Estar organizado no trabalho não se trata apenas de cumprir prazos ou objectivos individuais de desempenho. Quando os empregados são capazes de gerir eficazmente o seu trabalho, os seus colegas de equipa também sentem os benefícios.
Eu nunca serei o tipo de pessoa que encontra alegria em organizar os meus espaços digitais e físicos. Embora tenha descoberto que normalmente me consigo safar com uma abordagem de organização mínima, pergunto-me muitas vezes quanto tempo e stress me pouparia se fosse um pouco mais meticuloso.
Bem, ‘esta é a época para fazer resoluções e planear novos começos. Por isso, se procura inspiração sobre como se manter organizado no trabalho, nós temos-o coberto, com dicas para enfrentar as suas mensagens, documentos, relações e tempo.
Gerir a barragem de notificações, mensagens e emails
P>Even os mais organizados entre nós lutam para combater uma maré sempre crescente de emails, aplicações e notificações de mensagens. No nosso recente estudo sobre o Estado do Trabalho, descobrimos que os trabalhadores do conhecimento mais empenhados recebem uma média de 50 a 100 e-mails por dia.
E se isso não fizer o seu maxilar cair, considere isto: A pessoa trabalhadora média de um país desenvolvido peneira o valor de informação de 174 jornais num dia típico de trabalho, diz Sheena Iyengar, uma professora da Columbia Business School.
A comunicação digital não mostra sinais de abrandamento, e a utilização de aplicações está a aumentar. Assim, para se manter à tona no moderno local de trabalho, é mais importante do que nunca criar um sistema para gerir as nossas mensagens.
É preciso também proteger o seu sistema organizacional com limites. De acordo com Sarah K. Peck, autora e conselheira de arranque, os limites pobres são uma das razões pelas quais estamos tão desorganizados digitalmente.
“Culturalmente, somos terríveis quanto a limites e priorização”, escreve Peck. “Isto reflecte-se em parte nos nossos hábitos de consumo, e na grande fama da vida mínima de Marie Kondo: estamos a afogar-nos tanto na confusão física como digital”
Como ficar organizado no trabalho
Embora nunca conseguirá controlar completamente quando alguém lhe envia mensagens, pode definir parâmetros em torno de quando vai ler e responder a missivas menos urgentes. Peck aconselha a falar com os seus colegas de equipa e gerente sobre a melhor forma de comunicar consigo durante o dia de trabalho. E uma vez criado o seu sistema para gerir as suas mensagens, partilhe-o com os seus colegas e gestor para que o possam ajudar a proteger estes limites.
Por exemplo, considere a possibilidade de agendar um bloco de tempo de 30 a 45 minutos como um evento de calendário recorrente para reservar esse tempo todos os dias para ler as mensagens. Durante este bloco de tempo, determine que mensagens são urgentes e quais as que pode responder mais tarde.
Para mensagens às quais não pode responder imediatamente, dê a si próprio um prazo para voltar ao remetente. Por exemplo, pode fazer com que a sua política pessoal responda às mensagens dentro de 48 horas após a sua recepção.
Resistir à necessidade de agendar reuniões ou completar outras tarefas durante o tempo de gestão de mensagens designado. Pode até criar um ritual à sua volta: Sirva-se de uma chávena do seu chá ou café favorito, deslize em alguns auscultadores, e toque as suas músicas favoritas do dia de trabalho.
Domeie o dragão do documento digital
Conheça o pesadelo – está a trabalhar num documento partilhado, sentindo-se bem com o progresso que está a fazer, até se aperceber de que se registou todo esse tempo numa versão antiga do ficheiro. Ou talvez esteja a armazenar documentos ao acaso no seu ambiente de trabalho ou na temida pasta de downloads.
Na revista online Bustle, a escritora Carolyn Steber diz que estas práticas de armazenamento são maus hábitos que deve tentar quebrar, porque não oferecem um sistema intuitivo para organizar os seus ficheiros. Como ela aconselha, “Não, nunca precisará daquele velho bilhete de concerto PDF, por isso vá em frente e apague o conteúdo da sua pasta de downloads”
Como manter-se organizado no trabalho
Criar um sistema de nomes de ficheiros é uma das melhores formas de gerir múltiplas versões do mesmo documento. Por exemplo, posso partilhar um rascunho de artigo com o meu editor que se chama “V1_Organization101”. Usando este sistema, darei o nome “V2_Organization101” ao meu segundo rascunho. Não importa realmente como nomear os seus ficheiros; o que importa é que os nomeie consistentemente.
