Bycie zorganizowanym w pracy to nie tylko dotrzymywanie terminów lub indywidualnych celów wydajności. Kiedy pracownicy są w stanie efektywnie zarządzać swoją pracą, ich koledzy z zespołu również odczuwają korzyści.
Nigdy nie będę osobą, która odnajduje radość w organizowaniu moich cyfrowych i fizycznych przestrzeni, chociaż. Podczas gdy odkryłam, że zazwyczaj mogę uciec z minimalnym podejściem do organizacji, często zastanawiam się, ile czasu i stresu zaoszczędziłabym sobie, gdybym była trochę bardziej skrupulatna.
Cóż, nadszedł sezon na robienie postanowień i planowanie nowych początków. Jeśli więc szukasz inspiracji, jak pozostać zorganizowanym w pracy, mamy dla ciebie wskazówki, jak poradzić sobie z wiadomościami, dokumentami, relacjami i czasem.
Zarządzaj zaporą powiadomień, wiadomości i e-maili
Nawet najbardziej zorganizowani z nas walczą z rosnącą falą powiadomień o e-mailach, aplikacjach i wiadomościach. W naszym ostatnim badaniu State of Work odkryliśmy, że najbardziej zaangażowani pracownicy wiedzy otrzymują średnio od 50 do 100 e-maili dziennie.
A jeśli to nie sprawia, że szczęka Ci opada, rozważ to: Sheena Iyengar, profesor Columbia Business School, twierdzi, że przeciętna osoba pracująca w kraju rozwiniętym przegląda 174 gazety informacyjne w ciągu typowego dnia pracy.
Komunikacja cyfrowa nie wykazuje oznak spowolnienia, a wykorzystanie aplikacji rośnie. Dlatego, aby utrzymać się na powierzchni w nowoczesnym miejscu pracy, ważniejsze niż kiedykolwiek jest stworzenie systemu zarządzania naszymi wiadomościami.
Musisz również chronić swój system organizacyjny za pomocą granic. Według Sarah K. Peck, autorki i doradcy startupów, słabe granice są jednym z powodów, dla których jesteśmy tak cyfrowo zdezorganizowani.
„Kulturowo jesteśmy okropni, jeśli chodzi o granice i ustalanie priorytetów” – pisze Peck. „Odzwierciedla się to po części w naszych nawykach konsumpcyjnych i szerokiej sławie minimalizmu Marie Kondo: toniemy zarówno w fizycznym, jak i cyfrowym bałaganie.”
Jak pozostać zorganizowanym w pracy
Chociaż nigdy nie będziesz w stanie całkowicie kontrolować, kiedy ktoś do Ciebie napisze, możesz ustalić parametry, kiedy będziesz czytać i odpowiadać na mniej pilne wiadomości. Peck radzi, aby porozmawiać z kolegami z zespołu i menedżerem o najlepszym sposobie komunikowania się z Tobą w ciągu dnia pracy. A kiedy już stworzysz swój system zarządzania wiadomościami, podziel się nim ze współpracownikami i menedżerem, aby mogli pomóc Ci chronić te granice.
Na przykład, rozważ zaplanowanie 30-45-minutowego bloku czasowego jako powtarzającego się wydarzenia w kalendarzu, aby zarezerwować ten czas każdego dnia na czytanie wiadomości. Podczas tego bloku czasowego ustal, które wiadomości są pilne, a na które możesz odpowiedzieć później.
W przypadku wiadomości, na które nie możesz odpowiedzieć od razu, ustal sobie termin, w którym musisz oddzwonić do nadawcy. Na przykład, możesz ustalić osobistą politykę odpowiadania na wiadomości w ciągu 48 godzin od ich otrzymania.
Oprzyj się chęci zaplanowania spotkań lub wykonania innych zadań podczas wyznaczonego czasu zarządzania wiadomościami. Możesz nawet stworzyć wokół tego rytuał: Nalej sobie filiżankę ulubionej herbaty lub kawy, załóż słuchawki i odtwarzaj ulubione utwory z dnia pracy.
Oswobodzenie cyfrowego smoka dokumentów
Znasz ten koszmar – pracujesz nad wspólnym dokumentem, czujesz się dobrze z postępem, jaki robisz, aż zdajesz sobie sprawę, że zapisałeś cały ten czas w starej wersji pliku. A może przechowujesz dokumenty chaotycznie na pulpicie lub w okropnym folderze Downloads.
W internetowym magazynie Bustle, pisarka Carolyn Steber twierdzi, że te praktyki przechowywania są złymi nawykami, które powinieneś spróbować przełamać, ponieważ nie oferują one intuicyjnego systemu organizowania plików. Jak radzi: „Nie, nigdy nie będziesz potrzebował tego starego pliku PDF z biletami na koncert, więc śmiało usuń zawartość folderu Downloads.”
Jak pozostać zorganizowanym w pracy
Utworzenie systemu nazewnictwa plików jest jednym z najlepszych sposobów na zarządzanie wieloma wersjami tego samego dokumentu. Na przykład, mogę podzielić się z moim edytorem szkicem artykułu, który nazywa się „V1_Organization101”. Używając tego systemu, nazwę mój drugi projekt „V2_Organization101”. Tak naprawdę nie ma znaczenia, jak nazwiesz swoje pliki; liczy się to, abyś nazywał je konsekwentnie.
