To podstawowe założenie biznesu – zanim zaczniesz zarabiać pieniądze, musisz dowiedzieć się, jak je wydać. Sporządzenie budżetu jest kluczowym sposobem, który pomoże Ci urzeczywistnić Twoje marzenia o sukcesie w biznesie. Używając tego ważnego narzędzia, możesz śledzić stan gotówki w kasie, wydatki biznesowe oraz to, ile przychodów potrzebujesz, aby Twój biznes się rozwijał – lub przynajmniej utrzymywał się na powierzchni. Przenosząc te liczby na papier, Twoje szanse na sukces w biznesie są większe dzięki przewidywaniu przyszłych potrzeb, wydatków, zysków i przepływu gotówki. Może to również pozwolić Ci dostrzec problemy, zanim się rozrosną, tak abyś mógł zmienić bieg wydarzeń.
„To jak mapa drogowa dla Twojej firmy”, mówi Victor Butcher, z Butcher Financial Services w Memphis, Tenn., były prezes Tennessee Society of Certified Public Accountants' Memphis Chapter, który doradza małym firmom. „Potrzebujesz mapy drogowej, aby zrozumieć, dokąd zmierzasz ze swoim biznesem.”
I odwrotnie, jeśli nie masz dyscypliny, aby usiąść i złożyć budżet biznesowy, możesz nie mieć wglądu w to, jak Twoja firma radzi sobie z roku na rok, czy są cięcia, które możesz zrobić, aby poprawić wydajność i czy masz potrzebne fundusze na zakup nowego sprzętu – czy to komputerów, ciężarówek, maszyn, czy nowej fabryki. „To jak bycie w samochodzie bez mapy lub systemu GPS”, mówi Butcher. „Masz nadzieję, że podążasz we właściwym kierunku, ale nie wiesz.”
Następne strony wyszczególnią, dlaczego Twoja firma potrzebuje budżetu, jakie elementy powinieneś uwzględnić w budżecie i jak rozpocząć sporządzanie budżetu, a także jak wykorzystać budżet do poprawy wyników firmy.
Dlaczego Twoja firma potrzebuje budżetu
Podsumowując, dlaczego warto sporządzić budżet dla swojej firmy, należy stwierdzić, że pomoże Ci on określić, ile masz pieniędzy, ile musisz wydać i ile musisz wnieść, aby osiągnąć cele biznesowe. Ale są też inne powody. Bankierzy i inni finansiści mogą chcieć zobaczyć budżet, gdy będziesz prosić o pożyczkę. Pracownicy również powinni mieć dostęp do budżetu, aby rozumieli, w jakim kierunku zmierza firma i byli zmotywowani do cięższej pracy. „Głupotą byłoby nie podzielić się tym z pracownikami. Każdy powinien wiedzieć, jaki jest cel firmy. Jest to cel grupowy”, mówi Butcher. „Nie oczekuj, że Twoi pracownicy spełnią Twoje cele, jeśli nie wiedzą, jakie one są.”
Budżety mogą również pomóc Ci zminimalizować ryzyko dla Twojej firmy. Budżet powinien być tworzony przed podpisaniem nowej umowy leasingowej lub zainwestowaniem w nowe maszyny lub urządzenia. Lepiej jest dowiedzieć się, że nie stać cię na nową przestrzeń biurową, zanim zobowiążesz się do wydawania określonej sumy pieniędzy każdego miesiąca. Według amerykańskiej organizacji Small Business Administration, budżet można wykorzystać do wskazania niektórych z następujących elementów:
– Funduszy potrzebnych do pracy i/lub materiałów.
– W przypadku nowej firmy, całkowitych kosztów rozruchu.
– Twoich kosztów operacyjnych.
– Przychodów niezbędnych do utrzymania firmy.
– Realistycznego oszacowania oczekiwanych zysków.
