Stephanie jest pracowita, jeśli chodzi o jej obowiązki zawodowe. Pchając się przez cały dzień, upewnia się, że zrobi to, czego się od niej oczekuje, a często nawet więcej. Siedzenie do późna w pracy, zarywanie nocy, brak osobistych obowiązków na rzecz zobowiązań zawodowych to dla niej zbyt częste doświadczenia.
A wszystkie ważne zobowiązania rodzinne, które jej umknęły, to już zupełnie inna historia. Ale to wszystko odbija się teraz na jej zdrowiu (zarówno psychicznym, jak i fizycznym) oraz na jej produktywności.
Więc, czego dokładnie brakuje w jej życiu? Zgadłeś – Matrycy Eisenhowera.
Często możesz nie zdawać sobie z tego sprawy, ale jedyną rzeczą, jakiej potrzebujesz w swoim życiu, jest odrobina organizacji i ustalenie priorytetów tego, co należy zrobić, aby wypełnić nakładające się na siebie zobowiązania.
Przyznając to, prawdopodobnie myślisz, że nie jest to wcale takie trudne. Mylisz się i masz rację w tym samym czasie. Mylisz się w ten sposób, że jeśli myślisz, że przypadkowe zrobienie listy rzeczy do zrobienia zdziała dla ciebie cuda, to z pewnością zadziała, ale nie w sposób oszałamiający.
I masz rację, przy odrobinie wysiłku i przy użyciu Matrycy Eisenhowera twoje życie stanie się o wiele lepsze.
Czym jest Matryca Eisenhowera?
Matryca Eisenhowera to metoda nadawania priorytetów Twoim zadaniom na podstawie ich pilności. Pomaga ona określić, które czynności są ważne, a które nie zasługują na uwagę w ogóle. Twórcą słynnej Matrycy Eisenhowera jest Dwight D. Eisenhower.
Jeden z jego słynnych cytatów brzmi: „większość rzeczy, które są pilne, nie są ważne, a większość rzeczy, które są ważne, nie są pilne.”
Cytat ten stanowi podstawę zarządzania czasem osobistym Dwighta.
Dochodząc do matrycy, matryca zasadniczo kategoryzuje zadania na 4 kwadranty w zależności od tego, co musisz zrobić w określonym czasie w ciągu dnia.
Te 4 kwadranty to:
- Do
- Decide
- Delegate
- Eliminate
Do
Pierwszy kwadrant Matrycy Eisenhowera, Do, składa się z Twoich najważniejszych zadań. Czynności, które muszą być wykonane w trybie pilnym. Zadania, których termin wykonania zbliża się wielkimi krokami lub takie, których nie można odkładać na później, na ogół należą do tej kategorii.
Aby umieścić zadania w tej kategorii, musisz najpierw dokładnie przeanalizować swoje priorytety, a następnie zdecydować, czy pasują one do kryteriów „zrób to teraz”. Jeśli zadanie musi być wykonane w ciągu jednego dnia, lub nie dłużej niż do następnego, jest to zadanie pilne. Do.it.now!
Innym sposobem, aby umieścić to w kontekście jest pamiętanie o słynnej zasadzie Marka Twaina „zjedz żabę jako pierwszą”, która mówi, że powinieneś wykonywać swoje najpilniejsze zadania w ciągu dnia jako pierwszą rzecz rano.
Przyjmijmy konkretny przykład pracy, aby ułatwić Ci zadanie. Na koniec każdego tygodnia, jesteś oddelegowany z odpowiedzialnością dostarczenia kompleksowego raportu do swojego menedżera. Teraz, Twój weekend w piątek. Jest już czwartek rano, a Ty jeszcze nie przygotowałeś raportu. Czy to jest pilne zadanie? Zdecydowanie tak!
Decide
Drugi kwadrant Macierzy Eisenhowera to Decide. Składają się na niego zadania, które są ważne, ale niekoniecznie pilne. Może to obejmować cały wachlarz obowiązków, począwszy od profesjonalnych e-maili, poprzez kontynuacje, aż po bardziej osobiste spotkania i zobowiązania.
Zadania w tym kwadrancie muszą być zaplanowane na inny czas. Ogólnie rzecz biorąc, zadania te są zgodne z Twoimi długoterminowymi celami i przyczyniają się do Twojego rozwoju. Przykładem może być codzienne ćwiczenie. Wiesz, że jest to kluczowe dla dobrego zdrowia, ale nie możesz poświęcić na to czasu. Musisz więc zdecydować, kiedy jesteś gotowy, aby je wykonać.
Zaplanuj zadania w taki sposób, aby nie przenosiły się do kategorii „pilne”. Upewnij się, że masz wystarczająco dużo czasu na ich wykonanie, gdy jeszcze mieszczą się w tym podziale.
