Se for um trabalhador independente, um freelancer, ou um pequeno empresário, provavelmente não é alheio ao conceito de facturação, estabelecendo condições de pagamento, e longos tempos de espera para ser pago.
Não há dúvida de que, para além do trabalho de qualidade que produzem para os clientes, criar e enviar facturas para ser pago faz parte da rotina das pequenas empresas. E para alguns, torna-se muito frustrante quando estas facturas não são tratadas com qualquer tipo de prioridade pelos clientes a quem são enviadas – ergo, freelancers e pequenas empresas estão fartos de clientes que demoram muito mais tempo a pagá-las do que realmente deveriam.
Como qualquer outro trabalhador, os freelancers têm contas a pagar e despesas diárias a tratar – um mergulho no fluxo de caixa mensal não é certamente o ideal, e é uma sensação terrível saber que se está ultrapassado em algumas contas enquanto se espera por esse pagamento daquele grande trabalho que se fez há semanas atrás – mesmo depois de e-mails de ida e volta com o cliente para acelerar o processo de pagamento.
Aqui está como se pode proteger de ter de lidar com estas situações infelizes como freelancer e certificar-se de que está a ser pago a tempo.
O que significa devido no momento da recepção?
Não há aqui nenhuma mensagem subtil e subversiva por detrás das palavras “devido no momento da recepção”. Significa essencialmente que o pagamento é devido imediatamente após o seu cliente receber a factura.
É uma forma simples de exigir que o seu cliente tenha o pagamento do seu trabalho pronto o mais depressa possível. Em casos ideais, é possível um pagamento no mesmo dia, mas os termos “devido no momento da recepção” significam normalmente que o pagamento deve ser esperado no dia útil seguinte.
O que significa pagar uma factura no momento da recepção?
Pagar factura no momento da recepção representa um conceito inverso do acima referido devido no momento da recepção. Neste caso, é o cliente que tem de pagar ou uma lista detalhada dos produtos ou serviços que lhe foram vendidos – e o montante total de dinheiro que tem de pagar reflecte-se na factura que recebe.
Uma factura é o que recebe dos outros e tem de pagar do seu bolso para liquidar, enquanto que uma factura é o que envia aos outros para receber o pagamento.
Como é que pede educadamente que uma factura seja paga, e que seja paga?
Como freelancer ou proprietário de uma pequena empresa, não há nada pior do que parecer desesperado para ser pago aos olhos dos seus clientes. É sempre uma boa ideia manter o profissionalismo em todos os aspectos do seu negócio, por mais dura que seja a situação.
Embora os seus clientes sejam legalmente obrigados a pagar-lhe no tempo que especificou na sua factura, está obrigado a enfrentar os atrasados de alguma forma, forma, ou forma na sua viagem de Pequena a Média Empresa.
Aqui estão alguns passos que pode seguir para ser pago pelos seus clientes que lhe devem dinheiro pelo trabalho que fez, certifique-se de que as suas facturas são resolvidas no momento da recepção, e ao mesmo tempo permaneça completamente profissional.
Email como primeiro lembrete para verificar se o seu cliente recebeu a factura
Se o seu cliente não tiver pago até à data de recepção indicada nas condições de pagamento da sua factura, estabeleça primeiro que não ocorreu qualquer erro de comunicação no processo. Poderá não ser o único contratante a trabalhar em projectos para o seu cliente. Em alguns casos, poderá verificar que a sua factura inicial se perdeu na sua caixa de entrada – um simples erro tecnológico.
p>Email para o seu cliente, lembrando-lhe educadamente que o pagamento é devido pelo seu trabalho e já passou a data de vencimento na data de recepção acordada por escrito. Certifique-se de que receberam a sua primeira factura e compreenderam o prazo de pagamento nela estabelecido.
Chamar o seu cliente como segundo aviso de pagamento
Se a correspondência inicial por correio electrónico não for bem sucedida em conseguir que o seu cliente lhe pague prontamente, o próximo procedimento é falar com o seu cliente ao telefone. Uma chamada telefónica permite-lhe uma linha directa de comunicação com o seu cliente para resolver os seus problemas de pagamento.
Durante a chamada, identifique-se e explique calmamente que tentou contactar várias vezes via correio electrónico relativamente a um pagamento atrasado. Tente e garanta o pagamento do seu cliente pelo telefone, se possível, através de transferência bancária directa ou pagamento com cartão de crédito. Caso contrário, obtenha um compromisso escrito do seu cliente sobre a data e o método de pagamento que pode ser utilizado como referência legal, se necessário.
A ideia é fazer pressão suficiente para que o seu cliente pague o que lhe deve, sendo ao mesmo tempo estritamente profissional sobre o assunto e salientando que já passou a data de vencimento na data de recepção que acordou nas condições de pagamento inicial.
Considerar parar o trabalho futuro com o seu cliente
Por esta altura, se o seu cliente ainda não pagou, já quebrou as condições de pagamento inicial, e ainda lhe resta perseguir o dinheiro que lhe é devido – pode ser altura de reconsiderar os seus laços comerciais com o cliente ou empresa. Como proprietário de uma pequena empresa, já tem o suficiente no seu prato sem ter de lidar com clientes que pagam com atraso e que parecem nunca cumprir a sua palavra.
Se estiver a trabalhar num grande projecto e o seu cliente se recusar a pagar-lhe pelos marcos que apresentou até agora, informe-os (de forma profissional) de que irá parar de trabalhar no projecto até o seu cliente efectuar o pagamento das facturas devidas.
No entanto, é melhor ter em mente que este passo pode perturbar o seu cliente e agravar o problema. Pese cuidadosamente as suas opções antes de dar este passo – se já não estiver confiante de que o seu cliente com atraso de pagamento representa uma boa parceria para o seu negócio, então é melhor cortar laços e passar para uma melhor que seja capaz e disposta a pagar-lhe justa e prontamente.
Utilizar os serviços das agências de cobrança
Sem sombra de dúvida, a contratação dos serviços das agências de cobrança de dívidas irá agravar os problemas de atraso de pagamento entre si e o seu cliente. No entanto, esta é uma das formas mais seguras de obter o dinheiro que lhe é devido. Tenha em mente que os serviços das agências de cobrança de dívidas são dispendiosos – muitas vezes chegam a atingir 50% do montante que cobram a um devedor.
Se estiver disposto a desembolsar uma parte significativa do seu pagamento, então esta é a opção para si. Isto é especialmente útil se estiver à espera de um grande pagamento do seu cliente para um grande projecto – recuperar pelo menos parte do dinheiro devido é certamente melhor do que esperar semanas ou mesmo meses por uma actualização, em alguns cenários de pior caso.
Pesquisar as suas opções legais
Se optar por litigar ou arbitrar, considere a acção legal como um recurso final. Documentos juridicamente vinculativos, tais como contratos e facturas, serão utilizados para garantir um caso para o seu processo judicial contra o seu cliente pagador tardio. Lembre-se que os processos judiciais levam tempo, e mais importante – dinheiro sob a forma de honorários de advogado, portanto, considere as suas opções cuidadosamente antes de optar por tomar medidas legais.
Quando é que uma factura deve ser devida?
As condições gerais de pagamento (se não for acordado de outra forma de antemão) é que o cliente ou cliente deve fazer o pagamento no prazo de 30 dias após a recepção da sua factura de bens ou serviços.
Essencialmente, está autorizado a estabelecer as suas condições de pagamento também com os seus clientes. Algumas empresas optam por oferecer descontos para pagamentos antecipados e adiantados, bem como para motivar os clientes a pagar mais cedo.