vai precisar de 10 ou mais quartos, terá de fazer um novo bloco de quartos de casamento com outro bloco de quartos. Podem não honrar a tarifa do bloco de quartos originalmente contratado e este novo bloco de quartos pode ter uma tarifa de quarto mais elevada. Se precisar apenas de mais alguns quartos, vai querer reservá-los rapidamente, mas o hotel cobrará a tarifa actual para os quartos.
Quantos quartos devemos bloquear?
Recomendamos que reserve quartos para cerca de metade da sua contagem total de convidados prevista para os locais de destino do casamento. Isso significa que se estiver à espera de 100 convidados reais (não convidados, mas convidados previstos reais), é uma boa ideia começar com um bloco de quartos de cerca de 50 ou menos quartos de recurso. Muitos dos seus convidados serão casais e partilharão um quarto. Alguns dos seus amigos solteiros virão com os seus outros hóspedes significativos ou poderão formar pares e partilhar um quarto. Normalmente não haverá muitos hóspedes que escolham ter um quarto só para si.
Quando devemos preparar o bloco de quartos?
Deverá reservar o bloco de quartos de casamento de destino assim que o local do seu casamento de destino for confirmado. Quanto mais cedo contratar o bloco de quartos do seu casamento melhor, pois é mais provável que receba uma reserva mais favorável com bastante antecedência, e as condições de pagamento também são normalmente melhores.
Isto soa a muito a aceitar. Porque haveria eu de me preocupar com um bloco de quartos de qualquer maneira? Vou deixar os meus hóspedes reservar os seus quartos onde quiserem.
Ouço isto constantemente – e pode não ser tão simples como parece. Deixe-me dizer-lhe porquê (por favor note que esta próxima secção e um pouco de informação se refere principalmente a propriedades de tipo resort all inclusive) –
- li>As localizações de resort e/ou all-inclusive (praia) oferecem grandes incentivos para o bloqueio de quartos de casamento na sua localização. Muitas estâncias oferecem uma cerimónia de casamento gratuita – sim, lê-se isso mesmo, GRÁTIS! Se reservar um resort como o Palace Resorts, quando reservar apenas 14 ou mais noites de quarto num bloco de grupo, receberá um pacote completo de cerimónia de casamento para até 30 convidados. E quanto mais quartos reservar, mais comodidades (horas de eventos privados gratuitos) receberá de graça. Mas se os seus convidados reservarem os seus quartos independentemente e fora do bloco de quartos, não receberá isto – mesmo que os seus convidados tenham reservado 14 ou mais noites de quarto no total.
- O número de noites de quarto que reservar poderá ganhar incentivos adicionais, como horas de cocktail gratuitas e recepções de casamento gratuitas para os seus convidados. E não receberá nenhuma destas regalias se os seus convidados não reservarem os seus quartos como parte de um bloco de quartos contratado – mesmo que todos os convidados permaneçam no mesmo resort que você.
>ul>
- Cria uma divisão entre os convidados. Os seus hóspedes que podem reservar imediatamente terão melhores tarifas, mas os seus hóspedes que precisam de um pouco de tempo podem acabar por pagar mais. Os seus convidados falam! E eles falarão também sobre o que gastaram. Ter de gastar excessivamente leva a muitos sentimentos de mágoa quando as pessoas sentem que não conseguiram um acordo tão bom como outra pessoa na festa dos convidados. Quando se reserva um bloco de quartos de casamento, o resort tranca na sua tarifa durante todo o período de bloco de quartos. Isso significa que mesmo que a tarifa do quarto aumente no tempo que antecede o seu casamento, a tarifa que contratou permanece a mesma!
- O maior inconveniente para os nossos casais que não contratam um bloco de quartos de casamento de destino – normalmente acaba por custar VOCÊ muito mais. Se os seus convidados não reservarem os seus quartos como parte de um bloco de quartos, será responsável por todas as taxas de recurso que lhes estejam associadas para assistir ao seu casamento. Se eles ficarem num resort diferente, incorrerá frequentemente numa taxa diária de hóspedes, que normalmente ronda os $120+ por pessoa, para qualquer hóspede que fique fora da propriedade e precise de vir ao resort no dia do casamento. Pode haver outras taxas associadas à reserva de um hóspede fora de um bloco também. Para um casamento com 40 convidados, se mesmo 5 não estiverem na mesma estância que você, pode custar-lhe 600 dólares ou mais apenas para que possam assistir à cerimónia de casamento.
p> Recomendamos vivamente a criação de um contrato de bloco de quartos para os seus convidados de casamento em quase todos os cenários de casamento, excepto no caso de uma contagem de convidados muito pequena (menos de 10 pessoas). As regalias simplesmente superam os negativos em quase todos os cenários da vida real.