Jak powszechne jest, że sekretarze zarządu sporządzają protokoły z zebrań, może Cię zaskoczyć fakt, że zarządy nie są prawnie zobowiązane do ich sporządzania. Sporządzanie protokołów z posiedzeń zarządu stało się najlepszą praktyką z wielu powodów związanych z dobrym zarządzaniem.
Szablon protokołu z zebrania
Członkowie organizacji mają prawo do uzyskania pewnych dokumentów korporacyjnych, takich jak raporty finansowe i protokoły z zebrań. Co ważniejsze, dyrektorzy zarządu mają obowiązki prawne i powiernicze, dlatego ważne jest, aby mieć zapis działań, które zarząd podjął podczas spotkań.
Ponadto, protokoły z posiedzeń zarządu służą jako wskazówki dla zarządu podczas planowania i podejmowania strategicznych decyzji. Sporządzanie protokołów z posiedzeń zarządu przy użyciu określonego formatu i szablonu służy również jako ochrona prawna dla zarządu i organizacji.
Pobierz nasz szablon protokołu z posiedzenia zarządu!
Pobierz swoją kopię tutaj
Jakie informacje muszą być zapisane przez sekretarzy zarządu?
Najlepszym źródłem, z którego sekretarze rady nadzorczej mogą korzystać przy sporządzaniu protokołów rady nadzorczej, są Zasady Porządkowe Roberta.
Protokoły rady nadzorczej powinny zawierać ogólny zarys tego, co miało miejsce na spotkaniu, bez nadmiernego rozpisywania się. Sekretarz zarządu powinien udokumentować datę, godzinę i miejsce spotkania oraz to, czy było to spotkanie zwyczajne czy nadzwyczajne.
Protokół powinien również zawierać listę przewodniczącego, dyrektorów, pracowników, gości i innych uczestników. Nie jest konieczne określanie odsetka obecnych członków stanowiących kworum. Sekretarz musi jedynie udokumentować, czy kworum istnieje, czy nie.
Protokół powinien zawierać oświadczenie, czy protokół z poprzedniego spotkania został przeczytany i zatwierdzony. Najważniejszą częścią protokołu jest udokumentowanie dokładnego oświadczenia o wszelkich działaniach podjętych przez członków zarządu podczas spotkania.
Protokoły z posiedzeń zarządu: What Not to Record
Sekretarze zarządu muszą zrozumieć, że sporządzanie protokołów nie jest równoznaczne z nagrywaniem dyskusji w dosłownym brzmieniu. Nie tylko utrudnia to pracę sekretarzowi, ale również większość przedstawicieli prawa odradza takie rozwiązanie.
Protokoły z posiedzeń zarządu nie powinny być czytane jak rękopis. Zamiast tego, powinny służyć jako dokładny i ogólny zapis działań zarządu. Protokoły zarządu powinny odzwierciedlać nazwę członków, którzy robią i drugi wniosek. Jeśli chodzi o późniejsze dyskusje, protokół powinien zawierać główne argumenty za lub przeciw wnioskowi, bez wymieniania nazwisk. Zawarcie zbyt wielu informacji w protokole rady nadzorczej może spowodować, że członkowie rady nadzorczej będą powstrzymywać się od swobodnego przepływu pomysłów podczas dyskusji rady nadzorczej.
Zawarcie zbyt wielu informacji w protokole rady nadzorczej wiąże się z ryzykiem prawnym. Sekretarze rady nadzorczej powinni mieć świadomość, że protokół z posiedzenia rady nadzorczej służy jako dokument prawny i może zostać wykorzystany w sądzie. Dyskusje i bezpośrednie cytaty członków zarządu mogą zostać źle zinterpretowane przez sądy po wielu latach, kiedy członkowie zarządu mogą zapomnieć kontekst, w jakim się wypowiadali. Prawnicy będą analizować protokoły zarządu w poszukiwaniu słabych punktów strony przeciwnej. Wypowiedzi zawarte w protokole mogą zostać wyrwane z kontekstu w sposób, który może zaszkodzić reputacji organizacji lub spowodować nieuzasadnioną odpowiedzialność prawną.
