Once you set up a wedding room block, your guests will pay for their individual rooms within your room block. Często będziesz miał link, który możesz dać gościom, który pozwoli im zarezerwować ich pokoje lub mogą skontaktować się z Twoim planistą podróży, aby pomóc im w procesie rezerwacji i deponowania pokoi.
Istnieją 2 rodzaje bloków pokoi – grzecznościowe i kontraktowe
Blok grzecznościowy to blok pewnej liczby i typu pokoi, które hotel zarezerwował dla Ciebie jako „grzeczność”. Czasami otrzymasz specjalną stawkę za te pokoje, ale nie zawsze. Nie musisz finansowo gwarantować, że te pokoje zostaną zarezerwowane przez ciebie lub twoich gości. Jeśli je zarezerwujesz, to świetnie. Jeśli nie, nie jest to wielka sprawa, ponieważ nie zostaniesz za to obciążony.
Możesz nadal być poproszony o podpisanie umowy na blok pokoi grzecznościowych. Nie zostaniesz obciążony, jeśli twoje pokoje nie zostaną zarezerwowane, ale to dodaje trochę wagi dla hotelu, aby faktycznie utrzymać ten blok pokoi dla ciebie.
Podstawowo, to zarysowuje, że hotel będzie utrzymywał te pokoje i jesteś tego świadomy. Podana jest w nim stawka, po której oferowany jest pokój(y). Stwierdza również datę, że pokoje hotelowe zostaną zwolnione do publicznej wiadomości, w którym to momencie twoi goście nie będą w stanie zarezerwować pokoju na warunkach oferowanych w twojej umowie room block.
Hotele będą zazwyczaj oferować 10 lub tak pokoje na grzecznościowym room block, ale to wszystko zależy od hotelu.
A Contracted Room Block wymaga umowy, aby wyciągnąć pokoje gościnne z inwentarza ośrodka. Będziesz musiał zagwarantować, że określona liczba pokoi zostanie sprzedana w tym bloku lub będziesz musiał za nie zapłacić tak czy inaczej. Umowa będzie określać stawkę, ilość i rodzaj pokoi, a konsekwencje braku rezerwacji wszystkich pokoi w bloku. Konsekwencja ta jest często nazywana klauzulą attrition.
Klauzula attrition jest wtedy, gdy grupa nie spełnia warunków umowy blokowej i płatność jest wymagana, aby nadrobić zaległości za niewynajęte pokoje. Na przykład, hotele o dużym natężeniu ruchu mogą mieć gwarancję 90%, co oznacza, że musisz zarezerwować 90% wszystkich pokoi w swoim bloku. Tak więc, jeśli zablokowałeś 10 pokoi, będziesz finansowo odpowiedzialny za 9 z nich, nawet jeśli Twoi goście ich nie zarezerwują.
Jeśli pracujesz z biurem podróży, które zajmuje się organizacją ślubów i wesel w ośrodku all inclusive w Meksyku, często mogą oni wynegocjować coś, co nazywa się „datą spadku”. Data zrzutu zwykle zdarza się około 6 miesięcy lub tak przed ślubem i pozwala na usunięcie wszelkich pokoi z bloku pokoi, które nie zostały zarezerwowane, bez kary, więc nie jesteś na haczyku dla jakichkolwiek niezarezerwowanych pokoi. Planista podróży ślubnych lub agent będzie Twoim sprzymierzeńcem w poruszaniu się po tym ustępstwie kontraktowym.
Dlaczego miałbyś iść z Blokiem Kontraktowym, kiedy Blok Grzecznościowy nie ma żadnych kar?
- Twój ośrodek weselny może nie oferować bloku grzecznościowego. Większość ośrodków all inclusive i średnich i wyższych sieci hotelowych nie będzie oferować bloku grzecznościowego jako opcji. Bardziej prawdopodobne jest, że znajdziesz blok pokoi grzecznościowych w tańszym hotelu.
- Zarezerwowałeś zajęty hotel, który szybko się rezerwuje lub zarezerwowałeś zajęty tydzień/weekend, który szybko się wypełni. Jeśli którekolwiek z nich są przypadku będziesz chciał blok sali weselnej, aby upewnić się, że twoi goście będą mieli pokój na swój ślub. Wielu gości czeka do ostatniej chwili, aby zarezerwować i jeśli nie ustawiłeś blokadę sali mogą nie być w stanie przyjść na swój ślub.
