Políticas de Viagens Empresariais: O que é preciso saber

Os empresários viajam por todo o tipo de razões – reuniões, eventos, conferências de formação, estudos de mercado, e assim por diante. Por vezes os seus empregados percorrem curtas distâncias e por vezes são necessárias viagens internacionais. O estabelecimento de orientações para viagens de negócios assegura que as viagens de negócios sejam produtivas para a empresa, seguras e confortáveis para os funcionários, e bem alinhadas com as realidades orçamentais.

Simplificar viagens

Guardar tempo na reserva e relatórios de despesas. Reduzir o incómodo com orçamentos incorporados e apoio especializado em viagens 24/7.

O que é uma política de viagens?

Uma política de viagens corporativas é a base do seu programa de viagens. Permite-lhe passar de um ambiente ad hoc para um sistema de viagens deliberado, coordenado e gerido de forma consistente. As viagens geridas são muito mais estratégicas e oferecem múltiplos benefícios aos empregados, bem como aos seus resultados.

Uma política de viagens e despesas definida é algo de que qualquer empresa precisa, quer tenha três empregados ou 3.000, desde que as pessoas viajem em nome da empresa. Porque cada empresa viaja de forma diferente, a sua política será um documento único em muitos aspectos — adaptado às necessidades de viagem da sua organização, cultura interna, e orçamento. Exemplos de políticas de viagem podem ser uma enorme ajuda na elaboração de uma das suas, mas em última análise a sua não será como a de qualquer outra empresa.

Como é uma boa política de viagens?

Parece a sua empresa, porque reflecte os tipos de empregados que viajam, o trabalho a ser feito, os destinos, e a frequência necessária para atingir os seus objectivos empresariais. É um conjunto de directrizes que regem o planeamento, implementação e acompanhamento de viagens de negócios, utilizadas por viajantes e gestores de viagens para coordenação e por pessoal de contabilidade e finanças para gestão de riscos e receitas relacionadas com viagens.
Uma boa política assemelha-se tanto ao futuro como ao presente. Por outras palavras, é adaptável para permanecer útil e eficaz à medida que as coisas mudam inevitavelmente, dentro da sua empresa e dentro do mundo das viagens. Nenhuma empresa é demasiado pequena para ser organizada. Espera crescer. O reequipamento de uma política de viagens não vai correr bem, especialmente se os empregados existentes tiverem sempre reservado o que e como quiserem. Em vez disso, estabelecer políticas o mais cedo possível pode servi-lo bem agora e no futuro.
Besidesides, sem uma política de viagens corporativas em vigor, está a voar às cegas, financeiramente falando. Isso irá certamente dificultar os seus planos de crescimento. Uma política de venda-elaborada estabelece o seu sucesso, ajudando a controlar custos e a proteger capital precioso.

li> Uma boa política parece ser uma melhor retenção de empregados. Os estudos estabeleceram correlações directas entre a experiência dos empregados e o volume de negócios. Antes de chegarem ao ponto de realmente desistir, a sua atitude e produtividade na estrada podem começar a deslizar, afectando negativamente a sua qualidade de trabalho e as relações cliente/cliente. T&E pode ser um dos maiores itens da sua empresa, mas a rotatividade dos empregados também é muito cara. No entanto, tanto as viagens como o volume de negócios são custos controláveis. É muito mais fácil e mais barato criar políticas favoráveis às viagens que eliminam estes problemas no início.li> Uma boa política parece que está a levar a sério o seu dever de cuidado. Tem a obrigação legal de proteger a segurança dos funcionários quando estão na estrada em seu nome, mas abordar proactivamente o que fazer numa emergência mostra que também está de costas para eles. A sua política é sobre o bem-estar deles, e não apenas sobre poupar dinheiro.

