Sponsorowane przez firmę plany emerytalne były kiedyś poza zasięgiem dla wielu małych firm, ale ostatnie zmiany w prawie federalnym i zachęty mają na celu zachęcić Cię do rozpoczęcia planu dla Twoich pracowników i siebie. Stały się one powszechnie akceptowane przez większych pracodawców dla oszczędności emerytalnych, a Internal Revenue Service (IRS) szacuje, że 55 milionów amerykańskich pracowników uczestniczy w planach typu 401(k)-.
Co to jest plan 401(k)?
Plan 401(k) jest rodzajem planu emerytalnego zatwierdzonego przez IRS, który pozwala pracownikom na wpłacanie kwot przed opodatkowaniem (zwanych odroczeniami wynagrodzenia) na indywidualne konta emerytalne. Pracodawcy również mogą dokonywać wpłat na konta pracowników, często dopasowując wpłaty pracowników do określonego procentu.
Można wybrać spośród kilku rodzajów planów 401(k) dla małych firm i innych odmian planów emerytalnych. Skorzystaj z pomocy doradcy ds. planów emerytalnych, aby wybrać najlepszy z nich dla Twojej firmy.
Jak 401(k) może pomóc mojej firmie?
Założenie i wpłacanie składek do planu emerytalnego może przynieść korzyści Twojej firmie, Tobie jako właścicielowi i Twoim pracownikom.
Korzyści dla Twojej firmy
Składki pracodawcy są kosztem uzyskania przychodu, co obniża podatki firmowe.
Twoja firma może otrzymać ulgi podatkowe i inne zachęty do rozpoczęcia planu. Ulga podatkowa jest przeznaczona dla pracodawców zatrudniających 100 lub mniej pracowników i jest stosowana do 50% kosztów początkowych 401(k), do maksymalnej kwoty $500 rocznie. Ulga jest przyznawana za założenie i administrowanie planem oraz edukowanie pracowników na jego temat.
Poza tym, oferowanie planu emerytalnego jest atrakcyjne dla obecnych i potencjalnych pracowników, dając Ci przewagę konkurencyjną przy zatrudnianiu i zatrzymywaniu talentów.
Korzyści dla Ciebie i Twoich pracowników
Inwestycje w planie rosną bez podatku po dokonaniu wpłat, a od zysków inwestycyjnych nie płaci się podatku, dopóki pracownicy nie wyjmą pieniędzy. Wpłaty do planu mogą zmniejszyć dochód do opodatkowania za dany rok.
Pracownicy mogą dokonywać wpłat poprzez potrącenia z pensji i przenieść aktywa z planu do planu innego pracodawcy, gdy zmieniają pracę.
Co jeszcze muszę wiedzieć?
Jest jeszcze kilka ważnych informacji, które musisz wiedzieć jako właściciel firmy, gdy rozważasz założenie planu 401(k).
Plan 401(k) jest uważany za plan kwalifikowany, zgodnie z przepisami IRS. Oznacza to, że musi on spełniać wymagania Internal Revenue Code dla tego typu planów emerytalnych, które obejmują wydawanie okresowych raportów o planie dla uczestników i IRS.
Plan 401(k) i niektóre inne rodzaje planów emerytalnych sponsorowanych przez pracodawcę są nazywane „planami o zdefiniowanej składce”, ponieważ składki są zdefiniowane, ale nie świadczenia, jak to jest w przypadku tradycyjnych emerytur. Wartość konta zmienia się wraz z poziomem wpłat i wynikami inwestycji danej osoby.
Składki na odroczone plany emerytalne, w tym 401(k) plany, nie są początkowo opodatkowane. Jednak właściciel konta musi zapłacić podatek od inwestycji i zysków (dywidend i wzrostu cen akcji), gdy są one wycofywane z planu, w momencie przejścia na emeryturę lub w specjalnie dozwolonych okolicznościach.
Kto nadzoruje plany emerytalne?
Instytucja podatkowa (IRS) kwalifikuje lub zatwierdza plany i reguluje je z punktu widzenia podatkowego. Amerykański Departament Pracy (DOL) nadzoruje plany emerytalne sponsorowane przez pracodawcę, zgodnie z Ustawą o Bezpieczeństwie Emerytur Pracowniczych z 1974 r. (ERISA). Zajmują się oni obowiązkami powierniczymi sponsorów planu, prawami uczestników i gwarancją świadczeń.
Kto może uczestniczyć w planie?
Ogólnie, pracownicy w wieku 21 lat lub starsi, którzy przepracowali jeden rok mogą zapisać się do planu. Nie można wykluczyć pracownika z powodu osiągnięcia przez niego określonego wieku.
The IRS ustawia ograniczenia, aby upewnić się, że plany emerytalne przynoszą korzyści wszystkim pracownikom, a nie tylko wysoko wynagradzanym pracownikom (HCEs), takim jak kadra kierownicza firmy, właściciele i wysoko zarabiający pracownicy. IRS definiuje HCEs jako tych, którzy:
- Posiadali więcej niż 5% udziałów w firmie w poprzednim roku, lub
- Otrzymywali wynagrodzenie w poprzednim roku w wysokości większej niż określona kwota ($125,000 za rok 2019 lub $130,000 za rok 2020 i 2021).
W dokumentach planu zobaczysz ograniczenia w różnych miejscach, które ograniczają udział dobrze wynagradzanych pracowników. Na przykład składki dopasowujące pracownika i firmy dla HCE muszą być proporcjonalne do tych dla innych pracowników. Możesz uczestniczyć w planie 401(k) swojej firmy jako właściciel, z pewnymi ograniczeniami co do kwoty, którą możesz wpłacić każdego roku.