Przeczytaj także: How to Write Company OKRs for Effective Goal-Setting?
Delegate
Trzecia ćwiartka Matrycy Eisenhowera to Delegate. Ta kategoria odnosi się do zadań, które nie są ważne, ale pilne. Choć brzmi to sprzecznie z intuicją, bo naturalnie, pierwszym odruchem będzie stwierdzenie, że czy zadania, które są pilne, nie są również ważne? Niekoniecznie!
Te czynności generalnie dają ci złudne wrażenie bycia ważnym, podczas gdy w rzeczywistości nie przyczyniają się zbytnio do twojej produktywności. Musisz zdecydować, czy musisz je przełożyć, czy też ktoś inny może zrobić to za ciebie.
Kilka przykładów może obejmować planowanie wywiadów, odpowiadanie na określone e-maile lub spotkania zespołu, które mogą być prowadzone przez kogoś innego, podczas gdy ty jesteś zajęty wykonywaniem swoich działań w kwadrancie 1.
Eliminuj
Ostatnią kategorią Matrycy Eisenhowera jest Eliminuj. Obejmuje ona zadania, które są w zasadzie zabójcami produktywności. Nie przyczyniają się one w ogóle do realizacji Twoich celów. Zidentyfikuj te czynności i wyeliminuj je, aby zwiększyć swoją produktywność.
Częstym przykładem takich czynności jest bezmyślne surfowanie po mediach społecznościowych, ciągłe sprawdzanie telefonu w poszukiwaniu połączeń lub wiadomości, granie w gry wideo lub ogólne czynności, których używasz do zwlekania.
Zobacz także:
15 Najlepszych Cytatów Guru Produktywności
Jak wykorzystać Macierz Eisenhowera do Zarządzania Czasem
Jeśli teraz zastanawiasz się, czy Twoje życie stanie się w magiczny sposób zorganizowane dzięki wykorzystaniu tej macierzy, to nie jest to takie proste! Ale wkładając odrobinę wysiłku, możesz znaleźć się na dobrej drodze.
Pierwsze rzeczy, musisz sklasyfikować swoje pilne i ważne działania. Aby to zrobić, musisz ustawić swoje priorytety i określić poziomy pilności.
Twoje pilne zadania to zazwyczaj te, które mają ograniczenia czasowe związane z nimi. Te działania mają 'zrób to teraz' wypisane na nich i wymagają twojej najwyższej uwagi.
Z drugiej strony, twoje ważne zadania są generalnie długoterminowe i raczej zorientowane na cel. Generalnie, nie dają one natychmiastowych rezultatów i są bardziej skoncentrowane na podejmowaniu lepszych decyzji długoterminowych.
Po sklasyfikowaniu pilnych i ważnych zadań, następne kilka rzeczy, które musisz zrobić, aby w pełni wykorzystać potencjał macierzy Eisenhowera do zarządzania czasem to:
Nadawanie kodów kolorystycznych kwadrantom
Przydzielanie kodów kolorystycznych do kwadrantów pomoże ci szybko zrozumieć powagę sytuacji. Przydzielając kolory, możesz uzyskać szybki wgląd w to, co musi być zrobione w następnej kolejności. Te kody kolorystyczne pomogą Ci również ustalić priorytety zadań, abyś mógł podejmować świadome decyzje.
Na przykład; kwadrant „do” może być oznaczony kolorem czerwonym, aby wskazać pilność zadań.
Kategoryzuj zadania zawodowe i osobiste
Aby uniknąć nakładania się zobowiązań, stwórz oddzielne matryce dla zadań zawodowych i osobistych. Dzięki temu będziesz miał jasność co do tego, co czeka Cię w przyszłości i będziesz miał duży wpływ na to, jak zarządzasz swoim czasem. Sztuczką może być przeznaczenie odrębnych godzin w ciągu dnia na oba rodzaje zobowiązań i sprawdzenie, jak to działa w twoim przypadku.
Ograniczyć liczbę pozycji na kwadrant
Dodanie zbyt wielu pozycji na kwadrant nadmiernie skomplikuje sprawy i cel użycia matrycy Eisenhowera do zarządzania czasem zostanie utracony. Aby ją zoptymalizować, ogranicz liczbę działań do 7 lub 8. W ten sposób nie będziesz przytłoczony tym, co musisz zrobić.
Zobacz także:
The 25 Best Productivity Books to Unleash Your Absolute Best
Using a Project Management Tool to Implement Eisenhower Matrix
Przyznajmy po prostu, że jeśli nie zdecydujesz się na profesjonalne narzędzia do zarządzania czasem, wiele tracisz. Aby ta matryca działała jak za dotknięciem czarodziejskiej różdżki, potrzebujesz narzędzia do zarządzania projektami. W tym momencie przedstawiamy Ci nTask.