- Potrzebujesz dużo pokoi. Ponownie, wiele razy twoi goście czekają do ostatniej chwili, aby zarezerwować i jeśli nie ustawisz blokadę pokoi, pokoje mogą być już nieaktualne, a oni mogą nie być w stanie przyjść na swój ślub. Pary często myślą, że chęć zablokowania większej ilości pokoi daje im większą siłę negocjacyjną. Nie jest to zazwyczaj przypadek z blokiem pokoi weselnych, gdzie liczba pokoi, które goście rezerwują nie jest gwarantowana, ponieważ istnieje większe ryzyko z perspektywy ośrodka. W wielu przypadkach, im więcej pokoi weselnych zażądasz, tym mniej korzystne warunki umowy będą.
Mój ślub jest 3 miesiące od hotelu, a ośrodek właśnie zwolnił wszystkie moje pokoje, ale nadal mam gości, którzy nie zarezerwowali swojego pokoju. What happened?
What happened is you’ve reached your „cutoff” or contract end date. Jest to data, kiedy ośrodek zwalnia wszystkie pozostałe pokoje, które nie zostały zarezerwowane w ramach twojego bloku. Oferują je z powrotem do swoich zasobów w nadziei, że zostaną one zarezerwowane przez kogoś innego.
Once released back into inventory the rate becomes the current going rate for the room – usually higher than the negotiated room block amount, since the original block was booked many months prior when rates were lower. Jeśli twoi goście nadal trzeba zarezerwować pokój będą teraz rezerwacja poza bloku i będzie płacić co stawka hotelu jest oferowanie. Yep, twoi goście będą super zirytowani. To nie jest twoja wina – to się po prostu zdarza. Oznacza to również, że po pokoje są gone, są one gone. Twoje ostatnie minuty rezerwacji goście mogą nie mieć pokój do zarezerwowania.
Co jeśli jesteś w pobliżu daty odcięcia i twój unbooked ośrodek pokoje są o być zwolniony, ale wiesz, że najlepsze przyjaciółki mamusi kuzyn jest zdecydowanie na pewno będzie potrzebować pokoju, ale nie może zapłacić teraz?
Wtedy będziesz musiał iść naprzód i zarezerwować ten pokój – albo ty za niego zapłacisz i oni ci zwrócą, albo mama twojego najlepszego przyjaciela to zrobi i oni jej zwrócą – lub cokolwiek innego. Ale jeśli wiesz, że będziesz potrzebował tego pokoju i jesteś całkiem pewny, że hotel się zarezerwuje, będziesz chciał zdobyć ten pokój po niższej stawce, za którą go zablokowałeś.
Co się stanie, jeśli moi goście zarezerwują wszystkie pokoje w bloku pokoi weselnych, ale teraz potrzebuję więcej pokoi?
Masz kilka możliwych scenariuszy – pierwszy to taki, że dasz znać hotelowi lub kurortowi i będą oni na tyle uprzejmi, aby dodać do twojego bloku pokoi po tej samej zakontraktowanej stawce, którą otrzymałeś za inne pokoje. Drugi to taki, że nie dodadzą do twojego aktualnego bloku. W tym przypadku, jeśli masz zamiar potrzebować 10 lub więcej pokoi, trzeba będzie zrobić nowy blok sali weselnej z innym blokiem pokoi. Mogą one nie honorować pierwotnie zakontraktowaną stawkę bloku pokoju i ten nowy blok może mieć wyższą stawkę za pokój. Jeśli potrzebujesz tylko kilku dodatkowych pokoi, będziesz chciał je szybko zarezerwować, ale hotel będzie pobierał bieżącą stawkę za pokoje.
Ile pokoi powinniśmy zablokować?
Zalecamy, aby zarezerwować pokoje dla około połowy przewidywanej liczby gości w miejscach docelowych. Oznacza to, że jeśli spodziewasz się 100 rzeczywistych gości (nie zaproszonych, ale spodziewanych), dobrze jest zacząć od rezerwacji około 50 lub mniej pokoi. Wielu z Twoich gości będzie parami i będzie dzielić pokój. Niektórzy z Twoich samotnych przyjaciół przyjadą ze swoimi znaczącymi innymi lub mogą dobrać się w pary i dzielić pokój. Nie będzie zazwyczaj wielu gości, którzy wybrali pokój dla siebie.
Kiedy powinniśmy założyć blok pokoi?
