19 lipca 2019
Jeśli zmagasz się z rozwojem firmy, oto kilka pomocnych rozwiązań, które można wprowadzić w życie, jeśli chodzi o postęp.
Jak firma się rozwija, zawsze pojawiają się problemy operacyjne, które idą w parze z postępem, jaki poczyniła; wiele firm ma do czynienia z kwestiami i problemami, które mogą sprawiać wrażenie, że są trudne do opanowania. Teraz, gdy Twoja firma uporała się z problemami związanymi z rozpoczęciem działalności, ważne jest, aby mieć rozwiązania, które pozwolą Ci przezwyciężyć bóle wzrostowe, gdy się pojawią.
Od radzenia sobie z niepewnością, dokąd zmierza Twoja firma, do dbania o koszty ogólne, te wspólne obawy pojawiają się częściej niż myślisz i mogą być kosztowne, jeśli pozostaną bez kontroli. Poniżej przedstawiamy 10 najczęstszych problemów operacyjnych, z jakimi borykają się firmy, gdy się rozwijają, oraz co należy zrobić, aby je przezwyciężyć.
Co to są problemy operacyjne w biznesie?
W każdym rodzaju biznesu, problemy operacyjne to każdy rodzaj problemu, który może sprawić, że biznes stanie się mniej dochodowy. Jak ten artykuł wyjaśni, istnieje wiele różnych kategorii, które składają się na problemy operacyjne, a każda z nich ma swoje własne niepożądane wyniki. Ogólnie rzecz biorąc, jednak powodują one duże drenaż energii i zasobów firmy, mogą wpływać na wydajność operacyjną, powodować problemy z realizacją strategii i stanąć na drodze rozwoju firmy, jeśli nie są one traktowane prawidłowo.
Szybka nawigacja
- Zarządzanie kosztami ogólnymi
- Monitorowanie wydajności
- Słuchanie informacji zwrotnych
- Odpowiadanie na konkurencję
- Regulacje i zgodność
- Pewność
- Ryzyko cybernetyczne
- Ryzyko związane z bezpieczeństwem Ryzyko cybernetyczne
- Znalezienie odpowiedniego personelu
- Utrzymanie klientów
- Przepływ gotówki
Zarządzanie kosztami ogólnymi
Koszty ogólne mogą łatwo narastać, czy to w postaci wydatków administracyjnych, ubezpieczenia, czynszu czy opłat za media. Nadmierne koszty ogólne mogą być szczególnie szkodliwe, jeśli nie są zarządzane w odpowiednim czasie, więc są dość dużym problemem dla małych firm.
Przykład
Czy to zaleganie z czynszem, nieuregulowane płatności za media, sprzęt biurowy czy nadmierne wydatki biznesowe, spirala kosztów ogólnych może być liczna.
Rozwiązanie: Przyjrzyj się swoim wydatkom i zobacz, co można zredukować. Każda usługa, która jest zbyteczna dla Twojego zespołu lub wymagań Twoich klientów powinna zostać ograniczona. Szybkie rozwiązania, takie jak cloud computing, darmowe usługi wideorozmów, telepraca tam, gdzie to możliwe, oraz wynajem zamiast zakupu sprzętu biurowego, mogą być tutaj przydatne.
Monitorowanie wydajności
Jak mierzysz wydajność? W jaki sposób potencjalne wskaźniki pokazują, że Twój zespół w pełni wykorzystuje swoje możliwości? Jeśli niektórzy członkowie Twojego zespołu nie pracują tak dobrze, jak powinni, Twoja firma może na tym ucierpieć.
Przykład
Słaba wydajność członka Twojego zespołu zaczyna wpływać na morale reszty zespołu, co w rezultacie wpływa na ich własną produktywność.
Rozwiązanie: Określ zestaw wskaźników wydajności, które pokazują, jak dobrze radzi sobie Twój zespół i Twoja firma. Zamiast używać uproszczonych wskaźników finansowych, bardzo korzystne może być określenie, wyjaśnienie i uzgodnienie oczekiwań poszczególnych zespołów. Określ, w jaki sposób wyniki będą mierzone, monitoruj postępy i oceniaj wyniki na koniec cyklu zarządzania.
Słuchanie opinii
W nowoczesnym świecie biznesu negatywne opinie w sieci mogą łatwo wpłynąć na Twój wizerunek i reputację. Podobnie, klienci oczekują szybkiej i skutecznej obsługi klienta. To właśnie do firm należy słuchanie opinii, które otrzymują, dzięki czemu są w stanie dostarczyć satysfakcjonujące usługi swoim głównym odbiorcom.
