Hosting wydarzenia z rozrywką wiąże się z wieloma szczegółami, o których musisz pamiętać, ale łatwo zauważyć, że jeden szczególny czynnik jest na czele umysłów wszystkich: koszt. Wynajem przejażdżek, gier i innych urządzeń karnawałowych może różnić się diametralnie w kosztach, a istnieją inne koszty, o których należy pamiętać poza samymi maszynami.
Ogólny koszt przejażdżek karnawałowych
Koszty rzeczywistych maszyn, kabin, przejażdżek i dmuchańców, które chcesz wynająć są bardzo zróżnicowane. Małe nadmuchiwane gry i małe domki do skakania, na przykład, mogą kosztować tylko 100$ za dzień wynajmu. Większe i bardziej skomplikowane nadmuchiwane contraptions może być 300 dolarów lub więcej za dzień. Tymczasem bardzo duże maszyny, takie jak diabelski młyn, mogą kosztować tysiące dolarów za dzień wynajmu. Pełnowymiarowy, 42 stopowy diabelski młyn może kosztować $5,000 dziennie!
Wiele zależy od rodzaju maszyn, gier i przejażdżek, które chcesz wynająć i ile chcesz wynająć i na jak długo.
Proste dmuchańce, podstawowe maszyny i gry karnawałowe są stosunkowo tanie w wynajmie. Są małe po spakowaniu, łatwo je ustawić – niektóre potrzebują tylko dostępu do prądu dla pompy powietrza – i są banalne w transporcie.
Maszyny średniej klasy, takie jak pociągi bez torów, mechaniczne byki i proste bączki są nieco droższe, zazwyczaj dlatego, że wymagają więcej ustawień i transportu.
Większe maszyny, przejażdżki i urządzenia, takie jak zip line, ścianka wspinaczkowa, czy bungee zazwyczaj kosztują więcej, ponieważ istnieją inne koszty związane z ich wynajmem. Najczęstszym z nich jest oczywiście personel; jeśli potrzebujesz wyszkolonego operatora do obsługi przejażdżki, musisz mu również zapłacić.
Kiedy skontaktujesz się z organizatorem imprezy, aby zarezerwować przejażdżki i gry karnawałowe, będziesz w stanie uzyskać pełną wycenę całkowitego kosztu wynajmu wszystkich rozrywek, które chcesz. Możesz również poprosić o szczegółową listę kosztów, aby zobaczyć, gdzie tak naprawdę są wydatki i podjąć decyzję, aby wyciąć konkretne przejażdżki, aby zmieścić się w budżecie. Oczywiście, każda taka firma będzie bardziej niż chętny do pracy z tobą, aby pozostać pod budżetem, zapewniając jednocześnie doskonałą ilość rozrywki dla Twojej imprezy.
Możesz zawsze wynająć pełną imprezę karnawałową, z dziesiątkami przejażdżek na cały tydzień zabawy i gier. Alternatywnie, można wynająć kilka przejażdżek i gier na dzień lub dwa rozrywki na krótszą imprezę. Elastyczność to nazwa gry, i zawsze jest coś dostępnego dla każdej imprezy i każdego miejsca.
Koszt ustawienia
Ustawienie jest zazwyczaj jedną opłatą dołączoną do ogólnego kosztu wynajmu sprzętu karnawałowego, ale ta opłata będzie się różnić w zależności od tego jak wiele i jak skomplikowane są przejażdżki.
Jakie czynniki wchodzą w skład konfiguracji?
- Transport sprzętu do miejsca imprezy. Kiedy jesteś dalej od miejsca, które wynajmujesz, szczególnie jeśli jesteś na skraju ich obszaru usług, możesz zobaczyć większą opłatę niż gdybyś był bliżej. Nie zawsze, ale niektóre firmy dostosowują opłaty w oparciu o odległość lub dodają opłatę milową za transport.
- Konfiguracja mechaniczna. Duże dmuchane przejażdżki i zjeżdżalnie wymagają wiedzy jak je ustawić, aby uniknąć uszkodzenia przejażdżki lub innych przedmiotów w okolicy. Bardziej złożone urządzenia mechaniczne, takie jak spinnery, mechaniczne byki lub huśtawki, wymagają wiedzy mechanicznej i przeszkolonych operatorów, aby je ustawić i zdemontować.
- Akcesoria. Oprócz wypożyczanych przejażdżek, możesz potrzebować również szeregu akcesoriów i innych przedmiotów. Stoły, krzesła i namioty są podstawą dobrego wydarzenia, a dobra firma będzie planować przynieść to, co jest niezbędne do wydarzenia, a nie pozostawiając go do Ciebie.
