Download PDF
Nie wszyscy pracodawcy zapewniają pracownikom czas wolny, ale dla tych, którzy to robią, rozsądnie jest mieć jasną, dobrze egzekwowaną politykę, aby zapobiec zamieszaniu i pomóc pracownikom zrozumieć, jakie kroki muszą być podjęte, aby wykorzystać czas wolny. Jeśli pracodawca zdecyduje się na udzielanie czasu wolnego, musi upewnić się, że robi to w sposób jednolity i stosuje te same przepisy do każdego pracownika. Pisemna polityka urlopowa jest najłatwiejszym sposobem na przekazanie wymagań dotyczących urlopu i jednoznacznego określenia obowiązków pracowników w czasie wolnym, np. czy muszą znaleźć zastępstwo lub zaplanować swój czas w określony sposób.
Uprawnienia do urlopu
Pracodawcy nie są zobowiązani do oferowania czasu wolnego. Jednak dla tych, którzy to robią, dobrym początkiem każdej polityki urlopowej jest określenie, którzy pracownicy są uprawnieni do urlopu. Na przykład: czy pracownicy zatrudnieni w pełnym i niepełnym wymiarze godzin otrzymują dni urlopowe? Czy pracownicy muszą być zatrudnieni przez określoną ilość miesięcy zanim otrzymają dni urlopowe?
Przyznawanie urlopu
Po zdefiniowaniu kto jest uprawniony do urlopu, następnym krokiem jest określenie w jaki sposób zarabia się na urlop. Polityka może stanowić, że urlop jest naliczany w dniu rocznicy zatrudnienia pracownika lub, że za każdy okres rozliczeniowy naliczane są trzy godziny urlopu.
Jeśli naliczanie różni się dla różnych typów pracowników, polityka powinna jasno wyjaśniać różne stawki. Na przykład, pracownicy zatrudnieni w pełnym wymiarze godzin mogą otrzymać trzy godziny urlopu na okres rozliczeniowy, podczas gdy pracownicy zatrudnieni w niepełnym wymiarze godzin mogą otrzymać tylko dwie godziny urlopu na okres rozliczeniowy.
Przy opracowywaniu zasad, pracodawca powinien pamiętać, że naliczanie dni urlopowych nie jest tożsame z otrzymywaniem wynagrodzenia za urlop. Na przykład, konkretna polityka może zezwalać na naliczenie 40 godzin urlopu, ale również stanowić, że niewykorzystane godziny urlopu nie zostaną wypłacone po rozwiązaniu umowy o pracę.
Odbieranie urlopu
Po wyjaśnieniu „kto” i „jak” zarabia na urlopie, polityka powinna określać, w jaki sposób czas urlopu ma być wykorzystany. Polityka urlopowa może nakładać ograniczenia na to, kiedy pracownik może wziąć urlop i może wymagać wcześniejszego powiadomienia oraz zgody pracodawcy. Na przykład, polityka urlopowa może wymagać od pracowników wzięcia urlopu podczas corocznego zamknięcia zakładu lub tylko z czterotygodniowym wyprzedzeniem.
Przykładowe zasady
Pierwsza z poniższych zasad jest zasadą ogólnego zastosowania, która może być łatwo dostosowana do większości biur. Zawiera również politykę opartą na maksymalnym naliczaniu oraz politykę opartą na rocznym naliczaniu.
Przykładowa polityka
Przykładowa polityka firmy ABC zakłada okresowe udzielanie urlopu każdemu pracownikowi zatrudnionemu w pełnym wymiarze czasu pracy. Wymiar urlopu, do którego pracownik nabywa prawo, zależy od jego stażu pracy w dniu rocznicy zatrudnienia. W przypadku pracowników zatrudnionych w pełnym wymiarze czasu pracy, urlop jest naliczany w następujący sposób:
1. Pod koniec pierwszego roku pracy, jeden tydzień lub 40 godzin urlopu.
2. Dwa lata lub więcej, ale mniej niż pięć lat pracy, dwa tygodnie, lub 80 godzin, urlopu rocznie.
3. Pięć lat lub więcej, ale mniej niż 10 lat pracy, trzy tygodnie, lub 120 godzin, urlopu rocznie.
4. Dziesięć lat lub więcej, cztery tygodnie lub 160 godzin urlopu rocznie.
Pracownicy zatrudnieni w niepełnym wymiarze czasu pracy otrzymują urlop w dniu rocznicy zatrudnienia w proporcji, w jakiej ich normalna liczba godzin wynosi 40 tygodniowo. Na przykład, pracownik zatrudniony w niepełnym wymiarze godzin, który zazwyczaj pracuje 20 godzin tygodniowo, otrzyma 20 godzin urlopu po ukończeniu pierwszego roku pracy.