Jeśli nie masz pracowników i jesteś jedyną osobą w swojej firmie, możesz kwalifikować się do tak zwanego Solo 401(k). Pozwala on na to, aby firma będąca jednym właścicielem (o dowolnej strukturze prawnej) mogła wnieść swój wkład do planu. Możesz być w stanie przyczynić się zarówno jako pracownik, jak i pracodawca.
Przeczytaj więcej z IRS o jednoczęściowych planach 401(k).
Jak stworzyć plan 401(k)?
Utworzenie planu 401(k) dla firmy – nawet małej – jest skomplikowanym procesem. Poniżej znajduje się podstawowy przegląd kroków, które należy wykonać, aby uzyskać zatwierdzenie i rozpocząć plan:
- Napisz plan z pomocą doradcy planu i wyślij go do IRS po list ustalający (zatwierdzenie).
- Podziel się informacjami z pracownikami, gdy rozpoczynasz plan, a następnie każdego roku.
- Znajdź powiernika (menedżera inwestycyjnego), który pomoże Ci zdecydować, jak inwestować składki i zarządzać indywidualnymi kontami pracowników.
- Rozpoczęcie dokonywania wpłat przez pracodawcę, jeśli jest to oferowane, oraz umożliwienie wpłat pracownikom poprzez system płac.
Jakie cechy powinien mieć 401(k)?
Dopasowane składki. Twoja firma nie jest zobowiązana do wpłacania składek na plan, ale możesz zdecydować się na wpłacanie procentu od wynagrodzenia każdego pracownika, możesz dopasować kwotę, którą każdy wpłaca (do określonego limitu), lub możesz zrobić obie te rzeczy. W tradycyjnym 401(k), możesz zmienić kwotę, którą firma dopasowuje każdego roku.
Automatyczne zapisy. Jedną z coraz bardziej popularnych cech planów emerytalnych w miejscu pracy jest automatyczna rejestracja, jako sposób na zwiększenie uczestnictwa pracowników. Możesz ustawić indywidualny plan dla każdego pracownika i automatycznie odliczać składki na plan emerytalny z ich wypłat. Każdy pracownik może zrezygnować lub zmienić kwotę z czasem.
Od 1 stycznia 2020 roku, Twoja firma może kwalifikować się do nowej ulgi podatkowej w wysokości do 500 dolarów za założenie nowego konta automatycznej rejestracji, dzięki ustawie SECURE Act, która jest skrótem od „Setting Every Community Up for Retirement Enhancement”. Ustawa ta wprowadziła w życie wiele przepisów mających na celu wzmocnienie bezpieczeństwa emerytalnego w całym kraju. Ulga podatkowa dla pracodawców z tytułu automatycznej rejestracji jest dodatkiem do ulgi na rozpoczęcie działalności opisanej powyżej i jest dostępna przez trzy lata.
Nabywanie uprawnień. W dokumencie planu emerytalnego należy zawrzeć informację o tym, w jaki sposób pracownicy nabywają uprawnienia do świadczeń emerytalnych, ale szczegóły może ustalić Twoja firma. Nabycie uprawnień w planie emerytalnym oznacza własność. Jeśli pracownik nabywa uprawnienia do konta emerytalnego, nie może ono zostać utracone, jeśli odejdzie z firmy. Nabycie uprawnień zależy od rodzaju składki i długości pracy pracownika w Państwa firmie:
- Własne składki pracownika nabywają uprawnienia w 100% natychmiast, zgodnie z prawem. Kwoty te nie mogą zostać utracone z żadnego powodu.
- Wkłady pracodawcy w 401(k)s mogą mieć różne harmonogramy nabywania uprawnień, zgodnie z ustaleniami Twojej firmy w dokumencie planu. Możesz mieć natychmiastowe nabycie uprawnień, 100% uprawnień po określonej liczbie lat pracy lub harmonogram nabywania uprawnień, który zwiększa procent nabytych uprawnień pracownika każdego roku.
Wszyscy pracownicy muszą mieć 100% nabytych uprawnień do czasu osiągnięcia normalnego wieku emerytalnego, lub gdy plan zostanie zakończony.
Opcje inwestycyjne. Należy zdecydować, w jaki sposób zainwestować pieniądze na kontach pracowników i jakie opcje inwestycyjne udostępnić pracownikom. Znajdź doradcę inwestycyjnego, który będzie zarządzał inwestycjami i pomoże Tobie i Twoim pracownikom zdecydować o wyborze opcji alokacji.
Informacje dla uczestników
Musisz sporządzać okresowe raporty dla uczestników planu, w tym roczne podsumowanie opisu planu oraz indywidualne kwartalne zestawienie świadczeń pokazujące stan konta każdego uczestnika. Należy również złożyć coroczny raport informacyjny o programie do rządu federalnego, zwany formularzem 5500.
TIP: Masz pewną swobodę w tym, co oferujesz pracownikom w planie 401(k), ale założenie takiego planu wiąże się z wieloma specyficznymi wymaganiami. Ten artykuł IRS, „A Guide to Common Qualified Plan Requirements,” zawiera więcej informacji na temat minimalnych warunków i tego, co musisz zawrzeć w swoim planie.
Przytłoczony? Here’s Help
Wiele instytucji finansowych, sprzedawców planów i innych organizacji oferuje wstępnie zatwierdzone przez IRS plany 401(k), szablon, który może znacznie zmniejszyć obciążenie administracyjne związane z założeniem i utrzymaniem 401(k).