Tudo o que precisa de saber sobre modelos de emails de facturas

Com a primeira mensagem de email a ser enviada em 1971, o email é coeval com tecnologias tão obsoletas como disquetes e cassetes VHS. Ao contrário dos seus contemporâneos, o correio electrónico evoluiu para uma ferramenta poderosa e útil que tem vindo a ocupar a liderança na comunicação empresarial há várias décadas. O rápido crescimento das conversas de equipa fez com que muitos peritos declarassem e redeclarassem a morte do correio electrónico, mas o recente artigo da Forbes mostra claramente que o correio electrónico está aqui para ficar.

A principal razão é que as empresas utilizam o correio electrónico para uma variedade de fins que vão muito além da comunicação em equipa. Em particular:

• para prospecção de correio electrónico frio

• para acolher e embarcar novos clientes e empregados

• para automatização de marketing

• para capturar feedback

• para fornecer apoio

• para manter todos actualizados sobre notícias recentes

• para facturar clientes e gerir os pagamentos.

Disponibilizar um modelo de e-mail profissional para cada um destes casos poupa muito tempo e permite utilizar as melhores práticas para uma comunicação comercial mais eficaz. Pedir pagamentos parece ser uma das fases mais importantes e sensíveis desta comunicação. De facto, o dinheiro é o sangue de qualquer negócio, por isso é vital encontrar um equilíbrio perfeito entre ser insistente, o que pode prejudicar as relações comerciais a longo prazo, e receber as suas facturas a tempo e horas.

O pagamento tardio das facturas não é uma ocasião rara. De acordo com Xero, 52% das facturas que enviam são pagas com atraso. Esta é uma situação comum às pequenas empresas em todo o mundo, que sofrem grandes perdas devido a pedidos de pagamento atrasados de ano para ano. Assim, qualquer empresa precisa de ter um modelo de facturação bem pensado que utilize para pedir o pagamento, bem como para o lembrar de uma forma educada.

O que incluir no seu modelo de factura de e-mail

Como qualquer e-mail, um modelo de factura de e-mail precisa de incluir algumas partes integrantes:

1. Uma boa linha de assunto

Uma saudação

2. O corpo principal

3. Uma assinatura surpreendente

Linha de assunto

Ao criar um modelo de email de factura, pense no modelo de linha de assunto de email que irá utilizar. A melhor prática é apresentar toda a informação chave da factura directamente na linha de assunto. Por exemplo, “Factura # para devido”. Tal linha de assunto permitirá imediatamente aos destinatários conhecer os detalhes chave. Além disso, o e-mail será mais difícil de perder na caixa de entrada. Na verdade, uma simples verificação da caixa de entrada lembrará imediatamente o destinatário da data de vencimento, aumentando as suas hipóteses de ser pago a tempo.

Aqui estão os exemplos das linhas de assunto para e-mails de facturação de acompanhamento:

• P>A pouco tempo da data de vencimento: O seu pagamento é devido em X Dias.

• Na data de vencimento: O seu pagamento vence hoje.

• Após a data de vencimento: Tem um Saldo a Pagar/ O seu pagamento está atrasado em X Dias.

Acolhimento

Encoraje-se a encontrar o nome de um receptor e use-o na saudação profissional mais comum: “Caro”. Pode encontrar o nome na página da Internet da empresa ou verificar com a recepção. Pode também utilizar a ferramenta de prospecção Anyleads e enriquecer a informação sobre os empregados da empresa para 40 pontos de dados em apenas alguns minutos. Se ainda não encontrar o nome, utilize “Caro Cliente”, “Caro” ou “Olá”.

Corpo do e-mail

O corpo do e-mail deve ser escrito num tom profissional e amigável. Indicar o montante total devido, a data de vencimento, e quaisquer termos e condições aplicáveis, por exemplo, uma política de pagamento em atraso. Especificar a forma de efectuar o pagamento; se aplicável, inserir um link a seguir para completar o pagamento. Finalmente, o seu modelo de e-mail precisa de ter uma nota de agradecimento pelo negócio e os contactos de uma pessoa/departamento que pode ser contactada para obter detalhes.

