Faktura proforma jest przydatnym dodatkiem do procesu fakturowania w każdej firmie – niestety, często jest pomijana lub źle rozumiana, co oznacza, że wiele małych firm i freelancerów nie wykorzystuje w pełni możliwości swojego oprogramowania do fakturowania.
Aby dowiedzieć się nieco więcej o tym, czym są faktury proforma i jak można je stosować, poniżej przedstawiamy pięć rzeczy, które powinieneś wiedzieć o fakturach proforma.
Faktura proforma nie jest prawdziwą fakturą…
Jest kilka rzeczy wymaganych, aby dokument mógł być uznany za prawdziwą (lub legalną) fakturę, w tym słowo „faktura” i unikalny numer faktury. Bez tych informacji faktura nie ma wartości prawnej ani finansowej.
Faktura proforma nie powinna zawierać numeru faktury i powinna zawierać napis „faktura proforma”, a nie po prostu „faktura”. Ponieważ nie spełniają one wymogów prawdziwej faktury, faktury proforma nie mają takiej samej wagi prawnej, co oznacza, że:
- Klienci nie są zobowiązani do zapłaty kwoty wymienionej na fakturze proforma
- Całkowita należna kwota nie powinna być zaksięgowana jako zobowiązania klienta lub należności dostawcy
- Nie można używać faktur proforma do odzyskiwania podatku VAT.
…ale faktura proforma korzysta z tego samego wzoru faktury
Oprócz numeru faktury i napisu „faktura proforma”, faktura proforma wygląda bardzo podobnie do zwykłej faktury. Zawierają one mniej więcej te same informacje, a Ty możesz użyć tego samego szablonu faktury zarówno dla faktury proforma, jak i zwykłej – łącznie z układem, obrazami lub logo.
Tak jak zwykła faktura, faktura proforma powinna zawierać dane kontaktowe, datę wystawienia, opis dostarczonych towarów lub usług, całkowitą kwotę należności oraz ewentualny podatek VAT. Mogą również zawierać szczegóły dotyczące płatności lub warunki – takie jak akceptowane metody płatności i termin płatności.
Faktura proforma różni się od wyceny
Wypowiedzi i faktury proforma są często używane w podobnych momentach procesu fakturowania i informują klienta, ile może spodziewać się zapłacić za dane zamówienie. Jednak mimo że kwotowanie i faktury proforma mogą być wykorzystywane w podobny sposób, nie są one dokładnie takie same.
Faktura proforma jest zazwyczaj wysyłana, gdy klient zobowiązał się do zakupu, ale nie może otrzymać oficjalnej faktury, ponieważ ostateczne szczegóły nie zostały jeszcze potwierdzone. Z drugiej strony, zapytanie ofertowe jest wysyłane do klienta, który złożył zapytanie, ale chce uzyskać więcej informacji przed podjęciem zobowiązania do zakupu czegokolwiek.
Podobnie jak w przypadku zapytania ofertowego, cena podana na fakturze proforma nie jest ostateczna, ale ważne jest, aby podać jak najlepszą wycenę, aby klient nie był zaskoczony, gdy otrzyma prawdziwą fakturę.
Faktura proforma może pomóc Ci szybciej otrzymać zapłatę
Kiedy dokonujesz sprzedaży, Twój klient jest zobowiązany do zapłaty w określonym czasie. W Wielkiej Brytanii domyślnym terminem płatności jest 28 dni od daty wystawienia prawdziwej faktury lub otrzymania przez klienta towarów lub usług – możesz jednak ustalić inne terminy, w tym poprosić o płatność z góry.
Chociaż termin płatności faktury jest zawsze ustalany na podstawie faktury końcowej, faktury proforma mogą przyspieszyć proces płatności, informując klienta z wyprzedzeniem, ile jest winien. Daje to klientowi czas na dokonanie wszelkich niezbędnych ustaleń, takich jak przelew lub uzyskanie zgody kierownika lub partnera biznesowego.
Łatwo utworzyć fakturę proforma za pomocą programu do fakturowania
Jednym z najszybszych i najprostszych sposobów tworzenia faktur proforma jest oprogramowanie do fakturowania, takie jak Debitoor. Korzystając z programu do fakturowania, można mieć pewność, że faktury proforma są prawidłowo sformatowane i oznaczone – wystarczy tylko wypełnić dane i kliknąć „Zapisz”. Po zaakceptowaniu faktury proforma przez klienta można ją przekształcić w zwykłą fakturę za pomocą kilku kliknięć!
Wypróbuj program Debitoor za darmo przez siedem dni i przekonaj się, jak oprogramowanie do fakturowania może ułatwić dodawanie faktur proforma do procesu fakturowania.
WYŚLIJ FAKTURĘ PROFORMA