Wiesz, jak ważny jest PR, i przygotowałeś zwięzłą, ale mocną historię. Pozostaje tylko podzielić się nią z całym światem.
Ale dziennikarze muszą napisać do siedmiu historii dziennie – jak sprawić, by Twoja informacja prasowa była jedną z nich? I co równie ważne, jak sprawić, aby Twój email wyróżniał się w zatłoczonej skrzynce odbiorczej?
Prześledź poniższy przewodnik w pięciu krokach, aby dowiedzieć się jak.
Znajdź dziennikarzy, którzy mogą być zainteresowani Twoją informacją prasową.
Kiedy chcesz podzielić się jakąś wiadomością, założę się, że kusi Cię, aby powiedzieć o niej jak największej liczbie osób. Chcesz, aby wszyscy o tym usłyszeli, prawda?
Jednakże nie zawsze jest to właściwe rozwiązanie – ponieważ nie wszyscy są zainteresowani Twoją historią.
(Brutalne, ale szczere.Oprócz przygotowania informacji prasowej, którą zainteresują się dziennikarze, musisz być bardzo konkretny w stosunku do osób, do których wysyłasz swoje zapytania.
Możesz to zrobić wyszukując dziennikarzy, którzy już pisali na Twój temat lub w Twojej branży.
Na przykład, powiedzmy, że prowadzisz firmę produkującą części samochodowe. Przeprowadziłeś badania na temat wybojów, zebrałeś interesujące dane i zamieniłeś je w zabójczą informację prasową. Ale wysyłanie maili do każdego dziennikarza pod słońcem będzie prawdopodobnie stratą czasu.
W zamian warto poszukać dziennikarzy, którzy już wcześniej zajmowali się podobnymi tematami.
Aby to zrobić, odpal Google, wpisz swój temat (potholes) i przejdź do zakładki News:
Jak widzisz, jest mnóstwo ostatnich artykułów na ten temat, co oznacza, że dziennikarze są wystarczająco zainteresowani, aby go poruszyć.
Następnie przeczytaj niektóre z artykułów w Google News i zanotuj nazwiska dziennikarzy.
Prosty arkusz kalkulacyjny z nazwiskiem dziennikarza i publikacją, dla której pisze, to dobry sposób na prowadzenie dziennika planu dystrybucji:
Jeśli masz budżet, możesz również skorzystać z bazy danych mediów, takiej jak Cision lub Muckrack, aby znaleźć odpowiednich dziennikarzy i reporterów.
Ta metoda jest o wiele bardziej prawdopodobna, aby uzyskać odpowiedzi, ponieważ jesteś tylko pitching wydania do dziennikarzy, którzy wykazali zainteresowanie tematem już.
Zdobądź dane kontaktowe dziennikarzy.
Następnie, nadszedł czas na znalezienie informacji kontaktowych dla dziennikarzy z Twojej listy dystrybucyjnej informacji prasowych.
Może to być tak proste, jak kliknięcie na bio autora na stronie jego publikacji.
…. i zanotowanie ich adresu e-mail:
Ale, jak wszystko inne w świecie PR, nie zawsze jest to takie proste.
Często trzeba trochę pogłówkować, aby znaleźć dane kontaktowe — zaczynając od prostego wyszukiwania w Google, np.
Jeśli to nie załatwi sprawy, możesz również skorzystać z bazy danych mediów, takiej jak Muckrack:
Nie masz budżetu na płatne bazy danych? Wykorzystaj moc mediów społecznościowych.
LinkedIn jest doskonałym miejscem do odkrywania informacji kontaktowych dla profesjonalnych kontaktów (AKA, Twoich dziennikarzy). Wystarczy wyszukać „dziennikarz” i przefiltrować wyniki wybierając docelową publikację jako „firmę”, a następnie wpisać ich nazwisko do Huntera, aby znaleźć ich adres e-mail:
Twitter może być również szybkim i łatwym sposobem na nawiązanie kontaktu z docelowymi dziennikarzami – szczególnie biorąc pod uwagę, że 46% dziennikarzy jest otwartych na otrzymywanie ofert za pośrednictwem Twittera.
