É um princípio básico do negócio – antes de se poder ganhar dinheiro, é preciso descobrir como gastá-lo. Elaborar um orçamento é uma forma fundamental de o ajudar a transformar os seus sonhos de sucesso empresarial em realidade. Utilizando esta ferramenta vital, pode acompanhar o dinheiro em caixa, as despesas comerciais, e agora muitas receitas de que precisa para manter o seu negócio a crescer – ou pelo menos a flutuar. Ao comprometer estes números no papel, as suas hipóteses de sucesso com o seu negócio são ajudadas pela antecipação das necessidades futuras, despesas, lucros e fluxo de caixa. Pode também permitir-lhe detectar problemas antes que eles se tornem visíveis, para que possa mudar de velocidade.
“É como um roteiro para a sua empresa”, diz Victor Butcher, da Butcher Financial Services in Memphis, Tennessee, um antigo presidente da Sociedade de Contabilistas Públicos Certificados de Memphis, que aconselha as pequenas empresas. “
Conversamente, se não tiver a disciplina de se sentar e reunir um orçamento empresarial, pode não ter uma visão de como o seu negócio está a funcionar de ano para ano, se há cortes que pode fazer para melhorar o desempenho e se tem os fundos necessários para comprar novos equipamentos – sejam computadores, camiões, maquinaria, ou uma nova fábrica. “É como estar num carro sem um mapa ou sistema GPS”, diz o Carniceiro. “Espera ir na direcção certa, mas não sabe”
As páginas seguintes irão detalhar porque é que o seu negócio precisa de um orçamento, que componentes deve incluir num orçamento, e como começar a elaborar um orçamento, e como usar o orçamento para melhorar o seu desempenho empresarial.
Por que é que o seu negócio precisa de um orçamento
O resultado final sobre porque é que deve elaborar um orçamento para o seu negócio é que o ajudará a calcular quanto dinheiro tem, quanto precisa de gastar, e quanto precisa de trazer para cumprir os objectivos empresariais. Mas há outras razões, também. Os banqueiros e outros financiadores podem querer ver um orçamento quando pedirem um empréstimo. Os empregados devem também ter conhecimento do orçamento para que compreendam para onde vai o negócio e estejam motivados a trabalhar mais arduamente. “Seria estúpido não partilhar isto com os empregados. Todos devem saber qual é o objectivo da empresa. É um objectivo de grupo”, diz o Carniceiro. “Não espere que o seu pessoal cumpra os seus objectivos se eles não souberem quais são”
Os orçamentos também o podem ajudar a minimizar os riscos para o seu negócio. Deve ser criado um orçamento antes de assinar um novo contrato de arrendamento ou investir em nova maquinaria ou equipamento. É melhor descobrir que não pode pagar um novo espaço de escritório antes de se comprometer a gastar uma certa quantia de dinheiro todos os meses. De acordo com a U.S. Small Business Administration, um orçamento pode ser usado para indicar alguns dos seguintes:
– Os fundos necessários para mão-de-obra e/ou materiais.
– Para um novo negócio, custos totais de arranque.
– Os seus custos de operações.
– As receitas necessárias para apoiar o negócio.
– Uma estimativa realista dos lucros esperados.
– Pode usar esta informação para ajustar os seus planos ou expectativas para o futuro. Um orçamento de 12 meses pode ser actualizado com despesas e receitas reais todos os meses, para que saiba que está no seu objectivo. Se falhar as metas estabelecidas no seu orçamento, pode usar o orçamento para resolver problemas, descobrindo como pode reduzir despesas como mão-de-obra ou novos computadores, aumentar as vendas através de marketing mais agressivo, ou reduzir as suas expectativas de lucro.
Componentes de um orçamento
Um orçamento deve incluir as suas receitas, os seus custos, e – o mais importante – os seus lucros ou fluxo de caixa, para que possa descobrir se ainda tem algum dinheiro para melhorias de capital ou despesas de capital. Um orçamento deve ser tabelado pelo menos anualmente. A maioria dos orçamentos anuais são também divididos em 12 meses, com colunas em branco ao lado das suas estimativas para preencher com os seus resultados reais à medida que o ano avança. Pode querer consultar um contabilista na preparação de um orçamento, mas também pode ser algo que pode fazer você mesmo com software financeiro para pequenas empresas e/ou algumas das folhas de trabalho e modelos de orçamento gratuitos disponíveis online (ver Recursos Recomendados abaixo.)
Aqui está como a SBA define as componentes básicas do orçamento:
Vendas e outras receitas – Estes números são a “pedra angular” do orçamento. Tente fazer estas estimativas o mais exactas possível, mas erre por ser conservador, se for necessário. “Todos gostariam de ver as vendas duplicarem a cada ano, mas as probabilidades de isso acontecer são muito improváveis”, diz o Carniceiro. A melhor base para as suas receitas de vendas projectadas são os números reais de vendas do ano passado. Se está apenas a começar, esperemos que tenha feito a sua pesquisa perguntando a outros empresários no mesmo campo que você, usando o conhecimento do campo que tinha num trabalho anterior, e/ou fazendo pesquisa de mercado.
