Wat zijn de Barrières van Communicatie?

Alles wat je moet weten over de verschillende barrières van communicatie. Er zijn veel communicatiebarrières die de neiging hebben de boodschappen die tussen zender en ontvanger passeren te vervormen. Dit leidt tot misverstanden en conflicten tussen de leden van de organisatie.

Managers geven vaak aan dat communicatiestoornissen een van hun belangrijkste problemen is. Communicatieproblemen zijn echter vaak symptomen van dieper gewortelde problemen. Zo kan een slechte planning de oorzaak zijn van onzekerheid over de koers van het bedrijf.

Zo ook kan een slecht ontworpen organisatiestructuur de organisatorische verhoudingen niet duidelijk communiceren. Vage prestatienormen kunnen managers onzeker maken over wat er van hen wordt verwacht.

Dus zal de opmerkzame manager op zoek gaan naar de oorzaken van communicatieproblemen in plaats van alleen de symptomen aan te pakken. Barrières kunnen bestaan in de zender, in het overbrengen van de boodschap, in de ontvanger, of in de terugkoppeling.

De verschillende barrières in communicatie zijn:-

1. Semantische Barrières 2. Psychologische Barrières 3. Organisatorische Barrières 4. Persoonlijke Barrières 5. Mechanische Barrières 6. Statusbelemmeringen

7. Perceptuele belemmeringen 8. Filtering van Informatie 9. Specialisatie 10. Tijdsdruk 11. Onduidelijke veronderstelling 12. Onoplettendheid.

Wat zijn de Verschillende Barrières voor Communicatie: Semantische Barrières, Psychologische Barrières, Persoonlijke Barrières en Andere Barrières

Wat zijn de Barrières van Communicatie – Semantische Barrières, Psychologische Barrières, Organisatorische Barrières, Persoonlijke Barrières en Mechanische Barrières

Communicatie wordt ineffectief als gevolg van verschillende barrières zoals:

1. Semantische barrières,

2. Psychologische barrières,

3. Organisatorische barrières,

4. Persoonlijke barrières, en

5. Mechanische barrières.

1. Semantische belemmeringen:

Dit duidt op barrières van taal en symbolen en de interpretatie daarvan. Elke taal bestaat uit symbolen die worden gebruikt om betekenis over te brengen van de ene persoon naar de andere. Zelfs de morsecode en wiskundige symbolen worden in een taal gebruikt voor communicatiedoeleinden. De barrières zijn het gevolg van het taalkundig vermogen van de bij de communicatie betrokken persoon.

De volgende zijn de verschillende soorten semantische belemmeringen:

i. Slechte kwaliteit van de boodschap:

Wanneer een boodschap wordt opgesteld, moet deze consistent zijn in alle opzichten, zoals duidelijkheid, nauwkeurigheid en het gebruik van de juiste woorden om het over te brengen “idee” uit te drukken. Het moet in eenvoudige bewoordingen zijn gesteld, die voor de ontvanger gemakkelijk te begrijpen zijn. Anders wordt het niet-specifiek en zal de ontvanger moeite hebben om het goed te volgen.

ii. Foutieve overbrenging:

Wanneer de boodschap wordt ontvangen van de superieur aan de ondergeschikte, moet de persoon die het ontvangt in staat zijn om het te vertalen naar verschillende categorieën van ondergeschikten met de beperkingen van het niveau van begrip en hun IQ. Het vereist de juiste interpretatie van het ontvangen bericht om de informatie te helpen verspreiden onder de ondergeschikten.

iii. Gebrek aan duidelijkheid:

In alle berichten zijn er bepaalde ideeën, die correct moeten worden begrepen. Met andere woorden, de betekenis tussen de regels van het bericht moet door de ontvanger goed worden begrepen. Zo niet, dan is de kans groot dat de boodschap verkeerd wordt begrepen, hetgeen tot verwarring leidt.

iv. Technische taal:

Het wordt vaak gezien dat technische taal wordt gebruikt door gespecialiseerde personen in hun communicatie. Dit is wellicht niet bekend bij een gewone man. Wanneer met gewone mensen wordt gecommuniceerd, moet dat zoveel mogelijk in een eenvoudige taal gebeuren, die voor iedereen gelijk is. Neem bijvoorbeeld het geval van een arts, die een patiënt een geneesmiddel voorschrijft en daarbij schrijft “TDS” (een afkorting van driemaal daags). Een gewone patiënt zal dit wellicht niet kunnen begrijpen, tenzij het in een eenvoudige taal wordt geschreven, of de afkorting aan hem wordt uitgelegd.