Aqui estão exemplos de como modificar o corpo da mensagem para os e-mails de facturação de acompanhamento:

• antes da data de vencimento: Esta é apenas uma nota rápida para lhe lembrar que, no que diz respeito à nossa factura # é devido para pagamento em . Ficar-lhe-íamos muito gratos se confirmasse que tudo está no caminho certo para o pagamento.

• Na data de vencimento: Tem um saldo por pagar hoje. Ficaríamos muito gratos se nos avisasse quando podemos esperar receber o pagamento.

• Após a data de vencimento: Tem um saldo relativo à nossa factura # para a qual era devido o pagamento em . A factura não está atrasada X dias e está a tornar-se realmente problemática para nós. Por favor, diga-nos quando poderá completar o pagamento com urgência.

Assinatura

Fim com uma assinatura de e-mail profissional. Não faça a assinatura por mais de três ou quatro linhas. Isto é suficiente para mencionar as informações chave como o seu nome, cargo e empresa. Em vez de fornecer URLs e @handles para o website da empresa e perfis de redes sociais, use ícones de ligação. Consulte outro artigo no nosso blogue para alguns excelentes modelos de assinatura de e-mail.

Aqui está um exemplo de um modelo de factura de correio electrónico com o qual pode terminar:

(Fonte: Facturado)

Como enviar um email de facturação

Existem três formas de criar um email de facturação:

1. Aponte a sua factura em formato PDF à carta padrão;

2. Utilizar uma plataforma de facturação;

3. Criar emails de facturação com base no gatilho da marca como parte da sua estratégia de marketing por email.

Deixe-nos considerar as peculiaridades de cada variante.

Enviar uma factura como anexo

Enviar uma factura como anexo continua a ser uma forma comum de facturação. Na maioria dos casos, este formulário é preferido quando o cliente está familiarizado com a empresa e o preço e os detalhes do pagamento foram discutidos com um representante comercial. Por exemplo, uma empresa pode receber um e-mail de facturação depois de a direcção concordar com a cotação de uma equipa de restauro ou quando o restauro estiver efectivamente concluído. Mesmo que o cliente e o fornecedor de serviços se encontrem, é mais conveniente para ambas as partes enviar o e-mail da factura, uma vez que a versão online de uma factura é mais fácil de pagar e armazenar nos sistemas de contabilidade e escrituração.

p>Desde que muitos dos detalhes são discutidos cara-a-cara ou num chat, algumas empresas e freelancers prestam pouca atenção à mensagem, à qual a factura é anexada. Por exemplo, deparamo-nos com modelos de facturação por correio electrónico que tinham apenas algumas linhas em código apresentando o número de encomenda e a data de vencimento. Outras limitaram-se a uma única frase no corpo da mensagem a pedir para encontrar a factura anexa.

É um erro grave que faz com que os e-mails de facturação, assim como as empresas que os enviam, pareçam pouco profissionais. As partes logo esquecem a conversa sobre o pagamento e podem precisar de consultar o e-mail para obter detalhes relevantes. A falta destes pode causar confusão, contactos repetidos e pedidos de apoio. Além disso, tais e-mails não conseguem recorrer a um destinatário e fazem-no querer completar o pagamento em tempo útil. Assim, as mensagens de correio electrónico de cobertura devem seguir um modelo de correio electrónico de factura profissional, mesmo que a factura anexa forneça todas as informações necessárias.

Este meio de envio de facturas tem uma série de inconvenientes:

1. É difícil de acompanhar. O funcionário responsável terá de verificar o estado ou o pagamento e, se não estiver concluído, contactar o cliente ou enviar mensagens de seguimento nas datas designadas, pedindo para agir sobre a factura. Tudo isto exige muito tempo e esforço.