Uma boa política parece mesmo ser a protecção contra fraudes, algo em que os gestores de viagens podem não pensar mas provavelmente manter o seu CFO acordado à noite. Sem sistemas adequados e claros em vigor, é demasiado fácil para alguns empregados custar-lhe muito caro, enchendo as despesas de viagem para reembolso.

O que deve ser incluído numa apólice de viagem?

Aéreo (e possivelmente comboio), alojamento, reservas de carros de aluguer
Transporte terrestre de utilização única (táxis, Uber, etc.).)

Despesas com refeições e entretenimento

Segurança pessoal e segurança de dados e materiais de trabalho
Requisitos de aprovação e processo
Fornecedores preferenciais de ar e hotel
Submissão de despesas e requisitos de reembolso e processo
Outras questões como a aceitação de presentes que podem ser aplicáveis aos seus funcionários em viagem
Uma lista de despesas incidentais ou pessoais não elegíveis para reembolso

A política de viagens mais eficaz é abrangente no seu âmbito, mas não pesada com pormenores estranhos. Ninguém quer (ou está disposto a) andar por um mar de letras miúdas para encontrar a resposta à sua pergunta de reserva. O seu povo está ocupado. Apenas tratarão do assunto da forma mais expedita, independentemente dos mandatos da sua política.

p>O objectivo da sua política de viagens, então, é explicar o que se espera dos viajantes e o que os viajantes podem esperar em troca dos gestores de viagens e dos departamentos financeiros ou outros envolvidos. E para que seja o mais fácil possível fazer o que se espera. A maioria das empresas também delineia as consequências de não seguir as regras. Saber que haverá consequências reforça o facto de que a sua empresa está seriamente empenhada no cumprimento da política.

Parâmetros e processos de reserva são críticos porque representam o grosso do seu T&E gasta. As grandes empresas têm frequentemente um departamento inteiro com planeadores de viagens que podem tratar dos detalhes em nome dos empregados. Ou dependem de uma agência de viagens corporativa subcontratada. As pequenas e médias empresas não têm normalmente os recursos para isso, por isso um gestor de viagens interno, alguém em RH, ou mesmo um Assistente Executivo são provavelmente responsáveis pela coordenação do seu programa de viagens.

p>A existência de uma política de viagens oficial abre caminho a viagens organizadas e amigas do orçamento, independentemente dos recursos de gestão de viagens que a sua empresa tenha. A empresa coloca todos os funcionários na mesma página, o que também é a razão pela qual as PMEs se voltaram para ferramentas de gestão de viagens digitais abrangentes que podem simplificar e racionalizar as actividades relacionadas com viagens, ao mesmo tempo que incluem sem problemas todos os envolvidos. Quando tira a confusão, o trabalho manual e outros desperdícios de tempo do processo de viagem, os viajantes podem reservar as suas próprias viagens rápida e automaticamente dentro das directrizes da empresa.

Uma boa política de viagens controla os custos, assegurando que os empregados têm experiências de viagem positivas. Como diz Andrew Scheivachman da Skift, pode forçar alguém a reservar um voo que poupa dinheiro, “mas se essa pessoa sair do avião demasiado cansada para trabalhar, ou acabar queimada em viagens corporativas, não vale a pena a troca. . . As experiências são importantes. Não se trata apenas de olhar para os dólares, trata-se de dar poder aos seus empregados para fazerem um bom trabalho.”

Elementos importantes de uma política de viagens

Você não quer que todos façam as reservas e despesas como desejam, mas também não quer que as políticas de viagens empresariais sejam tão restritivas que façam os viajantes sentirem-se excessivamente controlados e resultem em más experiências de viagem.

Inclua o essencial: o quê, quando, e como

Processo de reservas. Quem é responsável pela reserva de viagens (viajante individual, gestor de viagens/EA, fora da agência de viagens)? Existe alguma ferramenta de reserva online (plataforma de gestão de viagens da empresa) a utilizar? Quais são os seus requisitos de reserva antecipada? Dar aos viajantes espaço suficiente para fazer escolhas individuais sem violar os parâmetros da política. Dessa forma, não se sentirão desnecessariamente restringidos e estarão mais dispostos a escolher reservas em política.

p>Fornecedores preferidos. Se tiver negociado tarifas especiais com desconto e/ou comodidades ou privilégios, certifique-se de os identificar.