- Moc. Podczas gdy niektóre miejsca pozwalają na podłączenie się do ich mocy, niektóre nie, a niektóre nie mają mocy dostępnej do użytku. W tych przypadkach, trzeba moc gdzieś, i to jest, gdzie generatory przyjść w. Wynajem generatorów to dodatkowy koszt, ale lepiej go ponieść, niż nie mieć zasilania dla swojego wydarzenia.
Skonfigurowanie będzie się różnić w zależności od miejsca, wydarzenia, potrzeb i istniejących zasobów. Zawsze upewnij się, że zostawiasz wystarczająco dużo miejsca w swoim budżecie, aby pokryć koszty konfiguracji i innych akcesoriów.
Koszt personelu
Jak wspomniano powyżej, sprzęt zazwyczaj wymaga personelu. Wyszkolony personel musi być opłacany za swój czas. Koszt obsługi przejażdżki jest zazwyczaj zawarty w opłacie za wynajem, więc nie zawsze zobaczysz dodatkowe pozycje na koszty personelu.
Pracownicy są potrzebni do:
- Transportu przejażdżek na miejsce imprezy.
- Ustawiania przejażdżek i innych maszyn w miejscu imprezy, przed jej rozpoczęciem.
- Monitorowania i obsługi przejażdżek. Może to być jedna osoba na przejażdżkę, lub może wymagać więcej niż jednej dla niektórych złożonych przejażdżek.
- Operacja niektórych gier i innych rozrywek. W przypadku prostych gier, może to wymagać tylko jednej osoby do obsługi kilku gier.
Dodatkowo, personel jest wymagany dla niektórych innych dodatków, które możesz mieć na swojej imprezie, takich jak:
- Licencjonowany barman, jeśli wynajmujesz usługi baru w swoim miejscu.
- Sprzedawcy żywności zapewniający koncesje na swojej imprezie. Oczywiście, możesz zarezerwować je oddzielnie od firmy cateringowej lub wynająć ciężarówki z jedzeniem, więc to również może się różnić.
- Obsługa bezpieczeństwa w niektórych przypadkach.
- Konserwacja maszyn w przypadku, gdy się zepsują.
Ludzie są często najdroższą częścią każdej imprezy, ale to jak kształtują się koszty wynajmu sprzętu karnawałowego zależy w dużej mierze od tego jaki sprzęt chcesz, ile chcesz i na jak długo chcesz go wynająć.
Koszt nagród
Choć nie są one koniecznie ważne dla przejażdżek karnawałowych, czasami chcesz wynająć gry zamiast przejażdżek. Gry karnawałowe mogą być zabawne same w sobie, ale wszyscy wiemy czego tak naprawdę chcesz, kiedy bierzesz udział w karnawale lub imprezie podobnej do jarmarku: nagród!
Nawet, zawsze możesz zapewnić własne nagrody. System biletowy jest łatwy do wdrożenia w zabawach karnawałowych, z jednym scentralizowanym stoiskiem pełnym nagród, które uczestnicy mogą kupić za bilety. Dostarczając własne ceny, możesz uwzględnić odzież z firmową marką i inne tego typu przedmioty. Można również uwzględnić inne przedmioty, takie jak bony żywnościowe i wejściówki na loterię. Jedną z często spotykanych konfiguracji nagród są niestandardowe pudełka loteryjne, a nie indywidualne nagrody, co pozwala na bardziej spersonalizowane podejście.
Z drugiej strony, możesz wynająć wsparcie w zakresie nagród od firmy, którą rezerwujesz dla swoich gier. Zwykle będzie to szereg głównie ogólnych nagród, takich jak pluszowe zwierzęta i przedmioty elektroniczne.
Zakres nagród jest oczywiście różny, więc musisz omówić to z firmą planującą imprezy. Nie zapomnij, że będziesz potrzebował pracownika do obsługi licznika nagród!
Koszt zasilania
To było wspomniane powyżej, ale każde dobre wydarzenie będzie potrzebowało dostępu do zasilania, aby odnieść sukces. Zazwyczaj będziesz miał zasilanie na jeden z dwóch sposobów.
Po pierwsze, możesz otrzymać zasilanie z miejsca imprezy. Jeśli organizujesz imprezę w wesołym miasteczku, w centrum kongresowym lub w innej publicznej przestrzeni, prawdopodobnie będziesz mógł skorzystać z mocy samego obiektu. Niektóre miejsca mogą zapewnić zasilanie za dodatkową opłatą, podczas gdy inne zapewniają je jako część kosztów rezerwacji miejsca.
Po drugie, możesz uzyskać zasilanie z generatorów. Niezależnie od tego, czy przywieziesz własne, czy też je wypożyczysz, generatory wymagają miejsca, paliwa i monitorowania, aby upewnić się, że działają sprawnie. Jeśli twoje miejsce jest w środku, ale nie masz dostępu do prądu, generatory będą musiały być umieszczone na zewnątrz, a kable będą biegły do środka, aby zasilać maszyny i gry.