2. Psychologische belemmeringen:

In interpersoonlijke communicatie maakt de psychologische gemoedstoestand van zowel de zender als de ontvanger veel verschil. Wanneer een individu geëmotioneerd is, overstemt zijn toon het script van de boodschap. Dit werpt een obstakel op in de normale communicatie en leidt tot emotionele barrières.

Volgende zijn psychologische barrières:

i. Voorbarige Evaluatie:

Deze voorbarige evaluatie is de mogelijke uitkomst van de boodschap voordat deze aan de ontvanger wordt doorgegeven. Een dergelijke evaluatie kan voorbarig tot de conclusie leiden dat de boodschap misschien niet het gewenste resultaat oplevert, waardoor hij de boodschap achterhoudt. Dit is een belangrijke psychologische factor van communicatiebarrière.

ii. Onvoldoende aandacht:

Normaal gesproken gebeurt dit in een communicatie aan de kant van de ontvanger door onzorgvuldigheid en het niet goed luisteren naar wat de persoon aan de andere kant vertelt. Dit gebeurt bij persoonlijke communicatie of bij het telefoneren.

iii. Transmissie Verliezen en Slechte Retentie:

Wanneer communicatie door verschillende handen en niveaus in een organisatie gaat, heeft de overdracht van de boodschap door verschillende personen de neiging om onnauwkeurig of corrupt te worden. Dit gebeurt zowel bij schriftelijke als bij mondelinge communicatie. In het laatste geval is het mogelijk dat de ontvanger de boodschap niet onthoudt zoals deze aan hem is overgebracht, als gevolg van een gebrekkig onthoudingsvermogen, hetgeen in een later stadium tot verwarring leidt.

iv. Onnodige nadruk op schriftelijke boodschap:

In een organisatie is iedere leidinggevende van mening dat schriftelijke berichten, instructies en orders beter zouden zijn, omdat de kans op een verkeerde overbrenging van de boodschap vrijwel nihil is. Wanneer de communicatie van aangezicht tot aangezicht plaatsvindt tussen een superieur en een ondergeschikte, zorgt dit niet alleen voor een beter begrip, maar is het ook effectief. Het wekt vertrouwen bij de ondergeschikte voor zover het de uitvoering van de orders betreft. Ongetwijfeld is het een beter communicatiemiddel dan het schriftelijke.

v. Gebrek aan vertrouwen in de afzender door de ontvanger:

Wanneer een communicator (verzender) de oorspronkelijke communicatie dikwijls wijzigt, zal de ontvanger aan de andere kant gewoonlijk de door de boodschap gerechtvaardigde actie uitstellen. Dit gebeurt door de onzekere beslissingen die vaak door de afzender worden genomen. Aldus wordt de communicatie ondoeltreffend, wegens verschillende wijzigingen en toevoegingen. Dit is een voorbeeld van gebrek aan vertrouwen van de zijde van de afzender.

vi. Verzuim om te communiceren:

Op sommige momenten slaagt de superieur/manager er niet in de gewenste informatie/opdracht, enz. te communiceren. Dit kan de oorzaak zijn van de luchthartige houding van de afzender of zijn apathie. Bijvoorbeeld, het overmatige vertrouwen van de afzender dat de boodschap al aan de mensen is overgebracht, zal waarschijnlijk leiden tot verwarring en verlegenheid.

3. Organisatorische belemmeringen:

Dit hangt af van het algemene organisatiebeleid dat het communicatienetwerk van de organisatie regelt. Een dergelijk beleid kan bestaan uit een geschreven tekst waarin de verschillende aspecten van communicatie worden uitgelegd, met name de opwaartse, neerwaartse en zijwaartse, aangezien het wenselijk is een doeltreffende communicatiestroom in de organisatie tot stand te brengen.