Powinieneś zarezerwować swój blok pokoi ślubnych, jak tylko miejsce Twojego ślubu zostanie potwierdzone. Im szybciej zakontraktujesz swój blok sal weselnych tym lepiej, ponieważ jest bardziej prawdopodobne, że otrzymasz korzystniejszą stawkę rezerwując z dużym wyprzedzeniem, a warunki płatności są zazwyczaj lepsze.
To brzmi jak dużo do zrobienia. Dlaczego w ogóle miałbym się martwić o blokadę pokoi? Po prostu pozwolę moim gościom rezerwować pokoje gdziekolwiek chcą.
Słyszę to cały czas – i może to nie być takie proste, jak się wydaje. Pozwól, że powiem Ci dlaczego (proszę zauważyć, że ta następna sekcja i trochę informacji odnosi się głównie do ośrodków typu all inclusive) –
- Większość ośrodków i/lub miejsc typu all inclusive (plażowych) oferuje wspaniałe zachęty do blokowania pokoi weselnych w ich lokalizacji. Wiele kurortów oferuje darmową ceremonię ślubną – tak, dobrze czytacie, DARMOWĄ! Jeśli zarezerwujesz pokój w takim kurorcie jak Palace Resorts, przy rezerwacji 14 lub więcej noclegów w bloku grupowym otrzymasz pełny pakiet ceremonii ślubnej dla maksymalnie 30 gości. A im więcej pokoi zarezerwujecie, tym więcej udogodnień (darmowe godziny prywatnych imprez) otrzymacie za darmo. Ale jeśli Twoi goście zarezerwują swoje pokoje niezależnie i poza Twoim blokiem, nie otrzymasz tego – nawet jeśli Twoi goście rzeczywiście zarezerwowali 14 lub więcej noclegów.
- Liczba noclegów, które zarezerwujesz może przynieść Ci dodatkowe zachęty, takie jak darmowe godziny koktajli i darmowe przyjęcia weselne dla Twoich gości. I nie dostaniesz żadnej z tych korzyści, jeśli twoi goście nie zarezerwują swoich pokoi jako część zakontraktowanego bloku pokoi – nawet jeśli wszyscy goście zatrzymają się w tym samym ośrodku co ty.
- Twoi zaproszeni goście są mniej skłonni do wzięcia udziału w twoim ślubie, jeśli nie ma jasnego procesu rezerwacji ich pokoi i podróży. Ludzie po prostu mają lęk o podróżowanie i konieczności skrzydła to na własną rękę odstrasza ich od przychodzenia wszystkich razem.
- Tworzy podział wśród gości. Twoi goście, którzy mogą sobie pozwolić na natychmiastową rezerwację dostaną lepsze stawki, ale twoi goście, którzy mogą potrzebować trochę czasu mogą w końcu zapłacić więcej. Twoi goście mówią! I będą mówić o tym, co wydali, jak również. Konieczność nadmiernego wydatkowania prowadzi do wielu zranionych uczuć, gdy ludzie czują się tak, jakby nie dostali tak dobrej oferty, jak ktoś inny w partii gości. Kiedy rezerwujesz blok sali weselnej, ośrodek blokuje stawkę na cały okres blokady. Oznacza to, że nawet jeśli cena pokoju wzrośnie w czasie prowadzącym do ślubu, stawka, którą zakontraktowałeś pozostanie taka sama!
- Największa wada dla naszych par, które nie zakontraktują bloku sal weselnych – Zwykle kończy się to kosztem o wiele więcej. Jeśli Twoi goście nie zarezerwują swoich pokoi jako część bloku pokoi, będziesz odpowiedzialny za wszystkie opłaty kurortowe, które są związane z ich udziałem w Twoim ślubie. Jeśli zatrzymają się w innym ośrodku często ponosisz dzienną opłatę za gościa, która zwykle wynosi około 120 dolarów + osoba, dla każdego gościa, który pozostaje poza nieruchomością i musi przyjść na ośrodek w dniu ślubu. Mogą być też inne opłaty związane z rezerwacją gościa poza blokiem, jak również. Dla ślubu z 40 gośćmi, jeśli nawet 5 nie jest w tym samym ośrodku co ty, może to kosztować 600 dolarów lub więcej tylko dla nich, aby być w stanie uczestniczyć w ceremonii ślubnej.
Bardzo zalecamy ustanowienie umowy blokowej dla gości weselnych w prawie każdym scenariuszu ślubnym, z wyjątkiem bardzo małej liczby gości (poniżej 10 osób). Zalety po prostu przewyższają negatywy w prawie każdym prawdziwym scenariuszu życia.