Processo de Documentação: Exemplos e Modelos

À medida que o seu negócio cresce, as coisas tornam-se inevitavelmente complexas. Há mais pessoas, mais tarefas, e mais passos, todos eles precisam de ser organizados da forma mais eficiente possível. Assumindo que as coisas vão naturalmente cair no lugar e que os procedimentos vão funcionar por si próprios, é por isso que muitos startups e empresas perdem o ímpeto assim que expandem a sua equipa.

Manter uma documentação precisa e bem organizada do processo é considerada uma das melhores formas de evitar o caos e manter as coisas eficientes e consistentes.

Deixamos mergulhar mais fundo no que é a documentação do processo e porque nos devemos preocupar.

• O que é documentação de processos?
• Exemplos de documentação de processos
• Benefícios da documentação de processos
• Como criar documentação de processos
• Modelo de documentação de processos
• Modelo de documentação de processos

Processar documentação as pessoas irão realmente ler

O que é documentação de processos?

Processar documentação é uma descrição passo a passo de como executar um processo do início ao fim. Os processos podem ser documentados sob a forma de políticas, listas de verificação, tutoriais, formulários, capturas de ecrã, etc. – qualquer coisa que descreva como um processo deve ser executado.

P>Pense na documentação do processo como o livro de receitas da sua equipa. As receitas são escritas porque são a forma mais fácil de duplicar um processo testado. Da mesma forma, qualquer tarefa que seja feita mais de uma vez ou completada por várias pessoas precisa de ser documentada.

Exemplos de documentação de processos

Um exemplo comum de documentação de processos é um documento de procedimento operacional padrão (SOP). Aqui está um exemplo de SOP criado em Nuclino, uma ferramenta de documentação colaborativa para equipas – crie uma conta para começar a documentar os seus processos internos:

Outros exemplos de processos empresariais que são tipicamente documentados incluem:

• p>p>Reavaliações de desempenho
• p>Processo de resolução de queixas de clientes/li>
• p>p>Procedimentos de inspecção e manutenção de equipamentos/li>>>p>p>Processo de entrega de serviços/li>
• p>Facturação e processo de recolha
• p>p>Novo funcionário a bordo/li>

Benefícios da documentação do processo

Sejamos francos – a documentação do processo soa entediante e aborrecida. Algumas empresas só a executam porque pensam que é o que “supostamente” devem fazer. Outras evitam completamente a documentação do processo, sentindo que é uma completa perda de tempo e dinheiro. A maioria das empresas sente um empurrão e um puxão entre tentar fazer a coisa certa documentando e tentar não desperdiçar recursos documentando.

As razões que muitas empresas citam como desculpas para evitar a documentação são inúmeras:

• “Demasiadas coisas estão a mudar neste momento”. Não se gostaria de gastar tempo valioso a documentar e padronizar coisas que possam mudar num futuro próximo.

• “Os procedimentos são constritivos”. É preciso ser flexível para ser bem sucedido. A padronização apenas asfixiaria a sua capacidade de inovar.

• “Não há tempo para isso”. Não parece ser uma prioridade documentar coisas que mal pode ter tempo para completar em primeiro lugar.

• “É demasiado corporativo e burocrático”. Quer manter uma cultura empresarial mais informal e pessoal e não quer adoptar o que parece ser uma prática mais adequada para grandes corporações.

Sons familiares? Se assim for, certamente não está sozinho. Para compreender porque é que a documentação de processos vale o seu tempo, é útil olhar para um dos exemplos mais influentes do mundo de melhoria de processos empresariais.

Henry Ford não inventou o carro – ele inventou um processo. A sua nova abordagem ao fabrico permitiu-lhe criar o primeiro carro americano produzido em massa a preços acessíveis, transformando a indústria automóvel e o mundo empresarial tal como o conhecemos.

A ideia era simples: em vez de um artesão criar um produto sozinho, todos foram ensinados a fazer um dos 84 trabalhos simples e repetitivos. A introdução da linha de montagem reduziu o tempo de fabrico do Modelo T de 12,5 horas para 2,5 horas!

No final do dia, qualquer negócio é essencialmente um grupo de tarefas e processos inter-relacionados e muitas vezes repetitivos. Mas é apenas quando as formaliza, que é forçado a pensar no fluxo de trabalho com a produtividade em mente.

Os processos de documentação podem ajudá-lo a alcançar cinco coisas-chave:

• p>Otimização de processos. Identificar estrangulamentos e ineficiências através da documentação dos processos exactos. Verá rapidamente quais os processos que precisa de melhorar ou de se livrar.

• Automação de processos. A documentação do processo ajuda a descobrir tarefas que podem ser facilmente automatizadas, poupando tempo e recursos.

• p>>Nova formação de funcionários. A documentação interna ajuda os novos funcionários a compreender as suas funções e a familiarizarem-se com os processos em que estarão envolvidos.

• Partilha e retenção de conhecimentos da empresa. A documentação preserva um registo dos processos conhecidos apenas por algumas pessoas especializadas em fazê-los. Sem ela, quando um funcionário sai, qualquer conhecimento do processo sai com eles.

• Consistência operacional. Se não se documenta um processo, este está essencialmente a ser reinventado por alguém sempre que é repetido.

