Em tempo e gestão prioritária, a Matriz Eisenhower é um imperativo. Surge em praticamente todos os livros que abordam o conceito de tempo. Por vezes até me surpreende que algumas pessoas não o saibam, dada a sua simplicidade e os resultados que proporciona. Então, porquê falar sobre isso? Simplesmente porque um elemento muito importante na minha opinião é frequentemente esquecido e gostaria de o destacar: a importância é uma escolha e a urgência é um facto. Portanto, há uma clara vantagem em dar prioridade à importância sobre a urgência de sair. E a Matriz Eisenhower é uma grande ferramenta para isso.
A Matriz Eisenhower (important-urgent)
Desenhada por Dwight David Eisenhower, a matriz important-urgent é composta por 2 eixos: importância e urgência. Estes 2 eixos formam 4 quadrantes:
- Q1: importante e urgente
- Q2: importante e não-urgente
- Q3: não importante e urgente
- Q4: não importante e não urgente
O Eixo de Importância
O eixo vertical da matriz é a importância das tarefas. Separa os quadrantes superiores “importantes” (Q1 e Q2) da matriz Eisenhower dos quadrantes inferiores “sem importância” (Q3 e Q4).
Quando se determina a importância de uma tarefa, fá-lo de acordo com uma lógica interna. Escolhe dar-lhe importância de acordo com os seus critérios pessoais: o impacto que a tarefa tem nos seus objectivos, o valor acrescentado que a sua realização traz, etc.
Não se esqueça que a importância também é ditada pelas várias políticas e valores da sua empresa, bem como por tudo o resto que é atribuído à sua posição. A importância pode variar dependendo da sua posição na hierarquia.
Mas no final, ou é importante ou não é. Não é 3/10 ou 7/10. É 0 ou 1.
Se houver uma área cinzenta, é preciso pensar sobre o conceito de importância. Talvez o seu papel tenha mudado. Talvez os seus objectivos tenham mudado. Pode também ser que o ambiente tenha mudado ou a sua saúde. Se assim for, é necessário revisitar o eixo de importância da matriz.
Convido-o a ler 8 perguntas para determinar se está a trabalhar no que é importante.
O eixo de urgência
O eixo horizontal da matriz é a urgência das tarefas. Separa os quadrantes “urgentes” à esquerda (Q1 e Q3) dos quadrantes “não urgentes” à direita (Q2 e Q4).
O sentido de urgência para uma tarefa pode ser influenciado por vários factores, alguns internos e alguns externos. Entre outros:
- a data de vencimento
- o tempo necessário e a dificuldade para o completar
- a pressão do requerente
Para sair dela, tem de começar a questionar a urgência agora perguntando: “quando é que precisa dela até? “Melhor ainda, você mesmo pode definir um tempo no futuro: “posso dar-lhe isto na próxima quarta-feira? “Em ambos os casos, a urgência sentida será reajustada à realidade.
Se tiver tendência para se precipitar – este é um dos 4 comportamentos que minam a gestão eficaz do tempo – corre o risco de cair num modo reactivo de execução.
Os 4 quadrantes da matriz important-urgente
Para dar prioridade às tarefas, utilize os quadrantes na ordem apresentada na imagem. Note-se que o Q2 (importante e não urgente) vem antes do Q3 (urgente e não importante).
É assim que dará prioridade à importância sobre a urgência.
Para o fazer, elimine o tempo gasto em Q4 (muitas vezes lacunas para respirar um pouco, porque há demasiadas emergências) e reduza Q3 tanto quanto possível.
Assim, o tempo libertado torna-se disponível para os quadrantes “importantes” Q1 e Q2, permitindo ao mesmo tempo tornar-se menos reactivo e mais proactivo.
Assim, podemos ver os quadrantes da matriz Eisenhower como vasos comunicantes.
Importância é uma escolha e urgência é um facto
O elemento que raramente é realçado com a matriz Eisenhower é que a importância é antes de mais uma escolha, ligada a uma noção de valor acrescentado.
Para algumas pessoas, é um verdadeiro pesadelo separar o importante do sem importância. Portanto, pode levar algum tempo, mas uma vez traçada a linha, ela tornar-se-á o seu maior trunfo e permitir-lhe-á manter o foco, dar prioridade à importância sobre a urgência.
Em comparação com a importância, a urgência é um facto – frequentemente negociável – relacionado com uma noção de tempo.
Por outras palavras, a matriz Eisenhower não é uma camisa de forças. Não se torna escravo dela. É uma ferramenta que se transforma de acordo com os nossos objectivos e contexto.
P>Possemos obviamente negociar a urgência, mas esta será muitas vezes jogada em minutos ou horas, algumas vezes raras vezes em dias. Quando a urgência parece insustentável e a carga de trabalho aumenta, devemos voltar ao eixo da importância.
A matriz Eisenhower ajuda a manter o foco
O tempo é limitado e o número de coisas a fazer é exponencial. Por isso, temos de fazer escolhas e estabelecer prioridades. Ao dar prioridade à importância sobre a urgência, podemos ter a sensação de trabalhar nas coisas certas a curto, médio e longo prazo. A Matriz Eisenhower, mesmo que não a domine desde o início, revelar-se-á uma ferramenta valiosa para a sua libertação do jugo da urgência.
Mas deve começar por traçar a linha entre o importante e o sem importância. Para o fazer, precisa de definir os seus próprios objectivos com base nas suas aspirações, valores e trabalho.
Nota que esta é uma das minhas 3 revelações sobre tempo e gestão prioritária. Clique aqui para descobrir os outros 2