Como proprietário de uma pequena empresa, existem dois métodos contabilísticos que pode utilizar para estabelecer e gerir a sua contabilidade: contabilidade de caixa e contabilidade de exercício.
Existe uma grande diferença entre os dois quando se trata de registar receitas e despesas. A escolha do método de contabilidade adequado irá assegurar o cumprimento das suas obrigações de apresentação de relatórios e ajudá-lo-á a gerir a saúde financeira da sua empresa.
Breaking Down Cash vs. Contabilidade de exercício
A diferença chave entre contabilidade de caixa e contabilidade de exercício é quando as suas receitas e despesas são reconhecidas:
- A contabilidade de caixa reconhece receitas e despesas quando o dinheiro muda de mãos
- A contabilidade de exercício reconhece receitas e despesas quando a transacção acontece
Cash Basis Accounting
Cash accounting reconhece receitas quando recebe pagamento por uma venda, e despesas (e despesas pré-pagas) quando se paga uma compra. É fácil determinar quando uma transacção teve lugar – basta olhar para quando o dinheiro entrou ou saiu da sua conta bancária.
Muitos proprietários de empresas preferem a contabilidade de caixa porque não têm de acompanhar as contas a receber ou a pagar.
Mas embora a contabilidade de caixa forneça uma imagem precisa de quanto dinheiro tem neste momento, não reflecte com exactidão o seu estado financeiro a longo prazo. E isso pode levar a despesas subavaliadas ou rendimentos sobreavaliados.
Aqui está um exemplo:
John teve um mau mês de vendas em Janeiro e realizou apenas dois trabalhos de paisagismo. Nesse mesmo mês, ele recebeu $4000 no passado por trabalhos que realizou em Novembro. Utilizando a contabilidade de caixa, os livros de John mostrariam que o seu negócio correu bem em Janeiro, quando na realidade não correu.
Contabilização com base na contabilidade de caixa
Contabilização com base na contabilidade de caixa reconhece receitas quando se entrega um serviço ou produto, e despesas quando se incorre nelas. A contabilidade de exercício é mais complicada do que a contabilidade de caixa porque tem de manter um registo das facturas – e não apenas das suas contas bancárias.
A contabilidade de exercício dá-lhe uma imagem realista da saúde financeira do seu negócio, porque corresponde melhor ao calendário entre receitas e despesas. Como resultado, pode ajudá-lo:
- Veja claramente as próximas despesas e receitas e despesas para períodos passados
- Identificar tendências de receitas e hábitos de despesas dos clientes
- Criar previsões de fluxo de caixa para melhor gerir o capital de exploração durante períodos lentos e recursos durante períodos de pico
É também importante notar que os credores e investidores irão normalmente procurar demonstrações financeiras baseadas na contabilidade de exercício.
Contabilização de caixa vs. contabilidade de exercício
As receitas e despesas são registadas de forma diferente na contabilidade de caixa vs. contabilidade de exercício. Aqui ficam alguns exemplos rápidos.
Recording Revenues
John realizou um trabalho de paisagismo em 20 de Novembro de 2019 e recebeu o pagamento em 4 de Janeiro de 2020:
- Utilizando a contabilidade de caixa, John registaria a receita a 4 de Janeiro de 2020 (o dia em que recebia o pagamento)
li>Utilizando a contabilidade de caixa, John registaria a receita a 20 de Novembro de 2019 (o dia em que executava o trabalho)
Despesas de registo
John comprou 5 caixas de fertilizantes a 4 de Dezembro de 2019 e pagou ao seu fornecedor a 3 de Janeiro de 2020:
- Utilizando a contabilidade de caixa, John registaria a despesa em 3 de Janeiro de 2020 (o dia em que pagou ao seu fornecedor)
- Utilizando a contabilidade de caixa, John registaria a despesa em 4 de Dezembro de 2019 (o dia em que adquiriu o fertilizante)
Contas de IVA
Contas de IVA também funcionam de forma diferente em dinheiro vs. na contabilidade de exercício:
- Na contabilidade de caixa, o rendimento da sua empresa é tributado quando o dinheiro entra na sua conta bancária
- Na contabilidade de exercício, o rendimento da sua empresa pode ser tributado antes mesmo de o receber
Por exemplo, se enviar facturas para o final do ano, estas poderão não ser pagas até ao novo ano. Mas uma vez que a contabilidade de exercício diz que regista receitas quando as vendas acontecem, deve incluir essas receitas na sua contabilidade fiscal de final de ano.
Aqui está um exemplo:
John realizou um trabalho de paisagismo a 20 de Novembro de 2019 e recebeu o pagamento a 4 de Janeiro de 2020:
- Utilizando a contabilidade de caixa, John registaria a receita a 4 de Janeiro de 2020 (o dia em que recebia o pagamento) e declará-la-ia como receita de 2020
- Utilizando a contabilidade de caixa, John registaria a receita a 20 de Novembro de 2019 (o dia em que executava o trabalho), declará-la-ia como receita de 2019, e pagar os impostos em conformidade
No lado positivo, porque as despesas são reconhecidas quando são incorridas na contabilidade de exercício, se receber uma factura no final do ano mas não pagar a factura até ao novo ano, ainda pode deduzir essa despesa ao declarar as suas receitas de final de ano.
Selecção do Método Contabilístico Correcto
A maioria das pequenas empresas no Canadá são obrigadas a utilizar a contabilidade de exercício para relatar as suas receitas à Agência de Receitas do Canadá (CRA) e preparar as suas demonstrações financeiras de acordo com as normas ASPE (normas contabilísticas para empresas privadas).
No entanto, se for agricultor, pescador, ou agente de comissões independente, pode escolher entre a contabilidade de caixa ou a contabilidade de exercício, desde que o faça:
- Utilizar a contabilidade de exercício para qualquer actividade empresarial separada
- Utilizar a contabilidade de exercício para fins GST/HST/QST
- Keepepassar registos contabilísticos separados para cada método contabilístico que utilizar
É melhor em todos os casos consultar o seu contabilista antes de escolher o seu método contabilístico. Mantendo os seus livros actualizados, entretanto, assegurará que não embaralha o tempo de impostos.
Se não tiver a certeza de como pôr os seus livros em ordem e mantê-los assim, a experiente equipa de contabilistas e contabilistas da Enkel pode ajudar.
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