As empresas utilizam o Formulário W-9 do IRS, Request for Taxpayer Identification Number and Certification, para obter informações de vendedores que contratam como contratantes independentes (também chamados freelancers).Quando uma empresa paga a um contratante $600 ou mais durante um ano fiscal, tem de comunicar estes pagamentos ao Serviço de Finanças (IRS), utilizando uma declaração de informação chamada Formulário 1099-MISC. As empresas utilizam o nome, morada, e número de Segurança Social ou número de identificação fiscal que os contratantes fornecem no Formulário W-9 para preencher essa declaração de informação. Nem o remetente nem o destinatário devem enviar uma cópia ao IRS.
As empresas que contratam contratantes independentes não retêm imposto sobre o rendimento ou pagam Medicare ou impostos da Segurança Social para os seus contratantes independentes, como fazem para os seus empregados. Em vez disso, os empreiteiros são responsáveis por estas obrigações. Contudo, o IRS ainda quer saber quanto é que estes empreiteiros receberam para se certificarem de que pagam os impostos que devem, e utiliza o formulário 1099-MISC para recolher esta informação. As empresas não enviam o formulário W-9 ao IRS.
O objectivo do formulário W-9
Informação necessária no formulário W-9
Formulário W-9 pede o nome do empreiteiro independente, nome da empresa (se diferente), entidade empresarial (empresário em nome individual, sociedade, sociedade C, sociedade S, trust/estabelecimento, sociedade de responsabilidade limitada, ou “outra”) e o número de identificação fiscal da empresa (ou número da Segurança Social, para os empresários em nome individual que não utilizem um número de identificação fiscal separado).
Formulário W-9 pede também à pessoa que o preenche para certificar que não está sujeito a retenção na fonte. A maioria dos contribuintes não está, mas se estiver, a empresa que contrata o contratante independente terá de reter o imposto de renda do salário desse contratante a uma taxa fixa de 24% (para os anos fiscais 2018-2025) e enviá-lo para o IRS.
Como o formulário W-9 exige a listagem de um número de identificação fiscal ou de Segurança Social, tanto a pessoa que o preenche como a empresa que recebe o formulário preenchido devem guardá-lo cuidadosamente durante a transmissão e após a sua recepção para se protegerem contra roubo de identidade.
Quando não se deve preencher um W-9
Um contratante independente que receba um W-9 inesperado deve hesitar antes de o preencher e investigar se o requerente tem uma razão legítima para pedir este formulário. As instituições financeiras utilizam por vezes o formulário W-9 para solicitar informações a um cliente quando necessitam de comunicar dividendos ou juros. Tenha cuidado aqui: A instituição financeira deve provavelmente já ter o seu número de identificação fiscal de quando abriu a conta.
Outra situação em que deve hesitar antes de preencher o Formulário W-9 é se a empresa que o solicita é a sua entidade patronal e se é suposto ser classificado como empregado, e não como contratante independente. A diferença é substancial.
Empregado ou Empreiteiro Independente?
Se for empregado, o seu empregador irá reter impostos sobre o rendimento, reter e pagar impostos à Segurança Social e Medicare, e pagar imposto de desemprego sobre os seus salários. Se for um empreiteiro independente, não o fará. Isso significa que será responsável pela parte do empregador nos impostos da Segurança Social e Medicare, e que não será elegível para compensação de desemprego se for despedido.
Um empregador sem escrúpulos ou com dificuldades financeiras poderá tentar classificar um empregado como contratante independente para poupar dinheiro. Se for classificado como empreiteiro independente, a “poupança” fiscal do seu empregador sairá do seu bolso como imposto de auto-emprego. Será também responsável por calcular e pagar os seus impostos estimados quatro vezes por ano e preencher o Calendário C quando apresentar a sua declaração anual de impostos.
Nem sempre é claro se um trabalhador é empregado ou empreiteiro independente, mas em geral, quanto mais controlo a empresa tem sobre o que os trabalhadores fazem e como o fazem, maior é a probabilidade de serem empregados. Se o seu sentido Aranha começa a formigar quando alguém que o contratou lhe chama empreiteiro independente, isso é um bom sinal, e deve investigar a situação mais a fundo. Comece por rever a discussão do IRS sobre a diferença entre os dois. Se for empregado, deve preencher o Formulário W-4, não o Formulário W-9.
p>Será um exemplo de quando um empregador pode legitimamente mudar o seu estatuto de empregado para contratado independente. É um programador informático, e é obrigado a vir ao escritório das 9h às 18h, de segunda a sexta-feira. A empresa fornece a sua secretária e o seu computador.
