Pracodawcy obliczają podatki od wynagrodzeń na podstawie zarobków brutto pracownika i różnych potrąceń, aby otrzymać wynagrodzenie netto. Na pierwszy rzut oka wydaje się to proste, ale obliczanie odliczeń wymaga dbałości o szczegóły i niezwykłej dokładności.
Podstawowy wzór na wynagrodzenie netto
W najprostszych słowach, podstawowy wzór na wynagrodzenie netto działa w ten sposób:
Płaca brutto pracownika (stawka wynagrodzenia x przepracowane godziny)minus ustawowe potrącenia podatku od wynagrodzeńminus dobrowolne potrącenia podatku od wynagrodzeńsequals płaca netto
Ustawowe potrącenia podatku od wynagrodzeń
Prawo wymaga, aby podatki od wynagrodzeń były potrącane z wypłaty pracownika w każdym okresie rozliczeniowym. Pracodawcy muszą następnie przekazać te potrącenia do różnych agencji podatkowych. Potrącenia podatku od wynagrodzeń obejmują następujące elementy:
- Federalny podatek dochodowy potrącany na podstawie tabel potrąceń w Publication 15
- Podatek Social Security potrącany w wysokości 6.2% w 2020 i 2021 roku, do rocznego maksymalnego dochodu podlegającego opodatkowaniu lub podstawy wynagrodzenia w wysokości $137,700 w 2020 roku i $142,800 w 2021 roku
- Podatek Medicare w wysokości 1.45%
- Dodatkowe potrącenie podatku Medicare w wysokości 0.9% dla pracowników zarabiających ponad $200,000
- Stanowy podatek dochodowy u źródła
- Różne lokalne podatki u źródła, takie jak podatki miejskie, powiatowe lub szkolne; stanowe ubezpieczenie od niepełnosprawności; lub ubezpieczenie od bezrobocia
Dobrowolne potrącenia
Dobrowolne potrącenia są potrącane z wypłaty pracownika tylko wtedy, gdy pracownik wyraził na nie zgodę. Dobrowolne potrącenia płacą za różne świadczenia, w których pracownik zdecydował się uczestniczyć. Dobrowolne potrącenia mogą obejmować następujące elementy:
- Składki na ubezpieczenie zdrowotne, takie jak medyczne, dentystyczne i okulistyczne
- Składki na ubezpieczenie na życie
- Składki na plan emerytalny, takie jak plan 401(k)
- Plany zakupu akcji pracowniczych, takie jak plany ESPP i ESOP
- Wyżywienie, mundury, składki związkowe i inne wydatki związane z pracą
Dobrowolne odliczenia mogą być opłacane z podatków przed opodatkowaniem lub po opodatkowaniu, w zależności od rodzaju opłacanego świadczenia. Niektóre odliczenia przed opodatkowaniem zmniejszają tylko wynagrodzenie podlegające federalnemu podatkowi dochodowemu, podczas gdy inne odliczenia zmniejszają również wynagrodzenie podlegające podatkom Social Security i Medicare.
Publikacje IRS 15 i 15-B wyjaśniają, które świadczenia są przed opodatkowaniem dla różnych celów, a profesjonalne oprogramowanie płacowe pomoże Ci śledzić wszystkie obliczenia związane z podatkami.
Obowiązki pracodawcy w zakresie podatku od wynagrodzeń
Odpowiedzialność za podatki od wynagrodzeń trwa nawet po wydaniu pracownikom czeków z wypłatami. Firma jest również odpowiedzialna za:
- Płacenie udziału pracodawcy w podatkach od wynagrodzeń
- Deponowanie dolarów podatkowych potrącanych z wypłat pracowników
- Przygotowywanie różnych raportów uzgadniających
- Rozliczanie się z wydatków na płace poprzez ich sprawozdawczość finansową
- Składanie deklaracji podatkowych
Podatki od wynagrodzeń pracodawców
Firmy są odpowiedzialne za płacenie swojej części podatków od wynagrodzeń. Podatki te są dodatkowym kosztem poza kosztem płacy brutto pracownika. Część pracodawcy podatków od wynagrodzeń obejmuje następujące elementy:
- Podatki Social Security w wysokości 6.2% w 2020 i 2021 roku do maksymalnych rocznych zarobków pracownika w wysokości $137,700 w 2020 roku i $142,800 w 2021 roku
- Podatki Medicare w wysokości 1.45% wynagrodzenia
- Federalne podatki od bezrobocia (FUTA)
- Stanowe podatki od bezrobocia (SUTA)
Podatki FICA
FICA oznacza Federal Insurance Contributions Act. Podatek FICA składa się zarówno z podatków Social Security jak i Medicare. Podatki FICA są płacone zarówno przez pracownika jak i pracodawcę. Każda ze stron płaci połowę tych podatków. Obie połówki podatków FICA sumują się do łącznej kwoty 15.3%, podzielonej w następujący sposób:
- Składka pracownika na Social Security: 6.2%
- Składka pracodawcy na Social Security: 6.2%
- Składka pracownicza Medicare: 1.45%
- Składka pracodawcy Medicare: 1.45%
Dodatkowy podatek Medicare
Od 2013 roku dodatkowy podatek Medicare w wysokości 0.9% jest stosowany do pracowników stanu wolnego, którzy składają indywidualne zeznanie podatkowe i których zarobki Medicare przekraczają $200,000. Dodatkowy podatek Medicare stosuje się do dochodu powyżej $250,000 dla podatników pozostających w związku małżeńskim, którzy składają wspólne zeznanie i do dochodu powyżej $125,000 dla małżeństw, które składają oddzielne zeznania.
Dodatkowy podatek Medicare jest podatkiem tylko dla pracowników. Nie ma odpowiadającego mu podatku nałożonego na pracodawcę.
Raportowanie podatku od wynagrodzeń
Pracodawcy są zobowiązani do raportowania swoich zobowiązań podatkowych oraz do terminowego wpłacania podatku od wynagrodzeń. Wymagania dotyczące raportowania obejmują:
- Złożenie depozytów podatku federalnego
- Roczne Federalne Zeznanie Pracodawcy o Podatku od Bezrobocia (Formularz 940)
- Kwartalne Federalne Zeznanie Pracodawcy o Podatku Federalnym (Formularz 941)
- Roczne Zeznanie o Potrąconym Federalnym Podatku Dochodowym (Formularz 945)
- Oświadczenia o Płacach i Podatku (Formularze W-2)
Pracodawcy mają również wymagania, aby składać raporty do różnych stanowych i lokalnych agencji. Pracodawcy mogą znaleźć linki do stanowych agencji podatkowych na stronie American Payroll Association.