Air. Explicar os voos aceitáveis (itinerários sem escalas versus itinerários com escalas). Se tiver preferido companhias aéreas, especificar que os viajantes devem reservar com elas sempre que possível. Explique que classes de lugares são permitidas, e em que circunstâncias – as companhias tipicamente requerem o autocarro para voos mais curtos, mas permitem a classe executiva para voos mais longos. Os assentos económicos nunca são uma pechincha, porque os custos adicionais e os aborrecimentos gerais tornam-nos muito mais problemáticos do que as poupanças valem. Pagará taxas de bagagem, taxas para refeições a bordo ou entretenimento ou Wi-Fi, etc.?

Lodging. Para controlar os custos de hotel, pode limitar os gastos com o máximo de estrelas ou tarifas nocturnas, mas lembre-se que as tarifas dos quartos variam tremendamente em função do local e da estação do ano. As políticas de viagem mais viáveis utilizam tarifas médias de quarto, dentro de um determinado intervalo. Exigir quartos standard, e certificar-se de que a sua apólice identifica claramente quais os eventuais incidentes que são (ou não são) reembolsáveis. Abordar coisas como estacionamento com manobrista, filmes no quarto e Wi-Fi, mini-bar, check-in antecipado/atraseiro, limpeza a seco do hotel, uso de piscina ou ginásio, etc.

Negociar pacotes com fornecedores preferenciais que incluam comodidades mais desejadas, especialmente os que poupam dinheiro, tais como pequeno-almoço de cortesia) pode tornar a reserva e a estadia mais cómoda e confortável sem sobrecarregar o seu orçamento. Especifique que os viajantes devem reservar com hotéis preferidos sempre que possível, ou utilizar uma ferramenta de reserva que seleccione automaticamente para isso.

Transporte terrestre. Isto deve abranger não só táxis, mas também autocarros, metro ligeiro, metro, estacionamento, portagens de pontes ou estradas, etc. Estabelecer uma preferência pela utilização da opção menos dispendiosa, mas permitir que os viajantes também considerem a conveniência e o tempo necessário. A eficiência também gera poupanças. Endereços de serviços partilhados, também – muitos viajantes mais jovens gravitam agora para a Airbnb, Lyft, e Uber. No entanto, estes serviços suscitam preocupações sobre a imprevisibilidade e a responsabilidade. Irá providenciar o reembolso da quilometragem para a condução de e para o aeroporto?

p>Despesas reembolsáveis. Fornecerá uma lista de tudo o que a empresa pagará – por exemplo, taxas de bagagem, ou certos tipos de entretenimento do cliente, ou taxas de cancelamento (que não são da responsabilidade do viajante). Se possível, negociar a eliminação das taxas de cancelamento e alteração das taxas cobradas pelos fornecedores preferenciais.

mas também listar coisas pelas quais não pagará. Isso pode incluir:

Diversos ou roupas compradas enquanto fora (a menos que a bagagem perdida exija substituição imediata para continuar com as reuniões de negócios, etc.).)

Li>Li>Purificação de roupaLi>Pet boardingLi>Cuidados infantisLi>Ginástica ou uso de piscina

Estacionamento de valetas

Li>Acessórios de refeiçãoLi>Re-taxas de reserva ou cancelamento (devido a negligência do próprio viajante)

Esta lista é importante porque os viajantes podem assumir que pagarão os custos em que incorrem, a menos que o contrário esteja claramente estipulado.