De belemmering van dit aspect wordt hieronder besproken:

i. Beperkingen die worden opgelegd door de regels van de organisatie:

Normaal gesproken moet de informatie via het juiste kanaal aan hoger geplaatsten worden doorgegeven. Dit wordt vertraagd bij het doorlopen van de hiërarchische ladder. Er moeten algemene instructies worden gegeven voor het doorgeven van berichten. Ook moeten specifieke instructies voor de behandeling van belangrijke berichten aan allen worden uitgelegd om vertragingen te voorkomen.

ii. Status/Hiërarchische Posities Beperken de Communicatiestroom:

Status en/of positie van een individu maken veel verschil in de persoonlijke omgang. De status van meerdere/ondergeschikte in een formele organisatie belemmert ook een vrije communicatiestroom. Dit gebeurt vooral in het geval van opwaartse communicatie. Een persoon die lager in de hiërarchie staat, kan het moeilijk vinden om de topman van de organisatie rechtstreeks te benaderen.

iii. Complexe situatie van de organisatie:

Grote organisaties, waar sprake is van een aantal niveaus in leidinggevende functies voor communicatie kan verstoord raken. Dit gebeurt door censuur van de boodschap wanneer deze in opwaartse richting wordt doorgegeven; aangezien mensen gewoonlijk aarzelen om hun superieuren te informeren over de negatieve aspecten.

4. Persoonlijke belemmeringen:

Deze barrières zijn die, welke zich in de communicatie voordoen, volgens persoonlijke beperkingen op verschillende niveaus van de organisatie, zoals:

i. Houding van superieuren:

De houding van de superieuren speelt een vitale rol in het communicatieproces; of het nu naar boven of naar beneden of in een andere richting is. Daarom beïnvloedt de houding van superieuren, gunstig of ongunstig, de communicatiestroom, d.w.z. van superieur naar ondergeschikte en vice versa.

ii. Aandringen op het volgen van het juiste kanaal:

Superieuren instrueren hun ondergeschikten om het juiste kanaal te volgen, tijdens het communiceren. Zij willen niet dat een ondergeschikte hen omzeilt en direct naar de volgende hogere autoriteit gaat. Zij willen altijd op de hoogte zijn van het communicatieproces, zodat zij weten wat er in hun rechtsgebied gebeurt.

Tijdens noodsituaties kan het nodig zijn de superieur te omzeilen; de superieur zal dit echter niet leuk vinden. Hij kan dit voorkomen en de ondergeschikten instrueren hem op de hoogte te houden van alle informatie/berichten die aan hogerhand worden doorgegeven, als en wanneer de gelegenheid zich voordoet.

iii. Gebrek aan vertrouwen in ondergeschikte:

Het is een algemene perceptie dat ondergeschikten niet competent genoeg zijn om superieuren te adviseren, omdat zij niet de capaciteit bezitten om dit te doen. Deze vrees maakt dat de superieur een gebrek aan vertrouwen heeft in ondergeschikten. Dit idee is echter niet juist, aangezien er in vele opzichten bekwamere ondergeschikten zijn dan hun superieuren.

iv. Preoccupatie van de superieur:

Een superieur heeft het gevoel dat er geen noodzaak is om hem over elke zaak te communiceren, omdat hij altijd in beslag wordt genomen door zijn eigen werk. Betrokkenheid van de superieur bij zijn ondergeschikte is een belangrijke vereiste voor efficiëntie, die veel superieuren negeren door tijdgebrek als excuus te gebruiken.

v. Gebrek aan bewustzijn:

Onvoldoende kennis over het belang van communicatie en het nut ervan op verschillende manieren, geeft de superieuren er soms niet de gewenste aandacht aan. Dit kan leiden tot een beperkte of slechte overdracht van communicatie die van invloed is op de organisatie. Dit kan leiden tot inefficiëntie en wanbeheer.

vi. Aarzeling om te communiceren:

Dit komt voor als een oorzaak bij ondergeschikten om niet te communiceren met hun superieuren. Ondergeschikten zijn niet bereid om hun superieuren bepaalde informatie te verstrekken, omdat dergelijke informatie voor hen nadelige gevolgen kan hebben. Aldus vindt de aarzeling om te communiceren plaats.

