Uma factura proforma é uma adição útil ao processo de facturação de qualquer empresa – infelizmente, são muitas vezes ignoradas ou mal compreendidas, o que significa que muitas pequenas empresas e freelancers não estão a tirar o máximo partido do seu software de facturação.
Para fornecer um pouco mais de informação sobre o que são facturas proforma e como podem ser utilizadas, eis cinco coisas que deve saber sobre facturas proforma.
Uma factura proforma não é uma factura verdadeira…
Existem algumas coisas necessárias para que um documento seja considerado uma factura verdadeira (ou legal), incluindo a palavra “factura” e um número de factura único. Sem estas informações, uma factura não tem valor legal ou financeiro.
Uma factura proforma não deve incluir um número de factura, e deve dizer ‘factura proforma’ em vez de apenas ‘factura’. Como não cumprem os requisitos de uma factura verdadeira, as facturas proforma não têm o mesmo peso legal, o que significa que:
- Os clientes não são obrigados a pagar o montante indicado numa factura proforma
- O montante total devido não deve ser registado nas contas a pagar de um cliente ou nas contas a receber de um fornecedor
- Não se pode utilizar facturas proforma para reclamar o IVA.
…mas uma factura proforma utiliza o mesmo modelo de factura
Parte de um número de factura e as palavras ‘factura proforma’, uma factura proforma parece muito semelhante a uma factura normal. Contêm aproximadamente a mesma informação, e pode utilizar o mesmo modelo de factura tanto para facturas proforma como para facturas regulares – incluindo layouts, imagens, ou logótipos.
Como uma factura regular, as facturas proforma devem incluir detalhes de contacto, uma data de emissão, uma descrição dos bens ou serviços fornecidos, o montante total devido, e qualquer IVA. Podem também incluir detalhes de pagamento ou termos e condições – tais como os métodos de pagamento aceites e quando o pagamento é esperado.
Uma factura proforma é diferente de uma cotação
Facturas proforma são frequentemente utilizadas em pontos semelhantes do processo de facturação, e ambas dizem a um cliente quanto pode esperar pagar por uma determinada encomenda. Contudo, embora as cotações e as facturas proforma possam ser utilizadas de formas semelhantes, não são exactamente as mesmas.
Uma factura proforma é geralmente enviada quando um cliente se comprometeu a uma compra mas não pode ser enviada uma factura oficial porque os detalhes finais não foram confirmados. Por outro lado, uma cotação é enviada a um cliente que tenha feito um pedido de informação mas que deseje mais informações antes de se comprometer a comprar qualquer coisa.
Como uma cotação, o preço indicado numa factura pró-forma não é definitivo, mas é importante que forneça a melhor estimativa possível para que o seu cliente não fique surpreendido quando receber a factura real.
Uma factura proforma pode ajudá-lo a ser pago mais rapidamente
Quando faz uma venda, o seu cliente é obrigado a pagar dentro de um período de tempo específico. No Reino Unido, a data de vencimento por defeito é 28 dias após a emissão de uma factura verdadeira ou após um cliente receber os seus bens ou serviços – mas pode definir outros termos, incluindo pedir o pagamento adiantado.
Embora a data de vencimento da factura seja sempre definida pela factura final, as facturas proforma podem acelerar o processo de pagamento, permitindo ao seu cliente saber quanto deve antecipadamente. Isto dá ao seu cliente tempo para fazer quaisquer arranjos necessários, tais como transferir dinheiro ou obter aprovação de um gestor ou parceiro comercial.
É fácil criar uma factura proforma com software de facturação
Uma das formas mais rápidas e simples de criar facturas proforma é com contabilidade & software de facturação como Debitoor. Quando utiliza software de facturação, pode ter a certeza de que as suas facturas proforma estão formatadas e etiquetadas correctamente – tudo o que precisa de fazer é preencher os detalhes e clicar em ‘guardar’. Uma vez que uma factura proforma tenha sido aceite pelo cliente, pode ser convertida numa factura normal em apenas alguns cliques!
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