Użyj nTask, aby efektywnie zarządzać swoim czasem bez obaw o prokrastynację. Następujące cechy narzędzia pomogą Ci drastycznie poprawić produktywność i wyeliminować marnowanie czasu:
- Listy kontrolne: zacznij od spisania swoich rzeczy do zrobienia w formie listy kontrolnej. To stworzy podstawę do identyfikacji Twoich zawodowych i osobistych rzeczy do zrobienia i pomoże Ci określić, nad czym powinieneś pracować w następnej kolejności
- Kategorie: po sporządzeniu listy kontrolnej i utworzeniu odpowiednich zadań, możesz powiązać odrębne kategorie, aby wszystko było jasne dla Ciebie lub Twojego zespołu. Kategorie są całkowicie konfigurowalne i mogą być używane w dowolny sposób przez użytkownika
- Poziom priorytetu: na koniec, przypisz poziomy priorytetu do swoich zadań zgodnie z ich pilnością. Te poziomy priorytetu ułatwią Ci podjęcie decyzji, do której ćwiartki macierzy Twoje zadania pasują i jaki powinien być Twój następny kierunek działania
- Arkusze czasu: aby przeanalizować czas, który Ty lub Twój zespół spędza na zadaniach o wysokim lub niskim priorytecie, możesz łatwo rejestrować godziny w arkuszach czasu, a później ocenić je, aby zdecydować, gdzie potrzebujesz ulepszeń
Wykresy Gantta w nTask Vs. Matryca Eisenhowera
Ponieważ powtórzyliśmy już niektóre zmienne z Matrycy Eisenhowera, nadszedł czas, aby zobaczyć rzeczy na głębszym poziomie.
Przypomnij sobie następujące kwadranty Macierzy Eisenhowera – tj.
- Zrób
- Decyduj
- Oddeleguj
- Eliminuj
W większości przypadków niektóre zadania mają charakter pilny. W tym celu, w początkowych fazach projektu może nie być żadnych pilnych zadań, ale może się to zdarzyć w każdej chwili. Wyobraź sobie, że nie dotrzymujesz terminu z powodu niedostarczonych materiałów lub dodatkowych próśb klienta.
W takim przypadku przepływ pracy Matrycy Eisenhowera przechodzi fazę metamorfozy. Dzieje się tak dlatego, że robisz coś inaczej z powodu wymagań projektu w ostatniej chwili lub w połowie jego trwania w imieniu kogokolwiek, kto zmienia jedzenie.
W takich przypadkach pamiętaj, że kwadranty macierzy Eisenhowera pozostają takie same. Jedyne, co się zmienia, to zależności między zadaniami i wiele innych zawiłości.
Mówiąc o zależnościach między zadaniami, dodaliśmy do nTask interaktywny wykres Gantta. Jest to potężna wbudowana funkcja, dzięki której możesz zobaczyć te zależności w trybie widoku siatki. Możesz połączyć dowolną liczbę zadań z innymi, jeśli jedno zadanie jest zależne od czegoś innego.
Czasami te zależności stają się częścią projektu z powodu natury kamieni milowych. Na przykład, programiści mogą być zobowiązani do dostarczenia funkcji, ale nie mogą kontynuować, jeśli nie mają projektu/szkieletu, z którym mogą iść. W takich scenariuszach zależności odgrywają istotną rolę.
Przechodząc dalej, eliminacja problemów jest niezwykle wygodna w nTask. Ponieważ „Eliminacja” jest częścią kwadrantów Matrycy Eisenhowera, możesz złagodzić problemy poprzez ich identyfikację i przekazanie do osoby odpowiedzialnej w Twoim zespole.
-
Zarządzaj i ustalaj priorytety swojej najważniejszej pracy z nTask!
Używaj go dla osobistej lub zespołowej produktywności. nTask jest darmowy i zawiera nieograniczoną liczbę zadań i list kontrolnych.
- Zacznij za darmo
Brzmi skomplikowanie, prawda?
Dobrze, kiedy natkniesz się na dowolną liczbę problemów, możesz podnieść Czerwoną Flagę i utworzyć problemy. Następnie wystarczy przypisać kogoś do tej „sprawy”, aby problem został usunięty na czas.
To najlepszy sposób na zapewnienie płynności pracy, podczas gdy konkretni ludzie pracują nad „wyeliminowaniem” problemu w tle.
Zarządzanie przepływem pracy w oparciu o Matrycę Eisenhowera to tylko jedna część równania. W trakcie trwania projektu w grę wchodzi wiele innych elementów. Należy uwzględnić nieprzewidziane okoliczności, takie jak urlopy, zwolnienia lekarskie i inne nieszczęścia, którymi członkowie zespołu od czasu do czasu obdarzają kierowników projektów!