Por Aleks Sheynkman
Director de Engenharia
SpaceIQ
p>O vasto âmbito da gestão de instalações torna-a uma posição difícil de definir. Quando um Gestor de Vendas é directamente responsável pela gestão do desempenho dos vendedores, as funções de gestão de instalações vão muito além da “gestão de instalações”. Como resultado, é muitas vezes difícil para as empresas maximizar as vantagens de um bom gestor de instalações.
Mas qual é a importância da gestão de instalações? Para compreender verdadeiramente o que um gestor de instalações faz, pelo que é responsável, e que efeito tem numa empresa, é melhor decompor o seu âmbito de trabalho. Isso significa analisar mais de perto os quatro principais pilares da gestão de instalações: Pessoas, processos, o edifício, e tecnologia.
Apoio às pessoas
O principal objectivo de um gestor de uma instalação é criar um ambiente de trabalho acomodativo para os empregados. Isto serve muitos objectivos mais amplos, incluindo atrair e reter os melhores talentos, melhorar a eficiência e a produtividade, e criar uma cultura positiva no local de trabalho. Os gestores de instalações prestam apoio aos empregados de muitas formas, incluindo:
- Coordenação de arranjos de secretária
- Gerir directórios de empregados
- Facilitar mudanças e utilização de espaço
- Gerir planeamento de emergência
Gerentes de instalações servem de ponte entre o local de trabalho e os empregados que nele trabalham. Sempre que surgem questões de alojamento, segurança, ou conforto, cabe ao gestor da instalação resolvê-las.
Isto aplica-se também para cima. Os gestores das instalações são responsáveis por fornecer dados de planeamento vitais para a suite C e determinar a abordagem a longo prazo para a optimização do local de trabalho. A sua interacção quotidiana com o local de trabalho esclarece os custos reais e as vantagens competitivas ao nível do empregado.
Processos de estabelecimento
Quais são as funções da gestão das instalações sem um processo para as governar? O estabelecimento de processos traz ordem ao local de trabalho. A ordem cria um sistema de expectativas, que gera organização que tem um impacto positivo na forma como as pessoas utilizam o local de trabalho. O local de trabalho funciona com base numa multiplicidade de processos, incluindo:
- Submeter um pedido de ordem de trabalho
- Reservar espaço dentro das instalações
- Check in guests and visitors
- Planeamento de acções de emergência
Os gestores de instalações desempenham o duplo papel de identificar áreas de governação e adaptar processos para as cobrir. Sempre que surge uma nova situação, cabe ao gestor da instalação criar ordem a partir do caos e construir uma estrutura repetível para lidar novamente com esse cenário no futuro.
Processos de desenvolvimento é também onde o âmbito da gestão da instalação expande o seu alcance. Novos processos podem envolver diferentes departamentos, funcionários, bens, instalações e espaços – todos eles ligando os muitos aspectos do negócio.
Manutenção e melhoria das instalações
Como o nome indica, a gestão de instalações está largamente enraizada na manutenção e melhoria das instalações físicas do edifício. É a resposta mais comum quando se pergunta: “O que inclui a gestão de instalações?”
Mas este é também o âmbito de expectativas mais robusto para os gestores de instalações. Envolve não só o cuidado do edifício, mas também o cultivo de parcerias, planeamento futuro, e gestão de activos. Alguns exemplos desta vasta gama de responsabilidades incluem:
- Li>Li>Li>Reparação, manutenção, e melhoramento de edifícios
- Li>Li>Li>Limpeza e decoração do local de trabalho
Li>Gestão de propriedades dentro e fora do local
Se tiver a ver com o edifício físico, cai no domínio do gestor das instalações. As instalações são a segunda maior despesa por detrás da mão-de-obra – é a função de um gestor de instalações para transformar o local de trabalho numa vantagem competitiva, em vez de um centro de custos. Trata-se de assegurar que as instalações satisfazem as necessidades das pessoas que as utilizam.
Integração tecnológica
Mais importante do que nunca é a necessidade de os gestores das instalações compreenderem e utilizarem a tecnologia. Os sistemas de gestão do local de trabalho agregam dados, o que conduz a decisões cruciais sobre como gerir o negócio e moldar o local de trabalho. Identificar e implementar a tecnologia certa é uma responsabilidade principal dos gestores de instalações.
Integrar a tecnologia física recai tipicamente no departamento de TI. Contudo, os gestores de instalações são a primeira e última palavra sobre como são seleccionados, utilizados, e aproveitados. Alguns exemplos de como isto se parece num cenário moderno incluem:
- Pesquisar dispositivos IoT com base nas necessidades de recolha de dados
- Integrar dispositivos IoT nos processos quotidianos das instalações
- Determinar o custo, ROI, e vantagem das tecnologias inteligentes
- Utilizar dados agregados para melhor compreender o local de trabalho
Utilizar um Sistema Integrado de Gestão do Local de Trabalho (ler mais sobre o que é o software IWMS), os gestores de instalações podem recolher e analisar dados de tecnologias em rede para obter conhecimentos sobre o local de trabalho. Isto alimenta uma melhor tomada de decisões sobre como optimizar o ambiente de trabalho para as pessoas que o utilizam.
É importante notar que nem toda a tecnologia de escritório se baseia na recolha de dados. Os sistemas de controlo de acesso apoiam a segurança, enquanto a tecnologia de automatização racionaliza os processos. E embora exista um componente de dados em qualquer dispositivo ou software em rede, o verdadeiro benefício da maior parte da tecnologia está na sua função. Cabe aos gestores de instalações compreender e potenciar esta função para um ROI.
Conjuntando tudo para a gestão de instalações
Os gestores de instalações apoiam os trabalhadores directa e indirectamente. Eles estabelecem processos de ordem e organização. São responsáveis pela manutenção e melhoria das próprias instalações. Criam integrações complexas para aproveitar os dados para o sucesso.
Quando se juntam estas quatro funções, pintam um quadro do que os gestores das instalações realmente fazem. Em termos gerais, o seu foco está na optimização do local de trabalho para apoiar todos os aspectos do negócio em que toca. Mas a um nível mais profundo, trata-se de dar à empresa uma base sólida para o sucesso.
Keep reading: Selecção do melhor software de gestão de instalações.