A diferença entre custos fixos e variáveis é que os custos fixos não mudam com os volumes de actividade, enquanto que os custos variáveis estão intimamente ligados aos volumes de actividade. Assim, os custos fixos são incorridos durante um período de tempo, enquanto que os custos variáveis são incorridos à medida que as unidades são produzidas.
Esta diferença é uma parte fundamental da compreensão das características financeiras de uma empresa. Se a estrutura de custos for composta principalmente por custos fixos (tais como uma refinaria de petróleo), é mais provável que os gestores aceitem ofertas de baixo preço para os seus produtos, a fim de gerar vendas suficientes para cobrir os seus custos fixos. Isto pode levar a um nível elevado de concorrência dentro de uma indústria, uma vez que todos eles têm provavelmente a mesma estrutura de custos, e devem todos cobrir os seus custos fixos. Uma vez pagos os custos fixos, todas as vendas adicionais têm normalmente margens bastante elevadas. Isto significa que um negócio de custos fixos elevados pode ter lucros muito grandes quando as vendas aumentam, mas pode incorrer em perdas igualmente grandes quando as vendas diminuem.
Se a estrutura de custos for composta na sua maioria por custos variáveis (tais como um negócio de serviços), os gestores precisam de gerar lucros em cada venda, e por isso estão menos inclinados a aceitar ofertas de baixo preço dos clientes. Estas empresas podem facilmente cobrir os seus pequenos montantes de custos fixos. Os custos variáveis tendem a incluir uma proporção relativamente elevada de vendas, pelo que os lucros gerados em cada venda individual uma vez cobertos os custos fixos tendem a ser inferiores aos de um cenário de custos fixos elevados.
Exemplos de custos fixos são o aluguer, seguros, depreciação, salários, e serviços públicos. Exemplos de despesas variáveis são materiais directos, comissões de vendas e taxas de cartões de crédito.
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