Przykład
Pojawiła się skarga na użyteczność Twojej strony internetowej, która spowodowała spadek ruchu na stronie. Teraz musisz działać…
Rozwiązanie: Rozważ zainwestowanie w konsultanta lub osobę trzecią, która może monitorować, jak jesteś postrzegany w sieci i może wskazać, gdzie popełniasz błędy w obsłudze klienta. Pomogą Ci oni we wszystkim, od wyboru odpowiednich pracowników do usprawnienia procesu obsługi klienta.
Lubisz to, co czytasz? Zapisz się poniżej, aby otrzymywać nasze najlepsze treści co miesiąc…
Odpowiedź na konkurencję
W dzisiejszych czasach założenie firmy jest bardziej realistyczne i osiągalne niż kiedykolwiek. Ale przy tak dużej ilości łatwo dostępnych informacji i wskazówek, oznacza to, że teoretycznie może być więcej konkurencji na tym samym rynku. Niezależnie od tego, czy Twoja konkurencja skupia się na pojedynczej usłudze, czy na szerszym rynku, jak wyróżnić się spośród innych?
Przykład
Konkurent oferuje ten sam produkt/usługę w niższej cenie niż Ty, zabierając ze sobą znaczną część Twoich klientów.
Rozwiązanie: Śledzenie działań konkurencji może dać Ci wewnętrzny trop, jak ją wyprzedzić. Monitorowanie ich procesów i praktyk może pomóc Ci przewidzieć ich kolejne ruchy – i odpowiednio dostosować swoją strategię.
Jak wspomniano wcześniej, zoptymalizuj obsługę klienta w taki sposób, aby przewyższała oczekiwania. Zidentyfikuj aspekty usługi i/lub produktu, które klienci cenią najbardziej, i zapewnij im jak najlepszą obsługę.
Bądź wczesnym użytkownikiem nowych technologii, jak również procesów, produktów i rozwiązań. Spraw, aby Twoja strona była kompatybilna z urządzeniami mobilnymi, efektywnie wykorzystuj możliwości mediów społecznościowych i rób trwałe wrażenie we wszystkim, co robisz. Pokazanie swoim klientom, że jesteś firmą myślącą przyszłościowo, postępową, z produktem lub usługą, która się do nich dopasowuje, to dobry sposób na wyróżnienie się na zatłoczonym rynku.
Regulacje i zgodność
Regulacje i zgodność mogą być poważnym problemem, jeśli nie są odpowiednio traktowane. Wraz z rozwojem rynków i technologii, przynoszą one ze sobą nowy zestaw zasad i przepisów. Niestety, firmy często nie są świadome lub nie rozumieją, czego się od nich wymaga. W tym momencie w grę wchodzą grzywny i kary, a coś, co można było łatwo rozwiązać, staje się problemem.
Przykład
Ostatnie przyjęcie GDPR, które zostało wprowadzone w życie w maju 2018 r.
Rozwiązanie: W zależności od sektora, w którym działasz, próba zrozumienia skomplikowanych sformułowań wszelkich nowych przepisów może być trochę bitwą pod górę, zwłaszcza przy wszystkim innym, co dzieje się w Twojej firmie. Rozważ zatrudnienie konsultanta, który ułatwi Ci proces dostosowania się do przepisów, jeśli tego potrzebujesz.
Pewność
Nigdy nie wiesz dokładnie, co wydarzy się w przyszłości, ale możesz przygotować się na trendy rynkowe i klientów dzięki sprytnemu planowaniu. Większość firm ma wyznaczony jakiś cel na przyszłość, ale zaskakujące jest to, jak wiele z nich nie potrafi zaplanować okresów niepewności.
Przykład
Wahania trendów rynkowych w zmieniającym się klimacie ekonomicznym mogą spowodować, że firmy będą się dusić, powodując dyskomfort wśród swoich pracowników.
Rozwiązanie: Z niepewnością u steru, cele krótkoterminowe mają pierwszeństwo. Jednak nigdy nie należy lekceważyć znaczenia celów długoterminowych. Miej na uwadze plan pięcio- lub dziesięcioletni i zrównoważ go bardziej doraźnymi strategiami krótkoterminowymi, aby utrzymać firmę pod kontrolą.
Ryzyko cybernetyczne
Bezpieczeństwo cybernetyczne to nie tylko kwestia IT, ale coraz częściej ryzyko dla wszystkich firm. Jeśli cyberbezpieczeństwo nie jest odpowiednio zarządzane, firmy narażają się na coraz większą liczbę zagrożeń, które mogą prowadzić do kradzieży danych, włamań i innych ataków.
Przykład
Kradzież danych doprowadziła do ujawnienia ważnych informacji o klientach, co spowodowało brak zaufania wśród ich bazy.
