Jako właściciel małej firmy, możesz korzystać z dwóch metod księgowania: księgowości kasowej i memoriałowej.
Między nimi jest duża różnica, jeśli chodzi o rejestrowanie przychodów i wydatków. Wybór właściwej metody księgowania zapewni spełnienie obowiązków sprawozdawczych i pomoże w zarządzaniu kondycją finansową firmy.
Przeanalizowanie metody kasowej vs. Rachunkowość memoriałowa
Kluczową różnicą pomiędzy rachunkowością kasową i memoriałową jest moment rozpoznania przychodów i kosztów:
- Rachunkowość kasowa rozpoznaje przychody i koszty, gdy pieniądze przechodzą z rąk do rąk
- Rachunkowość memoriałowa rozpoznaje przychody i koszty, gdy dochodzi do transakcji
Rachunkowość kasowa
Rachunkowość kasowa rozpoznaje przychody w momencie otrzymania zapłaty za sprzedaż, a koszty (i rozliczenia międzyokresowe czynne) w momencie zapłaty za zakup. Łatwo jest określić, kiedy transakcja miała miejsce – wystarczy sprawdzić, kiedy pieniądze wpłynęły na konto bankowe lub z niego wypłynęły.
Wielu właścicieli firm preferuje księgowość kasową, ponieważ nie muszą śledzić należności i zobowiązań.
Ale chociaż księgowość kasowa daje dokładny obraz tego, ile pieniędzy masz teraz, nie odzwierciedla dokładnie Twojego stanu finansowego w dłuższej perspektywie. A to może prowadzić do zaniżonych wydatków lub zawyżonych dochodów.
Oto przykład:
John miał kiepski miesiąc pod względem sprzedaży w styczniu i wykonał tylko dwie prace związane z kształtowaniem krajobrazu. W tym samym miesiącu otrzymał 4000 USD zaległych płatności za prace, które wykonał w listopadzie. Stosując metodę kasową, księgi rachunkowe Jana wykazałyby, że jego firma dobrze sobie radziła w styczniu, podczas gdy w rzeczywistości tak nie było.
Rachunkowość memoriałowa
Rachunkowość memoriałowa rozpoznaje przychody w momencie dostarczenia usługi lub produktu, a wydatki w momencie ich poniesienia. Rachunkowość memoriałowa jest bardziej skomplikowana niż rachunkowość kasowa, ponieważ trzeba śledzić faktury, a nie tylko konta bankowe.
Rachunkowość memoriałowa daje realistyczny obraz kondycji finansowej firmy, ponieważ lepiej dopasowuje czas występowania przychodów i wydatków. W rezultacie może ona pomóc Ci:
- Wyraźnie zobaczyć nadchodzące wydatki oraz przychody i wydatki za minione okresy
- Zidentyfikować trendy w przychodach i zwyczaje klientów w zakresie wydatków
- Stworzyć prognozy przepływu środków pieniężnych, aby lepiej zarządzać kapitałem obrotowym w okresach powolnych i zasobami w okresach szczytowych
Warto również zauważyć, że kredytodawcy i inwestorzy zazwyczaj szukają sprawozdań finansowych opartych na rachunkowości memoriałowej.
Rejestrowanie transakcji w rachunkowości kasowej i memoriałowej
Przychody i wydatki są rejestrowane inaczej w rachunkowości kasowej i memoriałowej. Oto kilka szybkich przykładów.