Oferta nie jest naliczana pomiędzy rocznicami zatrudnienia i nie może być wykorzystana do czasu jej uzyskania. Urlop musi być wykorzystany w roku, w którym przypada rocznica zatrudnienia i nie może być przeniesiony na kolejną rocznicę zatrudnienia. Na przykład, pracownik, który posiada dwa tygodnie urlopu w dniu swojej trzeciej rocznicy urodzin, musi wykorzystać te dwa tygodnie przed czwartą rocznicą urodzin. Jeśli pracownik nie wykorzysta należnego mu urlopu przed datą rocznicy, łamiąc tym samym zasady tej polityki, nie nabędzie on prawa do dalszego urlopu do czasu wykorzystania niewykorzystanego urlopu.
Uzyskany urlop musi zostać wykorzystany. Pracownicy nie są uprawnieni do wynagrodzenia w zamian za wzięcie wolnego na urlop.
POLITYKA WAKACYJNA (maksymalna kumulacja)
Nasz „rok urlopowy” jest oparty na roku. Oznacza to, że Twój rok urlopowy rozpoczyna się w dniu .
Pracownicy zatrudnieni w pełnym wymiarze czasu pracy nabywają prawo do urlopu w wymiarze określonym w poniższym harmonogramie:
Lata pracy
Godziny urlopu naliczane za okres rozliczeniowy
Stopień naliczania
0 do __
__ dni w roku
__. do __
__ dni w roku
Maksymalna liczba naliczonych godzin urlopu jest określona przez wskaźnik naliczania. Po osiągnięciu tego maksimum, dalsze naliczanie urlopu zostanie wstrzymane do czasu, gdy liczba godzin urlopu zostanie wykorzystana i spadnie poniżej dopuszczalnego maksimum. Nie nalicza się urlopu podczas bezpłatnych urlopów.
LUB
Proszę powiadomić swojego przełożonego z jak największym wyprzedzeniem o terminie, w którym chcesz wziąć urlop. Wnioski o zaplanowany urlop muszą być składane na piśmie. Prośby o urlop nieplanowany muszą być zgodne z procedurami Firmy dotyczącymi dyżurów, jak określono w Polityce Obecności. Aby zapewnić, że potrzeby kadrowe i operacyjne Firmy są spełnione w każdym czasie, Firma zastrzega sobie prawo do przyznawania urlopów według własnego uznania. Nawet jeśli wniosek o nieplanowany urlop zostanie zatwierdzony, nie musi on być usprawiedliwiony dla celów Polityki Obecności.
Zostaniesz/nie zostaniesz opłacony za cały niewykorzystany, naliczony urlop po zakończeniu zatrudnienia.
POLITYKA URLOPOWA (roczna kumulacja)
Nasz „rok urlopowy” jest oparty na roku. Oznacza to, że Twój rok urlopowy rozpoczyna się w dniu .
Wszyscy pracownicy zatrudnieni w pełnym wymiarze godzin mają prawo do __ płatnych dni urlopowych w ciągu pierwszego roku zatrudnienia. Te płatne dni urlopowe są naliczane proporcjonalnie – to znaczy, że za każde ___ miesięcy nieprzerwanej pracy otrzymasz jeden dzień płatnego urlopu. Po tym okresie, będziesz gromadzić urlop zgodnie z następującym harmonogramem:
a. __ dni za każdy rok pracy przez __ do ___ lat nieprzerwanego zatrudnienia.
b. __ dni za każdy rok pracy przez __ do ___ lat nieprzerwanego zatrudnienia.
c.
Nie nalicza się urlopu podczas bezpłatnych urlopów.
LUB
Proszę powiadomić przełożonego z jak największym wyprzedzeniem o terminie, w którym chcą Państwo skorzystać z urlopu. Wnioski o zaplanowany urlop muszą być składane na piśmie. Prośby o urlop nieplanowany muszą być zgodne z procedurami Firmy dotyczącymi dyżurów, jak określono w Polityce Obecności. Aby zapewnić, że potrzeby kadrowe i operacyjne Firmy są spełnione w każdym czasie, Firma zastrzega sobie prawo do przyznawania urlopów według własnego uznania. Nawet jeśli wniosek o nieplanowany urlop zostanie zatwierdzony, nie musi on być usprawiedliwiony dla celów Polityki Obecności.
Pracownik otrzyma/nie otrzyma zapłaty za cały niewykorzystany, naliczony urlop po rozwiązaniu stosunku pracy.