O que é a Matriz Eisenhower? Como utilizá-la para ser mais produtiva?

Stephanie é uma trabalhadora árdua quando se trata das suas responsabilidades profissionais. Empurrando o dia, ela certifica-se de fazer o que se espera dela, muitas vezes mais. Sentar-se tarde no trabalho, puxar uma noite inteira, faltar a obrigações pessoais para compromissos profissionais é uma experiência demasiado comum para ela.

E todos os compromissos familiares importantes que ela falhou é uma história completamente diferente por si só. Mas tudo isto está agora a prejudicar a sua saúde (tanto mental como física), e a sua produtividade.

Então, o que é que está exactamente a faltar na sua vida? Adivinhou-o – Eisenhower Matrix.

Muitas vezes, pode não se aperceber, mas a única coisa de que precisa na sua vida é um pouco de organização e priorização do que precisa de ser feito para cumprir os compromissos sobrepostos.

Com isto dito, provavelmente está a pensar que afinal não é assim tão difícil. Está errado e certo ao mesmo tempo. Errado de uma forma que se pensar que apenas fazer uma lista de afazeres ao acaso vai funcionar como maravilhas para si, vai funcionar, mas não de uma forma estonteante.

E tem razão, com um pouco mais de esforço e usando a Matriz Eisenhower, a sua vida vai melhorar muito.

O que é a Matriz Eisenhower?

p>Eisenhower Matrix é um método de priorização das suas tarefas com base na sua urgência. Ajuda a determinar as actividades que são importantes e as que não merecem de todo a sua atenção. O brainchild por detrás da famosa Matriz Eisenhower é Dwight D. Eisenhower.

Uma das suas famosas citações é, “a maioria das coisas que são urgentes não são importantes, e a maioria das coisas que são importantes não são urgentes”

Esta citação estabelece também a base para a gestão do tempo pessoal de Dwight.

P>Em direcção à matriz, a matriz categoriza basicamente as suas tarefas em 4 quadrantes de acordo com o que precisa de fazer num determinado momento do seu dia.

Estes 4 quadrantes são:

1. Do
2. Decide
3. Delegate
4. Eliminate

Do

O primeiro quadrante da Matriz Eisenhower, Do, consiste nas suas tarefas mais importantes. As actividades que precisam de ser realizadas com urgência. As tarefas com um prazo a aproximar-se ou as que não podem ser adiadas caem geralmente nesta categoria.

Para colocar tarefas nesta categoria, é necessário analisar minuciosamente as suas prioridades primeiro e depois decidir se se enquadra nos critérios do “faça agora”. Se a tarefa precisa de ser feita num dia, ou não mais do que no dia seguinte, é uma tarefa urgente. Do.it.now!

Uma outra forma de contextualizar isto é ter em mente o famoso “comer primeiro a rã” de Mark Twain, conotando que deve fazer as suas tarefas mais urgentes para o dia logo pela manhã.

Vamos dar aqui um exemplo concreto de trabalho para facilitar as coisas para si. No final de cada semana, é-lhe delegada a responsabilidade de fornecer um relatório completo ao seu gestor. Agora, os seus fins-de-semana na sexta-feira. Já é quinta-feira de manhã e ainda não preparou o relatório. Será que isto classifica como uma tarefa urgente? Absolutamente!

Decide

O 2º quadrante da Matriz Eisenhower é Decide. Constitui das tarefas que são importantes, mas não necessariamente urgentes. Isto pode incluir uma série de responsabilidades que vão desde e-mails profissionais, acompanhamento, até compromissos e compromissos mais pessoais.

Tarefas neste quadrante precisam de ser agendadas para outra altura. Geralmente, estas tarefas estão de acordo com os seus objectivos a longo prazo e contribuem para o seu crescimento. Um exemplo comum no dia-a-dia poderia ser o exercício. Sabe que é crucial para a boa saúde, mas não pode dedicar-lhe tempo. Portanto, é preciso decidir o momento em que está pronto para o atingir.