5. Mechanische Belemmeringen:

Mechanische belemmeringen zijn een andere groep factoren die barrières opwerpen in de soepele stroom van communicatie.

Ze zijn:

i. Ontoereikende regelingen voor het overbrengen van berichten

ii. Slechte kantoorindeling

iii. Detective procedure en praktijken

iv. Gebruik van een verkeerd medium.

i. Ontoereikende regeling voor het verzenden van berichten:

De regelingen omvatten goede coderings- en decoderingsfaciliteiten. Dit geschiedt normaliter door middel van codeermachines en opgeleid personeel om deze machines te bedienen. Wanneer belangrijke informatie wordt verzonden onder verschillende rubriceringen, top secret, secret, confidential, enz. moet de nodige zorg worden besteed aan de verzending ervan. Zij mogen niet uitlekken naar onbevoegden. De veiligheid en beveiliging van gerubriceerde informatie moet worden verzorgd door verantwoordelijk personeel.

ii. Slechte kantoorindeling:

Een goed informatiecentrum is een onontkoombare noodzaak om de berichten met binnen de organisatie en daarbuiten over te brengen. Daarom zijn er verschillende soorten informatieoverdracht nodig, zoals draadloze sets, radiocommunicatiesystemen, elektronische machines – FAX, e-mail, enz. De infrastructurele voorzieningen om deze systemen te accommoderen zijn zeer essentieel voor doeltreffende communicatie. Bij gebrek daaraan kunnen er verschillende belemmeringen zijn voor de overdracht van informatie.

iii. Gebrekkige procedures en praktijken:

Er moeten welomschreven procedures zijn voor de docketing van inkomende en uitgaande berichten die in een informatiecentrum naar behoren worden bijgehouden. Ook moeten er goede regelingen zijn voor de toewijzing van prioritaire berichten, zoals onmiddellijke, meest onmiddellijke, enz. en de daaropvolgende transmissies, indien dit alles niet in acht wordt genomen, zal het doel zelf van de communicatie worden ondermijnd.

iv. Gebruik van het verkeerde medium:

Dit is een andere belemmering in mechanische communicatie. Het is de verantwoordelijkheid van de verzender van het bericht om het juiste medium te kiezen. Neem bijvoorbeeld het verzenden van brieven van de ene organisatie naar de andere op een verafgelegen plaats.

Of de brief per gewone post of snelpost, koeriersdienst, FAX of e-mail moet worden verzonden, hangt af van de urgentie van de actie die aan de ontvangende zijde moet worden ondernomen. Dit aspect moet te allen tijde door de afzender zelf worden bepaald. De afzender moet dus een geschikt communicatiemiddel kiezen.

Wat zijn Barrières van Communicatie – 4 Grote Barrières: Semantische Barrières, Psychologische Barrières, Organisatorische Barrières en Persoonlijke Barrières

Het kan in grote lijnen worden gegroepeerd als:

i. Semantische barrières,

ii. Psychologische barrières,

iii. Organisatorische barrières en

iv. Persoonlijke barrières.

i. Semantische belemmeringen:

Semantiek is de studie van de juiste woordkeus. Het semantische netwerk van de afzender kan verschillen van dat van de ontvanger en daardoor kan het gebeuren dat de boodschap niet wordt begrepen zoals bedoeld.

Het woord “winst” heeft verschillende betekenissen – winst vóór belasting of winst na belasting, vast bedrag aan winst of rendement.

(a) Symbolen met verschillende betekenissen – Een woord kan in verschillende contexten een verschillende betekenis hebben. Een verkeerde perceptie leidt tot communicatieproblemen.

(b) Slecht geuite boodschap – Dit kan gebeuren door het weglaten van benodigde woorden, een ontoereikende woordenschat, het gebruik van verkeerde woorden, enz.

(c) Onduidelijke veronderstellingen – Bepaalde veronderstellingen in de communicatie zijn voor verschillende interpretaties vatbaar.

(d) Technisch jargon – Soms begrijpen mensen niet de werkelijke betekenis van technisch jargon of van taal die door specialisten wordt gebruikt.