Numa entrevista recente com Courtney Nolan, uma gerente estratégica de sucesso de clientes da Dropbox, descobrimos como os funcionários da empresa anfitriã de ficheiros criaram o seu sistema de gestão de documentos.
“Não deveria ter de pensar, sabe, no que significa ‘a.1.xyz'”, diz Nolan, descrevendo as melhores práticas para as convenções de nomeação de ficheiros. “Dê contexto aos seus ficheiros de forma mais lógica”. Muitas vezes vamos descobrir que é mais provável que as pessoas se lembrem do cliente, ou a quem foi dado o tom, ou o contexto do tom. Isso torna mais fácil a escolha de um plano de fundo e a procura do mesmo”
Bustle sugere também o download de um fundo do ambiente de trabalho com gráficos que podem ajudar a manter os ficheiros e pastas organizados.
Foster good relationships with colleagues
Quando pensamos em como nos organizarmos, muitas vezes consideramos a nossa carga de trabalho, não as nossas relações. Mas compreender as contribuições que os nossos colegas dão às nossas equipas e empresas é essencial para criar alinhamento no local de trabalho.
Compreender como os papéis e as equipas se encaixam é também essencial para se conseguir fazer quase tudo. Se se encontrou a trabalhar num silo organizacional, dedique algum tempo a conhecer as pessoas à sua volta e como o seu trabalho tem impacto no seu.
Como manter-se organizado no trabalho
Dê uma vista de olhos pelo seu departamento e descubra:
- O nome de cada um e o seu papel na organização
- O que fazem os seus colegas todos os dias
- Os horários dos seus colegas, por isso sabe quando estão mais ocupados
- Os estilos de trabalho dos seus colegas – que gostam de liderar iniciativas de grupo e que é um introvertido que prefere enfrentar problemas independentemente
- Os seus objectivos pessoais dentro da organização
Não se esqueça de partilhar também esta informação sobre si, para que os seus colegas também estejam cientes da melhor forma de trabalhar consigo.
Leia mais: Como escolher o meio de comunicação certo e os canais de comunicação mais eficazes para construir relações com colegas.
Proteja o seu recurso mais precioso: tempo
O tempo é indiscutivelmente um dos aspectos mais difíceis de gerir da nossa carga de trabalho. Mesmo que sejamos profissionais da organização, outra pessoa pode criar interrupções no nosso dia de trabalho ao faltar um prazo ou ao deixar uma reunião exceder o tempo.
Na Harvard Business Review, a perita em organização Elizabeth Grace Saunders escreve: “Mesmo que nem sempre se possa ditar a forma como as pessoas comunicam consigo, muitas vezes pode-se estabelecer expectativas quando se responde. Por exemplo, pode receber uma mensagem de texto relacionada com o trabalho às 22 horas da noite, mas pode responder a ela na manhã seguinte. Ou talvez possa esperar para responder a mensagens desde o fim-de-semana até segunda-feira”
Em suma, gerir o seu tempo enquanto colabora com outros desce aos limites. Estabeleça os seus limites e comunique-os aos seus colegas.
Como manter-se organizado no trabalho
Em Slack, muitos de nós bloqueamos o tempo “de cabeça baixa” nos nossos calendários quando estamos perante um prazo. Esta acção envia um sinal aos nossos colegas – assim como a nós próprios – que é altura de nos concentrarmos.
Mas e se formos facilmente distraídos? A treinadora executiva Monique Valcour sugere que se chegue à raiz do problema com alguma auto-reflexão diária para compreender o que não está a funcionar sobre a sua carga de trabalho actual.
E se for propensa a cair em buracos de coelhos de informação em nome da investigação, Sheena Iyengar recomenda que se estabeleçam limites em torno da recolha de informação. Dependendo do âmbito do projecto, isso pode significar o bloqueio de duas horas – e apenas duas horas – para recolher investigação.
“Foram-se os dias em que acabaste de dizer, ‘Ei, deixa-me só explorar e ver para onde vou’, porque duas horas vão passar e vais perceber que não conseguiste fazer nada”, diz Iyengar.
Aprender como permanecer organizado no trabalho significa cuidar da sua equipa
Desenvolver algum tempo todos os dias para ficar um pouco mais organizado não é apenas trabalho ocupado; trata-se de criar sistemas e limites que funcionam para si. E, ao explorar formas de melhorar a sua produtividade, está a enviar um sinal claro aos seus colegas de que também respeita o seu tempo e as suas contribuições.