Dokumentacja procesów: Przykłady i szablony

W miarę rozwoju Twojej firmy, sprawy nieuchronnie stają się skomplikowane. Jest więcej ludzi, więcej zadań i więcej kroków, z których wszystkie muszą być zorganizowane w najbardziej efektywny sposób. Zakładając, że rzeczy naturalnie wpadną na swoje miejsce, a procedury same się ułożą, wiele startupów i firm traci impet, gdy tylko powiększą swój zespół.

Prowadzenie dokładnej i dobrze zorganizowanej dokumentacji procesów jest uważane za jeden z najlepszych sposobów na uniknięcie chaosu i utrzymanie efektywności i spójności.

Zanurzmy się głębiej w to, czym jest dokumentacja procesów i dlaczego powinieneś się nią zainteresować.

• Czym jest dokumentacja procesowa?
• Przykłady dokumentacji procesowej
• Korzyści z dokumentacji procesowej
• Jak stworzyć dokumentację procesową
• Szablon dokumentacji procesowej
• Dokumentacja procesowa, którą ludzie będą czytać

Czym jest dokumentacja procesowa?

Dokumentacja procesu to opis krok po kroku, jak wykonać proces od początku do końca. Procesy mogą być dokumentowane w formie polityk, list kontrolnych, samouczków, formularzy, zrzutów ekranu i tak dalej – wszystkiego, co opisuje, jak proces powinien być wykonany.

Pomyśl o dokumentacji procesu jak o książce kucharskiej Twojego zespołu. Przepisy są zapisywane, ponieważ są najłatwiejszym sposobem na powielenie przetestowanego procesu. Podobnie każde zadanie, które jest wykonywane więcej niż raz lub przez wiele osób, wymaga udokumentowania.

Przykłady dokumentacji procesów

Powszechnym przykładem dokumentacji procesów jest dokument standardowej procedury operacyjnej (SOP). Oto przykład SOP stworzony w Nuclino, narzędziu do tworzenia dokumentacji dla zespołów – załóż konto, aby zacząć dokumentować swoje wewnętrzne procesy:

Inne przykłady procesów biznesowych, które są zazwyczaj dokumentowane, obejmują:

• Przeglądy wydajności

• Proces rozwiązywania reklamacji klientów

• Procedury przeglądów i konserwacji sprzętu

• Proces świadczenia usług

.

• Proces rozliczania i windykacji

• Przyjęcie nowego pracownika

Korzyści z dokumentacji procesów

Przyznajmy szczerze – dokumentacja procesów brzmi żmudnie i nudno. Niektóre firmy wykonują ją tylko dlatego, że uważają, że to jest to, co „powinny” robić. Inne całkowicie unikają dokumentacji procesów, uważając, że jest to kompletna strata czasu i pieniędzy. Większość firm odczuwa napięcie pomiędzy próbą zrobienia tego, co właściwe, poprzez dokumentowanie, a próbą nie marnowania zasobów poprzez dokumentowanie.

Powody, które wiele firm podaje jako wymówki dla unikania dokumentacji, są niezliczone:

• „Zbyt wiele się teraz zmienia”. Nie chciałbyś spędzać cennego czasu na dokumentowaniu i standaryzacji rzeczy, które mogą się zmienić w najbliższej przyszłości.

• „Procedury są ograniczające.” Aby odnieść sukces, musisz być elastyczny. Standaryzacja może tylko stłumić Twoją zdolność do innowacji.

• „Nie ma na to czasu.” Nie wydaje się, aby priorytetem było dokumentowanie rzeczy, na których ukończenie ledwo masz czas.

• „To zbyt korporacyjne i biurokratyczne”. Chcesz zachować bardziej nieformalną, osobistą kulturę firmy i nie chcesz przyjmować tego, co wydaje się praktyką najlepiej nadającą się dla dużych korporacji.

Brzmi znajomo? Jeśli tak, z pewnością nie jesteś sam. Aby zrozumieć, dlaczego dokumentacja procesów jest warta Twojego czasu, warto przyjrzeć się jednemu z najbardziej wpływowych przykładów doskonalenia procesów biznesowych na świecie.

Henry Ford nie wynalazł samochodu – wynalazł proces. Jego nowatorskie podejście do produkcji pozwoliło mu stworzyć pierwszy w Ameryce masowo produkowany samochód w przystępnej cenie, przekształcając przemysł motoryzacyjny i świat biznesu, jaki znamy.

Pomysł był prosty: zamiast jednego rzemieślnika tworzącego produkt w pojedynkę, każdy został nauczony wykonywania jednej z 84 prostych, powtarzalnych prac. Wprowadzenie linii montażowej skróciło czas produkcji Modelu T z 12,5 godziny do 2,5 godziny!