Możesz wykorzystać te informacje do dostosowania swoich planów lub oczekiwań na przyszłość. Budżet 12-miesięczny może być aktualizowany o rzeczywiste wydatki i przychody każdego miesiąca, tak abyś wiedział, że jesteś na dobrej drodze. Jeśli brakuje celów określonych w budżecie, można użyć budżetu do rozwiązywania problemów, zastanawiając się, jak można zmniejszyć wydatki, takie jak praca lub nowe komputery, zwiększenie sprzedaży przez bardziej agresywny marketing, lub obniżenie oczekiwań zysku.
Składniki budżetu
Budżet powinien zawierać swoje przychody, koszty, i – co najważniejsze – zyski lub przepływ środków pieniężnych, tak aby można było dowiedzieć się, czy masz jakieś pieniądze pozostały na ulepszenia kapitału lub wydatków kapitałowych. Budżet powinien być sporządzany co najmniej raz w roku. Większość rocznych budżetów jest również podzielona na 12 miesięcy, z pustymi kolumnami obok szacunków, aby wypełnić je rzeczywistymi wynikami w miarę upływu roku. Możesz skonsultować się z księgowym w przygotowaniu budżetu, ale może to być również coś, co można zrobić samemu za pomocą oprogramowania finansowego dla małych firm i / lub niektóre z bezpłatnych arkuszy budżetowych i szablonów dostępnych online (patrz Zalecane zasoby poniżej.)
Oto jak SBA definiuje podstawowe składniki budżetu:
Sprzedaż i inne przychody – Liczby te są „kamień węgielny” budżetu. Postaraj się, aby te szacunki były jak najdokładniejsze, ale jeśli musisz, zachowaj ostrożność. „Każdy chciałby, aby sprzedaż podwajała się co roku, ale prawdopodobieństwo, że tak się stanie, jest bardzo małe” – mówi Butcher. Najlepszą podstawą dla przewidywanych przychodów ze sprzedaży są dane dotyczące rzeczywistej sprzedaży z ubiegłego roku. Jeśli dopiero zaczynasz, miejmy nadzieję, że przeprowadziłeś swoje badania, pytając innych przedsiębiorców w tej samej dziedzinie co Ty, wykorzystując wiedzę z dziedziny, którą posiadałeś w poprzedniej pracy, i/lub przeprowadzając badania rynku.
Całkowite koszty i wydatki – Teraz, gdy masz już swoje szacunki sprzedaży, możesz wymyślić, ile będzie kosztować Twoją firmę uzyskanie tych przychodów. To może być trudne, ponieważ czasami będą się różnić ze względu na inflację, wzrost cen i inne czynniki. Koszty można podzielić na kategorie: stałe, zmienne i pół-zmienne.
– Koszty stałe są te wydatki, które pozostają takie same, czy sprzedaż wzrasta lub spada, czy nie. Niektóre przykłady obejmują czynsz, dzierżawione meble i ubezpieczenia.
– Koszty zmienne korelują z wielkością sprzedaży. Należą do nich koszty surowców, które są potrzebne do wytwarzania produktów, zapasów i frachtu. Mogą one obejmować pensje, telekomunikację i reklamę.
Zyski – Spójrzmy prawdzie w oczy: jesteś w biznesie, aby osiągnąć zysk z inwestycji i pracy. Szacuje się go, odejmując koszty od przychodów. SBA radzi, aby sprawdzić w stowarzyszeniach handlowych, księgowych lub bankierów, aby upewnić się, że jesteś coraz odpowiedni zysk z działalności. Po oszacowaniu zysków, można również zacząć planować, czy można kupić nowy sprzęt, przenieść się do większej lokalizacji, dodać personel lub dać pracownikom premie lub podwyżki. Można również sprawdzić przewidywane koszty i zobaczyć, gdzie można wyciąć, jeśli prognozy zysku nie są do snuff.
Budżet powinien działać zgodnie z podstawowymi równaniami matematycznymi – albo „sprzedaż = całkowity koszt + zysk” lub „sprzedaż – całkowity koszt = zysk.”