Custos e despesas totais – Agora que já tem as suas estimativas de vendas feitas, pode obter números sobre quanto custará ao seu negócio ganhar essas receitas. Estes podem ser complicados porque por vezes variam devido à inflação, aumentos de preços, e outros factores. Os custos podem ser divididos em categorias: fixos, variáveis, e semi-variáveis.
– Custos fixos são as despesas que permanecem as mesmas, quer as suas vendas aumentem ou diminuam ou não. Alguns exemplos incluem aluguer, mobiliário alugado, e seguros.
– Os custos variáveis correlacionam-se com os volumes de vendas. Estes incluem o custo das matérias-primas necessárias para fazer produtos, inventário, e frete.
– Os custos semi-variáveis são custos fixos que podem ser variáveis quando influenciados pelo volume de negócios. Estes podem incluir salários, telecomunicações, e publicidade.
Profits – Sejamos realistas: está no negócio para obter lucros com o seu investimento e trabalho. Estima este valor, subtraindo os seus custos das suas receitas. A SBA aconselha a verificar com associações comerciais, contabilistas, ou banqueiros para se certificar de que está a obter um lucro adequado do seu negócio. Assim que tiver estimativas de lucro, pode também começar a planear se pode comprar novo equipamento, mudar para um local maior, adicionar pessoal, ou dar aos seus empregados bónus ou aumentos. Pode também resolver os seus custos projectados e ver onde pode cortar se as suas projecções de lucro não forem até snuff.
O orçamento deve funcionar de acordo com equações matemáticas básicas — ou “vendas = custo total + lucro” ou “vendas – custo total = lucro”
Como elaborar um orçamento empresarial
A elaboração de um orçamento é mais fácil se tiver elaborado um no ano anterior. Essas projecções, juntamente com os valores reais de receitas e despesas que realizou, constituiriam a base das suas estimativas para o ano seguinte. Mas se estiver a ler este artigo, as probabilidades são de nunca ter escrito um orçamento para o seu negócio antes. Nesse caso, leia em.
Target as suas vendas e lucros. Comece por desenvolver um alvo para as suas receitas de vendas, aconselha SCORE, um grupo sem fins lucrativos com 370 capítulos que se dedica a ajudar os empresários e as pequenas empresas a formar, crescer e ter sucesso. Para um negócio em arranque, comece por estimar que tipo de lucro realista gostaria de ver no próximo ano. Se já está no negócio há algum tempo, pegue nas demonstrações financeiras mais recentes da sua empresa – sejam elas geradas por um livro razão ou um programa informático – e use-as como base para desenvolver os seus objectivos de vendas e lucros. A razão pela qual começa com as vendas e/ou lucros é porque esta informação irá impulsionar o resto das suas estimativas de custos, despesas, e despesas de capital. Tome em consideração factores que possam afectar os seus números de vendas – tais como a economia ou a perda de um cliente importante – mas não se preocupe demasiado, porque o princípio básico da orçamentação é que os números nunca se revelarão exactamente correctos.
Calcule as despesas operacionais. Um bom ponto de partida, mais uma vez, são estas demonstrações financeiras. Estas declarações devem incluir uma lista pormenorizada das despesas fixas e variáveis incorridas durante o ano, incluindo salários e vencimentos, rendas, despesas postais, investigação, viagens, serviços públicos, impostos, etc. Se está apenas a começar, terá de fazer uma tempestade de ideias para ter a certeza de que terá em conta todos os custos em que incorrerá.
Figurar a margem de lucro bruto. Mais uma vez, isto é muito mais fácil se já estiver no negócio há algum tempo. Nesse caso, estime o custo dos seus bens vendidos (inventário inicial, bens comprados ou manufacturados, despesas de envio, etc.) e subtraia-o das suas receitas globais de vendas, SCORE aconselha.
Tirar tempo para reajustar os números. Dadas as estimativas de vendas e despesas, o mais provável é que queira voltar atrás e reajustar as suas estimativas para atingir os seus objectivos de lucro. Isto pode significar a compra de menos fornecimentos novos no próximo ano ou a necessidade de acrescentar dois novos empregados. Factor a ter em conta nestes custos e ou poupanças ajustados e executar novamente os números. Poderá ter de se dirigir a um contabilista ou consultor empresarial para obter ajuda com os números do seu orçamento. De qualquer forma, lembre-se que é importante utilizar números realistas para que o seu orçamento o possa ajudar a orientar o seu negócio. Lembre-se de que a orçamentação não é uma ciência exacta. “Um orçamento funciona com senso comum”, diz o Carniceiro. “Se ganhou 100.000 dólares no ano passado em receitas, o senso comum indica que não ganhará um milhão no próximo ano”. A sua melhor estimativa é na ordem dos 80.000 a 120.000 dólares”. Mas esteja preparado para fazer ajustes no seu orçamento à medida que o ano avança. Poderá ter estabelecido os seus números de vendas demasiado altos quando a recessão económica atingir o seu negócio. Ou, pelo contrário, poderá conseguir um cliente que duplique o seu negócio.
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