Przygotuj zabójczy pitch.
Email jest najskuteczniejszym sposobem na szybkie wysłanie informacji prasowej.
Nie wierzysz mi? Raport Cision 2017 State of the Media wykazał, że przytłaczająca większość dziennikarzy woli otrzymywać informacje prasowe pocztą elektroniczną:
Jednakże istnieje jeszcze jedna przeszkoda, którą musisz pokonać — wielu dziennikarzy otrzymuje do 200 informacji dziennie.
Podczas tworzenia informacji prasowej należy wziąć pod uwagę dwa czynniki. Po pierwsze – streszczaj się.
Nie marnuj czasu dziennikarza długim, pochłoniętym sobą wstępem o sobie lub swojej firmie. Prawdopodobnie ich to nie obchodzi.
Zamiast tego, przejdź od razu do celu swojego e-maila: Historia i dlaczego powinni ją pokryć w swojej publikacji.
Dziennikarze są ubodzy w czas, więc docenią ładną, zwięzłą wiadomość, która sprzedaje Twoją historię w kilku słowach, jak ta:
Obraz dzięki uprzejmości Janet Murray.
Jak widać na powyższym przykładzie, cała historia jest sprzedana w pierwszym zdaniu, z bezpośrednim pytaniem, czy dziennikarz jest zainteresowany – zamiast tylko zakładać, że tak.
Następnie dodaj jeszcze kilka zdań, aby dać dziennikarzowi kilka dodatkowych informacji o Twojej historii, przed dodaniem odstępu między wierszami i wklejeniem pełnej informacji prasowej.
Uwaga: Unikaj dodawania informacji prasowych jako załączników. Dziennikarze nie lubią otwierać załączników w obawie przed wirusami lub złośliwym oprogramowaniem, więc wyeliminuj ten problem, wklejając treść informacji prasowej poniżej swojej notki.
Po drugie, bardzo ważne jest, abyś spersonalizował swoją notkę.
Czy wiesz, że spersonalizowane e-maile są o 26% bardziej prawdopodobne do otwarcia?
Pamiętaj o tym, kiedy będziesz wysyłać wiadomości, i okaż zainteresowanie wcześniejszą pracą dziennikarza, wskazując, że wiesz, że dziennikarz dobrze do Ciebie pasuje na podstawie tematów, które porusza.
Postaraj się najpierw zbudować relację z dziennikarzem, zamiast uderzać w niego z informacją i oczekiwać natychmiastowego zasięgu. Prawie 15% dziennikarzy uważa, że jest to bardzo ważne:
Obraz dzięki uprzejmości Marketing Land.
Czasami warto grać długo, poznając swój cel jeszcze przed rozpoczęciem kampanii. Angażuj się w kontakty z nimi na LinkedIn, odpowiadaj na ich tweety i generalnie pracuj nad tym, aby znaleźć się w ich powiadomieniach — i na ich radarze.
3. Spraw, aby Twój temat był nie do odrzucenia.
Według badań przeprowadzonych przez Fractl, 85% wydawców decyduje, czy otworzyć wiadomość e-mail opartą na samym temacie.
Jak więc możesz się upewnić, że Twoja wiadomość zostanie otwarta? Wypróbuj poniższe wskazówki:
- Bądź krótki i słodki: 75% wydawców preferuje linie tematyczne składające się z 10 lub mniej słów.
- Upewnij się, że jest ona unikalna: Silna linia tematu powinna być przełomowa, innowacyjna lub oferować ludzkie zainteresowanie.
- Uczyń ją super-specyficzną: Ponad połowa dziennikarzy chce opisowych linii tematycznych, które są dostosowane do wcześniej poruszanych tematów.
- Zapewnij wyłączność: Jeśli masz jakieś unikalne dane lub badania, krzycz o tym! Wyłączność może pomóc przyciągnąć wzrok dziennikarza do Twojej informacji prasowej.
A jedna rzecz, której należy unikać? Clickbait. To naprawdę takie proste.