Jak sporządzić budżet firmy
Sporządzanie budżetu jest najłatwiejsze, jeśli napisałeś jeden w poprzednim roku. Te prognozy, w połączeniu z rzeczywistymi przychodami i wydatkami, które zrealizowałeś, stanowiłyby podstawę Twoich szacunków na nadchodzący rok. Ale jeśli czytasz ten artykuł, szanse są takie, że nigdy nie pisał budżetu dla swojej firmy przed. W takim przypadku czytaj dalej.
Celuj w sprzedaż i zyski. Zacznij od opracowania celu dla przychodów ze sprzedaży, radzi SCORE, grupa non-profit z 370 oddziałami, która pomaga przedsiębiorcom i małym firmom tworzyć, rozwijać i odnosić sukcesy. Dla początkujących firm, zacznij od oszacowania, jaki rodzaj realistycznego zysku chciałbyś zobaczyć w nadchodzącym roku. Jeśli jesteś w biznesie od jakiegoś czasu, weź najbardziej aktualne sprawozdania finansowe swojej firmy – czy to wygenerowane przez księgę lub program komputerowy – i użyj ich jako podstawy do opracowania celów sprzedaży i zysku. Powodem, dla którego zaczynasz od sprzedaży i/lub zysków, jest to, że te informacje będą stanowiły podstawę dla reszty Twoich szacunków kosztów, wydatków i nakładów kapitałowych. Weź pod uwagę czynniki, które mogą wpłynąć na liczby sprzedaży – takie jak gospodarka lub utrata głównego klienta – ale nie przejmuj się zbytnio, ponieważ podstawową zasadą budżetowania jest to, że liczby nigdy nie okażą się dokładnie takie same.
Oblicz koszty operacyjne. Dobrym miejscem do rozpoczęcia, po raz kolejny, jest te sprawozdania finansowe. Sprawozdania te powinny zawierać szczegółową listę stałych i zmiennych wydatków poniesionych w ciągu roku, w tym wynagrodzeń, czynsz, poczta, badania, podróże, media, podatki, itp. Jeśli dopiero zaczynasz, będziesz musiał burzę mózgów, aby upewnić się, że czynnik w wszystkie koszty poniesiesz.
Wyznaczyć marżę zysku brutto. Ponownie, to jest o wiele łatwiejsze, jeśli jesteś w biznesie na chwilę. W takim przypadku oszacuj koszty sprzedanych towarów (zapasy początkowe, towary zakupione lub wyprodukowane, koszty wysyłki itp.) i odejmij je od całkowitego przychodu ze sprzedaży, radzi SCORE.
Poświęć czas na skorygowanie danych. Biorąc pod uwagę szacunki dotyczące sprzedaży i wydatków, najprawdopodobniej będziesz chciał wrócić i ponownie dostosować swoje szacunki, aby osiągnąć cele związane z zyskiem. Może to oznaczać zakup mniejszej ilości nowych materiałów eksploatacyjnych w nadchodzącym roku lub konieczność dodania dwóch nowych pracowników. Czynnik w tych dostosowanych kosztów i lub oszczędności i uruchomić numery ponownie. Być może trzeba będzie ugryźć kulę i iść do księgowego lub konsultanta biznesowego o pomoc z liczbami budżetu. Tak czy inaczej, pamiętaj, że ważne jest, aby używać realistycznych liczb, aby budżet mógł pomóc Ci w prowadzeniu firmy. Pamiętaj, że budżetowanie nie jest nauką ścisłą. „Budżet działa na zasadzie zdrowego rozsądku” – mówi Butcher. „Jeśli w zeszłym roku osiągnąłeś 100 000 dolarów przychodu, zdrowy rozsądek wskazuje, że w przyszłym roku nie osiągniesz miliona. Najlepiej oszacować w przedziale od 80 000 do 120 000 dolarów”. Bądź jednak przygotowany na wprowadzenie korekt do budżetu w miarę upływu roku. Może się okazać, że ustaliłeś zbyt wysokie wyniki sprzedaży, gdy w Twoją firmę uderzy załamanie gospodarcze. Albo odwrotnie, możesz wylądować z klientem, który podwoi Twój biznes.
Zalecane zasoby: