Jeśli jesteś samozatrudniony, jesteś freelancerem lub właścicielem małej firmy, prawdopodobnie nie jest ci obca koncepcja fakturowania, ustalania terminów płatności i długiego czasu oczekiwania na zapłatę.
Nie ulega wątpliwości, że oprócz wysokiej jakości pracy, jaką wykonują dla klientów, tworzenie i wysyłanie faktur w celu uzyskania zapłaty jest częścią rutyny małych firm. I dla niektórych z nich staje się to bardzo frustrujące, gdy faktury te nie są traktowane priorytetowo przez klientów, do których są wysyłane – dlatego też freelancerzy i małe firmy mają dość tego, że klienci płacą im o wiele dłużej niż powinni.
Jak każdy inny pracownik, freelancerzy mają rachunki do zapłacenia i codzienne wydatki do obsłużenia – zanurzenie w miesięcznym przepływie gotówki z pewnością nie jest idealne, i jest to okropne uczucie wiedząc, że jesteś przeterminowany na niektórych rachunkach, czekając na płatność z tej dużej pracy, którą wykonałeś kilka tygodni temu – nawet po mailach z klientem, aby przyspieszyć proces płatności.
Oto jak możesz uchronić się przed tymi niefortunnymi sytuacjami jako freelancer i upewnić się, że otrzymujesz zapłatę na czas.
Co to znaczy due upon receipt?
Za słowami „due upon receipt” nie kryje się żadne subtelne, wywrotowe przesłanie. Zasadniczo oznacza to, że płatność jest wymagalna natychmiast po otrzymaniu faktury przez Twojego klienta.
Jest to prosty sposób, aby zażądać od klienta jak najszybszej zapłaty za Twoją pracę. W idealnym przypadku płatność może nastąpić tego samego dnia, ale termin „płatność przy odbiorze” oznacza, że płatność powinna nastąpić do następnego dnia roboczego.
Co to znaczy zapłacić rachunek przy odbiorze?
Płać rachunek przy odbiorze stanowi odwróconą koncepcję powyższego terminu „płatność przy odbiorze”. W tym przypadku to Ty jesteś klientem, który musi zapłacić za listę produktów lub usług, które zostały Ci sprzedane, a całkowita kwota, którą musisz zapłacić jest odzwierciedlona w rachunku, który otrzymujesz.
Faktura jest tym, co otrzymujesz od innych i musisz zapłacić ze swojej kieszeni, podczas gdy faktura jest tym, co wysyłasz do innych, aby otrzymać zapłatę.
Jak grzecznie poprosić o zapłacenie faktury i otrzymać zapłatę?
Jako freelancer lub właściciel małej firmy, nie ma nic gorszego niż wyglądanie na zdesperowanego, aby otrzymać zapłatę w oczach swoich klientów. Zawsze warto zachować profesjonalizm w każdym aspekcie swoich kontaktów biznesowych, bez względu na to, jak trudna jest sytuacja.
Pomimo, że twoi klienci są prawnie zobowiązani do płacenia ci w czasie określonym w twojej fakturze, jesteś zobowiązany do stawienia czoła spóźnialskim w jakiś sposób, kształt lub formę w swojej podróży od Małej do Średniej Przedsiębiorczości.
Oto kilka kroków, które możesz wykonać, aby otrzymać zapłatę od swoich klientów, którzy są ci winni pieniądze za wykonaną pracę, upewnić się, że twoje faktury należne po otrzymaniu są rozwiązane, a jednocześnie pozostać całkowicie profesjonalnym.
Wysyłka e-mail jako pierwsze przypomnienie, aby sprawdzić, czy klient otrzymał fakturę
Jeśli klient nie zapłacił w terminie określonym w warunkach płatności na fakturze, najpierw ustal, czy w procesie nie wystąpił błąd w komunikacji. Być może nie jesteś jedynym wykonawcą pracującym nad projektami dla swojego klienta. W niektórych przypadkach może się okazać, że Twoja pierwsza faktura zaginęła w skrzynce odbiorczej – to prosty błąd technologiczny.
Wyślij klientowi e-mail, aby grzecznie przypomnieć mu, że płatność jest należna za Twoją pracę i minęła termin płatności uzgodniony na piśmie. Upewnij się, że klient otrzymał Twoją pierwszą fakturę i zrozumiał termin płatności, który w niej określiłeś.
Zadzwoń do klienta jako drugie przypomnienie o zapłacie
Jeśli początkowa korespondencja mailowa nie jest skuteczna w nakłonieniu klienta do szybkiej zapłaty, następnym krokiem jest rozmowa telefoniczna z klientem. Rozmowa telefoniczna pozwala na bezpośrednią komunikację z klientem w celu rozwiązania problemów z płatnościami.
Podczas rozmowy przedstaw się i spokojnie wyjaśnij, że próbowałeś wielokrotnie dotrzeć do klienta za pośrednictwem poczty elektronicznej w związku z opóźnieniami w płatnościach. Spróbuj zabezpieczyć płatność od klienta przez telefon, jeśli to możliwe, poprzez bezpośredni przelew bankowy lub płatność kartą kredytową. W przeciwnym razie, zabezpiecz pisemne zobowiązanie klienta dotyczące daty i sposobu płatności, które może być wykorzystane jako odniesienie prawne w razie potrzeby.
Chodzi o to, aby wywrzeć wystarczającą presję na klienta, aby zapłacił to, co jest mu winien, jednocześnie zachowując pełen profesjonalizm i podkreślając, że minął termin płatności, który został uzgodniony w początkowych warunkach płatności.
Rozważ wstrzymanie przyszłej współpracy z klientem
Do tego czasu, jeśli twój klient nadal nie zapłacił, złamał początkowe warunki płatności, a ty nadal jesteś w lewo goniąc za pieniędzmi, które jesteś mu winien – może to być czas, aby ponownie rozważyć swoje więzi biznesowe z tym klientem lub firmą. Jako właściciel małej firmy, masz już wystarczająco dużo na głowie bez konieczności radzenia sobie z zaległymi płatnościami klientów, którzy nigdy nie dotrzymują słowa.
Jeśli pracujesz nad dużym projektem, a Twój klient odmawia Ci zapłaty za dotychczasowe kamienie milowe, poinformuj go (w profesjonalny sposób), że wstrzymasz pracę nad projektem do czasu, aż klient zapłaci za należne faktury.
Jednakże najlepiej jest pamiętać, że ten krok może zdenerwować Twojego klienta i spowodować eskalację problemu. Rozważ dokładnie swoje opcje, zanim podejmiesz ten krok – jeśli nie jesteś już pewien, że twój klient, który spóźnia się z płatnościami, reprezentuje dobre partnerstwo dla twojego biznesu, to najlepiej jest zerwać więzi i przejść do lepszego, który jest zdolny i chętny do płacenia ci uczciwie i szybko.
Korzystanie z usług agencji windykacyjnych
Bez cienia wątpliwości, wynajęcie usług agencji windykacyjnych spowoduje eskalację problemów związanych z opóźnieniami w płatnościach między tobą a twoim klientem. Jest to jednak jeden z najpewniejszych sposobów na uzyskanie należnych Ci pieniędzy. Należy pamiętać, że usługi firm windykacyjnych są drogie – często dochodzą nawet do 50% kwoty, którą pobierają od dłużnika.
Jeśli jesteś gotów wyłożyć znaczną część swojej zapłaty, to jest to opcja dla Ciebie. Jest to szczególnie przydatne, jeśli oczekujesz dużej płatności od klienta za duży projekt – odzyskanie przynajmniej części należnych pieniędzy jest z pewnością lepsze niż czekanie tygodniami lub nawet miesiącami na aktualizację, w niektórych najgorszych scenariuszach.
Zbadaj swoje opcje prawne
Czy zdecydujesz się na spór sądowy czy arbitraż, rozważ działania prawne jako ostateczność. Prawnie wiążące dokumenty, takie jak umowy i faktury, zostaną wykorzystane do zabezpieczenia sprawy dla pozwu przeciwko spóźniającemu się z zapłatą klientowi. Pamiętaj, że pozwy sądowe zabierają czas, a co ważniejsze pieniądze w postaci honorariów prawników, więc dokładnie rozważ swoje opcje przed podjęciem działań prawnych.
Kiedy powinna być wymagalna faktura?
Ogólne warunki płatności (jeśli wcześniej nie uzgodniono inaczej) są takie, że klient musi dokonać płatności w ciągu 30 dni od otrzymania faktury za towary lub usługi.
Podstawowo, możesz również ustalić swoje warunki płatności z klientami. Niektóre firmy oferują zniżki za wczesne płatności z góry, aby zmotywować klientów do wcześniejszej zapłaty.