Organizacje non-profit powinny zwrócić uwagę na §29-406.24 Kodeksu Stanu Waszyngton, który stanowi, że zakłada się, iż wszyscy członkowie zarządu wyrażają zgodę na działania podejmowane przez zarząd. Z tego powodu sekretarze zarządu powinni odnotować w protokole, że członek lub członkowie sprzeciwili się działaniu podjętemu w drodze głosowania przez cały zarząd.
Jakie są najlepsze praktyki dotyczące protokołów z posiedzeń zarządu?
Dokładny format protokołu z posiedzenia zarządu zależy od organizacji, ale najlepsze praktyki zarządzania wskazują, że wszystkie protokoły z posiedzeń powinny zawierać pewne podstawowe informacje. Najlepsze praktyki zachęcają również zarządy do konsekwentnego stosowania metod raportowania, tak aby informacje były wiarygodne.
Protokoły z posiedzeń zarządu powinny dokładnie dokumentować wszelkie decyzje podjęte przez zarząd oraz kolejne kroki. Protokoły służą również jako oficjalny zapis do identyfikacji i śledzenia pozycji działań.
Protokoły powinny być krótkie i zwięzłe. Protokół powinien zawierać co najmniej następujące informacje:
- Data, czas i miejsce
- Czas, w którym zebranie zostało zwołane i odroczone
- Nazwiska uczestników i osób nieobecnych
- Poprawki i zmiany w protokole z poprzedniego zebrania
- Dodatki do porządku obrad
- Stan kworum
- Podjęte lub uchylone wnioski
- Głosowanie, w którym był wniosek i sekunda, wraz z wynikiem głosowania
- Działania uzgodnione do podjęcia
- Nowe sprawy
- Otwarta dyskusja i uczestnictwo
- Data i czas następnego spotkania
Sekretarz zarządu odgrywa kluczową rolę w rejestrowaniu protokołów zarządu. Z tego powodu ważne jest, aby sekretarz zarządu robił coś więcej niż tylko pojawiał się na zebraniu z długopisem i papierem. Odrobina planowania ze strony sekretarza, w tym korzystanie z szablonu protokołu z zebrania zarządu, znacznie ułatwi mu pracę.
Przygotowanie dla sekretarzy zarządu: Korzystanie z szablonu protokołu z zebrania zarządu
Sekretarz zarządu i prezes zarządu powinni dojść do porozumienia w kwestii tego, co powinno znaleźć się w protokole z zebrania zarządu. Powinni również dojść do porozumienia w kwestii tego, co nie powinno być zapisywane, aby chronić zarząd i jego dyrektorów przed odpowiedzialnością prawną.
Sekretarze zarządu mogą przygotować się do spotkań, przeglądając formaty protokołów z poprzednich spotkań i korzystając z szablonów przykładowych protokołów z posiedzeń zarządu. Szablony będą posiadały miejsca do wypełnienia istotnymi informacjami, takimi jak data, godzina i regularne punkty porządku obrad, z możliwością dodawania nowych punktów. Pomocne jest przejrzenie formatów protokołów z zebrań zarządu, które zostały z powodzeniem wykorzystane przez inne organizacje.
Przed każdym zebraniem sekretarz zarządu będzie musiał uzyskać od prezesa zarządu informacje o uczestnikach, gościach i wszelkich mówcach lub specjalnych prezentacjach. Sekretarz będzie również chciał przejrzeć protokół z poprzedniego zebrania i zebrać wszelkie dokumenty na to zebranie. Wreszcie, sekretarz będzie współpracował z prezesem zarządu, aby ustalić i ugruntować porządek obrad.
Kilka końcowych słów o protokołach zarządu
Szablony i formaty są niezbędnymi narzędziami dla sekretarzy zarządu. Dlaczego więc nie wykorzystać ich w celu odciążenia sekretarzy od pracy związanej z protokołami rady? Dobrą zasadą dla osób sporządzających protokoły jest zapisywanie oświadczenia dla każdej czynności zarządu, aby uniknąć zbytniego rozwlekania się.
Miejmy nadzieję, że protokoły zarządu nigdy nie zostaną przedstawione jako dowód w sądzie. Jeśli jednak tak się stanie, to korzystając z tych narzędzi, zarząd może być pewien, że protokół dokładnie odzwierciedla działalność zarządu.