Rozwiązanie: Zalecane jest podejście, które integruje ochronę cybernetyczną z każdym aspektem działalności firmy, od działu IT po szkolenie pracowników. Ramy cyberbezpieczeństwa są dostępne dla firm, a wiele z nich ma podejście utylitarne, obejmujące kontekst biznesowy, politykę i standardy, możliwości i kontrole bezpieczeństwa oraz środowisko.
Znalezienie odpowiedniego personelu
W miarę rozwoju firmy i rosnących sukcesów, można mieć nadzieję, że pojawi się więcej pomysłów na to, jaka osoba będzie pasować do firmy. W małych firmach, umiejętności i osobowość mają tendencję do bycia preferowanymi w stosunku do innych cech, ale nie każdy będzie odpowiednią osobą dla danej firmy.
Przykład
Zaangażowałeś się w długi proces zatrudniania, tylko po to, aby dowiedzieć się, że zatrudniłeś kogoś, kto nie jest odpowiednim kandydatem do firmy.
Rozwiązanie: Przed, w trakcie i po procesie zatrudniania ważne jest, aby dostosować swój styl zarządzania do różnych osobowości w biurze. Sprawdź, co działa najlepiej dla każdej osoby; niektórzy lubią pracować w grupach, inni są bardziej zadowoleni z wykonywania zadań na własną rękę.
Wprowadź kandydatów do swojego zespołu, jeśli to możliwe, aby określić, jak dynamika może działać. Może to przybrać formę zaproszenia kandydata niedoszłego menedżera liniowego do procesu interview.
Stwórz środowisko, w którym Twoi pracownicy mogą się rozwijać. Bądź przejrzysty w stosunku do ich oczekiwań, obaw i sukcesów, i stwórz równowagę między pracą a życiem prywatnym, która zapewni komfort i szczęście w całym zespole.
Utrzymanie klientów
W tym momencie zidentyfikowałeś bazę klientów, która grawituje w kierunku Twojej usługi lub produktu, ale jak zapewnić, że pozostaną z Tobą i będą wracać?
Przykład
Biznes był nieregularny, klienci nie powracali tak często, jak miałeś nadzieję, a sprawy zaczynają się sypać…
Rozwiązanie: Przyjrzyj się cechom swoich obecnych najlepszych klientów, tych, którzy wielokrotnie korzystają z Twoich usług i wypowiadają się wysoko o Twojej marce. Jakie są ich wspólne cechy? Nie bój się pytać swoich najlepszych klientów, czego chcą – informacja zwrotna jest niezbędna do znalezienia i utrzymania cenionych klientów.
Przepływ gotówki
Czy to zaległe rachunki, niespodziewane wydatki, czy też płatności w toku, problemy z pieniędzmi mogą być poważnym problemem. Przy tak wielu rzeczach do zbilansowania, utrzymanie zdrowego przepływu gotówki jest kluczem do przetrwania jako biznes.
Przykład
Biznes kończy pracę i dostaje zapłatę po miesiącu. Masz jednak na uwadze koszty infrastruktury, pensje pracowników i swoje osobiste wydatki…
Rozwiązanie: Planuj i budżetuj tak bardzo, jak to tylko możliwe. Istnieje wiele narzędzi do zarządzania pieniędzmi, które pozwolą Ci śledzić przepływ gotówki. Rozejrzyj się za aplikacjami, które mogą tworzyć budżety, obliczać VAT, automatyzować płatności rachunków i ostrzegać Cię, gdy pojawią się nietypowe wydatki.
Wszędzie, gdzie to możliwe, warto zwrócić uwagę na ustalanie kosztów. Niezbędne koszty ogólne, takie jak koszty energii, mogą być ustalone, nasze produkty Shield Gas i Shield Electricity są doskonałymi przykładami.
Przede wszystkim należy zawsze być gotowym i chętnym do nauki, gdy firma przechodzi przez okres wzrostu; może to być nieco zniechęcające, ale często jest to niezwykle ekscytujące i niewiarygodnie satysfakcjonujące.
Gazprom Energy jest wiodącym i wielokrotnie nagradzanym dostawcą energii dla firm, pomagającym tysiącom małych przedsiębiorstw w zarządzaniu ich umowami na dostawę gazu i energii elektrycznej. Aby dowiedzieć się więcej o tym, co możemy zaoferować Twojej firmie, odwiedź stronę główną lub zadzwoń do nas już dziś pod numer 0161 837 3395.
Poglądy, opinie i stanowiska wyrażone w tym artykule są wyłącznie poglądami naszych zewnętrznych dostawców treści i nie reprezentują poglądów Gazprom Energy. Dokładność, kompletność i ważność wszelkich stwierdzeń zawartych w tym artykule nie jest gwarantowana. Gazprom Energy nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek błędy, pominięcia lub oświadczenia.
;