19 de Julho de 2019
Se está a lutar contra o crescimento das empresas, eis algumas soluções úteis a pôr em prática quando se trata de progredir.
À medida que uma empresa cresce, há sempre questões operacionais a acompanhar o progresso alcançado; muitas empresas são confrontadas com questões e problemas que podem parecer difíceis de gerir. Agora que a sua empresa já lidou com os problemas de arranque, é importante ter soluções para que possa ultrapassar as dores de crescimento quando estas surgem.
Desde lidar com a incerteza de para onde a sua empresa se dirige até cuidar das despesas gerais, estas preocupações comuns surgem mais frequentemente do que se pensa, e podem ser dispendiosas se não forem controladas. Aqui, apresentaremos 10 das questões operacionais mais frequentes que as empresas enfrentam quando crescem, e o que precisam de fazer para as ultrapassar.
O que são questões operacionais no negócio?
Em qualquer tipo de negócio, as questões operacionais são qualquer tipo de problema que surge e que pode tornar um negócio menos lucrativo. Como este artigo deixará claro, existem muitas categorias diferentes que constituem problemas operacionais, cada uma com os seus próprios resultados indesejáveis. Em termos gerais, porém, causam grandes drenagens de energia e recursos empresariais, podem afectar o desempenho operacional, causar problemas com a execução da estratégia, e impedir o crescimento de um negócio se não forem tratados adequadamente.
Navegação rápida
- Gestão de despesas gerais
- Monitorização do desempenho
- Ouvir o feedback
- Responder à concorrência
- Regulação e conformidade
- Certeza
- Li>Encontrar o pessoal certo
- Reter clientes
- Fluxo de caixa
Li>Ciber riscos
equipa de operações comerciais
Gerir despesas gerais
Os cabeçudos podem facilmente ser montados, quer venham sob a forma de despesas administrativas, seguros, aluguer ou taxas de serviços públicos. As despesas gerais excessivas podem ser particularmente prejudiciais se não forem geridas atempadamente, pelo que são um problema bastante grande para as pequenas empresas.
Exemplo
Se está a ficar para trás no aluguer, pagamentos de serviços públicos falhados, equipamento de escritório ou despesas excessivas da empresa, as despesas gerais em espiral podem ser numerosas.
A solução: Dê uma vista de olhos aos seus gastos e veja o que pode ser reduzido. Qualquer serviço que seja excedente para a sua equipa ou para as necessidades dos seus clientes deve ser reduzido. Correcções rápidas como computação em nuvem, serviços gratuitos de videochamada, teletrabalho sempre que possível, e aluguer em vez de compra de equipamento de escritório, podem ser úteis aqui.
Monitorização do desempenho
Como mede o desempenho? E, como é que os potenciais indicadores ilustram que a sua equipa está a ter o seu melhor desempenho? Se certos membros da sua equipa não estiverem a trabalhar tão bem como deveriam, o seu negócio poderá sofrer como resultado.
Exemplo
Um membro da sua equipa está a começar a afectar o resto da moral da equipa, o que teve um impacto na sua própria produtividade como resultado.
A solução: Detalhe um conjunto de indicadores de desempenho que mostram o bom desempenho da sua equipa e do seu negócio. Em vez de utilizar indicadores financeiros simplistas, pode ser altamente benéfico identificar, clarificar e concordar com as expectativas das respectivas equipas. Identificar como os resultados serão medidos, monitorizar o progresso feito e avaliar o desempenho no final do ciclo de gestão.
Ouvir o feedback
No mundo empresarial moderno, a sua imagem e reputação podem ser facilmente afectadas por análises negativas online. Da mesma forma, os clientes esperam um serviço ao cliente rápido e eficaz. Cabe às empresas ouvir o feedback que recebem, para que se possam colocar em posição de prestar um serviço satisfatório ao seu público principal.
Exemplo
Há uma queixa sobre a usabilidade do seu website, o que tem causado uma queda no tráfego e nos negócios que tem recebido ultimamente. Agora tem de agir…
A solução: Considere investir num consultor ou num terceiro que possa monitorizar a forma como é visto online e que possa identificar onde se está a enganar com o seu serviço ao cliente. Eles ajudarão em tudo, desde a escolha dos funcionários que enfrentam os clientes certos até à racionalização do processo de entrega.
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Respondendo à concorrência
Neste dia e idade, iniciar um negócio é mais realista e realizável do que nunca. Mas, com tanta informação e orientação de fácil acesso por aí, significa que teoricamente pode haver mais concorrência no mesmo mercado. E quer a sua concorrência se concentre num único serviço ou num mercado mais vasto, como se destaca do resto?
Exemplo
Um concorrente oferece o mesmo produto/serviço a um preço inferior ao seu, levando consigo uma parte considerável dos seus clientes.
A solução: Ficar de olho na actividade do concorrente pode dar-lhe uma pista interna sobre como chegar à frente. A monitorização dos seus processos e práticas pode ajudá-lo a antecipar os seus próximos movimentos – e adaptar a sua estratégia em conformidade.
Como mencionado anteriormente, optimize o seu serviço ao cliente de uma forma que exceda as expectativas. Identifique os aspectos do seu serviço e/ou produto que os seus clientes mais valorizam, e preste aí o maior serviço.
Seja um precursor na adopção de novas tecnologias, bem como de processos, produtos e soluções. Torne o seu site compatível com a mobilidade, aproveite eficazmente o poder dos meios de comunicação social, e cause uma impressão duradoura em tudo o que faz. Mostrar aos seus clientes que é uma empresa progressista e progressista com um produto ou serviço a condizer é uma forma forte de se destacar num mercado cheio de gente.