2. É mais difícil implementar políticas rigorosas de atraso de pagamento. Os clientes podem aceitar com menos ressentimentos as taxas de atraso de pagamento geradas pelo sistema. Ao mesmo tempo, pode assumir uma boa estratégia policial/mau policial dizendo que não pode ir contra a automatização do software. Quando os clientes têm uma pessoa real a enviar uma factura e a solicitar o pagamento mais uma taxa, podem esperar negociar a penalização.

3. Terá de guardar e carregar uma factura. De cada vez, terá de criar, descarregar/guardar e depois carregar uma factura com os dados relevantes. Mesmo que utilize um modelo de factura, estas acções tornarão o processo de envio de uma factura por correio electrónico mais longo do que em outras variantes.

Como criar uma factura profissional

p>P>Visto que terá de anexar a sua própria factura, lembremo-lo de como criá-la. As facturas podem ser criadas utilizando o Microsoft Word e guardando os ficheiros em formato PDF ou utilizando o software de facturação por correio electrónico, onde poderá preencher o modelo e descarregá-lo como um ficheiro PDF. O formato PDF é escolhido por uma razão, uma vez que não permite fazer alterações ao documento. Da mesma forma, pode criar uma factura em Google Sheets ou Google Docs, partilhando assim o link, e não o anexo, no seu e-mail de facturação. Neste caso, é importante certificar-se de que os documentos partilhados estão fechados para edição.

Uma factura profissional tem os seguintes elementos:

1. O seu logotipo no topo da página

2. Número da factura

3. O nome completo e detalhes de contacto do cliente

4. O seu nome comercial (o nome legal para freelancers) e detalhes de contacto

5. O data da factura

6. A data de vencimento

7. Balanço devido

8. Li>Li>Li>Li>Li>Li>Li>Li>

   Notas (se houver)

9. Termos e condições aplicáveis (como taxas de atraso), métodos de pagamento, ou um calendário de entrega)

Nota que é importante criar números únicos para cada factura. Pode ser apenas um número consecutivo, mas pode também abreviar o tipo de projecto e adicionar a data para facilmente distinguir entre as facturas.

Outra coisa a ter em mente é guardar ficheiros de facturas com um nome de ficheiro apropriado. Nomear o ficheiro “nova factura87” parecerá pouco profissional e pode até resultar na factura errada anexada ao e-mail.

Como criar modelos de e-mails de facturas no Gmail e Outlook

É importante guardar o modelo de e-mail de facturas no seu sistema de e-mail. Desta forma, da próxima vez que desejar enviar um email de factura, basta inserir o seu modelo no corpo da sua mensagem, substituir os espaços reservados por dados relevantes, e anexar a factura relevante. Vamos explorar os dois clientes de correio electrónico mais populares:

1. Gmail

2. Outlook

Modelos de correio electrónico de facturas Gmail

Para criar um modelo de correio electrónico de facturas no Gmail, é preciso primeiro certificar-se de que a funcionalidade Respostas enlatadas está ligada. Seleccione Definições (o ícone da engrenagem) e escolha Avançadas a partir das opções dadas no topo da página Definições. Na lista de funcionalidades avançadas, encontrar Respostas Enlatadas (Modelos), ligar a funcionalidade e guardar as alterações.

Quando a funcionalidade Respostas Enlatadas estiver activada, clique em Nova Mensagem e componha o seu modelo de facturação por e-mail seguindo as recomendações dadas acima. Clique em três pontos no canto inferior direito da caixa, o que significa Mais Opções. Escolha Respostas Enlatadas e, em seguida, Nova Resposta Enlatada. Dê um nome explícito ao seu modelo, por exemplo, “modelo de factura de e-mail”, “acompanhamento de e-mail antes da data de vencimento”, “acompanhamento de e-mail após a data de vencimento”, etc.