(e) Foutieve vertalingen – Soms sluipen er fouten in als een vertaler die zowel het Engels als het Hindi niet machtig is, betrokken is bij het vertalen van de communicatie.

(f) Lichaamstaal en het decoderen van gebaren – Communicatie kan verkeerd worden opgevat als er geen overeenstemming is tussen wat wordt gezegd en wat wordt uitgedrukt in lichaamsbewegingen.

ii. Psychologische/Emotionele barrières:

Communicatie wordt verstoord als de gemoedstoestand van zowel de zender als de ontvanger van de communicatie niet in een ideale positie verkeert.

(a) Voorbarige evaluatie – Als een persoon vooroordelen heeft over de communicatie, dan zal hij de betekenis van de boodschap evalueren voordat de zender zijn boodschap afmaakt.

(b) Verlies door transmissie en slechte retentie – Opeenvolgende transmissie van het bericht resulteert in onnauwkeurige informatie. Gewoonlijk kunnen mensen de informatie niet lang vasthouden als zij onoplettend of niet geïnteresseerd zijn.

(c) Gebrek aan aandacht – Het niet beluisteren van de boodschap omdat de ontvanger in gedachten verzonken is, vormt een belangrijke psychologische barrière.

iii. Organisatorische belemmeringen:

Deze zijn:

(a) Organisatiebeleid – De doeltreffendheid van communicatie kan worden belemmerd als het organisatiebeleid niet bevorderlijk is voor een vrije stroom van communicatie.

(b) Status – Een statusbewuste manager staat zijn ondergeschikten wellicht niet toe hun gevoelens vrij te uiten.

(c) Regels en voorschriften – Starre regels en omslachtige procedures kunnen een belemmering vormen voor communicatie.

(d) Complexiteit in organisatiestructuur – Communicatie wordt vertraagd en verstoord als er in een organisatie een aantal managementniveaus zijn.

(e) Organisatorische faciliteiten – Communicatie kan worden belemmerd als er geen faciliteiten voor soepele, duidelijke en tijdige communicatie worden geboden.

iv. Persoonlijke belemmeringen:

Deze zijn:

(a) Angst om het gezag uit te dagen – Een meerdere kan communicatie tegenhouden of onderdrukken als hij denkt dat een bepaalde communicatie zijn gezag nadelig kan beïnvloeden.

(b) Gebrek aan vertrouwen van de superieur in zijn ondergeschikten – Superieuren zullen hun ondergeschikten niet om advies of mening vragen als zij geen vertrouwen hebben in de bekwaamheid van hun ondergeschikten.

(c) Onwil om te communiceren – Als ondergeschikten de indruk hebben dat dit hun belangen kan schaden, dan zijn zij wellicht niet bereid om met hun superieuren te communiceren.

(d) Gebrek aan de juiste prikkels – Ondergeschikten zullen wellicht geen initiatief nemen om te communiceren als er geen motivatie of prikkel voor communicatie is.

Maatregelen die kunnen worden gebruikt om de belemmeringen voor communicatie weg te nemen zijn:

(a) Verduidelijk de ideeën vóór de communicatie – Alvorens te communiceren met werknemers, moet een manager een analyse maken van het onderwerp/probleem. Het doel van de communicatie moet heel duidelijk zijn.

(b) Raadpleeg anderen alvorens te communiceren – Een manager moet bij het maken van een communicatieplan de deelname van ondergeschikten aanmoedigen, zodat hun steun en medewerking verzekerd is.

(c) Communiceer in overeenstemming met de behoeften van de ontvanger – Eerst moet het begripsniveau van de werknemers worden bekeken en vervolgens moet de manager de communicatie bijstellen.

(d) Wees je bewust van taal, toon en inhoud van de boodschap – Taal, toon en inhoud van de boodschap moeten zo worden aangepast aan de situatie dat het gemakkelijk wordt begrepen door de ontvanger en hen stimuleert.

(e) Breng dingen over die van nut en waarde zijn voor de luisteraars – Om een goede respons te krijgen van de ondergeschikten, moet ervoor worden gezorgd dat de boodschap betrekking heeft op hun belangen.

(f) Zorg voor feedback – Voor het succes van de communicatie moet de reactie van de toehoorders door de manager worden aangemoedigd.