Iniciar no próximo mês, ser-lhe-á exigido que forneça o seu computador. Poderá trabalhar a partir de casa ou do local remoto que desejar, e poderá concluir o trabalho durante as horas que desejar, desde que as suas tarefas sejam concluídas a tempo e que responda às chamadas telefónicas e e-mails relacionados com o trabalho a tempo.
W-9 FAQs
Como sei se estou sujeito a retenção de segurança?
Tem o IRS enviado uma carta a dizer-lhe que está sujeito a retenção obrigatória de cópia de segurança? Isto poderia ter acontecido se não tivesse reportado todos os seus juros e dividendos numa declaração de impostos anterior. Se não tiver recebido esta carta, e se fornecer o seu número de identificação fiscal ao requerente do Formulário W-9, então não está sujeito a retenção na fonte de segurança na fonte. Se estiver sujeito a retenção de segurança, risque o item dois na parte dois do Formulário W-9 antes de o submeter.
Qual é a forma mais segura de submeter o Formulário W-9?
Se puder entregar o documento pessoalmente, isso é o ideal. Caso contrário, uma opção é utilizar um serviço online gratuito para encriptar o seu formulário W-9 preenchido e enviá-lo por e-mail com segurança para o requerente. Poderá também utilizar um serviço de partilha de ficheiros encriptado.
Outra opção é enviá-lo através de um serviço como o FedEx, UPS, ou o serviço postal, embora não haja garantia de que o seu formulário não será perdido, roubado, ou adulterado em trânsito.
Também não há garantia de que o destinatário guardará o formulário em segurança mesmo que o envie em segurança, pelo que poderá querer perguntar com antecedência.
O meu negócio é uma entidade isenta?
Se for um empresário individual, provavelmente não é. Se for uma empresa, pode ser, se se qualificar para o estatuto de isento de IRS.
Tenho tanto um número de identificação do empregador (EIN) como um número de Segurança Social. Que número devo introduzir no formulário?
Se for um empresário em nome individual, pode introduzir qualquer um dos dois. Se a sua empresa for uma LLC classificada como sociedade ou sociedade em nome colectivo, utilize o EIN da entidade. Se a sua empresa é uma LLC unipessoal que é uma entidade desconsiderada, introduza o seu SSN ou EIN (não o EIN da entidade).
Posso recusar o preenchimento do formulário W-9?
Certo. Se recusar em resposta a um pedido legítimo, o seu cliente reterá impostos do seu pagamento a uma taxa de 24%. O departamento de contabilidade poderá também achar-lhe um incómodo e dizer ao seu contacto para se recusar a fazer mais negócios consigo. As empresas têm uma grande obrigação por parte do IRS de obter um formulário W-9 preenchido de qualquer pessoa a quem paguem $600 ou mais durante o ano. O não cumprimento pode resultar em multas.
Se pensa que a pessoa que solicita o formulário não tem nada a pedir, no entanto, a recusa é provavelmente uma boa ideia. Se estiver preocupado, pergunte a um profissional de impostos o que deve fazer.
Além de um cliente, quem me poderá pedir para preencher o formulário W-9?
Um banco, uma empresa de corretagem, uma instituição de crédito que tenha cancelado uma dívida que lhe é devida, ou o emissor de um prémio que ganhou, todos poderão pedir. Se for convidado da “Ellen” durante a sua promoção “12 Dias de Donativos”, e os produtores do talk show lhe pedirem para preencher um W-9 antes de partir, é seguro assumir que o pedido é legítimo. Se receber um e-mail a dizer que ganhou um prémio para um concurso que não se lembra de ter participado, pode não querer dar a essa pessoa um W-9.
Beware of W-9 phishing scams. Se receber um pedido de e-mail para um formulário W-9 e não tiver a certeza da sua legitimidade, contacte o suposto remetente por telefone (e não utilize nenhum número de telefone no e-mail suspeito) para perguntar se o pedido é válido. Os atacantes são sofisticados e podem fazer parecer que uma mensagem veio do seu banco ou mesmo do seu cliente. E se receber um e-mail do IRS, é definitivamente uma tentativa de phishing, e deve reencaminhar o e-mail para [email protected]. O IRS não inicia contacto com os contribuintes através de e-mail.
The Bottom Line
W-9 formulários são para contratantes independentes, também chamados freelancers. É importante preencher correctamente o formulário – mas apenas se tiver a certeza de que é o formulário certo a submeter e de que o pedido é legítimo.