Zwykle, gdy ludzie myślą o dokumentacji Systemu Zarządzania Jakością, wyobrażają sobie mnóstwo dokumentów i niepotrzebne biurokratyczne procedury. Dzieje się tak dlatego, że firmy często przesadzają z dokumentowaniem swoich Systemów Zarządzania Jakością. Jednak nie musi tak być.
Prawdą jest, że międzynarodowa norma dotycząca Systemów Zarządzania Jakością (ISO 9001) wymaga określonej dokumentacji (zobacz ten artykuł: Lista dokumentów obowiązkowych dla ISO 9001). Cel i korzyści płynące z dokumentacji SZJ są wielorakie: zapewnia ona przejrzyste ramy działań w organizacji, umożliwia spójność procesów i lepsze zrozumienie SZJ, dostarcza dowodów na osiągnięcie celów i zadań. Projektując dokumentację SZJ, należy skupić się na skuteczności i tworzyć procesy i dokumenty, które mają zastosowanie w organizacji.
Hierarchia dokumentacji SZJ
Dokumentacja SZJ może składać się z różnych typów dokumentów. Zazwyczaj obejmuje ona dokumenty takie jak Polityka Jakości, Księga Jakości, procedury, instrukcje pracy, plany jakości i zapisy. Dokumentacja SZJ może być przedstawiona jako hierarchia, jak pokazano na poniższym schemacie:
ISO 9001 wymaga udokumentowania różnych rodzajów informacji, jednak nie wszystkie informacje muszą być udokumentowane jako oddzielne dokumenty. Jest ona elastyczna, dzięki czemu organizacja sama decyduje o wielkości dokumentacji i poziomie szczegółowości dokumentowanych informacji. Na przykład, małe firmy mogą zawrzeć udokumentowane procedury w podręczniku SZJ.
Jak ustrukturyzować dokumentację SZJ
Międzynarodowa norma ISO 10013:2001 Wytyczne dotyczące dokumentacji systemu zarządzania jakością podaje wskazówki dotyczące skutecznego wymiarowania dokumentacji SZJ, jak również przegląd zalecanej zawartości i struktury różnych typów dokumentów SZJ. Poniższe zalecenia uwzględniają wytyczne normy ISO 10013.
1) Polityka jakości. Polityka jest deklaratywnym oświadczeniem organizacji. Polityka Jakości powinna określać zaangażowanie organizacji w jakość i ciągłe doskonalenie. Zazwyczaj polityka ta jest wykorzystywana do celów promocyjnych i powinna być eksponowana w siedzibie organizacji oraz umieszczana na stronach internetowych, dlatego jasna i krótka Polityka Jakości jest wygodna i stanowi powszechną praktykę.
Polityka Jakości określa cele jakościowe, do których dąży organizacja. Cele jakościowe organizacji definiuje się poprzez kwantyfikację celów jakościowych.
2) Księga Jakości. Księga ta powinna być dopasowana do organizacji. Struktura i zawartość księgi może być różna w zależności od wielkości organizacji, złożoności jej działań oraz kompetencji personelu. Małe organizacje mogą udokumentować cały SZJ w jednej księdze. Z drugiej strony, duże międzynarodowe organizacje mogą mieć kilka różnych podręczników jakości. Ogólnie rzecz biorąc, księga zawiera zakres SZJ, wyłączenia z normy, odniesienia do odpowiednich dokumentów oraz model procesów biznesowych. Polityka Jakości i cele również mogą być częścią podręcznika.
Księga Jakości powinna zawierać większość z następujących elementów: tytuł i spis treści; zakres SZJ; wyłączenia z normy ISO 9001, informacje o wersjach i zatwierdzeniach; Polityka Jakości i cele; opis SZJ, model procesów biznesowych organizacji; definicję odpowiedzialności całego personelu; oraz odniesienia do odpowiednich dokumentów i załączników. Więcej informacji na temat tego, jak udokumentować skuteczną Księgę Jakości można znaleźć w tym artykule: Writing a short Quality Manual.
3) Procedury jakości. Procedury jakościowe mogą mieć różny format i strukturę. Mogą być narracyjne, tzn. opisane za pomocą tekstu; mogą być bardziej ustrukturyzowane poprzez użycie tabel; mogą być bardziej ilustracyjne, tzn, schematy blokowe; lub mogą być dowolną kombinacją powyższych.
Procedury jakości powinny zawierać następujące elementy:
- Tytuł – służący identyfikacji procedury
- Cel – opisujący przesłanki stojące za procedurą
- Zakres – wyjaśniający, jakie aspekty zostaną objęte procedurą, a które aspekty nie będą objęte
- Obowiązki i uprawnienia wszystkich osób/funkcji objętych jakąkolwiek częścią procedury
- Definicje i listy wszystkich zapisów, które wynikają z działań opisanych w procedurze
- Kontrola dokumentów – identyfikacja zmian, data przeglądu oraz zatwierdzenia i wersja dokumentu powinny być ujęte zgodnie z przyjętą praktyką kontroli dokumentów
- Opis czynności – jest to główna część procedury; Odnosi się do wszystkich pozostałych elementów procedury i opisuje, co powinno być zrobione, przez kogo, jak, kiedy i gdzie. W niektórych przypadkach należy również wyjaśnić „dlaczego”. Dodatkowo, należy wyjaśnić wejścia i wyjścia działań, w tym potrzebne zasoby.
- Apendyksy mogą być dołączone, jeśli są potrzebne.
4) Instrukcje pracy. Instrukcje pracy mogą być częścią procedury lub mogą być w niej przywoływane. Ogólnie rzecz biorąc, instrukcje pracy mają podobną strukturę do procedur i obejmują te same elementy; jednakże instrukcje pracy zawierają szczegóły działań, które muszą być zrealizowane, koncentrując się na kolejności kroków, narzędziach i metodach, które mają być użyte oraz wymaganej dokładności.
Szkolenie personelu i korzystanie z kompetentnego personelu może zmniejszyć zapotrzebowanie na bardzo szczegółowe instrukcje pracy. Więcej szczegółów na ten temat można znaleźć w rozdziale Using Competence, Training and Awareness to Replace Documentation in your QMS.
5) Zapisy i formularze. Aby wykazać, że procesy spełniły swoje wymagania, należy zachować pewne dowody; w tym celu stosuje się formularze i zapisy. Zapisem jest to, co zostało wybrane przez właściciela procesu w celu wykazania, że proces i działania zostały przeprowadzone w sposób zalecany w procedurach i instrukcjach pracy. Formularze są pustymi szablonami, które mają być wypełnione informacjami, które staną się tymi zapisami. Spraw, aby Twoje zapisy i formularze były praktyczne, ponieważ są zwięzłe i po prostu zapisują wymagane informacje; nie zmuszaj pracowników do pisania esejów, aby wypełnić formularz i stworzyć zapis.
Dobra dokumentacja SZJ jest niezbędna dla skutecznego Systemu Zarządzania Jakością
Wymiarowanie dokumentacji SZJ w oparciu o potrzeby organizacyjne jest niezbędne dla funkcjonalnego SZJ. Co więcej, prawidłowo skonstruowana dokumentacja znacznie ułatwi Państwa działania, podczas gdy nieprawidłowa dokumentacja przyniesie jedynie kłopoty.
Kliknij tutaj, aby pobrać białą księgę: Checklist of Mandatory Documentation Required by ISO 9001:2015, z bardziej szczegółowymi informacjami na temat najczęstszych sposobów strukturyzacji i wdrażania obowiązkowych dokumentów i zapisów.
.