P>Processo de reembolso. A sua apólice deve explicar quais as despesas que requerem recibos (por exemplo, qualquer coisa acima de um determinado montante em dólares). Se os viajantes utilizarem um cartão de crédito corporativo, há alguma limitação a isso? Explique também o processo de apresentação de provas de despesas e que documentação é necessária. Isto deve incluir um prazo/deadline, porque o seu departamento financeiro não pode fornecer mensalmente T&E relatórios sem números de despesas atempados e completos.

É melhor exigir recibos reais da companhia aérea e do hotel, em vez de cópias do extracto do cartão de crédito da pessoa, porque necessitará da informação detalhada para relatórios e análise do programa de viagens. Também quer ter a certeza de que as despesas de hotel não incluem qualquer suplemento que não seja reembolsável.

Quem recebe e aprova os relatórios de despesas? Existem reservas ou outras despesas que requerem pré-aprovação? Explique quando os empregados podem esperar o seu reembolso. A tecnologia que permite a captura digital instantânea de recibos torna rápido e fácil para os viajantes submeter informação mais detalhada sobre despesas, dando à sua empresa mais dados para avaliar o seu programa de viagens.

Meals. A maioria das empresas considera que a política de refeições mais fácil é especificar uma quantia diária. Desta forma, os viajantes podem decidir por si próprios como querem repartir o custo ao longo do dia. Se conseguirem reservar um hotel com pequeno-almoço gratuito, tanto melhor. Não se esqueça de especificar também se existe um máximo (ou outras limitações) associado a entreter os clientes durante as refeições ou de outra forma. Será que as bebidas alcoólicas serão cobertas? Em que circunstâncias? E quanto a gorjetas?

P>Por diems de refeições também cortadas na papelada, uma vez que normalmente não são necessários recibos individuais. Não se esqueça de explicar como encontrar o montante aprovado das ajudas de custo diárias para qualquer cidade para viagens domésticas ou internacionais.

Dever de cuidado. Muitas empresas exigem que os viajantes apresentem uma cópia do seu itinerário e do local onde ficarão antes de partirem para uma viagem de negócios. No entanto, ao equipar toda a sua equipa com uma plataforma digital abrangente de gestão de viagens, os gestores de viagens saberão automaticamente o estado de viagem de cada funcionário e como contactá-los.

A sua política deve explicar o que fazer numa emergência, quer se trate de um problema médico, de um desastre natural, de um distúrbio terrorista ou local, ou de um snafu relacionado com uma viagem. A quem contactar, e como. (Por exemplo, a plataforma de viagens digital de Lola.com coloca ajuda ao vivo na ponta dos dedos dos seus viajantes, 24/7.)

Viagem estrangeira. Se o seu pessoal viaja internacionalmente, esta secção da sua política deve incluir informações sobre como contactar a embaixada local dos EUA. Deve também proporcionar formação mais ampla aos viajantes sobre segurança pessoal e protecção.

Bleisure. A maioria das empresas permite agora, e até incentiva, os viajantes a acrescentar num dia ou vários para descanso e relaxamento pessoal. Isto poupa dinheiro aos empregados em mini-vacações e enfatiza o valor do tempo de paragem. Se a sua empresa o permitir, certifique-se de que a sua política de viagens é clara quanto às partes das despesas que os empregados devem pagar.

Prémios de lealdade. Seja muito claro sobre se os empregados podem manter as milhas e outras recompensas que ganham quando viajam em trabalho. A maioria das empresas costumava mantê-las, para reduzir T&E custos, aplicando as recompensas a viagens futuras. No entanto, isto já não é considerado uma prática amiga do empregado. A novidade de viajar para o trabalho desgasta-se rapidamente, e as viagens frequentes para fora da cidade são desgastantes para o seu viajante, bem como para a sua família. O esgotamento e a insatisfação laboral são consequências totalmente reais que preocupam os empregadores.

