Wszystko, co musisz wiedzieć o tym, jak napisać list

Każdy powinien wiedzieć, jak napisać list – od tego, jaki rodzaj listu powinieneś napisać, do formatu pisania listu, który powinieneś wybrać. Oto podstawowe pojęcia związane z pisaniem listów, które musisz znać, wraz z pomocnymi przykładami.

Jaki typ listu powinieneś napisać?

Nie ma sztywnych reguł. To, jaki format listu wybierzesz, zależy od Twojej grupy odbiorców. Dla przyjaciela lub bliskiego krewnego, swobodna wiadomość jest zazwyczaj najlepszym rozwiązaniem. Istnieją różne rodzaje listów, które są odpowiednie dla przyjaciela lub bliskiego krewnego. Niektóre z nich to:

• Listy pisane odręcznie
• Listy wysyłane pocztą elektroniczną
• Typowe wiadomości z mediów społecznościowych

Jednakże, w przypadku kontaktów biznesowych lub osób, których dobrze nie znasz, list formalny pisany na maszynie jest prawie zawsze najwłaściwszym wyborem. W celach zawodowych, pisanie listu formalnego jest skuteczne dla:

• Listów przewodnich
• Listów intencyjnych
• Listów z propozycją wartości
• Listów służbowych Business memorandum letters
• Promotion letters
• Listy referencyjne
• Listy dotyczące przeniesienia na inne stanowisko
• Podziękowaniayou letters

To tylko kilka rodzajów listów, które możesz potrzebować napisać w zwykłym lub formalnym środowisku. Przed napisaniem listu zastanów się, jaki poziom formalności ma mieć Twój list: swobodny czy formalny. Każdy z nich ma odrębny format, którego należy przestrzegać.

Listy formalne

Znajomość sposobu pisania listów, zwłaszcza listów formalnych, jest niezbędna w biznesie i w całej karierze zawodowej. Oto, na czym polega formalne pisanie listów.

Krok 1: Rozpoczęcie formalnego listu

Na początku należy podać imię i nazwisko oraz adres nadawcy. Niektóre firmy używają specjalnego papieru, zwanego papierem firmowym, który zawiera informacje kontaktowe i logo marki firmy.

Następną linią formalnego pisania listu jest data. Datę można sformatować na kilka sposobów, po adresie.

Dodatkowo, listy formalne wymagają podania nazwy i adresu odbiorcy dwie spacje po dacie. Zawarcie wszystkich tych informacji gwarantuje, że list będzie mógł być wykorzystany jako odniesienie do kontaktu z Tobą po wyrzuceniu koperty przez odbiorcę.

Krok 2: Pisanie listu, formalnie

Pisząc list, jesteś gotowy, aby przywitać się z osobą (lub firmą), do której piszesz. Pomiń spację po adresie, który podałeś.

List formalny zaczyna się od „Dear”, po którym podajesz imię i nazwisko odbiorcy. Jeśli nie masz kontaktu w danej firmie, poszukaj w Internecie nazwiska, nazwy stanowiska lub działu.

Jako ostateczność, należy użyć ogólnego pozdrowienia „Do wszystkich zainteresowanych”. Po wszystkich pozdrowieniach stawia się przecinek.

Krok 3: Pisanie treści listu formalnego

Mimo że treść każdego listu wygląda inaczej i informacje w nim zawarte różnią się, istnieje kilka kluczowych zasad, których należy przestrzegać.

• Skup się. Listy biznesowe powinny mieć jasno określony cel.
• Korekta. Błędy mogą powodować nieporozumienia.
• Unikaj skrótów. Pisz każde słowo w całości.
• Bądź taktowny. Unikaj pisania czegokolwiek, czego będziesz żałował, że zostało nagrane dla potomności.

Każda myśl powinna być zawarta w swoim własnym akapicie. Utrzymywanie krótkich akapitów pomaga również zachować jasność przekazu; staraj się, aby w jednym akapicie były nie więcej niż cztery zdania, a każde zdanie było zwięzłe.

Krok 4: Zakończenie listu formalnego

Zostaw puste miejsce pomiędzy akapitem zamykającym a zakończeniem pochwalnym. Komplementy to uprzejmy sposób na przekazanie pozdrowień odbiorcy. Jednym z najczęstszych zakończeń jest „Z poważaniem” i jest to na ogół bezpieczne rozwiązanie.

Pamiętaj, że tylko pierwsza litera tego wyrażenia jest wielka. Zostaw jeszcze kilka wolnych miejsc na ostatni krok – Twój podpis! Wpisz pod nim swoje imię i nazwisko, w przypadku listów formalnych.

Listy nieformalne

Listy nieformalne mają ogólnie mniejszą strukturę, ale mają te same podstawowe elementy formalnego pisania listów. Oto, co musisz wiedzieć, pisząc list do kogoś, kto jest ci bliski.

Krok 1: Rozpoczęcie listu nieformalnego

W przeciwieństwie do listów formalnych, pisanie listu do przyjaciela lub bliskiego krewnego nie wymaga tych samych formalności. Nie jest potrzebny papier firmowy, choć niektórzy autorzy decydują się na używanie specjalnej papeterii.

Pisząc list nieformalny, w pierwszej linii umieszcza się datę. Może ona być wyrównana do lewej lub prawej strony, ale zazwyczaj znajduje się na górze listu nieformalnego. Data jest jedynym prekursorem potrzebnym przed napisaniem listu nieformalnego.

Krok 2: Pisanie listu, nieformalnie

Listy nieformalne są łatwe; można zacząć od „Witam” lub innego zwyczajowego pozdrowienia.

W przypadku listów nieformalnych, użycie innych znaków interpunkcyjnych po powitaniu w celu wyrażenia entuzjazmu (np. wykrzyknik) może być odpowiednie, w zależności od relacji z odbiorcą.

Krok 3: Napisanie treści listu nieformalnego

Główna treść listu nieformalnego – treść – zależy od Ciebie. Treść listu nieformalnego będzie się różnić, więc skup się na kilku ogólnych sugestiach.

• Nie rozwlekaj. Nawet osobiste listy powinny mieć wyraźny cel.
• Zaproponuj miłe słowa. To może być napisane jako „Mam nadzieję, że masz się dobrze!” lub „Gratulacje z powodu nowego zwierzaka!”.
• Podziel się anegdotami lub wiadomościami. Ogólnie rzecz biorąc, swobodny list jest przeznaczony do dzielenia się informacjami lub szczegółami, które są interesujące dla obu stron.
• Miej na uwadze swoją publiczność. Zachowaj ton i treść listu odpowiednie i istotne dla odbiorcy. Pisząc list do swojej babci, na przykład, może brzmieć inaczej i zawierać inne szczegóły niż pisząc list do swojego przyjaciela z college’u.

Krok 4: Zakończenie listu nieformalnego

Jeśli masz cieplejsze relacje z odbiorcą, możesz podpisać się słowami „Ciepłe pozdrowienia” lub „Serdecznie pozdrawiam”. Istnieją dziesiątki opcji zakończenia podczas pisania listu, więc wybierz taką, która działa najlepiej dla Ciebie i Twojego odbiorcy. Podobnie jak w przypadku listów formalnych, obowiązują te same zasady dotyczące wielkich liter i przecinków dla wszystkich komplementarnych zakończeń.

Co to jest P.S.?

P.S. oznacza postscriptum. Jest to coś, co dodajesz w ostatniej chwili, gdy list jest już gotowy. Zazwyczaj nie dodaje się postscriptum do listów formalnych; jeśli musisz coś dodać, będziesz musiał zmienić cały dokument, aby uwzględnić nowe informacje.