Chociaż termin ten pojawia się w kręgach biznesowych ze względną częstotliwością, prosta definicja „wirtualnego asystenta” i tego, co może on zapewnić firmie lub osobie prywatnej, pozostaje dla wielu nieuchwytna. W czasach, gdy wirtualni asystenci mogą być myleni ze sztucznie inteligentnymi botami o ograniczonych możliwościach, ważne jest, aby zrozumieć, że wirtualni asystenci są w dużej mierze ludźmi i są w stanie obsłużyć wiele zadań związanych z biznesem, które mogą zaoszczędzić bezcenne kawałki czasu i pieniędzy.
Czym dokładnie jest wirtualny asystent?
Odkąd zwięzła, dokładna definicja wirtualnego asystenta, lub VA, jest „wysoko wykwalifikowany, niezależny profesjonalista, który zdalnie zapewnia usługi administracyjne, techniczne i / lub kreatywne wsparcie biznesu”. Pojawienie się wirtualnych asystentów powstał z boomu technologicznego z lat 90-tych, co pozwoliło na firmy i niezależnych wykonawców, aby być lepiej połączone niż kiedykolwiek wcześniej. Praca, która wcześniej musiała być wykonywana na miejscu, mogła być delegowana do zdalnych asystentów, co ułatwiał Internet i inne formy usprawnionej komunikacji.
Wirtualni asystenci to coś więcej niż zwykli sekretarze, którym zdarza się być indywidualnymi wykonawcami poza siedzibą firmy. Wzrost w firmach, które specjalizują się w dostarczaniu wirtualnych asystentów, jak osoby, które chcą lub muszą pracować z domu oznaczało większą specjalizację, jeśli chodzi o to, co usługi wirtualny asystent może zapewnić. Ponieważ wirtualni asystenci mają tendencję do oferowania usług dla wielu klientów, zapewniają elastyczne opcje planowania, które oznaczają, że płacisz tylko za godziny, które naprawdę potrzebujesz ich do pracy. Jest to wyraźny kontrast do pełnego etatu asystentów administracyjnych, których wynagrodzenie w pełnym wymiarze czasu pracy może wynosić od 35.000 do 50.000 dolarów przed korzyści i premie są brane pod uwagę. Niezależnie od tego, czy jesteś księgowym, projektantem, prawnikiem czy wirtualnym asystentem, istnieje wysokiej jakości, przyjazny cenowo wirtualny asystent, który może być na Twoje zawołanie, kiedy tylko go potrzebujesz.
W jakich okolicznościach potrzebna jest pomoc wirtualnego asystenta?
Pomimo, że „wirtualny asystent” to szeroki termin, który obejmuje wszystko, od emerytowanego eksperta w dziedzinie finansów po kogoś, kto jest dobrze zorientowany w obsłudze szeregu zadań administracyjnych, istnieją codzienne zadania, z którymi wirtualni asystenci radzą sobie doskonale. Rynek wirtualnych asystentów rośnie i specjalizuje się codziennie, ale niektóre wspólne trendy w zatrudnianiu wirtualnych asystentów zostały dobrze ugruntowane.
Typowo, wirtualni asystenci mają około pięciu lat doświadczenia w środowisku biurowym, często jako paralegal, kierownik biura, asystent administracyjny, i jak inne podobne stanowiska. Mimo to, wirtualny asystent kwalifikacje mogą pochodzić z doświadczenia jako wirtualny asystent, więc rozważyć referencje i doświadczenie na podstawie indywidualnych przypadków, gdy znalezienie odpowiedniego dopasowania dla Ciebie lub Twojej firmy.
Many wirtualnych asystentów specjalizuje się w zadaniach, które wszystkie firmy potrzebują, ale które nie mogą obsługiwać w domu lub zamiast delegować do off-site wykonawcy, który jest bardziej niż zdolny do wykonywania pracy na długoterminowej podstawie. Każdy, kto czuje, że ograniczenia czasowe ograniczają ich zdolność do skupienia się na rozwoju swojej firmy lub kariery jest doskonałym kandydatem do wynajęcia wirtualnego asystenta. Często praktycy solo i małe firmy są w największym potrzebie umiejętności, które wirtualny asystent zapewnia.
