Im Zeit- und Prioritätenmanagement ist die Eisenhower-Matrix ein Must-have. Es taucht in praktisch jedem Buch auf, das sich mit dem Konzept der Zeit beschäftigt. Ich bin manchmal sogar überrascht, dass manche Leute es nicht kennen, wenn man bedenkt, wie einfach es ist und welche Ergebnisse es liefert. Warum also darüber reden? Einfach, weil ein sehr wichtiges Element meiner Meinung nach oft vergessen wird und ich es hervorheben möchte: Wichtigkeit ist eine Wahl und Dringlichkeit eine Tatsache. Es ist also ein klarer Vorteil, die Wichtigkeit über die Dringlichkeit des Ausstiegs zu stellen. Und die Eisenhower-Matrix ist ein großartiges Werkzeug dafür.
Die Eisenhower-Matrix (Wichtig-Dringlich)
Die von Dwight David Eisenhower entworfene Wichtig-Dringlich-Matrix besteht aus 2 Achsen: Wichtigkeit und Dringlichkeit. Diese 2 Achsen bilden 4 Quadranten:
- Q1: wichtig und dringend
- Q2: wichtig und nicht dringlich
- Q3: nicht wichtig und dringend
- Q4: unwichtig und nicht dringlich
Die Wichtigkeitsachse
Die vertikale Achse der Matrix ist die Wichtigkeit der Aufgaben. Sie trennt die oberen „wichtigen“ Quadranten (Q1 und Q2) der Eisenhower-Matrix von den unteren „unwichtigen“ Quadranten (Q3 und Q4).
Wenn Sie die Wichtigkeit einer Aufgabe bestimmen, tun Sie dies nach einer inneren Logik. Sie wählen die Wichtigkeit nach Ihren persönlichen Kriterien: den Einfluss, den die Aufgabe auf Ihre Ziele hat, den Mehrwert, den ihre Erledigung bringt, usw.
Vergessen Sie nicht, dass die Wichtigkeit auch von den verschiedenen Richtlinien und Werten Ihres Unternehmens diktiert wird, sowie von allem anderen, was mit Ihrer Position verbunden ist. Die Wichtigkeit kann je nach Ihrer Position in der Hierarchie variieren.
Aber am Ende ist es entweder wichtig oder nicht. Es ist nicht 3/10 oder 7/10. Es ist 0 oder 1.
Wenn es eine Grauzone gibt, müssen Sie über das Konzept der Wichtigkeit nachdenken. Vielleicht hat sich Ihre Rolle geändert. Vielleicht haben sich Ihre Ziele geändert. Es könnte auch sein, dass sich die Umgebung verändert hat oder Ihre Gesundheit. Wenn ja, müssen Sie die Wichtigkeitsachse der Matrix überdenken.
Ich lade Sie ein, 8 Fragen zu lesen, um festzustellen, ob Sie an dem arbeiten, was wichtig ist.
Die Dringlichkeitsachse
Die horizontale Achse der Matrix ist die Dringlichkeit der Aufgaben. Sie trennt die „dringenden“ Quadranten auf der linken Seite (Q1 und Q3) von den „nicht dringenden“ Quadranten auf der rechten Seite (Q2 und Q4).
Das Gefühl der Dringlichkeit gegenüber einer Aufgabe kann durch verschiedene Faktoren beeinflusst werden, einige intern und einige extern. Unter anderem:
- das Fälligkeitsdatum
- die benötigte Zeit und die Schwierigkeit, es zu erledigen
- Druck durch den Anforderer
Um da rauszukommen, müssen Sie jetzt anfangen, die Dringlichkeit zu hinterfragen, indem Sie fragen: „Bis wann brauchen Sie es? “ Noch besser ist es, wenn Sie selbst einen Zeitpunkt in der Zukunft festlegen: „Kann ich Ihnen das nächsten Mittwoch bringen? „In beiden Fällen wird die gefühlte Dringlichkeit an die Realität angepasst.
Wenn Sie dazu neigen, überstürzt zu handeln – das ist eine der 4 Verhaltensweisen, die ein effektives Zeitmanagement untergraben -, laufen Sie Gefahr, in einen reaktiven Ausführungsmodus zu verfallen.
Die 4 Quadranten der Wichtig-Dringlich-Matrix
Um Aufgaben zu priorisieren, verwenden Sie die Quadranten in der im Bild dargestellten Reihenfolge. Beachten Sie, dass Q2 (wichtig und nicht dringlich) vor Q3 (dringend und nicht wichtig) kommt.
So priorisieren Sie die Wichtigkeit gegenüber der Dringlichkeit.
Um dies zu erreichen, eliminieren Sie die Zeit, die in Q4 verbracht wird (oft Schlupflöcher, um ein wenig zu atmen, weil zu viele Notfälle) und reduzieren Q3 so weit wie möglich.
So wird die frei werdende Zeit für die „wichtigen“ Quadranten Q1 und Q2 verfügbar und erlaubt gleichzeitig, weniger reaktiv und mehr proaktiv zu werden.
So können wir die Quadranten der Eisenhower-Matrix als kommunizierende Gefäße sehen.
Wichtigkeit ist eine Wahl und Dringlichkeit eine Tatsache
Das Element, das bei der Eisenhower-Matrix selten hervorgehoben wird, ist, dass Wichtigkeit in erster Linie eine Wahl ist, verbunden mit einer Vorstellung von Mehrwert.
Für manche Menschen ist es ein echter Albtraum, das Wichtige vom Unwichtigen zu trennen. Es kann also einige Zeit dauern, aber wenn die Linie erst einmal gezogen ist, wird sie Ihr größtes Kapital werden und Ihnen erlauben, den Fokus zu behalten und die Wichtigkeit über die Dringlichkeit zu stellen.
Im Vergleich zur Wichtigkeit ist die Dringlichkeit eine – oft verhandelbare – Tatsache, die mit einer Vorstellung von Zeit zusammenhängt.
Mit anderen Worten: Die Eisenhower-Matrix ist keine Zwangsjacke. Man wird nicht zu einem Sklaven davon. Es ist ein Werkzeug, das sich je nach unseren Zielen und dem Kontext wandelt.
Wir können natürlich über die Dringlichkeit verhandeln, aber das wird oft in Minuten oder Stunden, seltener in Tagen ausgespielt. Wenn die Dringlichkeit unhaltbar erscheint und die Arbeitslast steigt, sollten wir zur Achse der Wichtigkeit zurückkehren.
Die Eisenhower-Matrix hilft, den Fokus zu behalten
Die Zeit ist begrenzt und die Anzahl der zu erledigenden Dinge ist exponentiell. Wir müssen also eine Auswahl treffen und Prioritäten setzen. Indem wir die Wichtigkeit über die Dringlichkeit stellen, können wir ein Gefühl dafür bekommen, kurz-, mittel- und langfristig an den richtigen Dingen zu arbeiten. Die Eisenhower-Matrix, auch wenn Sie sie nicht von Anfang an beherrschen, wird sich als wertvolles Werkzeug für Ihre Befreiung vom Joch der Dringlichkeit erweisen.
Aber Sie müssen damit beginnen, die Grenze zwischen dem Wichtigen und dem Unwichtigen zu ziehen. Um dies zu tun, müssen Sie sich Ihre eigenen Ziele setzen, die auf Ihren Bestrebungen, Werten und Ihrer Arbeit basieren.
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