Aleks Sheynkman
Dyrektor ds. Inżynierii
SpaceIQ
Szeroki zakres zarządzania obiektami sprawia, że jest to pozycja trudna do zdefiniowania. Podczas gdy kierownik sprzedaży jest bezpośrednio odpowiedzialny za zarządzanie wydajnością handlowców, funkcje zarządzania obiektami wykraczają daleko poza „zarządzanie obiektami”. W rezultacie, firmom często trudno jest zmaksymalizować korzyści płynące z dobrego kierownika obiektu.
Ale jakie jest znaczenie zarządzania obiektami? Aby naprawdę zrozumieć, czym zajmuje się facility manager, za co jest odpowiedzialny i jaki wpływ ma na firmę, najlepiej jest przeanalizować zakres jego pracy. Oznacza to przyjrzenie się bliżej czterem głównym filarom zarządzania obiektami: Ludzie, procesy, budynek i technologia.
Wspieranie ludzi
Najważniejszym celem kierownika obiektu jest stworzenie przyjaznego środowiska pracy dla pracowników. Służy to wielu szerszym celom, w tym przyciąganiu i zatrzymywaniu największych talentów, zwiększaniu efektywności i produktywności oraz tworzeniu pozytywnej kultury pracy. Facility managerowie zapewniają wsparcie pracownikom na wiele sposobów, w tym:
- Koordynacja aranżacji biurek
- Zarządzanie kartotekami pracowników
- Ułatwianie przeprowadzek i wykorzystania przestrzeni
- Obsługa planowania awaryjnego
Facility managerowie służą jako pomost pomiędzy miejscem pracy a pracownikami w nim pracującymi. Kiedykolwiek pojawiają się problemy związane z zakwaterowaniem, bezpieczeństwem lub komfortem, ich rozwiązanie należy do facility managera.
Odnosi się to również do góry. Kierownicy obiektów są odpowiedzialni za dostarczanie istotnych danych planistycznych dla kadry zarządzającej i określanie długoterminowego podejścia do optymalizacji miejsca pracy. Ich codzienna interakcja z miejscem pracy rzuca światło na prawdziwe koszty i przewagę konkurencyjną na poziomie pracownika.
Ustanawianie procesów
Czym są funkcje zarządzania obiektami bez procesów, które nimi rządzą? Ustanowienie procesów wprowadza porządek do miejsca pracy. Porządek tworzy system oczekiwań, który rodzi organizację pozytywnie wpływającą na sposób, w jaki ludzie korzystają z miejsca pracy. Miejsce pracy funkcjonuje w oparciu o wiele procesów, w tym:
- Złożenie wniosku o zlecenie pracy
- Rezerwacja przestrzeni w obiekcie
- Meldowanie gości i odwiedzających
- Planowanie działań w sytuacjach awaryjnych
Menedżerowie obiektów pełnią podwójną rolę, polegającą na identyfikowaniu obszarów zarządzania i dostosowywaniu procesów do nich. Za każdym razem, gdy pojawia się nowa sytuacja, zadaniem kierownika obiektu jest stworzenie porządku z chaosu i zbudowanie powtarzalnych ram dla obsługi tego scenariusza w przyszłości.
Rozwijanie procesów jest również tym, gdzie zakres zarządzania obiektem rozszerza swój zasięg. Nowe procesy mogą obejmować różne działy, pracowników, aktywa, wyposażenie i przestrzenie – wszystkie te elementy łączą wiele aspektów działalności firmy.
Utrzymanie i poprawa stanu obiektów
Jak sama nazwa wskazuje, zarządzanie obiektami jest w dużej mierze zakorzenione w utrzymaniu i poprawie stanu fizycznego budynku. Jest to najczęstsza odpowiedź na pytanie: „Co obejmuje zarządzanie obiektami?”
Jest to jednak również najszerszy zakres oczekiwań wobec kierowników obiektów. Obejmuje on nie tylko dbanie o budynek, ale także pielęgnowanie partnerstwa, planowanie przyszłości i zarządzanie aktywami. Niektóre przykłady tego szerokiego zakresu obowiązków obejmują:
- Wyszukiwanie i utrzymywanie kontraktów z dostawcami
- Naprawy, konserwacje i ulepszenia budynku
- Sprzątanie i wystrój miejsca pracy
- Zarządzanie nieruchomościami na miejscu i poza nim
Jeśli ma to związek z fizycznym budynkiem, mieści się w zakresie obowiązków facility managera. Obiekty stanowią drugi co do wielkości wydatek po sile roboczej – zadaniem kierownika obiektu jest przekształcenie miejsca pracy w przewagę konkurencyjną, a nie w centrum kosztów. Chodzi o to, aby obiekty spełniały potrzeby ludzi, którzy z nich korzystają.
Integracja technologii
Najważniejsza niż kiedykolwiek jest potrzeba zrozumienia i wykorzystania technologii przez menedżerów obiektów. Systemy zarządzania miejscem pracy gromadzą dane, które wpływają na kluczowe decyzje dotyczące prowadzenia biznesu i kształtowania miejsca pracy. Identyfikacja i wdrażanie odpowiednich technologii jest głównym obowiązkiem kierowników obiektów.
Integracja technologii fizycznych zazwyczaj spoczywa na dziale IT. Jednak to kierownicy obiektów mają pierwsze i ostatnie słowo na temat tego, jak je wybrać, wykorzystać i użyć. Niektóre przykłady tego, jak to wygląda w nowoczesnym otoczeniu, obejmują:
- Badanie urządzeń IoT w oparciu o potrzeby w zakresie gromadzenia danych
- Włączanie urządzeń IoT do codziennych procesów w obiektach
- Określanie kosztów, ROI, i korzyści płynących z zastosowania inteligentnych technologii
- Używanie zagregowanych danych do lepszego zrozumienia miejsca pracy
Używając zintegrowanego systemu zarządzania miejscem pracy (przeczytaj więcej o tym, czym jest oprogramowanie IWMS), menedżerowie obiektów mogą zbierać i analizować dane z technologii sieciowych, aby uzyskać wgląd w miejsce pracy. To pozwala podejmować lepsze decyzje dotyczące optymalizacji środowiska pracy dla osób z niego korzystających.
Należy pamiętać, że nie wszystkie technologie biurowe opierają się na gromadzeniu danych. Systemy kontroli dostępu wspierają bezpieczeństwo, a technologia automatyzacji usprawnia procesy. I choć każde urządzenie lub oprogramowanie podłączone do sieci zawiera element danych, prawdziwą zaletą większości technologii jest ich funkcjonalność. Zadaniem menedżerów obiektów jest zrozumienie i wykorzystanie tej funkcji w celu uzyskania optymalnego zwrotu z inwestycji.
Połączenie wszystkiego w całość w zarządzaniu obiektami
Menedżerowie obiektów wspierają pracowników bezpośrednio i pośrednio. Ustanawiają procesy porządkujące i organizujące. Są odpowiedzialni za utrzymanie i doskonalenie samych obiektów. Tworzą złożone integracje, aby wykorzystać dane do osiągnięcia sukcesu.
Gdy zestawi się te cztery funkcje razem, powstaje obraz tego, czym tak naprawdę zajmują się kierownicy obiektów. Mówiąc najogólniej, ich uwaga skupia się na optymalizacji miejsca pracy w celu wsparcia każdego aspektu działalności, którego ono dotyczy. Ale na głębszym poziomie, chodzi o zapewnienie firmie solidnych podstaw do osiągnięcia sukcesu.
Czytaj dalej: Wybór najlepszego oprogramowania do zarządzania obiektem.