Some z zadań administracyjnych, że wirtualny asystent będzie oczekiwać do obsługi przez ich klienta obejmują organizację i utrzymanie list kontaktowych, arkuszy kalkulacyjnych i kalendarzy, które potrzebują regularnej aktualizacji, transkrypcji i korespondencji w imieniu klienta, księgowości, takich jak rozliczenia i rachunkowości, wysadzanie e-maile w tym biuletyny, i odpowiadając na zapytania klientów. Dla administracji tych zadań, VA’s można oczekiwać stawki rynkowej około 20 dolarów – 45 dolarów za godzinę w zależności od ich doświadczenia i budżetu klienta. Niektóre wirtualnych asystentów, zwłaszcza tych, które są offshore, mogą być dostępne na znacznie niższych stawkach. Dla firm poszukujących zdalnego asystenta, należy wziąć pod uwagę, że idea wszechmocnego „super wirtualnego asystenta” może nie być tak realistyczna, jak by się chciało. Większość wirtualnych asystentów specjalizuje się w ustalonej arenie zadań i powinny być zatrudnione tylko do pracy w tym zestawie umiejętności, więc należy rozważyć, że zatrudnianie dwóch lub więcej VA może być warte pieniędzy, a może być nadal tańsze niż koszt zatrudniania jednego asystenta w pełnym wymiarze czasu.
Dla małych firm i właścicieli jednoosobowych, rozważyć wynajęcie ogólnego wirtualnego asystenta, lub GVA, przed rozpoczęciem swojej firmy strategicznej wizji. Te GVA’s są dobrze zorientowani w realizacji korzyści, że w pełnym wymiarze czasu asystent administracyjny zapewni, i może służyć jako oszczędzający czas asystent, że każda firma lub osoba potrzebuje, aby uzyskać ich marki off the ground.
Dlaczego małe firmy i indywidualnych wykonawców są dojrzałe do wirtualnego asystenta
Korzyści z korzystania z pomocy zdalnej i usług do wykonania wielu zadań, które są w stanie zakresu poza pieniądze zapisane. Podczas gdy te asystenci zazwyczaj nie zapewniają bardziej finansowo uzasadnione alternatywą dla kosztów dodawania w pełnym wymiarze czasu asystenta, wartość dodana leży w VA statusu jako off-site contractor.
The zdolność do wirtualnego asystenta do pracy w miejscu off-site i zapewnić ich sprzęt oznacza, że biuro będzie mniej zatłoczone, i nie trzeba się martwić o dodanie innego komputera, telefonu i innych wydatków do bilansu. Nawet jeśli rzadko, jeśli kiedykolwiek, będą obecne w biurze, jakość wirtualny asystent będzie dostępny do korespondencji, kiedy tylko ich potrzebujesz. Oczywiście, rozsądne godziny pracy obowiązują wirtualnych asystentów tak samo jak pracowników etatowych, ale jest mało prawdopodobne, by Twoja firma była wykorzystywana przez zależnych od klienta wirtualnych asystentów. A jeśli nie zareagują lub ich usługi okażą się niewystarczające, ich status indywidualnego wykonawcy oznacza, że znalezienie zastępstwa nie będzie tak kosztowne, jak w przypadku pełnoetatowego asystenta.
Wnioski
Dla małych firm i indywidualnych właścicieli zdolność do oszczędzania na kosztach, gdy tylko jest to możliwe, przy jednoczesnym utrzymaniu wysokiej jakości pracy, jest koniecznością. Dotyczy to również niefortunnej okoliczności, jaką jest konieczność zastąpienia i uaktualnienia pracownika, innej okoliczności, która krystalizuje wartość wirtualnego asystenta w stosunku do pracownika etatowego.