Encontrar tarefas de uma forma que não sejam transferidas para a categoria ‘urgente’. Certifique-se de que tem tempo suficiente para as executar enquanto ainda se enquadram nesta divisão.

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Delegate

3º quadrante da Matriz Eisenhower é Delegado. Esta categoria refere-se às tarefas que não são importantes, mas urgentes. Embora pareça contra-intuitivo porque, naturalmente, o seu primeiro instinto seria que não são tarefas que são urgentes, importantes também? Não necessariamente!

Estas actividades geralmente dão-lhe o engano de ser importante, enquanto que na realidade, não contribuem muito para a sua produtividade. Tem de decidir se precisa de remarcar ou se alguém o pode fazer por si.

alguns dos exemplos podem incluir agendar entrevistas, responder a certos emails, ou reuniões de equipa que podem ser conduzidas por outra pessoa, enquanto está ocupado a executar as suas actividades do quadrante 1.

Eliminar

A última categoria da Matriz Eisenhower é Eliminar. Estas consistem em tarefas que são essencialmente os seus assassinos de produtividade. Não contribuem de forma alguma para os seus objectivos. Identifique estas actividades e elimine-as para dar um impulso à sua produtividade.

Exemplos comuns destas actividades incluem a navegação sem sentido nas redes sociais, a verificação constante do seu telefone em busca de chamadas ou mensagens, jogar videojogos, ou actividades gerais que utiliza para procrastinar.

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15 Melhores Citações de Produtividade por Productivity Gurus

Como usar a Matriz Eisenhower para Gestão do Tempo

Se por esta altura já se está a perguntar se a sua vida se tornará magicamente organizada através da utilização desta matriz, não é assim tão fácil! Mas, ao colocar um pouco de esforço, pode pôr-se no bom caminho.

P>Primeiro, precisa de classificar as suas actividades urgentes e importantes. Para o fazer, precisa de definir correctamente as suas prioridades e definir níveis de urgência.

As suas tarefas urgentes são normalmente as que têm um constrangimento de tempo associado a elas. Estas actividades têm um “faça-o agora” escrito em todas elas e requerem a sua maior atenção.

Por outro lado, as suas tarefas importantes são geralmente de longo prazo e bastante orientadas para objectivos. Geralmente, não lhe dão resultados imediatos e estão mais concentradas em tomar melhores decisões a longo prazo.

Depois de ter classificado as suas tarefas urgentes e importantes, as próximas coisas que precisa de fazer para utilizar plenamente o potencial da matriz Eisenhower para a gestão do tempo são:

Dar códigos de cor aos quadrantes

Atribuir códigos de cor aos seus quadrantes para o ajudar rapidamente a compreender a gravidade da situação. Ao atribuir cores, pode obter um rápido olhar sobre o que precisa de ser feito a seguir. Estes códigos de cores também o ajudam a dar prioridade às suas tarefas para tomar decisões informadas.

Por exemplo; o quadrante de fazer pode ser colorido a vermelho para indicar a urgência das tarefas.

Categorize as suas tarefas profissionais e pessoais

Para evitar compromissos sobrepostos, faça matrizes separadas para as suas tarefas profissionais e pessoais. Isto irá guiá-lo claramente para o que o espera e irá influenciar grandemente a forma como gere o seu tempo. Um truque aqui pode ser dedicar horas distintas do dia para ambos os tipos de compromissos e ver como isso funciona para si.

Limite o número de itens por quadrante

Adicionar demasiados itens por quadrante irá complicar demasiado as coisas e o propósito de usar a matriz Eisenhower para a gestão do tempo será perdido. Para a optimizar, limitar o número de acções a 7 ou 8. Dessa forma não ficará sobrecarregado com o que precisa de fazer.

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Utilizar uma Ferramenta de Gestão de Projectos para Implementar a Matriz Eisenhower

Vamos apenas admitir o facto de que se não optar por ferramentas profissionais para a gestão do tempo, está a perder muito tempo. Para que esta matriz funcione como uma varinha de condão, é preciso uma ferramenta de gestão de projectos. Neste momento, vamos apresentar-lhe nTask.