Na koniec dnia, każda firma jest zasadniczo grupą powiązanych ze sobą i często powtarzających się zadań i procesów. Jednak dopiero ich sformalizowanie zmusza do myślenia o przepływie pracy z myślą o produktywności.

Dokumentowanie procesów może pomóc w osiągnięciu pięciu kluczowych rzeczy:

• Optymalizacja procesów. Zidentyfikuj wąskie gardła i nieefektywność poprzez udokumentowanie dokładnych procesów. Szybko zorientujesz się, które procesy należy usprawnić lub których należy się pozbyć.

• Automatyzacja procesów. Dokumentacja procesów pomaga odkryć zadania, które można łatwo zautomatyzować, oszczędzając czas i zasoby.

• Szkolenie nowych pracowników. Dokumentacja wewnętrzna pomaga nowym pracownikom zrozumieć ich role zawodowe i zapoznać się z procesami, w których będą uczestniczyć.

• Wspólne korzystanie z wiedzy firmy i jej utrzymanie. Dokumentacja pozwala zachować zapis procesów znanych tylko kilku osobom specjalizującym się w ich wykonywaniu. Bez niej, gdy pracownik odchodzi, cała wiedza o procesach odchodzi razem z nim.

• Spójność operacyjna. Jeśli nie dokumentujesz procesu, zasadniczo jest on wymyślany na nowo przez kogoś za każdym razem, gdy jest powtarzany.

  Podsumowując, największą wartością dokumentacji procesów jest standaryzacja i skalowanie rzeczy, które już działają, identyfikacja sposobów optymalizacji rzeczy, które nie działają, oraz dzielenie się tymi informacjami z innymi członkami zespołu. Jest to kluczowa część zarządzania procesami biznesowymi.

  Oczywiście, standaryzacja jest skuteczna tylko wtedy, gdy masz zatwierdzone procesy do standaryzacji. Oznacza to, że jeśli jesteś początkującym przedsiębiorcą, który nie stworzył jeszcze solidnych podstaw, dokumentacja będzie stratą czasu. Jednakże, gdy tylko Twoja firma zacznie dojrzewać, staranna dokumentacja procesowa zacznie odgrywać kluczową rolę.

  Jak stworzyć dokumentację procesową

  Załóżmy, że masz absolutnie zerową dokumentację procesową w swojej organizacji i zaczynasz od zera. Musisz przejść przez to, co nazywa się odkrywaniem procesów. Spróbuj zaangażować wszystkich, którzy są częścią procesu i wykonaj następujące kroki:

  Krok 1: Zdefiniuj proces i jego zakres

  Zdecyduj, który proces zamierzasz udokumentować. Określ jego cel i zakres – dlaczego i w jaki sposób proces przyniesie korzyści organizacji. Ustal, co powinno być pożądanym wynikiem procesu i wypisz, jakie zasoby są niezbędne do wykonania każdego z kroków.

  Krok 2: Uporządkuj kroki

  Zbierz wszystkie informacje o krokach procesu od początku do końca i zidentyfikuj punkt początkowy lub cokolwiek, co uruchamia proces. Kiedy już to ustalisz, reszta jest po prostu kwestią zadawania pytań. Co się dzieje dalej? Kto to robi? I skąd wiesz, kiedy to jest zrobione?

  Krok 3: Opisz, kto jest zaangażowany

  Zdecyduj, kto będzie odpowiedzialny za zadania procesu. Określ ich role. Pamiętaj, aby wymienić ich stanowisko, a nie imię i nazwisko.

  Krok 4: Zanotuj wyjątki od normalnego przebiegu procesu

  Proces biznesowy nie zawsze może przebiegać tak samo z różnych powodów. Wspomnij o tych wyjątkach i jakie kroki zostaną podjęte, aby je wyeliminować.

  Krok 5: Dodaj punkty kontrolne

  Zidentyfikuj, gdzie w procesie może wystąpić ryzyko i dodaj punkty kontrolne, aby pomóc w monitorowaniu procesu. Ustal pomiary, aby określić jego skuteczność i ewentualnie go ulepszyć.

  Krok 6: Przegląd i testowanie procesu

  Zbierz wszystkich zaangażowanych i dokonaj przeglądu udokumentowanego procesu. Po zakończeniu przetestuj proces i sprawdź, czy czegoś nie przeoczyłeś.

  Szablon dokumentacji procesu

  Ważne jest, aby dokumentacja była spójna pod względem stylu, formatu i poziomu szczegółowości. Większość firm używa tego samego szablonu dokumentacji procesowej dla każdego dokumentowanego przepływu pracy. Oto przykład tego, jak taki szablon mógłby wyglądać – skopiuj go i dostosuj do swoich potrzeb.

