Muitas empresas de tecnologia em fase de arranque ou de alto crescimento (tais como empresas de software como serviço ou SaaS) enfrentam uma quantidade significativa de custos iniciais na criação do seu software que mais tarde será vendido ou utilizado para servir os clientes. Muitas vezes, os proprietários das empresas levantam questões sobre como tratar adequadamente estes custos de desenvolvimento de software; devo gastá-los ou capitalizá-los? A determinação destes custos pode ter um impacto significativo nas finanças de uma empresa, incluindo o seu EBITDA, que é uma referência em que a maioria dos investidores privados se concentram para determinar a avaliação de uma empresa. Este artigo tentará prestar esclarecimentos a um CEO/CFO/Controller para melhor compreender as orientações dos Princípios Contabilísticos Aceites em Geral dos EUA em torno deste tópico.
Primeiro, as normas contabilísticas sob GAAP definem dois conjuntos de orientações para capitalizar software:
- Software a ser vendido, arrendado ou comercializado (ASC 985-20)
- Software para uso interno (ASC 350-20)
Estas normas têm um conjunto de diferentes regras contabilísticas através das quais os custos devem ser capitalizados ou gastos.
Software a ser vendido, alugado ou comercializado
Segundo ASC 985, até que uma tecnologia tenha alcançado viabilidade tecnológica, todos os custos incorridos até esse momento terão de ser gastos quando incorridos. A viabilidade tecnológica é definida por ASC 985 como um ponto em que
“todas as actividades de planeamento, concepção, codificação e teste que são necessárias para estabelecer que o produto pode ser produzido para cumprir as suas especificações de concepção, incluindo funções, características, e requisitos de desempenho técnico”
Muitos na indústria de software tomarão a posição de que a viabilidade tecnológica só é alcançada quando o software pode ser utilizado ou consumido sob qualquer forma pelo público. Neste modo de pensar, a maior parte dos custos de desenvolvimento serão gastos. No entanto, outros poderão considerar que a viabilidade tecnológica ocorre antes de o produto estar disponível para venda, uma vez que um produto pode já estar a funcionar antes de ir para o mercado para utilização interna limitada ou “família e amigos” para gerar feedback. Como se pode ver, a viabilidade tecnológica pode estar sujeita à interpretação de uma empresa, dependendo do seu produto e utilização. Uma vez obtida a viabilidade tecnológica, todos os custos indirectos e directos associados ao desenvolvimento de software serão capitalizados até ao lançamento aos clientes.
Software para utilização interna
Asobre ASC 350, se uma empresa estiver a desenvolver software internamente apenas para satisfazer as necessidades internas da empresa, então os custos podem começar a ser capitalizados uma vez que o produto tenha passado a fase de projecto preliminar e para a fase de desenvolvimento da aplicação. De acordo com ASC 350,
“Fase de Desenvolvimento de Aplicações inclui (a) a concepção do caminho de desenvolvimento, incluindo a configuração e interfaces do software, (b) codificação, (c) instalação ao hardware, e (d) testes, incluindo processamento paralelo. Durante esta fase, os custos internos e externos para desenvolver o software de utilização interna devem ser capitalizados, juntamente com os custos para desenvolver ou obter software utilizado para aceder ou converter dados antigos por novos sistemas. Os custos de conversão de dados, contudo, devem ser capitalizados. Além disso, quaisquer custos de formação incorridos durante esta fase devem ser imputados”.
Por conseguinte, os custos incorridos na selecção de fornecedores, consultoria, planeamento, e fases estratégicas de tomada de decisões serão gastos uma vez que estes fazem parte da fase preliminar do projecto. Os custos incorridos no desenvolvimento real da aplicação (ou seja, codificação do software, instalação de servidores, alojamento de servidores durante a fase de desenvolvimento, custos de juros incorridos durante o desenvolvimento do software, etc.) serão capitalizados até o produto estar pronto para a implementação ou fase operacional. Após a implementação, todos os custos adicionais, tais como formação, e actualizações e melhoramentos, serão então mais uma vez despendidos.
Então, onde caem os produtos SaaS?
As empresas SaaS são confrontadas com uma decisão difícil quanto às orientações a seguir. Alguns podem argumentar que os serviços que prestam são um software, uma vez que o software é o produto que um cliente está a adquirir, pelo que se aplica o ASC 985. Outros podem argumentar que os seus clientes não têm a propriedade do software, apenas o acesso a um serviço que estão a fornecer e que é servido através de um software desenvolvido internamente e com o qual os clientes fazem interface, pelo que se aplica a orientação ASC 350. A determinação disto dependerá realmente de vários factores. Alguns destes factores podem incluir o seguinte:
- As disposições hospedadas seguirão geralmente ASC 350
- Software pode ser carregado no hardware do cliente com o cliente a quem é dado acesso físico ao código fonte pode seguir ASC 985
Por estas razões, as empresas SAAS podem capitalizar os seus custos de desenvolvimento como software para utilização interna.
Sumário
Below é um resumo das diferenças entre ASC 985 e ASC 350
| Software a ser vendido, arrendado ou comercializado (ASC 985-20) | Software para uso interno | |
| Quando é que os custos podem começar a ser capitalizados? | Viabilidade tecnológica obtida | Durante a fase de desenvolvimento da aplicação |
| Quando é que os custos começam a ser amortizados? | Lançamento de software | Instalação de componentes em operações |
| Como é que estes custos serão amortizados? | Amortizado para COGS usando o maior de:
– O rácio que as receitas brutas actuais para um produto suportam em relação ao total das receitas brutas actuais e futuras previstas para esse produto – O método linear ao longo da vida económica restante estimada do produto, incluindo o período que está a ser reportado. |
Utilizar o método linear ao longo da vida útil esperada através da despesa de amortização |