Though the term is thrown around in business circles with relative frequency, a straightforward definition of “virtual assistant”, and what they can provide a business or individual remains elusive to many. Numa época em que os assistentes virtuais podem ser confundidos com robots artificialmente inteligentes com capacidades limitadas, é importante compreender que os assistentes virtuais são muito humanos e capazes de lidar com uma série de tarefas relacionadas com negócios que podem poupar-lhe pedaços inestimáveis de tempo e dinheiro.
O que é exactamente um Assistente Virtual?
Após a definição concisa e precisa de um assistente virtual, ou VA, é “um profissional independente altamente qualificado que fornece remotamente serviços de apoio administrativo, técnico e/ou criativo a empresas”. O início dos assistentes virtuais surgiu do boom tecnológico dos anos 90, que permitiu que as empresas e os contratantes independentes estivessem mais bem ligados do que nunca. Os trabalhos que anteriormente tinham de ser concluídos no local podiam ser delegados a assistentes remotos facilitados pela Internet e outras formas de comunicação simplificadas.
Os assistentes virtuais são mais do que meras secretárias que por acaso são contratantes individuais fora do local. Um aumento das empresas especializadas em fornecer assistentes virtuais, como indivíduos que querem ou precisam de trabalhar a partir de casa, significou uma maior especialização no que diz respeito aos serviços que um assistente virtual pode fornecer. Porque os assistentes virtuais tendem a oferecer serviços a numerosos clientes, eles fornecem opções de horários flexíveis que significam que só se paga pelas horas que realmente precisa deles para trabalhar. É um forte contraste com os assistentes administrativos a tempo inteiro, cujo salário a tempo inteiro pode variar entre $35.000 e $50.000 antes de serem contabilizados os benefícios e bónus. Independentemente de ser um contabilista, designer, advogado ou assistente virtual, existe por aí um assistente virtual de alta qualidade e de baixo custo que pode estar às suas costas e telefonar sempre que precisar deles.
O que é que as circunstâncias exigem para um assistente virtual?
Embora ‘assistente virtual’ seja um termo amplo que engloba desde um perito reformado na área financeira até alguém que seja bem versado no tratamento de uma série de tarefas administrativas, há tarefas quotidianas que os assistentes virtuais tendem a ser capazes de tratar com proficiência. O mercado de assistentes virtuais cresce e especializa-se diariamente, mas algumas tendências comuns na contratação de assistentes virtuais têm sido bem estabelecidas.
Tipicamente, os assistentes virtuais têm cerca de cinco anos de experiência num ambiente de escritório, muitas vezes como paralegal, gestor de escritório, assistente administrativo, e como outras posições semelhantes. Ainda assim, a qualificação de um assistente virtual pode vir de ser experiente como assistente virtual, por isso considere referências e experiência caso a caso quando encontrar o ajuste certo para si ou para a sua empresa.
Muitos assistentes virtuais são especializados em tarefas de que todas as empresas necessitam, mas que não podem tratar internamente ou que, em vez disso, delegariam a um empreiteiro externo que é mais do que capaz de fazer o trabalho a longo prazo. Qualquer pessoa que sinta que as restrições de tempo estão a limitar a sua capacidade de se concentrar na progressão da sua empresa ou carreira é um candidato de primeira linha para a contratação de um assistente virtual. Muitas vezes, os profissionais a solo e as pequenas empresas são os que mais necessitam das competências que um assistente virtual proporciona.
Algumas das tarefas administrativas que um assistente virtual deverá realizar pelo seu cliente incluem organização e manutenção de listas de contactos, folhas de cálculo e calendários que necessitam de actualização regular, transcrição, e correspondência em nome do cliente, contabilidade, contabilidade, envio de mensagens de correio electrónico, incluindo boletins informativos, e resposta a consultas do cliente. Para a administração destas tarefas, os VA’s podem esperar uma taxa de mercado de aproximadamente $20 – $45 por hora, dependendo da sua experiência e do orçamento do cliente. Alguns assistentes virtuais, especialmente os que estão offshore, podem estar disponíveis a preços muito mais baixos. Para as empresas que procuram um assistente remoto, consideram que a ideia de um “super assistente virtual” todo-poderoso pode não ser tão realista como se desejaria. A maioria dos assistentes virtuais especializam-se numa arena fixa de tarefas e só devem ser contratados para trabalhar dentro desse conjunto de competências, por isso considere que contratar dois ou mais VA’s pode valer o dinheiro, e ainda pode ser mais barato do que o custo de contratar um assistente a tempo inteiro.
Para pequenas empresas e empresários em nome individual, considere contratar um assistente virtual geral, ou VAB, antes de embarcar na visão estratégica da sua empresa. Estes VAB’s vêm bem versados no cumprimento dos benefícios que um assistente administrativo a tempo inteiro proporcionaria, e podem servir como o assistente que poupa tempo de que qualquer empresa ou indivíduo necessita para tirar a sua marca do terreno.
Porquê Pequenas Empresas e Empreiteiros Individuais estão maduros para um Assistente Virtual
As vantagens de utilizar assistência e serviços à distância para completar muitas tarefas que são capazes de ir além do dinheiro poupado. Embora estes assistentes tipicamente forneçam uma alternativa mais sólida do ponto de vista financeiro ao custo de adicionar um assistente a tempo inteiro, o valor acrescentado reside no estatuto do VA como contratante externo.
A capacidade de um assistente virtual trabalhar num local externo e fornecer o seu equipamento significa que o seu escritório estará menos cheio, e não terá de se preocupar em adicionar outro computador, telefone, e outras despesas ao balanço. Mesmo que raramente, ou nunca, estejam presentes no escritório, um assistente virtual de qualidade estará disponível para correspondência sempre que precisar deles. Naturalmente, horários de trabalho razoáveis aplicam-se aos assistentes virtuais tal como aos empregados a tempo inteiro, mas é pouco provável que o seu negócio seja aproveitado por assistentes virtuais dependentes do cliente. E, se não responderem ou se achar que os seus serviços são inadequados, o seu estatuto como contratante individual significa que encontrar um substituto não é tão dispendioso como seria para um assistente a tempo inteiro.
Conclusion
Para pequenas empresas e proprietários individuais, é imperativa a capacidade de poupar nos custos sempre que possível, mantendo a elevada qualidade do trabalho. Aplica-se à infeliz circunstância de ser necessário substituir e actualizar um empregado, outra circunstância que cristaliza o valor de um assistente virtual em relação a um empregado a tempo inteiro.