Permitir que as pessoas mantenham as suas recompensas é uma forma simples mas muito eficaz de lhes agradecer a sua vontade de percorrer a milha extra (literalmente) para fazer crescer a sua empresa. Melhor ainda, encoraje-os a tirar tempo e a usar as suas recompensas para relaxar e relaxar.

Plano de comunicação. Se não comercializar abertamente as políticas de viagens ao seu povo, como saberão eles que tais directrizes existem? Explique claramente a chave quando, onde, e como os elementos, depois explique porque é que estas políticas são importantes para os viajantes e para a empresa como um todo. Embora o seu plano de comunicação não faça tecnicamente parte da sua política de viagens, é uma peça crítica se espera alcançar T&E goals.

Existe alguma coisa que não possa ser coberta por uma política de viagens?

Não realmente. Pode incluir tudo o que achar relevante, e com todos os detalhes que desejar. Contudo, quanto mais longas e complicadas forem as suas directrizes, menos provável será que alguém as leia, quanto mais as siga. Mantenha-se fiel ao que mais importa, e mantenha-se fiel ao essencial em cada categoria. Os seus empregados irão adorá-lo por isso, e irão retribuir-lhe com vontade de fazer o que lhe pedir.

Assim, curto e doce ganha o dia!

Uma página deve ser suficiente para atingir os pontos altos – voos, hotéis, aluguer de carros, refeições, transportes terrestres. Naturalmente, terá de criar uma versão alargada que entre em maior detalhe para as categorias principais, inclua a lista completa do que é, e não é, reembolsável, etc. e descreva como lidar com circunstâncias invulgares. Mesmo assim, isso não deve exigir mais de três ou mais páginas. Coloque-a na intranet da sua empresa, utilize-a em sessões de formação, e lembre periodicamente aos funcionários que a sua empresa tem uma política de viagens formal que todos devem cumprir.

Simples. Fácil. Conveniente.

Como desenvolver uma política de viagens

Observámos anteriormente que amostras de políticas de viagens podem servir de modelo para criar a sua própria política. Mas não pode simplesmente preencher os espaços em branco, porque os objectivos e necessidades de viagem da sua empresa são únicos para o seu negócio. Então, como é que desenvolve a sua própria política de viagens da empresa?

Comece com uma auto-avaliação

Tem actualmente uma política de viagens que precisa de ser especificada (ou completamente reformulada)? Se não, como está a lidar com o planeamento de viagens, reservas, reembolso de despesas, etc.? Pergunte a si mesmo:

Porquê é que o seu pessoal viaja (conferências, reuniões de clientes, etc.)?
Quantas vezes viajam?
Para onde vão com mais frequência?

Localize as lacunas nos seus esforços de gestão de viagens que precisam de ser preenchidas, bem como onde as coisas estão a funcionar bem, porque estas ajudarão a definir as suas políticas. Por exemplo:

Li>Vamos assumir que os seus viajantes têm actualmente o hábito de reservar viagens aéreas com voos reembolsáveis mais caros, apesar de os dados mostrarem que raramente precisam de cancelar ou remarcar. Uma nova política que exigisse reservas não reembolsáveis pouparia dinheiro.
Para os seus destinos mais comuns, negociar contratos com hotéis específicos nessas cidades, em vez de acordos em cadeia, poderia servir melhor os viajantes e o seu orçamento.
Os seus viajantes utilizam o seu próprio cartão de crédito ou um cartão corporativo (ou ambos) para pagar as viagens?