Zawsze upewnij się, że masz zasilanie na czas imprezy! Nie ma nic gorszego niż to, że twoja ekipa przyjeżdża, tylko po to, aby odkryć, że nie mogą korzystać z dostępnego zasilania, lub że żadne zasilanie nie jest dostępne w ogóle.
Koszt dodatków
Jest wiele dodatków, które możesz zarezerwować u tych samych ludzi, u których rezerwujesz swoje przejazdy, lub u innych dostawców. Uzyskanie ich wszystkich w pakiecie może być tańsze niż rezerwowanie ich indywidualnie, ale będziesz chciał sprawdzić jakość usług, które rezerwujesz w jakikolwiek sposób.
Jakie dodatki możesz zarezerwować?
- Fotografia. Wiele imprez polega na tworzeniu wspomnień, więc zatrudnienie fotografa, który je uwieczni, nie stanowi problemu.
- DJ. Ktoś odpowiedzialny za muzykę, ogłoszenia i inne rozrywki dźwiękowe może być kluczowym elementem niektórych wydarzeń.
- Klauni. Szczególnie istotne dla wydarzeń skupiających się na dzieciach, klaunów i innych animatorów może być ogromnym atutem dla partii.
- Karykaturzyści. Artyści mogą zapewnić wyjątkową rozrywkę i unikalny produkt dla uczestników, który mogą zabrać do domu.
- Malowanie twarzy lub aerograf. Częścią wczuwania się w ducha imprezy jest ubieranie się, a tatuaże z aerografu lub malowanie twarzy może być dobrą zabawą dla uczestników w każdym wieku.
- Sztuka balonowa. Niektórzy klauni mogą wykonywać podwójną pracę jako artyści balonowi.
- Magicy. Dobry magik może zabawiać tłum przez cały dzień, z różnymi sztuczkami z kart do ptaków i nie tylko.
- Sezonowe kostiumy. Niektóre wydarzenia, szczególnie sezonowe, mogą chcieć Mikołaja, Zająca Wielkanocnego lub innego kostiumologa specyficznego dla wydarzenia, dostępnego do wykonania rund.
- Projektory filmowe. Jeśli Twoja impreza odbywa się po zmroku lub ma ciemne pomieszczenie wewnętrzne, projektor filmowy może być świetnym dodatkiem.
- Muzyka na żywo. Rezerwacja zespołu dla unikalnego zestawu może być wspaniałą częścią wielu wydarzeń, a w zależności od zespołu, może nawet stać się centralnym punktem rozrywki.
Wszystkie te są opcjonalne w zależności od rodzaju imprezy, którą planujesz, budżetu i atmosfery, którą chcesz osiągnąć. Każdy z nich, że chcesz zarezerwować będzie dodatkowy koszt, oczywiście, ale kiedy zawinięte do całkowitego pakietu imprezy, mogą być dość przystępne.
Koszt odwołania
Jeden koszt masz nadzieję, że nigdy nie spotkać jest koszt odwołania. Może to być opłata za anulowanie po określonej dacie, lub może to być bezzwrotny depozyt, lub coś pomiędzy. Zazwyczaj jest to problem tylko wtedy, gdy Twoje wydarzenie się rozpada, budżet został odrzucony, lub Twój obiekt ma powód do odwołania. Istnieje wiele powodów, dla których anulowanie może się zdarzyć, a my nie jesteśmy tutaj, aby ocenić.
Opłaty za anulowanie są po prostu faktem robienia interesów z firmą, która musi przygotować, wysłać i zaplanować swoje aktywa. Jeśli anulować w ostatniej chwili, nie tylko firma traci to, co miałeś zarezerwowane, tracą co te aktywa mogłyby być robi, jeśli nie zablokował je w umowie. Cancellation fees cover that.
Zawsze bądź świadomy tego, jakie są zasady anulowania z każdą firmą, w której dokonujesz rezerwacji. Nie ma usprawiedliwienia dla bycia zaskoczonym przez nie, kiedy twoja umowa jest wyraźnie dostępna, a one zazwyczaj nie będą elastyczne lub zwrotne niezależnie od okoliczności. Mimo to, choć z dobrą firmą, twoje wydarzenie powinno pójść bez przeszkód i nigdy nie będziesz musiał się martwić o anulowanie w ogóle.
Pozostawanie kosztów w ramach budżetu jest zawsze możliwe, bez względu na to, jak ciasne lub nieelastyczne, że budżet może być. Wystarczy, że ustalisz właściwe oczekiwania, zaplanujesz odpowiedniej wielkości imprezę i zarezerwujesz dokładnie to, czego potrzebujesz.