Em resumo, o maior valor da documentação do processo é padronizar e escalar as coisas que já funcionam para si, identificar formas de optimizar as coisas que não funcionam, e partilhar essa informação com outras pessoas da sua equipa. É uma parte essencial da gestão de processos de negócio.

Obviamente, a padronização só é eficaz se tiver processos validados para padronizar. Isso significa que se for uma empresa em fase de arranque que ainda não lançou uma base sólida, a documentação será uma perda de tempo. Contudo, assim que o seu negócio começa a amadurecer, a documentação do processo diligente começa a desempenhar um papel crítico.

Como criar documentação do processo

Vamos assumir que tem absolutamente zero documentação do processo na sua organização e que está a começar com uma folha em branco. Tem de passar pelo que se chama a descoberta do processo. Tente envolver todos os que fazem parte do processo e siga estes passos:

Passo 1: Defina o processo e o seu âmbito

Decida qual o processo que vai documentar. Determine a sua finalidade e âmbito – porquê e como o processo irá beneficiar a organização. Estabeleça qual deverá ser o resultado desejado do processo e liste os recursos necessários para realizar cada uma das etapas.

Etapa 2: Organize as etapas

Reúna toda a informação sobre as etapas do processo do início ao fim e identifique o ponto de partida ou o que quer que desencadeie o processo. Uma vez estabelecido isso, o resto é simplesmente uma questão de fazer perguntas. O que acontece a seguir? Quem faz isto? E como sabe quando está feito?

Passo 3: Descreva quem está envolvido

Decida cada indivíduo que será responsável pelas tarefas do processo. Defina os seus papéis. Tenha em mente mencionar o título das suas funções em vez do seu nome.

Passo 4: Anote as excepções ao fluxo normal do processo

Um processo empresarial pode nem sempre seguir o mesmo fluxo devido a várias razões. Mencionar estas excepções e que passos serão dados para as abordar.

Passo 5: Adicionar pontos de controlo

Identificar onde podem ocorrer riscos no processo e adicionar pontos de controlo para ajudar a monitorizar o processo. Estabelecer medições para determinar a sua eficácia e possivelmente melhorá-la.

Passo 6: Rever e testar o processo

Reunir todos os envolvidos e rever o processo que documentou. Uma vez feito, teste o processo e veja se lhe escapou alguma coisa.

Modelo de documentação do processo

É importante manter a sua documentação consistente em estilo, formato e nível de detalhe. A maioria das empresas utiliza o mesmo modelo de documentação de processo para cada fluxo de trabalho que documentam. Aqui está um exemplo de como tal modelo poderia ser – copiá-lo e personalizá-lo de acordo com as suas necessidades.

Processo de documentação as pessoas irão realmente ler

Parte do que faz a documentação do processo parecer tão frustrante é que os documentos acabados nunca são lidos ou actualizados, tornando-se uma relíquia de alguma decisão de reunião há muito esquecida. Há algumas maneiras de garantir que o tempo investido em processos de documentação não é desperdiçado e cria valor real para o seu negócio.

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p>Faça a documentação ser de fácil acesso e pesquisa. Um dos principais objectivos da documentação é a partilha e gestão do conhecimento. Quando o acesso aos documentos é restrito ou disponível apenas a pedido, envia uma mensagem de que a informação só é relevante para certas pessoas e desencoraja a sua equipa de a utilizar. A documentação do processo precisa de ser publicada numa plataforma onde a sua equipa a verá diariamente. Um exemplo de tal plataforma é Nuclino, uma ferramenta de documentação colaborativa e de partilha de conhecimentos.

p>Faça com que seja fácil de editar. Os processos são dinâmicos. Mudam com o tempo – os gestores redistribuem tarefas, as pessoas entram e saem da empresa, os papéis mudam. O feedback e novas contribuições são essenciais para que a documentação do processo seja eficaz, pelo que as contribuições têm de ser o mais simples possível. No Nuclino, cada documento pode ser editado em colaboração em tempo real, enquanto o histórico de versões capta as mudanças e torna possível restaurar facilmente versões anteriores, se necessário.

p> ser conciso. Não distraia os seus leitores com quantidades excessivas de informação. Forneça apenas a orientação necessária sem entrar em detalhes desnecessários. Seja claro, conciso, e ao ponto.

Investir no mapeamento visual do processo. Uma imagem vale muitas vezes mil palavras de documentação. Assim, em vez de descrever literalmente cada passo de um processo empresarial, ajude os leitores a digerir a informação, apresentando-a sob a forma de um diagrama ou de um fluxograma. No Nuclino, é possível incorporar diagramas ao vivo, bastando para isso colar uma ligação partilhada de draw.io, Gliffy, ou Lucidchart. Estas ferramentas também fornecem a capacidade de documentar processos na notação de modelação de processos empresariais (BPMN).

p>A documentação do processo pode ser uma tarefa aborrecida e entediante. Também pode ser uma excelente forma de capacitar a sua equipa para fazer mais, mais rapidamente – se bem feito. Se os documentos da sua empresa forem inacessíveis, desactualizados, ou confusos, serão uma fonte de frustração, se forem lidos de todo. Por outro lado, se forem sucintos, informativos e actualizados, podem permitir que os seus empregados sejam eficientes e independentes, e ajudar a criar uma cultura de transparência na sua empresa.

Se decidir investir tempo na documentação do processo, faça valer o seu tempo e esforços e trate-o como um activo e não como uma tarefa para riscar da sua lista de afazeres.

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