Utilizar nTask para gerir eficazmente o seu tempo sem qualquer receio de procrastinação. As seguintes características da ferramenta ajudá-lo-ão a melhorar drasticamente a sua produtividade e a eliminar os desperdiçadores de tempo:

• Listas de verificação: comece por listar as suas doses, sob a forma de uma lista de verificação. Isto irá estabelecer a base para a identificação das suas doses profissionais e pessoais e irá ajudá-lo a definir o que deverá estar a trabalhar a seguir

• Categoria: uma vez terminada a elaboração de uma lista de verificação e a criação das respectivas tarefas, poderá associar categorias distintas para tornar as coisas claras para si ou para a sua equipa. As categorias são completamente personalizáveis e podem ser utilizadas da forma que o utilizador desejar

• Nível Prioritário: finalmente, atribua níveis de prioridade às suas tarefas de acordo com a sua urgência. Estes níveis de prioridade facilitarão a decisão do quadrante apropriado da matriz em que as suas tarefas se encaixam e qual deverá ser a sua próxima linha de acção

li> Timesheets: para analisar o tempo que você ou a sua equipa passam em tarefas de prioridade alta ou baixa, pode facilmente registar horas em timesheets e mais tarde avaliá-las para decidir onde precisa de melhorias

Gráficos de Gantt em nTask Vs. Eisenhower Matrix

p>Desde que já tenhamos reiterado algumas das variáveis da Matriz Eisenhower, é tempo de ver as coisas a um nível mais profundo.

Rechamar os seguintes quadrantes da Matriz Eisenhower – i.e.

• Do
• Decide
• Delegate
• Eliminate

P>A maior parte do tempo, algumas tarefas têm um carácter urgente. Para esse efeito, pode não haver qualquer urgência durante as fases iniciais de um projecto, mas pode acontecer a qualquer momento. Imagine voltar atrás num prazo devido a não entregas ou pedidos adicionais do cliente.

Nesse caso, o fluxo de trabalho da Matriz Eisenhower passa por uma fase de metamorfose. Isto acontece porque se está a fazer as coisas de forma diferente devido aos requisitos de última hora ou de médio prazo do projecto em nome de quem quer que seja que esteja acima da mudança alimentar.

Nesses casos, lembre-se que os quadrantes da Matriz Eisenhower permanecem os mesmos. A única coisa que muda é a dependência de tarefas e muitas outras complexidades.

Falando a dependência de tarefas, adicionámos a experiência interactiva do utilizador da Carta de Gantt à nTask. É uma poderosa funcionalidade incorporada onde se pode ver estas dependências no modo de visualização em grelha. Pode interligar qualquer número de tarefas com outras se uma tarefa estiver dependente de outra.

Por vezes, estas dependências tornam-se parte do projecto devido à natureza dos marcos. Por exemplo, os programadores podem ser obrigados a entregar uma funcionalidade, mas não podem prosseguir se não tiverem um desenho/estrutura para seguir. Em tais cenários, as dependências desempenham um papel vital.

Movendo-se, a eliminação de problemas é extremamente conveniente na nTask. Uma vez que a “Eliminação” faz parte dos quadrantes da Matriz Eisenhower, pode mitigar os problemas identificando-os e entregando-os a um cessionário da sua equipa.

Sons complicados, certo?

p>Bem, quando tropeçar em qualquer número de problemas, pode levantar Bandeiras Vermelhas e criar problemas. Depois, tudo o que precisa de fazer é atribuir alguém a esse “problema” para que o problema possa ser corrigido a tempo.

Esta é a melhor maneira de assegurar um fluxo de trabalho suave enquanto pessoas específicas trabalham para “eliminar” o problema em segundo plano.

Gerir o fluxo de trabalho com base na Matriz Eisenhower foi apenas uma parte da equação. Muitos outros elementos entram em jogo durante o período de vida de um projecto. É necessário ter em conta circunstâncias imprevistas, tais como férias, baixas médicas e outros desastres que os membros da equipa concedem aos gestores de projecto de tempos a tempos!