Definir os objectivos do seu programa de viagens

Uma viagem é inútil e um desperdício colossal de dinheiro se não ajudar a atingir os objectivos globais do negócio, bem como os objectivos do programa de viagens. É provável que o queira fazer:

Custos de controlo
Calmo e conforto na estrada
Calmo e conforto na estrada

Calmo e conforto na estradaCalmo e conforto na estradaCalmo e conforto na estrada processo preciso de apresentação/reembolso de despesas

Capturar atempadamente T&E data

Como formula as suas políticas, considere:

Demografia do viajante — é provável que os seus Baby Boomers tenham expectativas diferentes das suas milenares, e é necessário planear para isso porque a “melhor” experiência não é de tamanho único

li>Balancear a poupança de custos contra o agravamento do viajante para melhorar a experiência de todos

Economia de custos

ConveniênciaFacilidade de utilização

Cultura da empresa
Dever de responsabilidade de cuidados
Apoio ao viajante não emergencial (voos cancelados, outros problemas relacionados com a viagem)
Procedimentos a seguir para cada categoria
Como a tecnologia de gestão de viagens pode suportar todo o processo

Porquê dar-se ao trabalho de considerar todos estes detalhes?

Desenvolver uma política de viagens que será honrada requer uma abordagem holística. Não o fazer pode resultar em frustração, falta de cumprimento, fadiga, produtividade reduzida, insatisfação no trabalho, maior rotatividade, relações cliente/cliente diminuídas, custos mais elevados, e dados nebulosos do programa de viagens. Em vez disso, políticas que tenham em conta os desafios e necessidades de todos os envolvidos no seu programa de viagens podem aumentar o cumprimento, a moral, a satisfação no trabalho, e o desempenho no trabalho na estrada (a própria razão pela qual as pessoas estão a viajar em primeiro lugar).

Quem irá utilizar a sua política de viagens?

Os viajantes são os principais sujeitos/beneficiários da sua política de viagens. Mas as viagens afectam o pessoal em toda a sua organização – gestores de viagens, RH, operações, finanças, até chefes de departamento em algumas empresas – por isso as suas políticas devem abordar as necessidades de todos os que tocam no seu programa de viagens de alguma forma.

As políticas efectivas abrangem todos os que viajam, desde a suite C até à suite C. Isto mostra liderança porque os empregados imitam os seus superiores, e também elimina o atrito que naturalmente resulta quando os empregados sentem que foram divididos em classes ou que outra pessoa está a receber tratamento preferencial. Quando os líderes seguem as mesmas regras, sublinha a importância das políticas de viagens.

Como precaução de segurança empresarial, muitas empresas incluem uma política que limita quantos executivos de topo podem voar juntos.

Quão rigorosa deve ser a sua política de viagens?

Guias que são claras e efectivamente comunicadas geram um cumprimento muito maior do que regras rígidas. Os funcionários que se espera que usem o seu cérebro e bom senso em todas as outras circunstâncias relacionadas com o trabalho ressentem-se de serem tratados de forma inflexível quando se trata de viajar. Eles rebelar-se-ão. Portanto, pense em:

Quão rigorosa é a sua empresa no geral? As políticas de viagem devem reflectir a sua cultura empresarial.
Razoabilidade – por exemplo, em que momento faz mais sentido permitir aos viajantes a passagem para a classe executiva quando reservam voos?
Opções que proporcionam liberdade de escolha. A margem de manobra é uma continuação, pelo que não há aqui certo ou errado. Mas dar aos viajantes uma gama de escolhas para voos, hotéis e refeições melhora o cumprimento, bem como a moral.
Muito importante hoje em dia: irá permitir que os funcionários expandam as viagens de negócios para experiências de branqueamento? Se assim for, terá de especificar quais as despesas que a empresa não pagará.

P>Políticas rígidas podem parecer mais susceptíveis de assegurar o cumprimento, mas na realidade são mais susceptíveis de gerar rebelião. No final, a chave para a felicidade dos empregados é uma política de viagens que cobre todos os aspectos essenciais, mas não é tão complexa que ninguém a queira ler, quanto mais segui-la. Quaisquer que sejam as políticas que se crie, é preciso assegurar que todos saibam que existem, onde aceder facilmente, e como segui-las.