  

  Dokumentacja procesowa, którą ludzie będą czytać

  Częścią tego, co sprawia, że dokumentacja procesowa wydaje się tak frustrująca, jest fakt, że gotowe dokumenty nigdy nie są czytane ani aktualizowane, stając się reliktem jakiejś dawno zapomnianej decyzji podjętej na spotkaniu. Istnieje kilka sposobów, aby upewnić się, że czas zainwestowany w dokumentowanie procesów nie jest zmarnowany i tworzy rzeczywistą wartość dla firmy.

  

  • Ułatwiaj dostęp do dokumentacji i jej wyszukiwanie. Jednym z głównych celów dokumentacji jest dzielenie się wiedzą i zarządzanie nią. Jeśli dostęp do dokumentów jest ograniczony lub dostępny tylko na żądanie, wysyła to komunikat, że informacje są istotne tylko dla niektórych osób i zniechęca zespół do korzystania z nich. Dokumentacja procesowa powinna być publikowana na platformie, na której zespół będzie ją widział codziennie. Przykładem takiej platformy jest Nuclino, narzędzie do wspólnego tworzenia dokumentacji i dzielenia się wiedzą.

  • Ułatwiaj edycję. Procesy są dynamiczne. Zmieniają się w czasie – menedżerowie ponownie przydzielają zadania, ludzie dołączają i odchodzą z firmy, zmieniają się role. Informacje zwrotne i nowy wkład są niezbędne, aby dokumentacja procesu była skuteczna, dlatego ich wprowadzanie musi być tak proste, jak to tylko możliwe. W Nuclino każdy dokument może być edytowany w czasie rzeczywistym, a historia wersji umożliwia łatwe przywrócenie wcześniejszych wersji, jeśli zajdzie taka potrzeba.

  • Bądź zwięzły. Nie rozpraszaj swoich czytelników nadmierną ilością informacji. Dostarczaj tylko tyle wskazówek, ile potrzeba, nie wdając się w zbędne szczegóły. Zachowaj jasność, zwięzłość i rzeczowość.

  • Zainwestuj w wizualne mapowanie procesów. Obraz jest często wart tysiąca słów w dokumentacji. Dlatego zamiast dosłownie opisywać każdy krok procesu biznesowego, pomóż czytelnikom przyswoić informacje, przedstawiając je w formie diagramu lub schematu blokowego. W Nuclino można osadzać diagramy na żywo, po prostu wklejając udostępniony link z draw.io, Gliffy lub Lucidchart. Narzędzia te dają również możliwość dokumentowania procesów w notacji BPMN (Business Process Modeling Notation).

  

  Dokumentacja procesów może być nudnym i żmudnym obowiązkiem. Może być również świetnym sposobem na umożliwienie Twojemu zespołowi zrobienia więcej, szybciej – jeśli jest zrobiona dobrze. Jeśli dokumenty firmowe są niedostępne, przestarzałe lub zagmatwane, będą źródłem frustracji, o ile w ogóle będą czytane. Z drugiej strony, jeśli są one zwięzłe, zawierają informacje i są aktualne, mogą umożliwić pracownikom wydajność i niezależność, a także pomóc w stworzeniu kultury przejrzystości w firmie.

  Jeśli zdecydujesz się zainwestować czas w dokumentację procesów, postaraj się, aby Twój czas i wysiłki się liczyły i traktuj ją jako atut, a nie obowiązek do skreślenia z listy rzeczy do zrobienia.

  Nuclino: Pojedyncze źródło prawdy dla Twojego zespołu

  

  Nuclino to ujednolicona przestrzeń robocza, która pomaga zorganizować całą pracę Twojego zespołu w jednym miejscu. Zamiast przekopywać się przez chaos plików i folderów oraz tonąć w niekończących się spotkaniach i powiadomieniach, Nuclino pozwala Twojemu zespołowi wyrwać się z silosów i współpracować w sposób bardziej przemyślany.

  • Twórz dokumenty współpracy w czasie rzeczywistym dla każdego tematu lub projektu i łatwo je zorganizuj, łącząc powiązane dokumenty razem.

  • Komunikuj się za pomocą przemyślanych, długich notatek i trać mniej czasu na wysysające duszę spotkania i chaotyczne kanały Slacka.

  • Bezpośrednio osadzaj prezentacje, arkusze kalkulacyjne, projekty i inne pliki, aby wszystkie zasoby projektu były dostępne i zsynchronizowane.

  • Stwórz centralną bazę wiedzy, zapewniając swojemu zespołowi przejrzystość wszystkiego, co ważne i kładąc kres powtarzającym się pytaniom.

  Spróbuj teraz