Regulamento e conformidade
Regulamento e conformidade podem ser uma questão importante se não forem tratados adequadamente. À medida que os mercados e as tecnologias evoluem, trazem consigo um novo conjunto de regras e regulamentos. Infelizmente, as empresas muitas vezes desconhecem, ou não compreendem, o que lhes está a ser pedido. Nesta altura, multas e penalidades entram em jogo, e algo que poderia ter sido facilmente resolvido torna-se um problema.
Exemplo
A recente adopção do GDPR, que foi aplicada em Maio de 2018.
A solução: Dependendo do seu sector, tentar compreender a redacção complexa de qualquer nova regulamentação poderia ser um pouco difícil, especialmente com tudo o resto que se passa no seu negócio. Pense em contratar um consultor para o facilitar ao longo do processo de conformidade, se precisar.
A incerteza
Nunca se sabe exactamente o que vai acontecer no futuro, mas pode-se preparar para as tendências dos clientes e do mercado com algum planeamento antecipado canny. A maioria das empresas terá algum tipo de objectivo para o futuro mapeado, mas é surpreendente quantos não conseguem planear para períodos de incerteza.
Exemplo
A flutuação das tendências do mercado num clima económico em mudança pode fazer com que as empresas se asfixiem, criando desconforto entre os seus empregados.
A solução: Com a incerteza ao leme, os objectivos a curto prazo têm precedência. No entanto, a importância dos objectivos a longo prazo nunca deve ser descartada. Tenha um plano de cinco ou dez anos em vigor e equilibre isso com estratégias mais ad hoc de curto prazo para manter o seu negócio sob controlo.
Riscos cibernéticos
Conteúdo, mais do que uma mera questão de TI, a cibersegurança é cada vez mais um risco para todas as empresas. Se a cibersegurança não for devidamente gerida, as empresas ficam expostas a um número crescente de ameaças que podem levar ao roubo de dados, hacks e outros ataques.
Exemplo
O roubo de dados levou à exposição de informações importantes dos clientes, criando desconfiança entre a sua base de clientes.
A solução: Recomenda-se uma abordagem que integre a protecção informática em todos os aspectos do negócio, desde o departamento de TI até à formação dos seus empregados. As estruturas de cibersegurança estão disponíveis para as empresas e muitas são utilitárias na sua abordagem, abrangendo o contexto empresarial, política e normas, capacidades e controlos de segurança, e o ambiente.
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Encontrar o pessoal certo
À medida que a empresa cresce e se vêem os sucessos aumentar, espera-se que obtenha mais uma ideia do tipo de pessoa que é a pessoa certa para o seu negócio. Numa pequena empresa, a habilidade e a personalidade tendem a ser privilegiadas em relação a outras qualidades, mas nem todos vão ser a pessoa certa para uma dada empresa.
Exemplo
Comprometeu-se a um longo processo de contratação, apenas para descobrir que contratou alguém que não é a pessoa certa para o negócio.
A solução: Antes, durante e após o processo de contratação, é importante adaptar o seu estilo de gestão às diferentes personalidades do escritório. Olhe para o que funciona melhor para cada indivíduo; alguns gostam de trabalhar em grupo, outros estão mais satisfeitos por realizarem tarefas por conta própria.
Introduzir candidatos à sua equipa, se possível, para determinar como a dinâmica pode funcionar. Isto pode tomar a forma de convidar o aspirante a gerente de linha do candidato para o processo de entrevista.
Criar um ambiente onde o seu pessoal possa prosperar. Seja transparente com as suas expectativas, preocupações e sucessos, e crie um equilíbrio trabalho/vida que garanta conforto e felicidade em toda a equipa.
Reter clientes
Neste ponto, terá identificado uma base de clientes que gravita em direcção ao seu serviço ou produto, mas como é que garante que eles ficam consigo e continuam a voltar?
Exemplo
O negócio tem sido manchado, com clientes que não regressam com a frequência que se esperava, e as coisas começam a secar ainda mais…
A solução: Olhe para as características dos seus actuais melhores clientes, aqueles que usam repetidamente o seu serviço e falam muito bem da sua marca. Quais são os traços comuns entre eles? Não tenha medo de perguntar aos seus melhores clientes o que querem – o feedback é fundamental para encontrar e reter clientes valiosos.
Cash flow
Se são contas pendentes, despesas inesperadas, ou pagamentos pendentes, os problemas de dinheiro podem ser um grande problema. Com tanto para equilibrar, manter um fluxo de caixa saudável é fundamental para sobreviver como negócio.
Exemplo
O negócio completa um trabalho e é pago ao fim de um mês. Contudo, tem custos de infra-estrutura, salário de empregado e as suas despesas pessoais a considerar também…
A solução: Planear e orçamentar o máximo possível. Existem por aí muitas ferramentas de gestão de dinheiro para acompanhar o seu fluxo de caixa. Procure aplicações que possam criar orçamentos, calcular o IVA, automatizar o pagamento de facturas e alertá-lo quando ocorrerem despesas invulgares.
Pode ser aconselhável analisar os custos de fixação sempre que possível. As despesas gerais essenciais como os custos de energia podem ser fixadas, sendo os nossos produtos Shield Gas e Shield Electricity exemplos perfeitos.
Acima de tudo, esteja sempre pronto e disposto a aprender quando o seu negócio estiver a atravessar um período de crescimento; pode ser um pouco assustador, mas é muitas vezes extremamente excitante e incrivelmente recompensador.
Gazprom Energy é um fornecedor de energia empresarial líder e premiado, ajudando milhares de pequenas empresas a gerir os seus contratos de gás e electricidade. Para saber mais sobre o que podemos oferecer ao seu negócio, visite a página inicial ou ligue-nos hoje no 0161 837 3395.
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