Como é comum os secretários da direcção redigirem as actas de uma reunião, pode surpreendê-lo saber que os conselhos de administração não são obrigados por lei a redigir actas. A redacção de actas em reuniões do conselho de administração tornou-se uma boa prática por muitas razões de boa governação.
Template para as actas de reuniões
Os membros das organizações têm o direito de obter certos registos corporativos como relatórios financeiros e actas de reuniões. Mais importante ainda, os administradores têm deveres legais e fiduciários, pelo que é importante ter um registo das acções que o conselho tomou durante as reuniões.
Além disso, as actas das reuniões do conselho servem de orientação para o conselho à medida que planeiam e tomam decisões estratégicas. A elaboração das actas das reuniões do Conselho de Administração utilizando um formato e modelo especificados também serve como protecção legal para o Conselho de Administração e para a organização.
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Que informações os Secretários do Conselho de Administração precisam de registar?
A melhor fonte que os secretários do conselho podem utilizar como guia para gravar as actas do conselho é o Regulamento de Ordem de Robert.
A acta do conselho deve incluir uma visão geral do que se passou na reunião, sem ser excessivamente minuciosa. O secretário do conselho deve documentar a data, hora e local da reunião e se esta foi uma reunião regular ou especial.
A acta deve também incluir uma lista do presidente, directores, pessoal, convidados e quaisquer outros participantes. Não é necessário designar a percentagem de membros presentes que constitui o quorum. O secretário só precisa de documentar se existe ou não quórum.
A acta deve incluir uma declaração sobre se a acta da reunião anterior foi lida e aprovada. A parte mais importante da acta é documentar uma declaração exacta de quaisquer acções que os membros da administração tenham tomado durante a reunião.
Ata da reunião do Conselho de Administração: O que não deve ser registado
É essencial que os secretários da direcção compreendam que redigir uma acta não é o equivalente a gravar as discussões literalmente. Isso não só torna o trabalho do secretário difícil, como a maioria dos representantes legais desaconselha.
A acta da reunião do conselho de administração não deve ser lida como um manuscrito. Em vez disso, devem servir como um registo exacto e geral das acções da direcção. As actas do conselho de administração devem reflectir o nome dos membros que fazem e secundar uma moção. Relativamente às discussões subsequentes, as actas devem incluir os principais argumentos a favor ou contra a moção, sem nomear nomes. A inclusão de demasiada informação nas actas do conselho poderá fazer com que os membros do conselho se abstenham de ideias de fluxo livre durante as discussões do conselho.
Há um risco legal de incluir demasiada informação nas actas do conselho. Os secretários do conselho devem estar cientes de que as actas do conselho servem de registo legal e podem ser utilizadas num tribunal. Discussões e citações directas pelos membros do conselho podem ser mal interpretadas pelos tribunais muitos anos depois, quando os membros do conselho podem ter esquecido o contexto em que falaram. Os advogados examinarão as actas do conselho para procurarem as fraquezas da parte contrária. As declarações nas actas podem ser retiradas do contexto de formas que possam prejudicar a reputação de uma organização ou criar responsabilidade legal indevida.
As organizações sem fins lucrativos devem tomar nota do Código de Washington §29-406.24, que declara que se presume que todos os membros do conselho consentem nas acções que os seus conselhos tomam. Por esta razão, os secretários do conselho devem anotar na acta que um membro ou membros se opuseram a uma acção tomada por um voto do conselho completo.
Quais são as melhores práticas para as actas das reuniões do conselho?
O formato exacto das actas das reuniões do conselho varia consoante a organização, embora as melhores práticas de governação indiquem que todas as actas das reuniões devem conter alguma informação básica. As melhores práticas também encorajam os conselhos de administração a serem consistentes no seu método de apresentação de relatórios, para que a informação seja fiável.
As actas das reuniões do conselho de administração devem documentar cuidadosamente quaisquer decisões tomadas pelo conselho de administração, juntamente com quaisquer passos seguintes. As actas também servem como registo oficial para identificar e seguir itens de acção.
As actas devem ser curtas e sucintas. No mínimo, as actas devem incluir as seguintes informações:
- Data, Hora e local
- Acções acordadas a serem tomadas
- Novos assuntos
- Abrir discussão e participação
- Data e hora da próxima reunião
Li>A hora da reunião foi chamada à ordem e adiadaLi>Nomes dos participantes e ausentesLi>Correcções e emendas à acta da reunião anteriorLi>Aditamentos à ordem de trabalhosLi>Status do quórumLi>Oções tomadas ou anuladasLi>Votar que houve moção e segundo, juntamente com o resultado da votação
O secretário do conselho desempenha um papel crucial na gravação das actas do conselho. Por este motivo, é importante que os secretários do conselho façam mais do que aparecer numa reunião com caneta e papel. Um pequeno planeamento por parte do secretário, incluindo a utilização de um modelo para as actas das reuniões do conselho, tornará o trabalho muito mais fácil.
Preparação para os secretários do conselho: Utilizando um modelo para a reunião do conselho
O secretário do conselho e o presidente do conselho devem chegar a um acordo sobre o que precisa de ser incluído na acta do conselho. Devem também chegar a um acordo sobre o que não deve ser registado para proteger o conselho e os seus directores de responsabilidades legais.
Os secretários do conselho podem preparar-se para as reuniões através da revisão dos formatos das actas de reuniões passadas e da utilização de modelos para amostras de actas de reuniões do conselho. Os modelos terão áreas para preencher informações pertinentes tais como a data, hora e pontos regulares da agenda, com flexibilidade para acrescentar novos pontos. Ajuda a rever formatos de actas de reuniões do conselho que outras organizações tenham utilizado com sucesso.
P>Prior a cada reunião, o secretário do conselho terá de obter informações do presidente do conselho sobre os participantes, convidados, e quaisquer oradores ou apresentações especiais. O secretário também desejará rever a acta da reunião passada e reunir quaisquer documentos para a reunião. Finalmente, o secretário trabalhará com o presidente do conselho para definir e solidificar a agenda.
Algumas Palavras Finais Sobre as Actas do Conselho de Administração
Templates e formatos são ferramentas essenciais para os secretários do conselho de administração. Porque não utilizá-los para retirar grande parte do trabalho da gravação das actas do conselho? Uma boa regra geral para os que recebem minutos é gravar uma declaração para cada acção do quadro para evitar ser demasiado palavroso.
esperadamente, as suas actas do quadro nunca serão apresentadas como prova num tribunal. Se, no entanto, estiverem a utilizar estas ferramentas, o seu conselho pode ficar descansado que as actas reflectem com precisão os assuntos do conselho.