(g) Communiceer zowel voor heden als toekomst – Om communicatie succesvol te laten zijn, moeten managers zowel bestaande verplichtingen als toekomstige doelen van de organisatie integreren.

(h) Volg communicatie op – Soms is het moeilijk om instructies in hun geheel uit te voeren door de ondergeschikten. Om dit te ondervangen, moeten managers regelmatig een follow-up doen.

(i) Wees een goede luisteraar – Veel problemen kunnen worden opgelost dankzij de aandachtige luisterkwaliteit van de manager.

Wat zijn belemmeringen voor communicatie – 3 belangrijke belemmeringen: Fysieke Barrières, Psychologische Barrières en Semantische Barrières

Managers geven vaak aan dat communicatiestoornissen een van hun belangrijkste problemen is. Communicatieproblemen zijn echter vaak symptomen van dieper gewortelde problemen. Slechte planning kan bijvoorbeeld de oorzaak zijn van onzekerheid over de richting van het bedrijf.

Zo ook kan een slecht ontworpen organisatiestructuur de organisatorische verhoudingen niet duidelijk communiceren. Vage prestatienormen kunnen managers onzeker maken over wat er van hen wordt verwacht. De opmerkzame manager zal dus op zoek gaan naar de oorzaken van communicatieproblemen in plaats van alleen de symptomen aan te pakken. Barrières kunnen bestaan in de zender, in de transmissie van de boodschap, in de ontvanger, of in de feedback.

Specifieke communicatiebarrières worden hier besproken:

1. Beperking van de capaciteit van de ontvanger

2. Afleiding

3. Indringing van onbewuste of gedeeltelijk bewuste mechanismen

4. Verwarde presentatie en

5. Ontbreken van communicatiemogelijkheden.

Drie brede categorieën van belemmeringen voor communicatie:

1. Fysieke Barrières

2. Psychologische Barrières:

3. Semantische Barrières.

1. Fysieke Barrières:

i. Afstand – Wanneer twee personen ver van elkaar verwijderd zijn, kan de een de stem van de ander niet duidelijk horen. De arme persoon in Chennai en de arme persoon in New York zullen geen contact met elkaar opnemen via de telefoon uit angst voor de telefoonrekening.

ii. Gebrek aan tijd – Als de superieur het erg druk heeft, dan zal hij geen tijd hebben om ondergeschikten te ontmoeten door gebrek aan tijd.

iii. Lawaai – Te veel lawaai maakt dat de mannen het nieuws niet kunnen horen.

iv. Verstoringen van buitenaf – Hoge temperatuur en hoge luchtvochtigheid maken de mannen onbehaaglijk, zodat zij wellicht niet in een goede stemming zijn om informatie te verkrijgen.

v. Organisatorische blokkades – Twee personen in verschillende organisaties kunnen geen contact met elkaar opnemen wanneer zij dat willen.

2. Psychologische belemmeringen:

i. Zij vloeien voort uit verschillen in positie in de organisatorische hiërarchie.

ii. In opwaartse communicatie kan de ondergeschikte aarzelen om zijn superieur ongunstig nieuws te vertellen, omdat hij vreest dat het zijn relatie met zijn superieur kan beïnvloeden.

iii. Vooroordelen en vooringenomenheid- Een werknemer kan de vooringenomen leidinggevende niet overtuigen.

iv. Voorbarige evaluatie

v. Verschil tussen snelheid van denken en snelheid van spreken

vi. Afwezigheid van geest

vii. Status blokkades

viii. Opzettelijke blokkades, en

ix. Angst.

3. Semantische belemmeringen:

Woorden en symbolen hebben zelden één enkele betekenis. Woorden kunnen door de luisteraar of lezer gemakkelijk worden geïnterpreteerd. Symbolen hebben meestal een verscheidenheid aan betekenissen. We moeten één betekenis kiezen uit de vele. Foutieve uitdrukkingen en foutief luisteren worden ook beschouwd als semantische belemmeringen.

We kunnen het volgende voorbeeld bekijken om de semantische barrières te begrijpen. Rama en Seetha zagen de troeteldieren toen ze in het park aan het spelen waren. In deze zin is er verwarring. Wie speelde er op het terrein? Of Rama en Seetha speelden of de dieren speelden? Dit type van verwarring zal een barrière zijn voor communicatie. Dit soort barrières (verwarring in woordgebruik) moet worden vermeden.