Amostras de políticas de viagem

Então o que separa as boas das más políticas de viagem? Aqui está o derradeiro teste de tornassol: controla os custos e assegura a melhor experiência de viagem possível e dá-lhe os dados necessários para uma gestão de viagens bem sucedida?

As más políticas são bastante fáceis de detectar. They:

Are agarrado a minúcias desnecessárias. Mesmo no documento “curso completo” que cobre o que – se e os detalhes mais finos de algumas políticas, demasiado é avassalador.
Are desatualizado. No actual ambiente de viagens em rápida mudança que pode não demorar muito, e é por isso que a revisão e ajustes regulares são tão importantes. Se a sua política de viagens for irrelevante, ninguém lhe prestará atenção.

li>Não forneça uma margem de manobra realista. Directrizes de preços demasiado baixos são obrigadas a reservar empregados em alojamentos menos que passageiros. Restrições de tarifas aéreas demasiado baratas são obrigadas a resultar em mais ou mais paragens, custos excessivos para taxas de bagagem, etc.li>Dêem pouca margem de manobra às suas responsabilidades de cuidados. Se não sabe onde está o seu pessoal quando está na estrada, não pode comunicar com eles ou ajudá-los quando precisam.li>Confie nos relatórios de despesas de viagem da velha guarda, exigindo recibos em papel e assim por diante, desperdiçando tempo e convidando a cometer os erros e omissões que vêm com a introdução e transcrição manual. Isto não é apenas uma frustração para os viajantes e o seu departamento de contabilidade, mas assegura virtualmente que toda a informação não será recebida atempadamente, enviesando relatórios orçamentais e impedindo a capacidade da empresa de tomar decisões comerciais rápidas e sólidas.

Forçar os empregados a entregarem à empresa as recompensas relacionadas com viagens. Embora isto possa ajudar a compensar os custos T&E, os benefícios da empresa serão apagados por efeitos negativos no moral dos funcionários. Viajar não é divertido. Deixá-los manter as recompensas é uma forma fácil de fazer com que as pessoas saibam que apreciam os seus sacrifícios.

P>As políticas pouco claras, incómodas, e ineficazes. Mas a sua não o será se seguir estes princípios:

Escreva claramente o que quer que os viajantes façam – ou não façam. Não os pode culpar por fazerem a coisa errada se eles não souberem que é errado. Por exemplo, quando é que pode melhorar voos, quartos, ou refeições?
As boas políticas são apoiadas por tecnologia que liga de alguma forma todas as pessoas dentro da sua organização que tocam em viagens e lhes dá a informação de que necessitam, imediatamente. Dessa forma, seguir as políticas pode ser indolor e eficiente quer esteja a reservar, monitorizar, ou a gerir o orçamento.
Aprimore continuamente as suas políticas com uma avaliação contínua da relevância e experiência. Melhorar continuamente a administração de viagens usando métricas que estejam estrategicamente alinhadas com os seus objectivos empresariais e de viagem. Dados profundos e pontuais apoiam o planeamento e orçamentação a longo prazo, mas também devem dar-lhe visibilidade em tempo real ao seu programa de viagens à medida que se desdobra.
/li>>li>Entrada de informação de todos os envolvidos. Não pode “considerar” as necessidades ou desafios dos interessados sem ouvir directamente deles. As suas perspectivas sobre viagens podem ser muito diferentes. Além disso, as pessoas que se sentem ouvidas estão mais aptas a apoiar a política criada.

li>Permitir que os viajantes adaptem as suas reservas às suas preferências pessoais tanto quanto possível.Facultar documentos de política de viagens via intranet e o seu resumo de uma página disponível através da sua plataforma de viagens móvel, de modo a que o acesso seja rápido e fácil a partir de qualquer lugar. Se as pessoas tiverem de andar à procura de respostas, não o farão. Uma plataforma de gestão de viagens amiga do ambiente móvel fornece acesso 24/7 para todos.li>Inclua uma componente de educação/formação que não só esboça as directrizes em si, mas também explica o raciocínio por detrás delas. Saber o “porquê” ajuda os funcionários a compreender o impacto das suas viagens e contribui para a empresa (do ponto de vista financeiro e de desempenho), o que motiva o cumprimento voluntário.