W niedawnym wywiadzie z Courtney Nolan, menedżerem ds. sukcesu klientów strategicznych w Dropbox, dowiedzieliśmy się, jak pracownicy firmy zajmującej się hostingiem plików stworzyli swój system zarządzania dokumentami.
„Nie powinieneś musieć się zastanawiać, wiesz, co oznacza 'a.1.xyz'” – mówi Nolan, opisując najlepsze praktyki dotyczące konwencji nazewnictwa plików. „Nadaj kontekst swoim plikom w bardziej logiczny sposób. Często okazuje się, że ludzie są bardziej skłonni zapamiętać klienta, osobę, do której skierowany był przekaz, lub kontekst przekazu. To ułatwia cofanie się i wyszukiwanie.”
Bustle sugeruje również pobranie tła pulpitu z grafiką, która pomoże Ci utrzymać porządek w plikach i folderach.
Wzmacniaj dobre relacje ze współpracownikami
Gdy myślimy o tym, jak się zorganizować, często bierzemy pod uwagę nasz nakład pracy, a nie nasze relacje. Ale zrozumienie wkładu, jaki nasi koledzy wnoszą do naszych zespołów i firm, jest niezbędne do stworzenia harmonii w miejscu pracy.
Zrozumienie, jak role i zespoły pasują do siebie, jest również niezbędne, aby cokolwiek osiągnąć. Jeśli zdarzyło Ci się pracować w silosie organizacyjnym, poświęć trochę czasu na poznanie ludzi wokół Ciebie i tego, jak ich praca wpływa na Twoją.
Jak pozostać zorganizowanym w pracy
Rozejrzyj się po swoim dziale i dowiedz się:
- Imię i nazwisko każdego pracownika oraz jego rolę w organizacji
- Co Twoi koledzy robią każdego dnia
- Harmonogramy Twoich kolegów, abyś wiedział, kiedy są najbardziej zajęci
- Styl pracy Twoich współpracowników – kto lubi przewodzić inicjatywom grupowym, a kto jest introwertykiem, który woli rozwiązywać problemy samodzielnie
- Jego osobiste cele w organizacji
Nie zapomnij również podzielić się tymi informacjami o sobie, aby Twoi współpracownicy wiedzieli, jak najlepiej z Tobą współpracować.
Czytaj dalej: Jak wybrać odpowiednie środki komunikacji i najskuteczniejsze kanały komunikacji do budowania relacji ze współpracownikami.
Chroń swój najcenniejszy zasób: czas
Czas jest prawdopodobnie jednym z najtrudniejszych do zarządzania aspektów naszego obciążenia pracą. Nawet jeśli jesteśmy profesjonalistami w dziedzinie organizacji, ktoś inny może zakłócić nasz dzień pracy, nie dotrzymując terminu lub pozwalając, aby spotkanie przeciągnęło się w czasie.
W Harvard Business Review, ekspert ds. organizacji Elizabeth Grace Saunders pisze: „Nawet jeśli nie zawsze możesz dyktować, w jaki sposób ludzie się z Tobą komunikują, często możesz określić oczekiwania dotyczące tego, kiedy zareagujesz. Na przykład, możesz otrzymać wiadomość tekstową związaną z pracą o 22:00 w nocy, ale możesz odpowiedzieć na nią następnego dnia rano. Możesz też poczekać z odpowiedzią na wiadomości z weekendu do poniedziałku.”
W skrócie, zarządzanie swoim czasem podczas współpracy z innymi sprowadza się do wyznaczania granic. Ustal swoje granice i zakomunikuj je swoim współpracownikom.
Jak być zorganizowanym w pracy
W Slacku wielu z nas blokuje w swoich kalendarzach czas na „spuszczanie głowy”, kiedy stoimy w obliczu terminu. To działanie wysyła sygnał do naszych współpracowników – jak również do nas samych – że czas się skupić.
Ale co, jeśli łatwo się rozpraszamy? Trenerka Monique Valcour sugeruje, aby dotrzeć do źródła problemu poprzez codzienną autorefleksję, aby zrozumieć, co nie działa w Twoim obecnym obciążeniu pracą.
A jeśli masz skłonność do wpadania w informacyjne królicze dziury w imię badań, Sheena Iyengar zaleca ustalenie granic wokół gromadzenia informacji. W zależności od zakresu projektu, może to oznaczać zablokowanie dwóch godzin – i tylko dwóch godzin – na zbieranie badań.
„Minęły już czasy, kiedy po prostu mówiłeś: 'Hej, pozwól mi po prostu zbadać i zobaczyć, dokąd zmierzam', ponieważ dwie godziny miną i zdasz sobie sprawę, że nic nie zrobiłeś” – mówi Iyengar.
Nauczenie się, jak pozostać zorganizowanym w pracy oznacza dbanie o swój zespół
Wygospodarowanie trochę czasu każdego dnia, aby stać się trochę bardziej zorganizowanym, nie jest tylko pracą fizyczną; chodzi o stworzenie systemów i granic, które działają dla Ciebie. A szukając sposobów na poprawę swojej produktywności, wysyłasz jasny sygnał do swoich współpracowników, że szanujesz ich czas i wkład.