Wyślij swoją informację prasową (w odpowiednim czasie).
Informacja prasowa? Sprawdź. Pitch email? Sprawdź. Dane kontaktowe? Sprawdzone.
… Ale to nie znaczy, że jesteś gotowy do dystrybucji swojej informacji prasowej.
Musisz zastanowić się nad dniem (i godziną), w którym naciskasz przycisk „wyślij”, ponieważ niektóre dni i godziny mają lepsze wskaźniki sukcesu niż inne.
Na przykład, 61% dziennikarzy woli otrzymywać informacje prasowe rano. To prawie dwie trzecie, więc prawdopodobnie warto, aby Twoja informacja dotarła do nich wcześnie, aby mieć jak największe szanse na sukces.
Pamiętaj jednak, że dziennikarze mają średnio 300 maili czekających na nich rano. Najlepiej więc poczekać godzinę lub dłużej i wysłać swoje oświadczenie w połowie poranka, aby zwiększyć szanse na to, że Twój pitch znajdzie się w ich skrzynce odbiorczej.
Dodatkowo, ważne jest, aby wziąć pod uwagę dzień tygodnia. Podczas gdy współczesne firmy są często aktywne przez siedem dni w tygodniu, nadal istnieje tradycyjny zastój w odbiorze, jeśli chodzi o dystrybucję informacji prasowych.
Więc, rozważ dzień, w którym wysyłasz swoją informację — może ona wylądować w większej ilości, jeśli wyślesz ją w połowie tygodnia, w przeciwieństwie do wysyłania pierwszej rzeczy w poniedziałek rano.
Zgodnie z analizą ponad 100,000 informacji prasowych przeprowadzoną przez Ragan, wtorki i środy są najlepszymi dniami do dystrybucji Twojej historii. Kolejne badanie przeprowadzone przez Prowly zaleca wysyłanie informacji w czwartek, z danymi sugerującymi, że ponad 26% wiadomości prasowych jest otwieranych przez dziennikarzy w tym dniu:
Obraz dzięki uprzejmości Prowly.
Oba badania wskazują, że poniedziałki i piątki nie są tak skuteczne i zdecydowanie powinieneś unikać wysyłania swojej historii w weekend.
Jednakże, nie ma reguły jeden rozmiar dla wszystkich – dlatego powinieneś przetestować kilka różnych dni i godzin i zobaczyć, co działa najlepiej dla Twojej branży.
Czy wysyłasz informację prasową, której czas jest wrażliwy?
Możesz ją wysłać z wyprzedzeniem. Upewnij się tylko, że informacje w niej zawarte zostaną objęte embargiem do czasu, aż będą gotowe do upublicznienia. Możesz to zrobić dodając „Embargoed; not to be released before DATE” w górnej części maila dystrybucyjnego.
Potwierdzenie informacji.
Odwieczne pytanie: Czy powinieneś śledzić swoją informację prasową?
To zależy od tego, kogo pytasz, ale ogólnie rzecz biorąc, konsensus wydaje się być podzielony. Niektórzy uważają, że follow up to wielkie nie-nie, podczas gdy inni twierdzą, że może być owocny.
Jeśli masz informację, z której jesteś szczególnie dumny, nie zaszkodzi follow up, jeśli walczysz o zasięg – pod warunkiem, że będziesz taktowny.
Nie spamuj skrzynki odbiorczej dziennikarza tą samą informacją prasową i tym samym komunikatem. To może być irytujące i zrujnować Twoje szanse na zdobycie rozgłosu.
Zamiast tego spróbuj lekko zmienić kąt nachylenia swojej notki. Ekspert PR Carrie Morgan zaleca, aby potraktować kolejną wiadomość jako „świeżą wiadomość, która zmienia MOJE wiadomości w ICH wiadomości.”
Możesz również spróbować skontaktować się z dziennikarzem – jednak tylko 23% dziennikarzy jest zadowolonych z kontaktu telefonicznego, więc jeśli Twoim celem jest jedna z pozostałych trzech czwartych, możesz usłyszeć setki automatycznych sekretarek.