A vez seguinte que quiser enviar um e-mail de factura, comece com uma nova mensagem em branco, prima Mais Opções e depois Respostas Enlatadas. Escolha o modelo de e-mail de factura que pretende utilizar e insira-o na sua mensagem. E pronto. Só não se esqueça de alterar os espaços reservados e anexar uma factura antes de enviar a mensagem.

Modelos de e-mail de facturação

Para criar um modelo de e-mail no Outlook, crie uma nova mensagem de e-mail, depois clique em Opções e escolha uma opção de Texto Simples. Componha o seu modelo de acordo com as recomendações dadas acima. Note que pode guardar a mensagem como um modelo com e sem linha de assunto. Assim, vá para o menu Ficheiro e escolha a opção Guardar Como. Dê ao seu modelo o nome que facilmente reconhecerá, seleccione Guardar como tipo e escolha a opção Modelo do Outlook entre outras opções da lista pendente.

Para compor um novo email de facturação usando o seu modelo, faça a Home e, depois More Items and Choose Form (Ferramentas, depois Forms e Choose Form for Outlook 2007). Na caixa de diálogo que aparece, seleccione Procurar na seta pendente e escolha User Templates in File System. Quando abre o modelo, este é inserido na sua mensagem para que possa fazer as alterações necessárias, anexar a factura e enviá-la aos seus clientes ou contratantes.

Emailing invoices using software platforms

Software de facturação torna muito mais fácil criar, enviar, e acompanhar facturas. Para criar uma factura, terá apenas de preencher o modelo pronto com as informações necessárias e o seu logotipo. Um número de factura único será gerado automaticamente. Quando optar por enviar uma factura, o sistema irá normalmente encaminhá-lo para o seu próprio modelo de facturação por correio electrónico, mas poderá modificar a mensagem se o desejar. Note que o sistema irá automaticamente puxar a linha de assunto e o endereço do destinatário da sua factura e anexá-la ao e-mail que está a ser enviado.

A grande vantagem de utilizar o software é a capacidade de automatizar as mensagens de seguimento e o seguimento do pagamento. Em particular, a maioria das aplicações de facturação fornece relatórios completos sobre os pagamentos recebidos e atrasados. Não há necessidade de verificar o estado do pagamento antes de enviar um e-mail de facturação de acompanhamento. Isto permite uma gestão fácil e eficaz do fluxo de caixa. A integração do software com a sua solução CRM e o sistema de contabilidade back-end pode racionalizar ainda mais o processo de obtenção de pagamento.

Os nossos modelos de facturação pré-fabricados favoritos provêm de Freshbooks. Freshbooks permite-lhe personalizar totalmente os seus modelos de facturas para reflectir tudo o que precisa de incluir neles. A plataforma permite-lhe descarregar modelos como ficheiros Word, Excel, ou PDF, ou criá-los como ficheiros Google Docs ou Google Sheets. Pode configurar lembretes automáticos, acompanhamento de despesas e tempo, assim como facturas recorrentes.

Aqui estão as características de quatro populares plataformas de facturação.

>p> Os inconvenientes deste meio de facturação são:

1. A hipótese de uma factura entrar numa pasta de spam. Lembre-se que quando utilizar uma plataforma de facturação para enviar facturas e mensagens de seguimento, estas serão enviadas a partir do endereço da plataforma e não do seu e-mail corporativo. Por vezes, os serviços de correio electrónico marcam as facturas como spam e a pessoa facturada não vê de todo as mensagens de correio electrónico de facturação.

2. Uma taxa de serviço. Muitas plataformas têm planos básicos gratuitos, mas a personalização dos modelos e outras características avançadas virá, naturalmente, com uma taxa de serviço.

Modelos de emails de facturação baseados em disparadores

Se o seu negócio está a vender bens e serviços a um preço fixo, o envio de emails de facturação pode ser totalmente automatizado. Tudo o que precisa de fazer é criar um cenário personalizado de automatização de emails onde um email de facturação será enviado aos utilizadores que aterrem na página de “obrigado” ou “sucesso” após fazerem uma encomenda, se inscreverem no curso ou comprarem um determinado produto. O e-mail também pode ser accionado pela condição de tempo; por exemplo, pode enviar facturas a pedir aos membros que renovem a subscrição a cada 6 ou 12 meses.

