W zarządzaniu czasem i priorytetami, Matryca Eisenhowera jest koniecznością. Pojawia się on praktycznie w każdej książce, która porusza pojęcie czasu. Czasami jestem nawet zaskoczony, że niektórzy ludzie nie wiedzą o tym, biorąc pod uwagę jego prostotę i rezultaty, jakie zapewnia. Więc po co o tym mówić? Po prostu dlatego, że moim zdaniem często zapomina się o bardzo ważnym elemencie, który chciałbym podkreślić: ważność jest wyborem, a pilność jest faktem. Istnieje więc wyraźna korzyść z przedkładania ważności nad pilność wydostania się. Matryca Eisenhowera jest do tego świetnym narzędziem.
Matryca Eisenhowera (ważne-pilne)
Zaprojektowana przez Dwighta Davida Eisenhowera, matryca ważne-pilne składa się z dwóch osi: ważności i pilności. Te 2 osie tworzą 4 kwadranty:
- Q1: ważne i pilne
- Q2: ważne i niepilne
- Q3: nieważne i pilne
- Q4: nieistotne i niepilne
Oś Znaczenia
Oś pionowa macierzy to ważność zadań. Oddziela ona górne „ważne” kwadranty (Q1 i Q2) macierzy Eisenhowera od dolnych „nieważnych” kwadrantów (Q3 i Q4).
Kiedy określasz ważność zadania, robisz to zgodnie z wewnętrzną logiką. Decydujesz się nadać mu znaczenie zgodnie z Twoimi osobistymi kryteriami: wpływ, jaki zadanie ma na Twoje cele, wartość dodana, jaką przynosi jego wykonanie itp.
Nie zapominaj, że znaczenie jest również podyktowane różnymi politykami i wartościami Twojej firmy, a także wszystkim innym, co wiąże się z Twoim stanowiskiem. Znaczenie może się różnić w zależności od pozycji w hierarchii.
Ale w końcu, albo jest to ważne, albo nie. To nie jest 3/10 czy 7/10. To jest 0 lub 1.
Jeśli jest szara strefa, musisz pomyśleć o koncepcji ważności. Może zmieniła się Twoja rola. Może Twoje cele się zmieniły. Może to być również zmiana środowiska lub stanu zdrowia. Jeśli tak, musisz zrewidować oś ważności macierzy.
Zapraszam do zapoznania się z 8 pytaniami, które pozwolą Ci określić, czy pracujesz nad tym, co jest ważne.
Oś pilności
Oś pozioma macierzy to pilność zadań. Oddziela on kwadranty „pilne” po lewej stronie (Q1 i Q3) od kwadrantów „niepilnych” po prawej stronie (Q2 i Q4).
Na poczucie pilności zadania mogą wpływać różne czynniki, niektóre wewnętrzne, a niektóre zewnętrzne. Między innymi:
- termin realizacji
- czas wymagany i trudność w realizacji
- nacisk ze strony petenta
Aby z tego wybrnąć, musisz zacząć kwestionować pilność już teraz, pytając: „do kiedy tego potrzebujesz? „Jeszcze lepiej, możesz sam ustalić czas w przyszłości: „Czy mogę to dostarczyć Ci w przyszłą środę? „W obu przypadkach odczuwana pilność zostanie dostosowana do rzeczywistości.
Jeśli masz tendencję do pośpiechu w działaniu – jest to jedno z 4 zachowań, które osłabiają efektywne zarządzanie czasem – jesteś narażony na ryzyko popadnięcia w reaktywny tryb wykonywania zadań.
Cztery kwadranty matrycy ważne-pilne
Aby nadać priorytet zadaniom, użyj kwadrantów w kolejności przedstawionej na obrazku. Zauważ, że Q2 (ważne i niepilne) pojawia się przed Q3 (pilne i nieważne).
Tak właśnie będziesz priorytetyzował ważność nad pilnością.
Aby to zrobić, wyeliminuj czas spędzony w Q4 (często luki, żeby trochę odetchnąć, bo za dużo nagłych wypadków) i zminimalizuj Q3.
W ten sposób uwolniony czas staje się dostępny dla „ważnych” kwadrantów Q1 i Q2, pozwalając jednocześnie stać się mniej reaktywnym, a bardziej proaktywnym.
Możemy więc postrzegać kwadranty macierzy Eisenhowera jako naczynia komunikacyjne.
Importance is a choice and urgency is a fact
Elementem, na który rzadko zwraca się uwagę w przypadku macierzy Eisenhowera, jest fakt, że ważność jest przede wszystkim wyborem, związanym z pojęciem wartości dodanej.
Dla niektórych ludzi prawdziwym koszmarem jest oddzielenie tego, co ważne, od tego, co nieważne. Może ci to zająć trochę czasu, ale kiedy już wyznaczysz granicę, stanie się ona twoim największym atutem i pozwoli ci utrzymać koncentrację, nadać priorytet ważności nad pilnością.
W porównaniu z ważnością, pilność jest faktem – często negocjowalnym – związanym z pojęciem czasu.
Innymi słowy, macierz Eisenhowera nie jest kaftanem bezpieczeństwa. Nie staje się jej niewolnikiem. Jest to narzędzie, które przekształca się w zależności od naszych celów i kontekstu.
Możemy oczywiście negocjować pilność, ale to często będzie rozgrywane w minutach lub godzinach, niektóre rzadkie czasy w dniach. Kiedy pilność wydaje się nie do utrzymania, a obciążenie pracą wzrasta, powinniśmy powrócić do osi ważności.
Matryca Eisenhowera pomaga utrzymać koncentrację
Czas jest ograniczony, a liczba rzeczy do zrobienia jest wykładnicza. Musimy więc dokonywać wyborów i ustalać priorytety. Ustalając priorytety ważności nad pilnością, możemy uzyskać poczucie, że pracujemy nad właściwymi rzeczami w krótkim, średnim i długim okresie. Matryca Eisenhowera, nawet jeśli nie opanujesz jej od samego początku, okaże się cennym narzędziem na drodze do wyzwolenia się spod jarzma pilności.
Musisz jednak zacząć od wyznaczenia granicy między tym, co ważne, a tym, co nieważne. Aby to zrobić, musisz wyznaczyć własne cele w oparciu o swoje aspiracje, wartości i pracę.
Zauważ, że jest to jedno z moich 3 objawień na temat zarządzania czasem i priorytetami. Kliknij tutaj, aby odkryć pozostałe 2