Wat zijn Barrières voor Communicatie – Top 10 Barrières: Organisatorische Barrières, Status Barrières, Perceptuele Barrières, Specialisatie, Tijdsdruk en enkele Andere

Er zijn veel communicatiebarrières die de neiging hebben de boodschappen die tussen zender en ontvanger passeren te vervormen. Dit leidt tot misverstanden en conflicten tussen de leden van de organisatie.

De belangrijkste belemmeringen voor communicatie zijn de volgende:

(i) Organisatorische belemmeringen:

De organisatiehiërarchie heeft een belangrijke invloed op het vermogen van de leden van de organisatie om efficiënt en gemakkelijk te communiceren. De informatie die van de top wordt ontvangen, bereikt de bodem niet altijd in dezelfde vorm.

Soms leiden managers de informatie die voor de ene persoon of groep bestemd is, om naar een andere en kleuren zij de informatie ook in. Als er geen effectieve voorgeschreven medium om te communiceren met elkaar dan is er een kans op belemmeringen voor effectieve communicatie.

(ii) Status Barriers:

De status van een organisatielid wordt bepaald door de positie die hij in de organisatie bekleedt. Een manager van het middenniveau kan zich zo druk maken over zijn senior en minimale aandacht besteden aan de gedachten van zijn ondergeschikte. Een gevoel van minderwaardigheidscomplex in de geest van de ondergeschikte laat hem niet toe om opheldering te vragen bij de meerdere.

H. Kelly ontdekte enkele effecten van status op communicatie als volgt:

(a) Lid met lage status en lid met hoge status – De leden met lage status communiceren meer irrelevante informatie dan leden met hoge status.

(b) Personen met een hoge status blijken terughoudend te zijn in het communiceren van kritiek, negatieve attitudes over hun eigen baan die van personen met een lagere status.

(c) Communicatie met personen met een hoge status – De tendens om te dienen als een substituut voor opwaartse locomotie van de kant van personen met een lage status die, weinig of geen mogelijkheid hebben tot echte opwaartse locomotie. De organisatorische interactie en communicatie worden dus beïnvloed door de status en de rolverwachtingen.

(d) Slechte supervisie – wanneer een supervisor zijn ondergeschikten verdenkt of optreedt als een zelfbenoemde censor of zijn ondergeschikten met gesloten ogen aanhoort, wordt de communicatie geblokkeerd.

(iii) Perceptuele belemmeringen:

Een van de meest voorkomende bronnen van communicatiebelemmeringen is de individuele perceptie. Een persoon die een boodschap ontvangt, kan deze interpreteren in het licht van zijn eigen achtergrond en bekwaamheid, omdat er een wederzijds wantrouwen bestaat dat de verzender en de ontvanger van de boodschap elkaar niet begrijpen. Anderzijds, als er openheid is in de relatie, zal alles wat gecommuniceerd wordt gemakkelijk geloofd worden.

(iv) Filtering van informatie:

De elke poging om informatie te veranderen en te kleuren om een gunstiger indruk te wekken, wordt filteren genoemd. De ondergeschikten geven alleen die informatie aan hun superieuren door, die hen in een gunstig daglicht stelt, dat de superieur wil horen. Deze vervorming van de communicatie wordt ernstiger wanneer een werknemer in aanmerking komt voor promotie of loonsverhoging.

(v) Specialisatie:

Het heeft de neiging mensen van elkaar te scheiden, zelfs wanneer zij naast elkaar werken. Verschillende functies speciale belangen en functiejargon kunnen mensen het gevoel geven dat ze op een lijn zitten met onverschillige werelden. De sectorale belangen en departementale loyaliteit verhinderen werknemers om organisatorische problemen in een breder perspectief te zien en verhinderen hen om naar het standpunt van anderen te luisteren.

(vi) Tijdsdruk:

De managers, met name die op hoger niveau, werken onder grote tijdsdruk en zij kunnen het zich niet veroorloven om vaak met hun ondergeschikten te interageren en te communiceren. Een dergelijke tijdsdruk kan communicatieproblemen tussen hen creëren.