Rejestrowanie przychodów
John wykonał pracę związaną z zagospodarowaniem terenu w dniu 20 listopada 2019 r. i otrzymał zapłatę w dniu 4 stycznia 2020 r:
- Przy zastosowaniu rachunkowości kasowej John zaksięgowałby przychód w dniu 4 stycznia 2020 roku (w dniu otrzymania zapłaty)
- Przy zastosowaniu rachunkowości memoriałowej John zaksięgowałby przychód w dniu 20 listopada 2019 roku (w dniu wykonania pracy)
Rejestrowanie wydatków
John zakupił 5 skrzynek nawozu w dniu 4 grudnia 2019 roku i zapłacił swojemu dostawcy w dniu 3 stycznia 2020 roku:
- Przy zastosowaniu metody kasowej John zaksięgowałby wydatek w dniu 3 stycznia 2020 r. (dzień, w którym zapłacił swojemu dostawcy)
- Przy zastosowaniu metody memoriałowej John zaksięgowałby wydatek w dniu 4 grudnia 2019 r. (dzień, w którym zakupił nawóz)
Uwagi dotyczące podatku dochodowego
Podatek dochodowy również wygląda inaczej przy zastosowaniu metody kasowej i memoriałowej:
Podatek dochodowy również wygląda inaczej przy zastosowaniu metody kasowej i memoriałowej.
- W przypadku księgowości kasowej, dochód z działalności gospodarczej jest opodatkowany w momencie wpływu pieniędzy na konto bankowe
- W przypadku księgowości memoriałowej, dochód z działalności gospodarczej może zostać opodatkowany zanim jeszcze go otrzymasz
Na przykład, jeśli wysyłasz faktury pod koniec roku, mogą one nie zostać zapłacone aż do nowego roku. Ponieważ jednak rachunkowość memoriałowa mówi, że przychody rejestruje się w momencie sprzedaży, należy uwzględnić ten dochód w rozliczeniu podatkowym na koniec roku.
Oto przykład:
John wykonał pracę związaną z zagospodarowaniem terenu w dniu 20 listopada 2019 r. i otrzymał zapłatę w dniu 4 stycznia 2020 r:
- Przy zastosowaniu rachunkowości kasowej Jan zaksięgowałby przychód w dniu 4 stycznia 2020 r. (dzień otrzymania zapłaty) i wykazałby go jako przychód 2020 r.
- Przy zastosowaniu rachunkowości memoriałowej Jan zaksięgowałby przychód w dniu 20 listopada 2019 r. (dzień wykonania pracy), wykazałby go jako przychód 2019 r, i odpowiednio zapłacić podatki
Z drugiej strony, ponieważ wydatki są rozpoznawane w momencie ich poniesienia w rachunkowości memoriałowej, jeśli otrzymasz fakturę pod koniec roku, ale nie zapłacisz rachunku aż do nowego roku, nadal możesz odliczyć ten wydatek przy zgłaszaniu dochodu na koniec roku.
Wybór właściwej metody księgowania
Większość małych firm w Kanadzie jest zobowiązana do stosowania księgowości memoriałowej przy zgłaszaniu swoich dochodów do Kanadyjskiej Agencji Podatkowej (CRA) oraz do sporządzania sprawozdań finansowych zgodnie z ASPE (standardy księgowości dla przedsiębiorstw prywatnych).
Jednakże, jeśli jesteś rolnikiem, rybakiem lub pracujesz na własny rachunek, możesz wybrać księgowość kasową lub memoriałową, pod warunkiem, że:
- Korzystasz z rachunkowości memoriałowej dla każdej odrębnej działalności gospodarczej
- Korzystasz z rachunkowości memoriałowej dla celów GST/HST/QST
- Prowadzisz odrębną ewidencję księgową dla każdej stosowanej metody księgowania
W każdym przypadku najlepiej jest skonsultować się z księgowym przed wyborem metody księgowania. Prowadzenie ksiąg rachunkowych na bieżąco zapewni Ci, że nie będziesz musiał się martwić w czasie płacenia podatków.
Jeśli nie masz pewności, jak uporządkować swoje księgi rachunkowe i utrzymać je w tym stanie, doświadczony zespół księgowych Enkel może Ci pomóc.
Skontaktuj się z nami już dziś, aby uzyskać więcej informacji.
Więcej informacji na ten temat znajdziesz na naszej stronie internetowej.