Wiele plików CSV (Comma Separated Value) można wyeksportować z programu SupportAbility, np. NDIS Bulk Payment Requests, Invoice Batches i Time Sheet Batches, aby zaimportować te dane do odpowiedniego systemu.
Choć nie powinno być takiej potrzeby, często zdarza się, że pracownicy otwierają wyeksportowane pliki CSV w programach takich jak Microsoft Excel, aby sprawdzić ich zawartość przed zaimportowaniem ich do aplikacji innej firmy, np. MYOB. Ten artykuł pokazuje, jak bezpiecznie otwierać pliki CSV za pomocą programu Microsoft Excel, jeśli plik musi być otwarty przed załadowaniem go do wymaganego systemu.
Grupa odbiorców: Wszyscy
Dlaczego te pliki muszą być bezpiecznie otwierane?
Kiedy program Microsoft Excel otwiera plik CSV, próbuje zinterpretować dane w tym pliku i zaczyna wprowadzać w nim zmiany. Na przykład, jeśli Excel widzi w pliku CSV coś, co identyfikuje jako datę (często błędnie), Excel zmieni format daty w pliku CSV, aby dostosować go do sposobu, w jaki preferuje formatowanie dat.
Jest to często problematyczne, ponieważ dane zmieniły się tylko przez otwarcie pliku. Następnie, przy próbie przesłania tego pliku do odpowiedniego systemu, może pojawić się błąd z tego powodu.
Jak bezpiecznie otwierać pliki CSV w Excelu, aby mieć pewność, że dane nie zostały zmienione
Jeśli musisz otworzyć plik CSV w Excelu, oto jak to zrobić w sposób, który zapewni, że dane nie zostaną zmienione:
- W nowym arkuszu Excela otwórz menu Plik i wybierz 'Importuj'
- Nawet jeśli plik, który został wyeksportowany to CSV, wybierz tutaj 'Plik tekstowy' jako typ pliku, który chcesz zaimportować, a następnie wybierz:
- Wybierz odpowiedni plik ze swoich Pobranych lub folderu/lokalizacji, w której plik jest przechowywany i wybierz 'Pobierz dane':
- Text Import Wizard – Step 1 of 3 – upewnij się, że wybrano 'Delimited', pozostaw wszystkie inne ustawienia i kliknij 'Next'
- Text Import Wizard – Step 2 of 3 – wybierz 'Comma':
- Text Import Wizard – Step 3 of 3 – wybierz 'Text' i kliknij 'Finish'
- Import Data – Ten krok pyta o miejsce importu danych, jeśli jesteś w nowym arkuszu Excel już, pozostaw to ustawione na „Istniejący arkusz” z wartością domyślną:
- Będziesz teraz miał arkusz kalkulacyjny z zaimportowanymi danymi do przejrzenia w razie potrzeby, bez Excel zmienił wymagane formatowanie dla zamierzonej aplikacji innej firmy:
- Po przejrzeniu pamiętaj, aby ponownie wyeksportować plik z programu Excel do CSV, wybierając opcję „Zapisz jako” i wybierając CSV jako Format pliku, przed przesłaniem do aplikacji innej firmy, jeśli wprowadziłeś zmiany:
.