(Fonte: Customer.io)

Este e-mail deve combinar as características de uma factura real e de uma mensagem de e-mail. Na maioria dos casos, tais e-mails conterão um botão de pagamento ou um link para o armário pessoal onde os utilizadores podem gerir os seus pagamentos. A principal vantagem deste meio de facturação é a total automatização do processo e a capacidade de enviar mensagens de correio electrónico visualmente apelativas.

Aqui estão algumas dicas sobre como conceber os modelos de emails de facturação:

• Deixe o layout imitar a factura real. As pessoas reconhecem rapidamente as facturas e podem facilmente compreender o que os remetentes querem que elas façam. Satisfaça as expectativas seguindo o esquema comum das facturas.

• Dispor de amplo espaço em branco. Certifique-se de que o e-mail é leve e apelativo, agrupando o conteúdo e deixando amplo espaço em branco entre as secções.

• Enfase com tamanho de letra e cor. Utilize eficazmente o tamanho da fonte e a cor para chamar a atenção dos leitores para o que deseja que eles vejam primeiro. Pode usar cores corporativas para reforçar o conhecimento da sua marca e fazer com que o cliente reconheça imediatamente a factura como emitida pela sua empresa.

• Utilizar desenhos móveis com resposta. Mais de metade dos clientes utilizam dispositivos móveis para ver o seu correio. Certifique-se de que a visualização móvel do e-mail da sua factura é compreensível e visualmente apelativa.

• Inclua recursos úteis. Pode fornecer um link para o chat ou para a missão da sua empresa. Uma boa ideia é também pedir ao cliente para actualizar os seus detalhes de perfil para que tenha informações precisas no seu sistema.

Os inconvenientes de e-mails de facturas totalmente automatizados:

1. Nem sempre adequado. Esta opção só é possível se lidar com encomendas online e preços fixos. Em outros casos, esta variante será difícil de utilizar.

2. A hipótese de uma factura entrar numa pasta de spam. Há uma hipótese de que a sua factura chegue à pasta de spam. Uma boa prática é usar uma página de “obrigado” para instruir cuidadosamente os clientes a esperarem uma factura e a procurarem na pasta de spam se não a conseguirem ver na sua caixa de correio electrónico.

p>Utilização de aplicações de facturação

p>Facturação completa de automatização de e-mail

	Pros	Cons
Enviar uma factura anexando-a ao e-mail	Sure entrega Abordagem personalizada	Muito trabalho Nenhum conhecimento automático
Ready-modelos feitos Seguir automatizado…mensagens e percepções do fluxo de caixa	Chances to be marked as spam taxas de serviço
Configurar uma vez – usado automaticamente o tempo todo Concepção apelativa de emails de facturas	Chances a serem marcadas como spam p>Apenas adequado para online compras e preços fixos

Em conclusão

E-Mails de facturação podem ser criados e guardados em vários locais. Ainda assim, qualquer meio pressupõe que se crie uma mensagem que acompanhe a factura em si. Esta mensagem deve apresentar todas as informações chave sobre o pagamento, mesmo que a maior parte das vezes se repita tudo o que pode ser encontrado na própria factura. Isto inclui o pagamento devido e a data de vencimento, bem como a indicação detalhada do produto ou serviço pelo qual o destinatário é facturado.

Se optar pela automatização ou simplesmente guardar um modelo no Gmail ou Outlook, um modelo de e-mail de factura ajudá-lo-á a obter pagamentos mais rapidamente e a construir boas relações com os seus clientes. Mais do que isso, poupará muito tempo aos seus empregados, uma vez que eles não gastarão tempo a descobrir como se dirigir efectivamente aos clientes em relação a um assunto tão sensível.