Estudos mostraram que aqueles que estão mais familiarizados com as políticas de viagens da sua empresa são os que mais provavelmente as seguirão. Os gestores de viagens inteligentes não estão apenas a “comercializar” a sua política de viagens aos utilizadores internos através de formação contínua e lembretes, estão a utilizar tácticas divertidas tais como concursos para destacar elementos-chave da política e celebrar o sucesso em alcançar T&E objectivos.

Quanta margem de manobra deve ter uma política de viagens?

Os funcionários não são robôs. São pessoas individuais, pelo que cada empregado é diferente. Oferecer flexibilidade dentro das directrizes demonstra que se preocupa com essas diferenças individuais, e não apenas com o resultado final. Quer que os empregados se sintam seguros e confortáveis na estrada.

A forma mais fácil de oferecer margem de manobra é adoptar uma plataforma de gestão de viagens corporativas que peneire automaticamente através de opções e apresente aos seus viajantes escolhas que se ajustem às suas directrizes. Eles podem escolher o que funciona melhor para eles entre as opções sem se perguntarem se estão a reservar adequadamente.

Considerar como quer lidar com serviços partilhados. Este é um exemplo perfeito de como as tendências de viagem mudam e afectam directamente as viagens de negócios e as suas políticas. Não há muitos anos, Lyft, Uber, e Airbnb nem sequer estavam no seu radar. Agora, muitos dos seus empregados (especialmente se forem mais novos) podem preferir estas opções. Os serviços partilhados podem poupar dinheiro e agradar a alguns viajantes, mas também apresentam novos desafios quando se trata de segurança e protecção dos viajantes. A sua política deve abordar e esclarecer estas questões.

Resistir à tentação de incluir tudo o que é pequeno

Notemos anteriormente que pode incluir o que quiser, em qualquer quantidade de detalhes, na sua política de viagens. No entanto, também notámos que o volume está directamente correlacionado com a falta de interesse e cumprimento, pelo que o deixarmo-nos levar é contraproducente. Além disso, há tantas variáveis e desafios, e se – se for comummente associado a viagens de negócios, poderá nunca terminar de compor a sua política de viagens. Assim, em vez de perguntar o que não precisa de ser incluído, revejamos a chave que tem de ter:

Prêmios e benefícios para os viajantes, bem como orientação (bleisure, retenção de milhas e pontos ganhos, etc.)

A maioria das empresas resolve o enigma do que incluir, criando uma versão abrangente da sua política de viagens que detalha processos e procedimentos, aborda circunstâncias invulgares, e estipula quem é responsável pela reaprovação de necessidades de viagem invulgares ou fora da política. Em seguida, criam uma folha única para uso diário que cobre pontos-chave sobre reservas e relatórios de despesas. Dessa forma, os funcionários e gestores de viagens têm a informação completa quando é necessária, mas ninguém fica atolado em minúcias.

Conclusão

Gestores de viagens queixam-se frequentemente de que os funcionários não seguem as regras. No entanto, com uma política bem pensada que foi concebida para responder às necessidades chave de todos, é fácil de cumprir. Apoie isso com acessibilidade, formação completa e lembretes contínuos, e pode substituir a frustração e as despesas excessivas por felicidade e previsibilidade.

De facto, quanto mais os funcionários compreenderem o raciocínio por detrás das políticas, maior a probabilidade de as seguirem. Eles sabem que as suas regras não são arbitrárias, mas formuladas para os beneficiar, bem como à empresa. Mantendo-se dentro das directrizes, os viajantes podem tornar-se intervenientes mais fortes e mais empenhados nos negócios e no sucesso financeiro da empresa.