(vii) Onduidelijke veronderstelling:

De informatie in het bericht wordt over het algemeen ondersteund door bepaalde veronderstellingen. De afzender kan duidelijk zijn geweest over de veronderstellingen, maar tenzij deze worden gedeeld met de ontvanger, is er waarschijnlijk sprake van onvolledige communicatie, hetgeen leidt tot verschillende interpretaties. Daarom is het noodzakelijk dat de communicator de veronderstellingen die aan zijn boodschap ten grondslag liggen, verduidelijkt.

(viii) Semantische belemmeringen:

Semantiek verwijst naar de relatie van tekens tot hun referentie. Het is de studie van de betekenis in taal. De woorden hebben gewoonlijk een verscheidenheid van betekenissen en de zender en de ontvanger moeten een betekenis kiezen uit vele. Het Oxford English Dictionary geeft een gemiddelde van meer dan 25 verschillende betekenissen voor elk van de 500 meest gebruikte woorden in de Engelse taal. Wanneer twee personen verschillende betekenissen aan een woord toekennen, kan er een storing in de communicatie ontstaan. Ook het gebruik van jargon kan een communicatiebarrière opwerpen.

Plaatjes zijn visuele hulpmiddelen die meer waard zijn dan duizend woorden. Een organisatie maakt veel gebruik van afbeeldingen zoals blauwdrukken, grafieken, kaarten en films. Een kijker kan het hele verhaal te weten komen als hij thema’s ziet. Soms kan beeld verwarring scheppen in de geest van een waarnemer.

(ix) Mechanische belemmeringen:

Mechanische belemmeringen zijn onder meer – (a) ongeschikte opstelling voor het overbrengen van nieuws, feiten en cijfers, (b) slechte kantoorindeling (c) gebrekkige procedures en praktijken, en (d) het gebruik van verkeerde media leiden tot slechte communicatie. Al deze factoren tasten de boodschap op verschillende manieren aan. Het kan resulteren in een boodschap.

(x) Onoplettendheid:

Soms schenken de personen niet voldoende aandacht aan de boodschap. Zij luisteren niet aandachtig naar de gesproken woorden. De communicatie heeft geen effect op degenen die niet bereid zijn te luisteren. Onoplettendheid ontstaat door gebrek aan belangstelling, overprikkeling en tijdsdruk.

Communicatie is tweerichtingsverkeer:

De organisatie is effectief als haar communicatie-machinerie effectief is. Het is van groot belang om enerzijds de aard en het gedrag van de mensen te begrijpen en anderzijds het beleid en de doelstellingen van de organisatie te implementeren om het doel van de organisatie te bereiken.

Twee-richtingen verkeer betekent dat het effectieve communicatiesysteem de vrijheid biedt aan beide partijen management en werknemer om hun ideeën, feiten, meningen en gedachten etc., over te brengen aan de andere partij.

Het communicatieproces moet de manager niet het voorrecht geven om de werknemers orders en aanwijzingen te geven om het werk gedaan te krijgen, zoals blijkt uit de klassieke theorie van organisatiegedrag, Theorie ‘X’ van McGregor, maar de werknemers moeten ook het recht krijgen om het management te benaderen en hun gevoelens over te brengen, zoals klachten, grieven, meningen en suggesties, voor zover deze de organisatie betreffen.

Dit tweerichtingsverkeer zal voor beide partijen voordelig zijn. Soms heeft een van de partijen een slecht beeld van de communicator en kan hij de versie van de boodschap overbrengen volgens het beeld dat de ontvanger van de communicator heeft. Dit beeld kan worden gewist door goede communicatie van de andere kant.

Dus zal de totstandbrenging van tweerichtingsverkeer enerzijds het moreel van de werknemers verbeteren omdat zij hun zegje kunnen doen over het management en anderzijds zal het de werking van de organisatie verbeteren. Het is van groot belang dat er in twee richtingen wordt gecommuniceerd, d.w.z. naar beneden toe van het management naar de werknemers en naar boven toe van de werknemers naar het management. Op deze manier kunnen we zeggen dat het management bestaat uit communicatie in twee richtingen.